Організації хочуть, щоб їхні проекти були успішними та відповідали як очікуванням клієнтів, так і внутрішнім цілям. Але яка насправді ситуація? Згідно з аналізом PMI, 14 відсотків перевірених ІТ-проектів були оцінені як невдалі. Лише 57% проектів було завершено в рамках початкового бюджету, а решта перевищила ціль, яку вони для себе поставили.
Це, безсумнівно, погана новина для бізнесу, оскільки перевищення витрат не тільки знижує їх прибуток, але й обмежує їхню здатність виконувати майбутні проекти. Розуміння управління витратами на проект і те, як бути ефективним у цьому, може допомогти фірмам залишатися на правильному шляху.
У цій публікації ми визначимо управління витратами проекту, обговоримо його переваги та розглянемо етапи, необхідні для створення плану управління витратами. Крім того, ми також побачимо приклад управління витратами проекту та розглянемо потребу в програмному забезпеченні в управлінні.
Управління вартістю проекту
Практика оцінки, планування та контролю витрат протягом життєвого циклу проекту з метою утримання витрат у межах узгодженого бюджету відома як управління витратами проекту.
Щоб проект вважався успішним, необхідно, щоб:
- Він відповідає вимогам і обсягу.
- Якість його виконання чудова.
- Воно було завершено вчасно, і
- Його збудували вчасно та в рамках бюджету.
У результаті управління витратами на проект є одним з найважливіших стовпів управління проектом і застосовується незалежно від сфери, наприклад виробництва, роздрібної торгівлі, технологій або будівництва. Це допомагає розробити фінансову базу, на основі якої керівники проектів можуть оцінити поточний стан своїх витрат на проект і, якщо необхідно, змінити напрямок.
Яке значення має управління вартістю проекту?
Значення управління витратами очевидне. Щоб навести приклад управління вартістю проекту з реального життя, якщо ви вирішили побудувати будинок, першим кроком є визначення бюджету. Коли ви знаєте, скільки ви хочете витратити на проект, наступним кроком є розбивка загального бюджету на витрати на підзадачі та менші позиції.
Бюджет визначатиме важливі моменти прийняття рішень, наприклад: якого дизайнера найняти — висококласного, який побудує та доставить проект від початку до кінця, чи того, хто може допомогти з кількома елементами та працювати з меншим бюджетом? Скільки поверхів має бути в будинку? Яку якість матеріалу слід використовувати?
Без бюджету не тільки важко відповісти на ці проблеми, але й неможливо визначити, чи ви на правильному шляху після початку проекту. Масштаб цієї проблеми розширюється у великих організаціях через одночасну роботу кількох проектів, зміни початкових припущень і додавання непередбачених витрат. Тут може стати в нагоді управління витратами.
- Керівники проектів можуть заощадити керівництво, використовуючи ефективні заходи скорочення витрат.
- Встановіть чіткі очікування з зацікавленими сторонами.
- Обсяг контролю збільшується в результаті прозорості клієнта.
- Відстежуйте прогрес і вживайте коригувальні заходи якомога швидше.
- Підтримуйте заплановану маржу, підвищуйте рентабельність інвестицій та уникайте втрат проекту.
- Створюйте дані для використання в якості стандарту для майбутніх проектів і для відстеження довгострокових тенденцій витрат.
Яка вартість проекту?
Загальна сума грошей, необхідна для виконання проекту або частини роботи, називається Вартість проекту, що включає як прямі, так і непрямі витрати.
План управління вартістю проекту
План управління витратами проекту — це стратегія планування та виконання бюджету проекту. Звичайно, це робиться для того, щоб ваш проект був завершений вчасно та в рамках бюджету. Однак, якщо у вас немає комплексного плану управління витратами на проект, обидві ці речі не вдасться, що коштуватиме вам і вашій організації великих грошей.
Як скласти план управління вартістю проекту?
Управління витратами іноді відоме під більш точними назвами підзадач, таких як управління витратами, прозорість витрат та облік витрат. Зазвичай він складається з чотирьох процесів: планування ресурсів, оцінка витрат, бюджетування та контроль витрат.
