Управління є однією з найбільш сухих тем в управлінні проектами, але це також одна з найбільш критичних. Завдяки цьому вище керівництво знає, що їхні команди добре виконують роботу, і це запевняє їх у тому, що проект просувається за планом. Він також забезпечує необхідні системи стримувань і противаг для керівництва, щоб гарантувати, що гроші витрачаються належним чином і відповідно до бізнес-обґрунтування. Нарешті, спонсор проекту зобов’язаний гарантувати належне управління, але керівництво проектом також може зіграти в цьому певну роль. Незалежно від вашої функції, розуміння управління проектом і того, як воно допомагає командам досягати своїх цілей, є корисним. У цій публікації буде обговорено, як керувати структурою, моделлю та структурою управління проектом.
Що таке управління проектом?
Управління проектами гарантує безперебійне та своєчасне виконання проектів із задоволенням клієнтів. Щоб досягти цього послідовно, необхідна загальна структура управління, яка контролює проект. Це управління проектами. Але що саме це передбачає?
Що включає в себе управління проектом?
Слово «управління проектом» стосується набору дій і принципів, які визначають, як керувати, планувати та виконувати проект. Ви можете розглядати управління проектом як структуру, яка допоможе вам спрямовувати проект у правильному напрямку. Використовуючи управління проектом як основу, ви створюєте узгодженість, що додає стабільності проекту.
Однак управління виходить за межі прийняття рішень щодо конкретного проекту. У ньому вказується діяльність організації та хто за що відповідає. Це чималий шматок пирога, який включає політику, правила, функції, процеси, процедури та обов’язки.
Очевидно, що управління проектом — це велике завдання, яке потребує програмного забезпечення для управління проектом, щоб керувати всіма своїми зобов’язаннями. Менеджер проектів — це програмне забезпечення для керування роботою та проектами з дорожніми картами, які допоможуть вам відстежувати портфоліо проектів. Також включено необмежену пам’ять, співпрацю та обмін файлами. Коли ви відстежуєте графіки, фінанси та ресурси в режимі реального часу, ви можете приймати більш обґрунтовані рішення. Почніть безкоштовно прямо зараз.
Стовпи управління проектом
Управління проектом охоплює три концепції:
#1. Структура
Структура та середовище організації повинні підтримувати проект. Це означає, що топ-менеджмент готовий приділяти час і зусилля розробці бачення, яке повинні дотримуватися керівники проектів. «Структурна» частина управління стосується всієї організації, а не лише поточної команди.
#2. Люди
Інвестиції в ефективних менеджерів проектів мають вирішальне значення для успіху будь-якого проекту. Однак вище керівництво має спочатку осмислити свої існуючі дії. Керівництво може окреслити цілі, до яких має прагнути кожен прем’єр-міністр. Ці цілі мають бути конкретними, досяжними та довгостроковими.
№3. Інформація
Хоча важливо розуміти людей, процес набагато важливіший. Незалежно від того, скільки сформульовано цілей або яким є бачення, без чіткого та послідовного обміну інформацією будь-який проект постраждає.
Ролі в управлінні проектом
Активні функції в структурі управління визначаються застосованим підходом до управління проектом. Як правило, ви зіткнетеся з усіма або кількома такими ролями:
#1. Власник проекту
Ця людина в центрі уваги, тому що вона представляє компанію. Як наслідок, вони, як правило, не є керівником проекту, тому що вважають керівника проекту відповідальним.
#2. Ключові зацікавлені сторони
Рада проекту складається з основних зацікавлених сторін. Вони є спонсорами проекту, клієнтами кінцевих продуктів або постачальниками. Щоб зробити процес ефективним, зберігайте кількість основних зацікавлених сторін до шести.
#3. Консультативний комітет
Якщо є кілька зацікавлених сторін, наявність ширшого консультативного комітету дозволяє їм залучатися до проекту, не ускладнюючи чи неефективно ухвалюючи рішення. Це більше дошка обговорень, ніж дошка проекту.
