Як керівник проекту, ви повинні бути знайомі з випадками, коли ваші проекти несподівано опиняються в сірій зоні між успіхом і невдачею. Іноді ваш проект залишається в межах бюджету, але перевершує графік. Він може дотримуватися терміну, але за рахунок високого рівня вигорання в інших ситуаціях. Незважаючи на суворе планування, відсутність відстеження продуктивності за такими змінними, як вартість і час, сприяє провалу проекту. Отже, якщо ви шукаєте більш конкретні цілі для досягнення успіху, для вас є чудові новини.
Управління заробленими цінностями, або EVM, дає змогу чітко бачити, «де знаходиться проект» і «як далеко попереду подорож. У цій статті будуть розглянуті основи EVM. Отже, перш ніж заглибитися в це питання, давайте визначимо управління заробленою вартістю.
Що таке управління заробленою вартістю (EVM)?
Підхід EVM управління заробленою вартістю дає змогу менеджерам систематично вимірювати ефективність проекту у порівнянні з базовим рівнем проекту. Він поєднує часові рамки, витрати та обсяг для оцінки запланованого та фактичного та виявляє будь-які розбіжності.
EVM допомагає керівникам проектів виявляти та виправляти відмінності, щоб проекти могли бути завершені вчасно та вчасно бюджет. Таким чином, він також допомагає прогнозувати, дозволяючи керівникам проектів вносити необхідні корективи.
Концепції управління заробленою вартістю EVM і Ключові показники ефективності
Вартість робіт дорівнює витратам, запланованим на її завершення, відповідно до основної передумови EVM. Отже, системи управління заробленою вартістю мають три джерела даних, а саме:
- Планова вартість (PV): Прогнозована вартість робіт, які планується виконати протягом визначеного терміну.
- Отримана вартість (EV): Затверджений кошторис робіт, виконаних раніше встановленого терміну.
- Реальна вартість (AC): Фактично понесені витрати на виконання робіт до встановленого терміну.
EVM можна використовувати для аналізу графіка та ефективності витрат вашого проекту на основі наступних критичних показників:
№1. Дисперсія розкладу (SV):
Це різниця між фактично виконаною роботою та кошторисом. Це вказує на те, чи йде проект за планом, за допомогою формули SV = EV – PV. Розбіжність 0 означає, що проект виконується. Таким чином, негативна або позитивна дисперсія вказує на те, що він відстає або випереджає графік.
№2. Відхилення витрат (CV)
Це визначається як різниця між Earned Value EV та фактичною вартістю AC. Він визначає, чи відповідає проект бюджету, застосовуючи формулу CV = EV – AC. Отже, відхилення 0 вказує на те, що проект залишається в межах свого бюджету. Від’ємна або позитивна дисперсія означає, що проект перевищив або занижував бюджет.
№3. Індекс продуктивності розкладу (SPI)
Індекс продуктивності графіка (SPI) — це відношення заробленої вартості EV до запланованої вартості PV. Це відносна міра часової ефективності проекту, розрахована за формулою SPI = EV/PV. Якщо значення SPI більше або дорівнює одиниці, проект працює. Значення менше одиниці вказує на відхилення від запланованої суми.
№ 4. Індекс витрат і ефективності (CPI)
Він розраховується як відношення заробленої вартості (EV) до фактичних витрат (AC). ІСЦ розраховується шляхом ділення заробленої вартості на фактичні витрати, ІСЦ = EV / AC». Це відносний показник ефективності витрат проекту і може бути використаний для оцінки вартості решти завдань. Відповідно до посібника PMI PMBOK®, ІСЦ є «показником економічної ефективності проекту».
Важливість управління отриманою вартістю EVM в управлінні проектами
Аналіз заробленої вартості – це техніка управління проектом, яка оцінює, наскільки добре проект працює щодо його бюджету та розклад. Це допомагає оцінити ресурси, необхідні для завершення роботи. Керівник проекту може передбачити, скільки ресурсів потрібно для завершення, порівнюючи виконану роботу з прогнозом, встановленим на початку проекту.
На відміну від Витрачений час, який не дає точної оцінки завершення проекту, зароблена вартість забезпечує об’єктивний вимір виконаної роботи. Скористаємося прикладом для демонстрації.
Наприклад, якщо 12-місячний будівельний проект включає такі роботи, як інженерія, сантехніка та електрика, такі значення, як:
- 55% від загального обсягу займає інженерія.
- 20 відсотків на сантехніку
- 25 відсотків на електрику
Коли завдання виконано, його вартість додається до вашого EV. У цьому випадку, якщо ви закінчили інженерні та сантехнічні роботи за шість місяців, ви можете сказати, що використовували 50% часу і мали 75% EV. Таким чином, бюджетування та планування здійснюються з поетапними, запланованими прирістами вартості, що, нарешті, створює базову лінію вимірювання ефективності за допомогою EVM.
Переваги управління заробленою вартістю
Давайте подивимося на деякі з найважливіших переваг застосування управління заробленою вартістю в проекті.
№1. Допомагає в реалістичному плануванні проектів:
Щоб отримати переваги EVM, керівники проектів повинні приділяти значний час встановленню прийнятного бюджету та реалістичного періоду часу. Таким чином, менеджери повинні враховувати ймовірні проблеми при розробці плану проекту від початку до кінця і призначаючи завдання своїм командам. Включення EVM до процесу планування вимагає визначення базової лінії проекту, яка включає час, вартість та обсяг проекту.
