Кожен аспект управління бізнесом у будь-якій організації, незалежно від розміру, потребує створення, узгодження та управління контрактами. Однак управління контрактами є занедбаною галуззю управління бізнесом. Менеджери постійно ведуть розмови та стикаються з проблемами зі своїми співробітниками, і деякі з них, природно, пов’язані з оплатою праці. Управління контрактами зазвичай виникає під час деяких із цих обговорень. CM передбачає процес нагляду за контрактами, від їх укладення до виконання обраною стороною та остаточного анулювання. Щоб максимізувати операційну та фінансову ефективність, а також виявити та зменшити фінансовий і репутаційний ризик через недотримання умов контракту, ключові операції включають аналіз ефективності щодо умов контракту. Отже, важливо розуміти основи процесу управління контрактами та життєвого циклу. Читайте далі, щоб дізнатися більше, оскільки ми також пояснюємо програмне забезпечення CM, а також агентство з управління оборонними контрактами.
Що таке управління контрактами та його приклади?
Управління контрактами – це процес нагляду за юридично обов’язковими угодами від їх створення до завершення. Залежно від того, хто за яку частину відповідає, завдання можуть бути адміністративними або стратегічними. Підприємства можуть отримати значну вигоду від кращих результатів і більшої реалізації своїх контрактів, якщо ними ефективно керувати.
Рівні видимості, контролю та відповідності вашої компанії зрештою залежатимуть від того, як вона керує своїми контрактами. Це також включає технологію, яку він використовує, і співпрацю між командами. Загальний успіх вашої компанії визначатиметься тим, наскільки міцні ці стовпи. Тому важливо пам’ятати про це, розвиваючи своїх співробітників, діяльність і технології.
Процес управління контрактом
Незважаючи на те, що існує багато різних аспектів, які складають управління контрактами, ми можемо спростити процес, розділивши його на п’ять окремих етапів. Ці п’ять окремих етапів: створення, співпраця, підписання, відстеження та оновлення.
У межах етапів ми можемо далі розрізняти окремі кроки. Усю процедуру можна розділити на дев’ять етапів, кожен з яких входить до одного з п’яти основних етапів. Коли настає час для нового раунду контрактів, це спрощує впоратися з кризою наприкінці кварталу, яка часто виникає. Кроки для кожного рівня такі:
Перша фаза: Створення
#1. Початкові запити
В основному це пов’язано з пошуком контрактів і відповідної документації для підтвердження мети контракту. Початковий запит означає початок першого кроку в процесі CM.
Складання контракту вручну потребує часу, але використання автоматизованих інструментів керування контрактами може значно спростити процедуру.
Другий етап: співпраця
#3. Договірні переговори
Співробітники повинні мати можливість переглядати різні проекти контракту після його написання та позначати будь-які розбіжності, щоб скоротити процес переговорів.
Третій етап: підписання
#4. Затвердження договору
Етап, на якому виникає найбільше вузьких місць, — отримання дозволу адміністратора. Користувачі можуть уникнути цього, розробляючи індивідуальні робочі процеси затвердження, які включають паралельні та послідовні затвердження та підтримують швидкий потік рішень.
#5. Виконання Договору.
Завдяки використанню електронних підписів і можливостей факсу користувачі можуть керувати процесом підписання та прискорювати його під час виконання контракту.
Четвертий етап: відстеження
#6. Управління зобов'язаннями
Щоб переконатися, що ключові зацікавлені сторони досягають цілей і що вартість контракту не знижується на ранніх етапах розширення, це потребує інтенсивного управління проектом.
#7. Перегляди та доповнення
Може бути складно зібрати всі документи, необхідні для першої підготовки контракту, тому можуть виникнути прогалини. Отже, повинні бути встановлені системи для зміни початкового контракту, коли на цьому етапі виявляються елементи, які були проігноровані.
#8. Аудит і звітність
Управління контрактом не передбачає створення контракту та негайного зберігання його без подальшого розгляду. Аудит контракту має вирішальне значення для виявлення дотримання обома сторонами положень контракту та будь-яких потенційних проблем.
Останній етап: Оновлення
#9. Оновлення
Методи ручного адміністрування контрактів можуть призвести до втрати корпоративного доходу та втрати варіантів поновлення. Тим не менш, організація може знайти можливості поновлення, а потім скласти нові договори, автоматизувавши процедуру.
Дев'ять етапів управління контрактами складають значну частину процесу. Загалом, управління терміном дії контракту є важливим. Отже, керівники контрактів повинні стежити за будь-якими потенційними змінами або порушеннями контрактів, коли різні типи контрактів проходять різні етапи. Варто внести зміни в контракт, якщо працівник або компанія ним не задоволені. Отже, надзвичайно важливо дотримуватися договірних зобов’язань, а також гарантувати задоволення для обох сторін угоди.