№1. Планування ресурсів проекту
Процес визначення ресурсів, необхідних для виконання та завершення проекту, відомий як планування ресурсів. Люди (наприклад, співробітники та підрядники) та обладнання є прикладами ресурсів (наприклад, інфраструктура, великі будівельні машини та інше спеціалізоване обладнання в обмеженій кількості).
Перед початком будь-якої фактичної роботи планування ресурсів завершується на початку проекту.
Щоб розпочати роботу, керівники проекту повинні спочатку підготувати структуру розбивки робіт (WBS). Вони повинні вивчити кожне підзавдання в WBS і запитати, скільки людей, які здібності та яке обладнання чи матеріал потрібно для виконання цього завдання.
Ось кілька вказівок, які слід пам’ятати під час процесу:
- Перш ніж визначати підзадачі та відповідні ресурси, розгляньте історичні дані — минулі часові рамки та зусилля.
- Враховуйте відгуки від МСП та членів команди — спільний підхід працює ефективно, особливо в проектах, у яких бракує історичних даних.
- Вивчіть вплив часу на потреби в ресурсах. Наприклад, ресурс може бути недоступним протягом кількох місяців, через що терміни проекту зрушуються. Це може вплинути на оцінку витрат.
Незважаючи на те, що цей крок відбувається на етапі планування, керівники проектів повинні враховувати реальні реалії. Наприклад, ви можете виявити вимогу до ресурсу з певними знаннями; але якщо такий ресурс недоступний в межах організації, ви повинні розглянути питання про найм підрядника або підготовку своїх співробітників, щоб навчити їх. Усі ці реальні елементи впливають на управління витратами.
№2. Оцінка вартості
Процес розрахунку витрат, пов’язаних з усіма ресурсами, необхідними для завершення проекту, відомий як оцінка витрат. Для розрахунку вартості нам потрібна така інформація:
- Необхідні ресурси (вихідні дані з попереднього кроку)
- Вартість кожного ресурсу (наприклад, вартість персоналу за годину, витрати на найм постачальників, витрати на закупівлю серверів, ставки матеріалів за одиницю тощо)
- Час, протягом якого потрібен кожен ресурс
- Список припущень
- Ризики, які можуть існувати
- Витрати на попередні проекти та, якщо застосовно, галузеві контрольні показники
- Уявлення про фінансовий стан та структуру звітності компанії
Оцінка, ймовірно, є найскладнішим кроком в управлінні витратами, оскільки точність має вирішальне значення. Керівники проекту також повинні враховувати постійні та змінні витрати, накладні витрати, інфляцію та часову вартість грошей.
Чим більша різниця між розрахунковими та фактичними витратами, тим менше шансів на успіх проекту. Проте існує безліч моделей оцінки на вибір. Якщо у вас є багато даних про минулі витрати з подібних проектів, аналогічна оцінка є корисною опцією. Деякі підприємства віддають перевагу математичним методологіям, таким як параметричне моделювання або техніка оцінки та рецензування програми (PERT).
Тоді виникає питання, йти зверху вниз чи знизу вгору. Якщо доступні попередні дані про вартість, ціноутворення зверху вниз працює добре. У цьому випадку керівники проектів, як правило, мають попередній досвід роботи з подібними проектами і, таким чином, можуть прийняти обґрунтоване рішення. Знизу вгору добре працює для проектів, у яких організаціям не вистачає досвіду, і має сенс розрахувати кошторис витрат на рівні завдання, а потім згорнути його вгору.
Оцінка витрат як інструмент підтримки прийняття рішень
У багатьох випадках команди управління проектами розробляють кілька рішень для проекту, а оцінка витрат допомагає їм вирішувати, яким шляхом вибрати. Існують численні методи розрахунку витрат, які допомагають у цьому порівняльний аналіз, включаючи калькуляцію витрат на основі діяльності, калькуляцію собівартості на роботу та калькуляцію витрат за життєвий цикл.