Відокремте дошку проекту від «звичайного бізнесу». Це забезпечує оперативність проекту, дозволяючи йому продовжувати роботу, не вимагаючи схвалення з боку вищого керівництва щодо кожного рішення щодо проекту. Власник проекту може приймати повсякденні рішення без дозволу інших.
Читайте також: Планування проекту: Посібник із методів планування проекту
Структура управління проектом
Ми навіть можемо стверджувати, що наявність структури управління важлива для успіху проекту, оскільки вона забезпечує чіткі правила поведінки в різних ситуаціях і усуває багато хаосу з рівняння.
Які фактори впливають на структуру управління проектом?
Структура управління будь-яким проектом має бути побудована на кількох ключових концепціях, які повністю застосовуються протягом усього процесу, незалежно від фази проекту:
- Логіка – визначена структура має бути розумною та зрозумілою для всіх зацікавлених сторін.
- Адекватність – немає єдиної структури управління; це завжди має бути пристосовано до бізнесу чи проекту.
- прозорість— уся інформація про структуру управління має надаватися відкрито, зрозуміло та доступно всім членам команди.
- Відтворюваність – використовувані методи та процедури мають бути достатньо комплексними, щоб їх можна було використовувати знову в будь-якій ситуації.
- Ефективність – структура управління повинна дозволяти будь-якому проекту виконуватися настільки гладко та продуктивно, наскільки це можливо.
Якщо проекту бракує структури управління, можна легко потрапити в пастку та втратити з поля зору його цілі.
Модель управління проектом
Модель управління проектом має працювати в парі з організацією. Модель управління проектом є результатом скоординованої взаємодії трьох компонентів:
#1. Структури прийняття рішень
Організації часто використовують діаграми для визначення структур прийняття рішень. Ієрархічний потік контролю чітко видно в багатьох трирівневих системах управління. Попередньо визначені ролі та матриці відповідальності допомагають складати діаграми управління, надаючи більшої ясності та дозволяючи приймати точні рішення щодо того, хто може приймати які рішення в організації.
#2. Операційні процедури
Процедури визначають очікування від проекту для досягнення колективних результатів. Хоча процеси мають бути пристосовані до кожного проекту, деякі з них важливі для успіху проекту.
#3. Фасилітатори співпраці
Інструмент для співпраці надає можливість зацікавленим сторонам проекту повідомити свої погляди та інформацію. Організації можуть отримати вигоду від рішення, яке дозволяє членам команди реєструвати дані про рішення під час виконання проекту, а не покладатися на колективну пам’ять.
Як запровадити модель управління проектом
Щоб побудувати та використовувати модель управління проектом, виконайте такі дії:
#1. Визначте зацікавлених сторін
Керівники високого рівня, персонал і сторонні особи, залучені до проекту, можуть вважатися зацікавленими сторонами. Визначивши їх, підкресліть важливість управління для полегшення переходу.
#2. Визначте важливість цілей вашої компанії.
Керівний комітет оцінює бізнес-цілі та ініціативи. Члени комітету можуть створювати цілі в областях, де вони мають досвід. Потім вони разом визначають, яким із них віддати пріоритет.
#3. Встановіть належні процедури
Створіть протоколи для спрощення зв’язку та визначте, як отримати схвалення. Створіть норми та стандарти, які дозволять усім сторонам співпрацювати для досягнення спільної мети.
#4. Призначити членів комітету
Виберіть персонал з кількох підрозділів і призначте їм певну роль для виконання проекту. Ви можете сформувати свій комітет, обравши осіб, які продемонстрували свою здатність забезпечувати, переглядати та регулювати стратегічний напрямок проекту, а також надавати політичні консультації зацікавленим сторонам і команді проекту. Ці учасники надаватимуть рекомендації щодо проектів і обговорюватимуть загальні методи планування та реалізації проекту. Членами керівного комітету часто є керівники вищої ланки та проект високого рівня представники клієнтів.
#5. Ефективно спілкуйтеся
Навчайте всіх учасників проекту в комітетах і процесах проекту. Навчання учасників проекту демонструє, що керівництво інвестує в проект, і сприяє залученню всіх співробітників.