Менеджери можуть використовувати цю базову лінію як відправну точку для оцінки ефективності проекту з часом. EVM надає чітке уявлення про те, де знаходиться ваш проект у порівнянні з тим, де він мав би бути, якщо все буде добре. Він також відображає фактично виконану роботу в порівнянні з очікуваним графіком. В результаті EVM надає практичну інформацію, яка допомагає менеджерам проектів визначити, чи був початковий план реалістичним, і діяти проактивно.
№2. Отримайте доступ до централізованих даних у режимі реального часу.
Керівник проекту повинен мати повну видимість у всьому підприємстві, щоб відстежувати ефективність проекту в режимі реального часу. EVM допомагає менеджерам відстежувати показники ефективності потужних управлінських рішень. Він поєднує в системі розклади та бюджети та надає практичну інформацію щодо звітності й аналітики за допомогою діаграм Ганта. В результаті управління заробленою вартістю допомагає оцінити успіх на кожному етапі та етапі.
Використовуючи об’єктивність у часі та витратах, ви можете приділяти вашій команді невеликі, але вимірні частини роботи та прискорювати темп. У разі відхилення менеджери проекту отримують сповіщення, щоб вони могли вжити необхідних активних заходів, щоб повернути проект у правильне русло. Коли проект запущено, EVM може допомогти нам виявити невідповідності на основі пріоритетів залежностей завдань.
№3. Вимірюйте своєчасність і точність бюджету.
Дивовижні події можуть статися в будь-який момент протягом життєвого циклу проекту. Можуть відбутися зміни в масштабах проекту, пріоритетах клієнтів і непередбачених перешкодах, таких як епідемія COVID-19. В результаті графік і бюджет проекту можуть відрізнятися від початкового проекту. Що станеться, коли після завершення 80% проекту ви зрозумієте, що витратили всі свої гроші, але все ще витримали всі свої терміни?
Щоб уникнути таких часткових збоїв, ви можете розрахувати та виконати вищезгадані відхилення графіка SC та відхилення вартості CV. Вимірювання цих відхилень на кожному етапі допомагає пом’якшити шкоду. Також корисно вживати профілактичних заходів для зниження рівня CV до нуля.
№ 4. Підготуйтеся до небезпек і втручайтеся завчасно.
Зацікавлені сторони проекту дізнаються про проблемні області, які можуть поставити під загрозу успіх проекту протягом його життєвого циклу в рамках процесу EVM. Це дозволяє їм завчасно вносити зміни, щоб запобігти відхиленню проекту від початкового плану. Модифікації включають коригування обсягу та фінансів проекту, придбання нових ресурсів, інвестування в покращені технології та інші заходи.
Це також допомагає уникнути повторення труднощів, які обмежують прогрес. Управління заробленою вартістю допомагає виявляти проблеми в міру їх виникнення. Це також дає змогу прогнозувати ризики, пов’язані з бюджетом та термінами проекту. В результаті менеджери можуть втрутитися і вжити завчасних заходів до того, як відбудуться будь-які невдачі.
№ 5. Це покращує підзвітність та стимул.
Аналіз заробленої вартості дозволяє керівникам проектів реагувати на труднощі раніше, оскільки забезпечує більшу ясність і контроль над задіяними видами діяльності. Співробітники повинні відстежувати свій час і повідомляти про своє покращення порівняно з базовим рівнем у рамках EVM. Це спонукає найкращих виконавців продовжувати додаткові зусилля та спонукає тих, хто відстає, прискорювати темп і зрівнятися з продуктивністю своїх аналогів.
Як зазначалося раніше, такі показники ефективності, як SPI та CPI, показують, чи відповідає ваш проект бюджету та вчасно. Наприклад, знання про те, що половина проекту завершена, збереже їх мотивацію та захоплення від запуску продукту. Ця чіткість допомагає зацікавленим сторонам визначити, які проекти мають найкращі шанси на успіх під час аналізу портфеля.
Підсумки
Спираючись на попередні концепції, EVM дає змогу об’єктивно виміряти роботу, виконану над проектом у будь-який момент, і вжити відповідних дій у разі розбіжності. Однак варто зазначити, що підприємства не можуть усвідомити переваги EVM без належного підходу до управління проектами, інструментів та бажання адаптуватися. Для початку ви можете протестувати режим EVM на одній або двох роботах, перш ніж включити його у звичайну процедуру управління проектом.
Поширені запитання щодо управління заробленою вартістю
Як ви розраховуєте управління заробленою вартістю?
EV проекту можна розрахувати, помноживши % завершення на весь бюджет проекту.
Що таке формула заробленої вартості?
Отримана вартість (EV) = загальний бюджет проекту, помножений на % завершення проекту.
Які три ключові показники EVM?
Запланована вартість, зароблена вартість та фактична вартість – це три показники, на яких базується EVM. Враховуйте ці параметри з точки зору бюджету та термінів вашого проекту.
- Звіти керівництва: рекомендації щодо управлінської звітності
- Що таке управління ризиками проекту? Етапи створення плану оцінки ризиків
- Фінансові результати: повний посібник для будь-якого бізнесу (+ швидкі інструменти)
- Активне інвестування проти пасивного: розуміння, навіщо вам потрібні обидва (+ докладний посібник)
- Інженерія цінностей: визначення та огляд
- Управління етапами проекту: докладний посібник із прикладами
1 коментар
Кожен проект пов’язаний зі своєю часткою ризиків. Перевага управління проектами полягає в тому, що воно допомагає ранішій ідентифікації.