Наприклад, калькуляція витрат за життєвий цикл враховує весь наскрізний життєвий цикл проекту. Наприклад, витрати на технічне обслуговування часто ігноруються в ІТ-проектах, але вартість життєвого циклу враховує довгострокову перспективу та враховує використання ресурсів до кінця циклу. Аналогічно, метою виробничих проектів є скорочення майбутніх витрат на обслуговування та заміну.
Процес оцінки іноді може використовуватися командами для оцінки та зниження витрат. Наприклад, інжиніринг цінності в управлінні проектами допомагає отримати максимальну віддачу від проекту при зниженні витрат.
№3. Бюджетування витрат
Бюджетування витрат можна розглядати як розширення оцінки або як самостійний процес. Бюджетування — це процес розподілу витрат на конкретну частину проекту, наприклад окремі завдання або модулі, протягом певного періоду часу. Бюджети включають резерви на випадок непередбачених витрат, які відкладаються на покриття несподіваних витрат.
Припустимо, що загальні витрати на трирічний проект становлять 2 мільйони доларів. Однак, оскільки розподіл бюджету залежить від часу, керівник проекту вирішує поки що зосередитися на перших двох кварталах. Вони визначають робочі пункти, які мають бути завершені, і бюджет, скажімо, 35,000 XNUMX доларів США на цей період часу та ці робочі елементи. Щоб отримати цю цифру, керівник проекту використовує структуру розбивки робіт (WBS) і деякі методи оцінки, розглянуті в попередньому розділі.
Бюджетування встановлює базову лінію витрат, за якою можна виміряти та оцінити ефективність витрат проекту в майбутньому. Без бюджету загальна розрахункова вартість була б аморфною цифрою, яку важко було б кількісно визначити наполовину. Оцінка ефективності проекту дозволяє визначити, який бюджет необхідний для майбутніх фаз проекту.
Іншою причиною скорочення бюджетів є те, що організації часто покладаються на передбачувані майбутні грошові потоки для фінансування. Менеджер проекту має обмежений фінансовий резерв на початкових етапах і повинен відповідним чином ставити цілі. Це як почати з фундаменту та одного поверху будинку, а потім закінчити решту проекту, оскільки ви заощадите більше грошей.
№ 4. Контроль витрат
Контроль витрат — це процес вимірювання відхилень витрат від базового сценарію та вжиття відповідних заходів для усунення цього розриву, наприклад збільшення виділеного бюджету або зменшення обсягу робіт. Це постійний процес, який відбувається протягом усього життєвого циклу проекту. Акцент тут робиться як на вимірюванні, так і на своєчасній і чіткій звітності.
План управління витратами, поряд з базовою лінією витрат, є важливим вхідним матеріалом для контролю витрат. Цей план містить такі деталі, як вимірювання ефективності проекту, що таке поріг відхилення, які дії будуть вжиті, якщо поріг буде порушено, а також список людей і ролей, які мають повноваження приймати рішення.
Управління заробленою вартістю (EVM) є популярним методом вимірювання ефективності витрат. Як приклад управління витратами проекту розглянемо наступне:
Приклад
Ви вимірюєте хід виконання завдання X наприкінці тижня і виявляєте, що воно виконано на 25%. Як ви знаєте, чи ви на шляху до виконання завдання в рамках бюджету?
Спочатку керівник проекту визначає передбачувану вартість завдання (на етапі планування). Припустимо, що завдання X має бюджет у 4000 доларів і, як очікується, буде наполовину виконано до кінця тижня.
Запланована вартість (PV) завдання X за тиждень = 4000 $ *,5 = 2000 XNUMX $
Зароблена вартість (EV) завдання X, поділена на кількість тижнів = 4000 $ *.25 = 1000 $
Тепер ви повинні розрахувати фактичну вартість (AC) роботи, яка включає додаткові змінні, такі як витрати на обладнання та матеріали (наприклад, 800 доларів США).
EV – PV = $1000 – $2000 = -$1000.
EV – AC = $1000 – $800 = $200 відхилення вартості
Від’ємна дисперсія в розкладі вказує на те, що завдання виконується з відставанням від графіка, а позитивна дисперсія вартості вказує на те, що воно виконується за межами бюджету.