Управління життєвим циклом має вирішальне значення на кількох етапах процесу управління контрактом. Управляючи контрактами, дуже важливо брати до уваги роботу постачальника та оцінку ризиків. Наприклад, вам може знадобитися переглянути договір або застосувати певні дисциплінарні заходи, якщо постачальник не виконує свої договірні зобов’язання.
Які три етапи управління контрактами?
Три основні етапи управління контрактами:
- Попереднє нагородження, або період часу між запитом, розробкою та узгодженням пропозиції послуг.
- нагорода, де узгоджена пропозиція підлягає обговоренню та затвердженню; і
- Після нагородження, де контракт починає свою фазу управління ефективністю перед закриттям.
Що таке управління контрактами та його важливість?
Адміністрування контрактів має вирішальне значення, оскільки те, як ви керуєте своїми угодами від початку до укладення, вплине на те, як вони завершаться. Управління життєвим циклом контракту (CLM) — це метод, який може допомогти компаніям отримати максимальну віддачу від своїх контрактів, дотримуючись при цьому закону та контролюючи свою взаємодію із зовнішніми або третіми сторонами.
Фраза «Без сюрпризів» підсумовує мету ефективного управління контрактами. Коли все йде добре, кожен усвідомлює свої обов’язки і час їх виконання. Таким чином, ваша компанія завжди зможе знати, що чекає, впевнено підготуватися до аудитів і легко продемонструвати, що вона відповідає вимогам.
Крім того, усі сторони компанії та зацікавлені сторони будуть на одній сторінці, коли ви зможете запровадити стандартизовані та спільні практики CM у своїй організації. Таким чином, ваша компанія може розраховувати на постійне досягнення поставлених цілей, а також на можливості зміцнити свої позиції.
Які є 4 типи контрактів?
Загалом контракти можна класифікувати відповідно до їхніх основних показників або типу робіт, для яких вони потрібні;
- Односторонній договір
- Двосторонній договір
- Оформлений договір
- Виконавчий договір.
Що таке чотири компоненти управління контрактами?
Управління контрактами — це багатогранне завдання, яке включає багато різних дій. Але є чотири ключові компоненти, які складають основні види діяльності.
- Створення управління та команда CM.
- Планування, встановлення та виконання контрактів.
- Управління відносинами.
- Управління продуктивністю.
Які існують типи управління контрактами?
Контракти можуть мати різні форми, і існує багато різних видів, які можна використовувати для управління проектами та інших цілей. У сфері управління проектами найбільш корисними є кілька типів контрактів:
- Контракти з фіксованою ціною
- Договори про відшкодування витрат
- Договори на час і матеріали.
Також є;
- Неявні контракти
- Контракти за одиницю товару
- Односторонні договори
- Експрес-контракти і
- Двосторонні договори.
Програмне забезпечення для управління контрактами
Немає надто великого чи надто маленького підприємства, якому не потрібно було б регулярно складати проекти, узгоджувати та керувати контрактами. Однак це вимагає часу та схильне до звичайних помилок введення даних на кожному етапі. Програмне забезпечення для керування контрактами може допомогти скоротити тривалість контрактів і зменшити ймовірність перевірок і фінансових втрат. Однак що таке програмне забезпечення для управління контрактами?
Що таке програмне забезпечення для управління контрактами?
Програмне забезпечення для керування контрактами – це тип технології, створений для спрощення та автоматизації процесу для організацій.
Автоматизуючи виснажливу роботу, яка часто необхідна під час виконання контрактів, програмне забезпечення CM спрощує для юридичних і бізнес-команд проектування, узгодження, підписання, поновлення та звітування про комерційні контракти.
Програмне забезпечення для керування контрактами дозволяє командам обробляти всі аспекти контракту без необхідності перемикатися між окремими програмами. Це тому, що весь їхній інструментарій доступний через єдиний інтерфейс.
Хто використовує програмне забезпечення CM?
Організації, які хочуть розширити свою контрактну діяльність, але не можуть дозволити собі найняти більше людей, звертаються до програмного забезпечення для керування контрактами.
Це вказує на те, що організації з високими темпами зростання та збільшенням обсягів контрактів отримають найбільшу користь від використання CMS
Юридичний, торговий, фінансовий, операційний відділи та відділ кадрів – це лише деякі з внутрішніх відділів, які можуть отримати вигоду від використання CMS компанії
Яке найкраще програмне забезпечення CM?
6 найкращих програм для управління контрактами на 2023 рік;
- PandaDoc
- Підрядні роботи
- Згода
- DocuSign
- Поза законом
- Булижник
- Агілофт
- Конга
Чи допомагає CMS шукати та звітувати?
