Багато відстежують, оцінюють показники та аналізують тенденції між справами та рядками, щоб гарантувати, що проект буде виконано успішно, вчасно та в межах бюджету.
Отже, як ви можете зрозуміти всі ці дані як менеджер проекту?
Це досягається за допомогою звітності з управління проектом. Отже, давайте подивимося на інструменти та програмне забезпечення, доступні зараз для звітності з управління проектом, і деякі приклади звіту про проект.
Що таке звітність проекту?
In управління проектом, звітність просто означає надання високорівневого резюме ключових даних, згенерованих проектом, у простому, легкому у використанні стилі. Звітність проекту має вирішальне значення для успіху управління проектом, оскільки вона дає змогу побачити, що відбувається і що потрібно зробити для всієї команди.
Дізнайтеся, як використовувати простішу та розумнішу звітність про проекти для покращення проектів.
Чому звітність проекту настільки важлива в управлінні проектом?
Без достатніх звітів про управління проектом команда проекту та зацікавлені сторони проекту залишаються в темряві, не в змозі точно визначити, що відбувається з проектом. Як наслідок, проект занадто просто зазнає невдачі, оскільки відповідні висновки не проходять, і, як наслідок, не приймаються відповідні судження.
Звітність проекту відповідає вимогам щодо інформації в процес управління шляхом транспортування даних з місця їх створення до місця їх аналізу та застосування.
Загалом, звіти про управління проектами є важливими, оскільки вони:
- Показує те, що працює для команда управління проектом щоб вони могли пояснити, чому це працює, і більше зосередитися на цьому.
- Виявляє, що не працює, щоб команда могла вивчити та вибрати найкращий курс дій, тобто що з цим робити.
- Надайте команді 360-градусну перспективу розвитку проекту, щоб вони могли вирішити, які кроки робити далі.
Давайте розглянемо деякі з найпоширеніших типів звітів про проекти та як змусити їх працювати на вас.
Типи звіту про управління проектом
Звіти про проект – це більше, ніж просто інформування вашої команди та зацікавлених сторін про останні оновлення проекту. Звіти про проекти також можна використовувати для зниження ризиків, моніторингу бюджетів і розкладів, а також створення більш точних планів проекту.
Ось кілька звітів про проекти, які можуть вас зацікавити:
- Звіт про наявність команди
- Звіт про стан
- Звіт про стан здоров’я проекту
- Оцінка ризику
- Звіт про відстеження часу
- Звіти про базові умови
№1. Приклад звіту про наявність команди
Отже, якщо ви хочете створити точний план проекту, ви повинні спочатку визначити, які ресурси доступні для виконання завдання. Звіт про доступність команди інформує вас, скільки роботи має кожен член команди, що дозволяє приймати зважені рішення щодо ресурсів проекту.
№2. Приклад звіту про стан
Щотижневий звіт про стан – це простий метод, щоб ваша команда та зацікавлені сторони були в курсі останніх і керували очікуваннями в міру просування проекту. У звітах про статус управління проектом ми рекомендуємо оцінити такі швидкі результати:
- Робота, яка закінчена
- Роботи, які будуть завершені найближчим часом
- Загальне завершення проекту та витрати
- Предмети для дій
- Небезпеки або занепокоєння проекту
Отже, ось приклад безкоштовного шаблону звіту про стан для управління проектом:
№3. Приклад звіту про стан проекту
Звіт про стан проекту дає вичерпний огляд поточного стану проекту. Він ідеально підходить для відображення на екрані під час зустрічей з вашою командою та зацікавлених сторін щоб кожен міг одразу побачити, що на шляху, що відстає, а що вже прострочено.
№ 4. Приклад оцінки ризику
Оцінка ризиків дозволяє визначити та класифікувати ризики проекту на основі їх серйозності та ймовірності виникнення. Таким чином, ви зможете визначити пріоритети проблем і уникнути ризиків, перш ніж вони зруйнують успіх вашого проекту.
№ 5. Приклад звіту про відстеження часу
Звіт про відстеження часу показує, скільки часу ваша команда насправді витрачає на виконання завдань проекту, що дозволяє оцінити, наскільки це порівнюється з оцінкою вашого проекту. Таким чином, це дозволяє передбачити потенційні перевитрати бюджету та надає життєво важливі дані для майбутніх оцінок проекту.
№6. Приклад базового звіту
A базова лінія Звіт порівнює вашу початкову хронологію з фактичним графіком проекту, щоб ви могли вчитися з минулого, плануючи майбутні проекти. Це також корисно для демонстрації того, як зміни або затримки впливають на весь час проекту.
Отже, це приклад звіту про базову лінію, із запланованою часовою шкалою сірим кольором, а фактичним — синім.
Як написати хороший звіт про управління проектом
Отже, мета звітності з управління проектами — надати всю інформацію, створену вашими проектами, у простому форматі, який зацікавлені сторони можуть зрозуміти та застосувати. Ось кілька найкращих методів створення управлінських звітів, які дозволять зацікавленим сторонам проекту приймати обґрунтовані рішення.
