Інструменти управління проектами: 25+ найкращих інструментів і методів

Ранній етап будь-якого проекту зазвичай є найважчим. Однак деякі інструменти та методи можуть значно полегшити управління проектами. Ваш остаточний успіх буде визначатися вашим розумінням і впровадженням цих підходів до ваших проектів

Незалежно від того, чи є ви досвідченим менеджером проекту або збираєтеся керувати своїм першим проектом, ця публікація для вас! Ви, напевно, чули про таку кількість підходів і трохи розгубилися? це добре.

Продовжуючи читати, ви знайдете найкращі безкоштовні інструменти та методи керування проектами Microsoft, які є гнучкими для управління проектами.

Безкоштовні найкращі інструменти та методи керування проектами Microsoft

Як керівник проекту, який бажає успішних та оптимальних досягнень зі своєю командою, ось деякі з найкращих безкоштовних інструментів і методів Microsoft управління проектом.

№1. Асана

Asana – це динамічний інструмент управління проектами з a цілеспрямована співпраця. Він простий у використанні, з кількома дисплеями завдань і можливістю додавати спеціальні поля та форми. Деякі робочі процеси регулюють повторювані завдання. Крім того, це дозволяє запрошувати необмежену кількість гостей, а також створювати власні правила та робочі процеси затвердження.

Asana має багато функцій для продуктивності та співпраці, які вас зацікавлять. Однак багато основних функцій управління проектами працюють через інтеграцію, що може бути неоптимальним для багатьох користувачів. Хоча він підходить для організацій будь-якого розміру, але не для фрілансерів. Більше того, деякі користувачі вважають, що дизайн Asana надзвичайно спрощений, незважаючи на те, що він містить потужні функції керування завданнями та спільної роботи. Як менеджеру проекту, якщо ваш стиль управління проектом відповідає стилю Asana, вам це сподобається.

№ 2. Wrike

Наступним у списку безкоштовних найкращих інструментів управління є Wrike. Це хмарний інструмент, який спрощує планування проекту, допомагає відстежувати роботу вашої команди, відстежує терміни та дозволяє без зусиль співпрацювати з усіма зацікавленими сторонами. Крім того, він має безліч інноваційних функцій, таких як керування завданнями, діаграми Ганта, стрічка новин у реальному часі та багато іншого.

Величезна кількість функцій може залякати більшість початківців користувачів, а неточний інтерфейс користувача тут не допоможе. Тим не менш, він підходить для різних організаційних команд, таких як розробка програмного забезпечення, реклама та бізнес-послуги.

№3. Monday.com

Monday.com — це один із найкращих безкоштовних інструментів для управління проектами з простим у використанні інтерфейсом та чудовими можливостями візуалізації проекту. Крім того, існують моделі проектів, з яких можна побудувати дошки. Крім того, доступні різноманітні варіанти відображення, включаючи перегляд карти та календаря.

Правда, відсутність повторюваних заходів є типовим джерелом розчарування споживачів. Для деяких користувачів навігація по мобільному додатку є складною, але він забезпечує чудову безпеку, надійні функції та просту налаштування.

№ 4. Kissflow

Це справжнє програмне забезпечення є одним із найпопулярніших доступних інструментів управління проектами. Проект Kissflow — це чудове рішення для практичних менеджерів проектів, яке охоплює всі основи, надаючи повний набір можливостей управління проектами. Здебільшого його зручний та візуально привабливий графічний інтерфейс користувача є винятковою альтернативою для будь-яких підприємств.

Деякі з його функцій, як-от обмеження WIP на основі правил, спеціальні форми та персоналізовані дошки, адаптовані до конкретних вимог вашого проекту та організації. Крім того, «перегляд доріжки користувача» надає вичерпний огляд того, над чим працює кожен учасник проекту. Kissflow Project дозволяє вам візуалізувати за допомогою канбану, призначати завдання, складати списки, керувати часом, співпрацювати та створювати звіти — все це в простому, зручному інтерфейсі.