Вирішуючи сотні завдань у великих проектах, контроль витрат може забезпечити прозорість, необхідну особам, які приймають рішення, щоб швидко реагувати на ситуацію.
Програмне забезпечення для управління вартістю проекту
Управління витратами, як і інші аспекти управління проектами, стає складним, коли в грі діють численні змінні. Сама процедура складна, вимагає прискіпливої уваги до деталей, а також суворого підходу. Цьому процесу може значно допомогти використання програмного забезпечення для управління витратами проекту.
Давайте подивимося на деякі переваги використання програмного забезпечення для управління витратами на проект:
- Автоматизація трудомісткого кількісного аналізу під час оцінки та вимірювань допомагає зменшити людську помилку.
- Інтеграція даних у процесі планування, оцінки, складання бюджету та контролю дає змогу безперервно відстежувати й оперативні, проактивні відповіді, а не одноразові втручання.
- У прийнятті рішень допомагає програмне забезпечення для управління вартістю проекту, яке використовує прогнозування сценаріїв і аналіз «що, якщо» для оцінки альтернативних рішень.
- Інформаційні панелі та інші багаті інтерфейси користувача забезпечують просту та зрозумілу звітність.
- Програмне забезпечення для управління вартістю проекту зменшує складність мультивалютного управління в проектах, розподілених у кількох географічних місцях.
- Багато рішень для розрахунку витрат підтримують сторонні інтеграції, що дозволяє збирати й аналізувати дані.
- Завдяки наявності даних про продуктивність з кількох проектів, порівняльний аналіз і стандартизація є можливими.
Контроль витрат і виконання великомасштабних проектів
Згідно зі звітом PMI Pulse of the Profession Report за 2018 рік, 41% респондентів сказали, що їхні проекти є складними. Тому не дивно, що 40% респондентів вважають «інвестиції в технології для кращого успіху проекту» своїм головним пріоритетом.
Управління витратами нерозривно пов’язане зі здатністю організації успішно виконувати поточні та майбутні проекти. Інвестування в надійне програмне забезпечення для управління витратами може дати значну економію. Хороше рішення для управління витратами не розглядатиме його як окрему функцію, а використовуватиме його як важливий компонент ефективності проекту та портфеля та корелює дані між проектами.
Які переваги управління витратами в проекті?
Керівники проектів не повинні нехтувати перевагами ефективного управління витратами для бізнесу. Деякі з цих переваг полягають у наступному;
#1. Це сприяє планам на майбутнє
Управління витратами проекту допомагає у підготовці майбутніх бюджетів, максимізуючи звіт про попередній ресурс для підвищення точності.
#2. Допомагає уникнути ризику
Зазвичай він включає надбавку на ризик, яка гарантує, що успіх проекту не загрожує непередбачуваними витратами.
#3. Захист від перевищення витрат
Це дозволяє керівникам проектів розподіляти витрати, що обмежує перевитрати. Розподіляючи витрати на проект, менеджери можуть уникнути перевитрат у довгостроковій перспективі.
Які загальні включення в план управління витратами?
План управління витратами – це документ, який визначає критерії та завдання, які необхідно виконати в рамках управління проектом. План управління витратами включає в себе оцінку вхідних витрат, суму грошей, які будуть витрачені, прогнози вихідних витрат або суму отриманих грошей.
Що таке перший крок в управлінні витратами проекту?
Перший етап управління витратами передбачає визначення ресурсів, необхідних для виконання всіх завдань проекту.
Які є чотири типи вартості?
Чотири основні види витрат:
- прямий
- непрямий
- Постійні та змінні витрати.
- ФІНАНСОВІ РЕСУРСИ: 7 найкращих джерел, на які варто звернути увагу у 2023 році (+ детальний посібник)
- Управління етапами проекту: докладний посібник із прикладами
- Що таке управління ризиками проекту? Етапи створення плану оцінки ризиків
- Управління обсягом проекту: визначення та приклади плану управління обсягом
- ФІНАНСИ ПРОЕКТУ: Просте керівництво для початку будь-якого проекту (+ найкращі варіанти)