№1. Тримайте дані на передньому плані.
Метою звітів про управління проектами є надання оброблених даних тим, хто їх потребує, щоб вони могли бути поінформованими та прийняти відповідні рішення. Тому дуже важливо, щоб звіти містили надійні дані, які зацікавлені сторони можуть використовувати, щоб зрозуміти загальну картину.
№2. Зробіть візуалізацію даних.
Використовуйте безліч зображень, діаграм і графіків, коли це можливо, щоб детально продемонструвати важливість будь-яких даних, які ви пропонуєте, використовуючи візуальні інструменти звітності з управління проектами.
№3. Дозвольте конструктивному спілкуванню, залишивши сцену відкритою.
Звіти не повинні бути крапками, які викладають дані і рухаються далі; замість цього звіти повинні намагатися пояснити дані та їх наслідки, запрошуючи додаткові запитання. Це може бути важко, але це гарантує, що всі зацікавлені сторони будуть на одній сторінці та мають повне розуміння того, що ви намагаєтеся донести.
№ 4. Створюйте звіти, релевантні для вашої цільової аудиторії.
У вищого керівництва не буде часу продумувати незначні деталі, а членам команди буде важко зрозуміти сенс звіту, який містить лише кілька даних, діаграм і приміток. Звіти мають бути пристосовані до вимог вашої цільової аудиторії, щоб вони отримували всю необхідну інформацію, не заплутавшись і не залишаючись у темряві через недостатню кількість даних.
Інструменти та програмне забезпечення для звітності з управління проектами
Ви шукаєте найкраще програмне забезпечення або інструменти для звітності з управління проектами для своєї організації? Ви прийшли в потрібне місце! Ми спростили роботу, склавши список з 10 програмних засобів та інструментів для звітності з управління проектами.
Вивчіть основні характеристики інструментів, вартість і те, що робить їх унікальними – і виберіть рішення, яке підходить для вашої компанії.
№ 1. Scoro
Scoro – це комплексне рішення, яке об’єднує всі необхідні вам елементи програмного забезпечення для управління проектами: проекти та завдання, керування контактами, пропозиції, спільну роботу в команді, виставлення рахунків та звітність.
Нижче наведені особливості:
- Проекти з підзавданнями та часовими обмеженнями
- Панель інструментів для ключових показників ефективності (KPI) у реальному часі
- Календар команди та розклад зустрічей
- Управління контактами
- Відстеження робочого часу та виставлення рахунків
- Детальні фінансові звіти та звіти про хід проекту
- Попередньо налаштовані шаблони для котирування та виставлення рахунків
Ціна починається від 26 доларів США за користувача на місяць.
№2. ProofHub
ProofHub замінює традиційну розсилку електронною поштою та багато інших інструментів, поєднуючи кілька функцій управління проектами, як-от звітування, під одним дахом.
Нижче наведені особливості:
- Ролі користувачів призначено.
- Онлайн-командні зустрічі та чати
- Делегування завдань і розподіл обов’язків
- Звітування та відстеження ходу проекту
- Захищене сховище файлів
Вартість починається від $ 45 на місяць.
#3. Базовий табір
Basecamp — це основний інструмент для тисяч команд управління проектами, які цінують його сучасний інтерфейс, схожий на соціальні медіа, і прості функції командної співпраці.
Нижче наведені особливості:
- Проекти для керування роботою кількох користувачів
- Дошки для обговорення нових проектів чи ідей
- Співпраця з командою в додатку
- Звіт про виконання проекту
- Клієнти побачать окрему інформаційну панель.
- Сповіщення електронною поштою та на робочому столі
Ціна: доступні безкоштовні плани, а платні плани починаються від 99 доларів США на місяць.
№4. Асана
Asana поєднує в собі елементи керування проектами, зберігання файлів та співпраці та допомагає керувати проектами в команді без електронної пошти.
Нижче наведені особливості:
- Завдання та командне завдання
- Терміни та дорожні карти для проектів
- Зростання команди та віхи
- Звіти про помилки та спринти слід подавати та відстежувати.
- Інформаційні панелі проекту для швидкого огляду
Ціни: безкоштовно для 15 учасників, преміум-опції починаються від 13 доларів США за користувача на місяць.
№ 5. Citrix Podio
Podio — це веб-центр із можливістю адаптації та налаштування для роботи та спілкування в команді.
Нижче наведено основні моменти:
- Можна призначати завдання, прикріплювати файли та обговорювати особливості рішення.
- Поширюйте зашифровані та великі файли.
- Автоматизуйте воронки продажів і відстежуйте бюджет проекту.
- Візуальна панель надає огляд фірми.
Ціна починається від 19.20$ за користувача на місяць за повний спектр функцій.