Незалежно від того, чи є ви досвідченим менеджером проекту, чи це ваш перший проект, Kissflow може допомогти вам ефективно виконувати та отримувати результати, які ви шукаєте.

№ 5. Trello

Trello — це популярне керування завданнями проекту Microsoft, яке включає вбудовані параметри співпраці для роботи з вашими командами. Він легкий, простий і простий у використанні. Він однаково створює завдання та відстежує їх, використовуючи дошки, списки та картки. У картках користувачі можуть співпрацювати, обмінюватися файлами та залишати коментарі.

Trello має деякі відмінні характеристики, які роблять його одним із найкращих безкоштовних інструментів керування проектами Microsoft. Наприклад, можливість перетягування, вбудоване редагування, фільтрація даних, збереження записів на картці, шифрування даних SSL тощо. Інструмент керування Trello ідеально підходить, особливо для окремих осіб або невеликих команд, які одночасно керують невеликою кількістю завдань.

№6. Clarizen

Clarizen — це один з найкращих безкоштовних онлайн-інструментів для управління проектами, які найкраще підходять для середнього та великого бізнесу. Однак відсутність мобільного додатка може обмежити корисність системи для деяких команд, оскільки вона призначена виключно для веб-керування проектами. З іншого боку, користувачам подобаються комплексні інструменти звітності та здатність керувати використанням ресурсів, незважаючи на відсутність списку справ і відстеження часу.

Крім того, крива навчання є дещо суворою через унікальні способи організації робочих процесів. Clarizen особливо підходить для керівників проектів на рівні підприємства, яким потрібні надійні, універсальні та зручні інструменти керування проектами Microsoft.

#7. Повітряний

Airtable поєднує в собі найкращі характеристики електронних таблиць і баз даних. Незважаючи на те, що в ньому відсутні потужні параметри звітності, він вважається одним з найкращих безкоштовних інструментів Microsoft для керування проектами, оскільки він універсальний і підходить для проектів будь-якого розміру. 

Що ще важливіше, ви можете зберігати інформацію в базі даних для одночасного використання в управлінні завданнями та плануванні проекту. Багато користувачів, наприклад, насолоджуються гнучкістю впорядкування даних, яку надають електронні таблиці Airtable, на додаток до кількох доступних переглядів, включаючи канбан, список, сітку та календар.

№8. ProofHub

ProofHub — це універсальне програмне забезпечення для управління проектами з безліччю корисних функцій. Ця альтернатива Microsoft Project централізує все: від членів вашої команди до клієнтів і проектів. Крім того, це дозволяє створювати завдання, призначати їх численним членам команди та відстежувати прогрес проекту. Завдяки його неймовірним функціям маркування ви можете швидко й легко оцінювати та обмінюватися відгуками.

Іншими словами, ProofHub об’єднує списки завдань, процедури, діаграми Ганта, обговорення, календарі та документацію в одному місці. Це допомагає в планування, організація та відстеження роботи вашої команди, а також сприяння співпраці між залученими командами.

ProofHub пропонує дуже мало інтеграцій і дуже обмежене керування завданнями через його зосередженість на простоті. Це дійсно вигідно як фрілансерам, так і підприємствам будь-якого розміру. Крім того, він також доступний як мобільний додаток для користувачів Android та iOS.

№ 9. Робоча зона

Це складний і простий інструмент керування проектами Microsoft, який включає інформаційні панелі та представлення портфоліо, щоб надати вичерпну інформацію про всі проекти. Workzone пропонує потужні можливості для всієї команди, включаючи людей з нульовим досвідом управління проектами.

Загалом, преміальні можливості інструментів управління проектами Microsoft призначені для експертів. Набір функцій Workzone, з іншого боку, був призначений для легкого засвоєння всією командою. Крім того, він пропонує перевірену стратегію, яка включає комплексну адаптацію та необмежену допомогу.