Що таке управління проектами в управлінні проектами
У управлінні управління проектом — це архітектура, яка відповідає за відповідальність і звітність, що оточує ваш проект. Він слугує основою для прийняття рішень щодо проекту. Управління в управління проектом забезпечує вирішення питання: кому я буду звітувати? І хто зобов'язаний звітувати переді мною? Він забезпечує структуру для управління проектом. Спонсор, який діє як сполучна ланка між радою, керівником проекту та зацікавленими сторонами, відіграє важливу роль в управлінні проектом.
Структура управління проектом
Немає універсальної структури управління, яку могли б використовувати всі підприємства. Однак існують важливі компоненти відмінного управління, які всі підприємства повинні враховувати при розробці своєї системи управління.
Елементи системи управління проектом
Що означає належне врядування? Чи є якісь очевидні індикатори, які вказують на особливості системи управління проектом?
Подивіться, і, можливо, ви зможете визначити певні дії та характеристики, які вказують на належне управління проектом.
- Надійний життєвий цикл управління проектом присутній у будь-якому проекті, який наголошує на відмінному управлінні. Він враховує всі чітко встановлені критерії затвердження.
- Пункти обговорюють, чи є проект життєздатним. Як би там не було, на цьому етапі приймається рішення про продовження проекту.
Що передбачає управління проектом і чому воно має вирішальне значення?
Забезпечуючи ефективні канали ескалації для занепокоєнь і запитів на модифікацію та окреслюючи делеговані межі повноважень, управління забезпечує персонал проекту для виконання своїх обов’язків. Обов’язки та відповідальність команди та інших зацікавлених сторін також мають бути чітко визначені для того, щоб практикувати ефективне управління.
Що таке структура для управління проектом?
Структура управління є основою для управління проектом, зокрема з точки зору правил, практик, ролей і розподілу відповідальності в усьому процесі прийняття рішень. Він тримає проект під контролем, дозволяючи йому виконуватися ідеально та згідно з графіком.
Хто відповідає за управління проектом?
Спонсор проекту відіграє вирішальну роль в управлінні проектом. Правління, керівник проекту та зацікавлені сторони проекту є трьома ключовими пунктами відповідальності спонсора проекту.
Висновок
Усе це аспекти управління проектами, які необхідно розуміти з самого початку. Не зосереджуйтесь лише на визначеннях. Якщо ви хочете отримати від цього більше, дивіться далі. Коли ви зробите це звичкою, ширша картина стане більш видимою. Що зрештою відбувається, так це те, що ви приймаєте більш обґрунтовані рішення, мінімізуючи помилки.
Поширені запитання щодо управління проектом
Що таке приклад управління проектом?
приклад:
Оскільки він або вона розробляє загальну стратегію та план гри, головний тренер виконує роль менеджера проекту. Генеральний менеджер команди є керівником проекту, людиною, яка демонструє чудові лідерські здібності, здатність приймати рішення та спілкуватися, щоб забезпечити правильну роботу проекту.
Як ви розвиваєте управління проектом?
Почніть із встановлення основ:
- Складіть список «ролей і обов’язків».
- Переконайтеся, що у вас є спонсор проекту.
- Створіть проектну раду або керівну групу та плануйте регулярні зустрічі, на яких ви будете записувати та ділитися протоколами.
- Створити процедуру управління ризиками.
- Створіть процедуру управління змінами.
Яка різниця між управлінням проектами та управлінням проектами?
У той час як управління передбачає нагляд за проектом у цілому протягом життєвого циклу проекту, управління передбачає щоденне керування окремими компонентами проекту. Спільний підхід до управління та управління проектом має вирішальне значення для успіху проекту.
Статті по темі
- РИЗИКИ УПРАВЛІННЯ ТА ВІДПОВІДНІСТЬ: Що таке GRC?
- Управління ризиками підприємства: огляд, структура, компетенції
- УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНИМИ ФІНАНСІМИ: все, що ви повинні знати (+Детальний посібник)
- ЕТИЧНЕ інвестування: визначення, типи, плюси та мінуси
- СТРАТЕГІЯ ДАНИХ: 7 компонентів стратегії даних, яких потребує кожна сполука