№ 6. Робоча зона
Workzone створили досвідчені менеджери з реклами, які мали на меті допомогти агентствам і творчим командам отримати видимість у всьому своєму портфоліо.
Нижче наведені особливості:
- Списки справ, унікальні для кожної людини
- Складіть список підзадач і залежностей завдань.
- Налаштуйте доступ до проектів, завдань і файлів для окремих користувачів (включаючи клієнтів).
- Діаграми Ганта дозволяють швидко побачити статуси.
- Призначте людям кілька завдань.
Ціна починається від 24 доларів США за користувача щомісяця.
№ 7. JIRA
JIRA — це кросплатформне програмне забезпечення для відстеження проблем і помилок із комплексними функціями керування проектами, такими як звітування.
Нижче наведені особливості:
- Плануйте спринти, створюючи історії та проблеми користувачів.
- Розподіліть обов’язки між членами вашої команди програмного забезпечення.
- Розставте пріоритети та обговоріть роботу вашої команди.
- Організуйте спілкування в команді.
- Переглядайте в режимі реального часу звіти про роботу вашої команди.
Ціна починається від 10 доларів на місяць для десяти користувачів, 75 доларів на місяць для п’ятнадцяти користувачів і 300 доларів на місяць для п’ятдесяти користувачів.
№ 8. Поняття
Notion надасть вам абсолютно новий погляд на управління проектами. Це допомагає планувати та обговорювати проекти, ділитися інформацією з командою та відстежувати всі ідеї.
Нижче наведені особливості:
- Ведіть для себе щотижневий контрольний список і робіть нотатки.
- Створіть панель завдань за допомогою редактора перетягування.
- Накладайте сторінки одна на одну, щоб створити нескінченну базу знань.
Ціна: 8 доларів США за користувача на місяць
№ 9. Trello
Trello добре відомий завдяки візуалізації проектної діяльності на картонній панелі інструментів, яка ідеально підходить для керування короткими та швидкими щоденними завданнями.
Нижче наведені особливості:
- Просте керування роботою на шматку картону
- Створення нескінченної кількості списків завдань
- Обмін зображеннями та файлами
- Списки можна організувати за датою або пріоритетом.
- Співпраця та коментування
Ціни: особисте використання безкоштовне, тоді як корпорації повинні платити 9.99 доларів США за користувача щомісяця.
№ 10. ActiveCollab
ActiveCollab — це програмне забезпечення для управління проектами, яке допомагає вашій команді залишатися організованою, поки електронна пошта застаріває.
Нижче наведені особливості:
- Виставлення рахунків і відстеження часу
- Хронологія планування у вигляді діаграми Ганта
- Картки для канбан
- Спільний календар команди для полегшення співпраці
Ціна для учасників починається від 6.25 доларів США на місяць.
Які існують різні форми звітності про проект?
Щоденні, щотижневі, місячні та квартальні звіти про стан проекту є одними з доступних форматів. Вони спрощують процедуру отримання та передачі важливої інформації, пов’язаної з проектом.
Чи є Excel інструментом для звітності?
Excel — чудовий інструмент для керування та аналізу даних, але він неефективний для звітності. Ви можете використовувати дані з Excel та будь-які інші інструменти, які використовує ваша команда, щоб створювати успішні звіти, підключивши Excel до програмного забезпечення для створення звітів, наприклад Databox.
Що є основною метою звітування?
Результати дослідження викладаються та обговорюються у доповідях. Читачеві надається обґрунтування дослідження, опис методології дослідження, висновки, результати, логічне обговорення та висновки/рекомендації.
Що передбачає структура звітності про проект?
Для встановлення ієрархії та повноважень тих, хто бере участь у даному проекті, використовується організаційна структура управління проектом. На діаграмі, до якої члени команди можуть звертатися під час роботи над проектом, структура визначає ролі та лінії звітності для кожного члена команди.
Який формат звіту?
Написання звіту – це офіційний спосіб написання докладної інформації про тему. Стиль і тон написання звіту завжди формальний. Цільова аудиторія – сегмент, на якому варто зосередитися.
Чи використовується Python для звітування?
Окрім аналізу даних, Python корисний для автоматизації повторюваних процесів, таких як звітність.
Поширені запитання щодо звітності з управління проектами
Що таке звітність в управлінні проектами?
В управлінні проектами звітність просто означає надання високорівневого резюме ключових даних, згенерованих проектом, у простому, легкому у використанні стилі.
Чому ми використовуємо програмне забезпечення для звітності?
Програмне забезпечення для створення звітів підключається до джерел даних, збирає інформацію та надає уявлення у вигляді графіків і діаграм на основі вхідних даних, дозволяючи користувачеві виявити важливу інформацію. У процесі прийняття рішень допомагають інструменти звітності. Детальна статистика дасть вам кращий контроль над даними.
Що включає в себе звіт проекту?
Звіт про управління проектом складається з інформації про економічні, технічні, фінансові, управлінські та виробничі аспекти.