№ 10. Scoro

Scoro — це комплексне рішення для керування завданнями для професіоналів і творчих служб, яке допомагає впорядкувати й уникнути повторюваних завдань. Його ключовими можливостями як альтернативою Microsoft є управління проектами, планування роботи, виставлення рахунків і відстеження часу. У цьому хмарному програмному забезпеченні ви також можете додавати завдання, зв’язувати їх із клієнтами та призначати різні рівні користувачам.

Scoro добре відомий своїми функціями бюджетування та виставлення рахунків. Ці функції допомагають вам залишатися в курсі ваших проектів, а також забезпечують плавне спілкування з однолітками та колегами. Його здатність керувати та синхронізувати кілька календарів в одному інтерфейсі додає структуру вашій роботі. Крім того, його легко інтегрувати з такими програмами, як MailChimp, Dropbox, Outlook та багатьма іншими.

Інші інструменти та методи управління проектами, які повинен знати кожен керівник проекту

№1. Структура розбивки робіт (WSB)

Згідно з органом знань з управління проектами (PMBOK), WBS — це «ієрархічна декомпозиція роботи, яка має бути виконана командою, орієнтована на результат». Це спосіб розбити роботу на менші та більш керовані частини. Це означає, що WBS — це графічне представлення кожного завдання в проекті.

WBS створюється всією командою, яка визначає первинні виходи, а потім розбиває їх на підвиходи. Ця процедура повторюється до тих пір, поки команда не досягне точки, де завдання може бути виконано, і в цей момент завдання буде призначено комусь іншому. Це є свого роду картою завдань проекту

№2. PERT

PERT означає техніка оцінки та огляду програми. Це один із методів управління проектом, який допомагає в оцінці часу. Планування є важливим для завершення проекту вчасно, а також у межах бюджету. Чим довше ви будете працювати, тим більше вам будуть платити.

Отже, ось як саме працює PERT! Він обробляє ймовірність за допомогою різноманітних простих статистичних підходів. PERT розбиває завдання на детальні дії за допомогою WBS, а потім додає їх до діаграми Ганта для виявлення взаємопов’язаних дій. В результаті можна сформувати пояснювальну карту мережі видів діяльності та їх взаємозалежностей.

Вузол на пояснювальній карті символізує подію, а дії представлені стрілками, проведеними від однієї події до наступної в послідовності, в якій вони відбуваються. Тоді як найраніший час (TE) та найпізніший час (TL) для кожного виду діяльності та час затримки для кожного виду діяльності обчислюються в результаті цього.

№3. Діаграма Ганта

Діаграма Ганта є одним з методів управління проектами. Це більше візуальна техніка, але вона має більше застосувань для менеджерів проектів. Створення діаграми Ганта – це сама по собі техніка, але поєднання її з інструментом діаграми Ганта значно полегшує її впровадження.

Діаграми Ганта можуть допомогти не тільки з плануванням роботи та розкладом кількох проектів. Ви також можете планувати та планувати завершені проекти, планувати спринти та етапи, планувати командну роботу та порівнювати фактичні розклади проектів. Якщо ви використовуєте онлайн-діаграму Ганта, ви можете змінювати розклади за потреби і навіть пов’язувати залежні види діяльності одним клацанням і перетягуванням.

Кожна робота тепер може бути призначена окремим членам команди, щоб продовжити проект, а менеджери проекту можуть планувати сповіщення про майбутні терміни. Тому, коли член команди оновлює свій статус, це швидко відображається на всіх сторінках, гарантуючи, що всі знаходяться на одній сторінці.

№ 4. Метод критичного шляху (CPM)

CPM є одним із методів управління проектами, які допомагають планувати діяльність проекту та приймати рішення. Це передбачає спочатку відображення найважливіших завдань, а потім їх використання для оцінки часу, який знадобиться для завершення проекту. Оскільки кожна діяльність впливає на кінцеву дату, CPM вимагає списку всіх встановлених заходів, тривалості та зовнішніх факторів, які можуть вплинути на кожну дію.

Крім того, CPM має так зване швидке відстеження для вирішення непередбачених ситуацій, які очікуються в кожному проекті. І підходить для більш складних проектів. Як і WBS і діаграми Ганта, ви можете використовувати їх як інструменти, а не просто методи управління проектами.

№ 5. водоспад

Це одна з найстаріших технік управління проектами. Водоспад ідеально підходить для проектів з послідовними кроками, які потребують кількох змін протягом життєвого циклу проекту. Водоспад не для вас, якщо ви очікуєте, що доведеться щось змінити та повторно обговорити обсяг або бюджет проекту.

Однак, якщо ви вирішите застосувати цей метод, складіть список ресурсів і результатів, які вам потрібні на кожному етапі. Підготовка необхідна. Отже, переконайтеся, що кожна діяльність протікає лінійно в 5 фаз, а саме: Вимога > Проектування > Впровадження > Перевірка > Технічне обслуговування.

Гнучкі інструменти управління проектами

№1. Спринтерський

Sprintly займає перше місце в списку інструментів і методів управління проектами. Він відображає те, над чим працює ваша команда, а також те, над чим вона працює. Це також полегшує співпрацю стартапам та агентствам, надаючи повну картину того, над чим працює команда. 

Крім того, він пов’язується з Github, дозволяючи вашій команді розробників автоматично оновлювати свою роботу. Він навіть працює із Zapier, якщо вам потрібно розширити функціональність їхньої взаємодії. Інші функції включають дошки, синтаксичні фільтри, звіти та інтеграції

Однак, за відгуками користувачів, основним недоліком Sprintly є; немає ні термінів, ні конкретних переглядів для спринту. Це також має тенденцію сповільнювати та заважати продуктивності команди.

№2. Відставання

Наступним у списку інструментів управління проектами є інструмент Backlog від Nulab, який також включає контроль версій. Він прагне бути універсальним інструментом розробки програмного забезпечення. Завдяки таким функціям, як спеціальні поля, ієрархія завдань, дошка та діаграма Ганта, командам легко організувати свою роботу.

Його простий інтерфейс дозволяє переглядати, розставляти пріоритети та обговорювати всі історії користувачів в одному місці. І в ньому є система сповіщень, щоб усі повідомляли про нову розробку.

№3. Канбан

Це один із інструментів управління проектами, особливо для керівників проектів, які вперше працюють. Канбан — це метод візуалізації робочого процесу, який використовується в бережливому виробництві і виглядає як серія карток на борту. Як метод управління проектами, він допомагає контролювати та керувати проектами, наголошуючи на безперервному виконанні без перевантаження команди. 

Крім того, ця техніка управління проектами заохочує до постійної співпраці та дозволяє команді експериментувати та покращувати робочий процес. Нарешті, Канбан найкраще підходить для гнучкого управління проектами. Це допомагає вам організовувати та керувати своєю роботою ефективніше, навіть його можна застосувати до будь-якого проекту і користується популярністю серед тих, хто мислить візуально. 

№ 4. Апельсиновий скрам

Orangescrum є одним з інструментів керування проектами та завданнями з відкритим кодом і доступними в хмарі. На додаток до своїх гнучких функцій, він також включає в себе управління часом, ресурсами та виставленням рахунків. Це робить його чудовим інструментом для сервісних компаній з великою кількістю клієнтів.

Крім того, цей інструмент дозволяє вашій команді централізувати всі ваші проекти та завдання, а також керувати вашими ресурсами. Його спільні функції, такі як спільний доступ до файлів і керування завданнями, дозволяють командам тісно співпрацювати. 

№ 5. GitHub

Останнім у нашому списку гнучких інструментів для управління проектами є Github. Ваша команда розробників, ймовірно, вже розміщує вихідний код на Github і співпрацює з ним. Ваша команда також може контролювати, відстежувати та виправляти проблеми за допомогою керування проектами Github. Завдяки таким функціям, як мітки, налаштування робочого процесу та проблеми, пов’язані із запитами на витяг, він досягає найкращої продуктивності.

І навпаки, ви можете відстежувати оновлення у своєму проекті, не порушуючи робочого процесу, пов’язуючи проблеми із запитами на витяг і комітами коду. І якщо ви пов’язуєте проблему із запитом на витяг, вона буде миттєво закрита, як тільки проблема буде вирішена.

Чи є Jira інструментом управління проектами?

Гнучка програма для управління проектами під назвою Jira Software здатна підтримувати будь-яку гнучку техніку, включаючи scrum, kanban і спеціальні варіанти. Один інструмент можна використовувати для планування, відстеження та керування всіма вашими гнучкими проектами розробки програмного забезпечення. Це рішення включає гнучкі дошки, резерви, дорожні карти, звіти, інтеграції та доповнення.

Який інструмент допомагає менеджеру проекту?

Менеджери можуть бути в курсі процесу планування, використовуючи такі зручні інструменти, як діаграми Ганта та часовий календар проекту. Щоб створити середовище планування проекту, яке легко впізнати, ці інструменти негайно беруть дані зі списків завдань.

Що таке інструмент PMO?

Програмне забезпечення офісу управління проектами (PMO) – це тип технології, який використовується для контролю за адміністративними та фінансовими аспектами проектів, за які він відповідає. Використовуючи програмні рішення PMO, PMO може досягти своїх цілей щодо успішного та ефективного управління проектами всередині фірми.

Що таке інструмент PMP?

Будь-яка організація, яка керує проектами, часто робить це через комп’ютерну систему. Має бути включено все, що нам потрібно для виконання проекту від початку до кінця, як апаратне, так і програмне забезпечення.

Чи є Excel інструментом управління проектами?

Керівники проектів, які працюють над малими та середніми проектами, часто використовують Microsoft Excel як простий інструмент керування проектами, який допомагає у візуалізації, плануванні та моніторингу прогресу.

Які 4 основні ролі керівника проекту?

контроль виробництва необхідних результатів. планування та нагляд за проектом. будь-яке делегування та використання ролей забезпечення проекту в межах попередньо визначених структур звітності, планів проекту, етапу та винятків, якщо це необхідно, а також їх підтримку.

Висновок

Підсумовуючи, успіх кожного проекту залежить від підходу, який був використаний у процесі. Однак не для всіх проектів потрібна однакова стратегія, про що і полягає суть цієї статті. Правильне застосування правильного інструменту та техніки до певного проекту призведе до задовільного результату.

Статті по темі

1. Управління часом проекту: процеси, інструменти та програмне забезпечення для ефективного управління
2. Переваги автоматизації облікових процесів для бізнесу
3. Платформи електронного маркетингу: огляд, загальні характеристики, порівняння
4. Управління вартістю проекту: як створити план управління витратами
5. Програмне забезпечення та рішення для управління готівкою для бізнесу

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

{
"@context": "https://schema.org",
“@type”: “Сторінка поширених запитань”,
“mainEntity”: [
{
“@type”: “Питання”,
“name”: “Що таке інструменти PMO?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

• Управління.
• Управління проектом/програмою.
• Управління фінансами.
• Управління ризиками та проблемами.
• Керування часом і завданнями.
• Управління ресурсами.
• Управління попитом.
• Управління розкладом

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
«name»: «Які шість інструментів і методів планування?»,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Важливі інструменти та методи планування включають прогнозування, планування на випадок надзвичайних ситуацій, сценарії, порівняльний аналіз, планування за участю та встановлення реальних цілей

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Чи є у Google інструмент керування проектами?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Google не має вбудованого програмного забезпечення чи програми для керування проектами. Однак у ньому є можливість створення планів проекту та часових рамок діаграми Ганта. Він відомий як Google Таблиці. Немає потреби в програмуванні: просто введіть свої дані, натисніть Поділитися та додайте свою команду.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Чи є Microsoft Teams інструментом керування проектами? “,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Microsoft Teams — це надійний інструмент керування проектами, який включає чат у режимі реального часу, відеозустрічі, керування документами тощо.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Чи Microsoft Team Free?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Так! Безкоштовна версія Teams включає наступне: необмежену кількість повідомлень у чаті та пошук.

"
}
}
]}