Програмне забезпечення, розроблене спеціально для управління та організації контрактів, є неоціненним при спробі знайти конкретні угоди або скласти звіти про них. Такі інструменти керування контрактами допомагають спростити архівування, запити, перегляд і звітність про договірні угоди.
Чи безпечне програмне забезпечення для керування контрактами?
Цифрова хмара забезпечує надійний притулок для ваших контрактів, а програмне забезпечення для керування контрактами робить саме це. Завдяки програмному забезпеченню CM ваші угоди отримають безпечну гавань із детальним контролем доступу, централізованими записами документів і додатковими параметрами безпеки.
Життєвий цикл управління контрактами
Управління життєвим циклом контракту займається процесом застосування відповідних ідей і практик управління контрактом протягом життєвого циклу контракту, що відкриє шанси відновити контроль, забезпечити відповідність, відновити видимість і налагодити глибші зв’язки з вашими контрактними постачальниками.
Загалом існує сім основних фаз, які складають процес управління життєвим циклом контракту;
- Початок
- Переговори
- Виконання
- Стартап
- операція
- Поновлення
- Ліквідувати
Агентство управління оборонними контрактами
Агентство з управління оборонними контрактами (DCMA) — це організація федерального уряду США, яка підпорядковується заступнику міністра оборони з питань придбання та забезпечення. Міністерство оборони (DoD) та інші затверджені урядові департаменти відповідають за управління контрактами. Його головний офіс знаходиться у Форт-Лі, штат Вірджинія. Контракти на іноземні військові продажі іноді обробляються DCMA.
Міністерство оборони, Національне управління з аеронавтики та дослідження космічного простору, а також кілька інших федеральних, державних, іноземних і міжнародних урядів і агенцій покладаються на Агентство з управління оборонними контрактами для управління своїми контрактами. Його мета — гарантувати виконання контрактів за графіком і в рамках бюджету.
Управління контрактами Міністерства оборони досліджувалося та змінювалося протягом тривалого часу. На початку 1960-х міністр оборони наказав провести дослідження, щоб вивчити всю процедуру укладення контрактів з Міністерством оборони. Результати «Проекту 60», який поєднав управління контрактами та аудит, показали ряд переваг. У той час існував значний ступінь дублювання роботи, оскільки кожне оборонне відомство та військова гілка обробляли та перевіряли власні контракти. Згодом Агентство оборонного логістики взяло на себе значну частину обов’язків CM (DLA). Однак військові продовжували контролювати ключові програми закупівель систем озброєння.
Обробка зведених записів від агентств з управління оборонними контрактами
Автоматизоване комерційне середовище використовується митницею та прикордонною службою США для обробки імпорту, для якого заявлено безмитний статус відповідно до Узгодженого тарифного розкладу підзаголовку 9808.00 мита Сполучених Штатів. (далі – Агентство з управління оборонними контрактами [DCMA]).
Коли поставки сертифіковані комісаром митниці, записи DCMA дозволяють безмитну обробку товарів для військових відомств. Розділи 19 і 111 163 CFR щодо ведення документації продовжують діяти. Після того, як продукти DCMA потрапили під митну юрисдикцію США, імпортер все ще зобов’язаний зберігати повний облік усієї інформації, що стосується цих записів, протягом наступних п’яти років і надавати CBP доступ до будь-яких таких даних, якими він володіє, за запитом.
Висновок
Управління контрактами займається процесом управління формулюванням, виконанням і аналізом контрактів. Його метою є підвищення операційної та фінансової ефективності організації, одночасно знижуючи фінансовий ризик. Організації відчувають дедалі більший тиск, щоб заощаджувати витрати, одночасно підвищуючи продуктивність. Потреба в ефективній та автоматизованій системі CM полегшується тим фактом, що адміністрування контрактів, як правило, є особливо трудомістким аспектом компанії.
Коли ви зможете запровадити стандартизовані та спільні процедури CM у своєму бізнесі, не лише всі сторони компанії діятимуть в один голос, але й усі зацікавлені сторони будуть на одній сторінці. У результаті ваш бізнес має хороші шанси регулярно досягати узгоджених цілей і розвивати нові переваги.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ДОГОВОРАМИ: що це таке, безкоштовні інструменти та програма
- БІЗНЕС-МОЖЛИВОСТІ: 31+ вибір, який ви можете почати зараз!!! (+ безкоштовні поради)
- МАРКЕТИНГОВІ ПОСЛУГИ: послуги та контракти з цифрового маркетингу
- Системи управління портфелем: визначення та керівництво до процесів
- ПРАЦЯ ЗА КОНТРАКТОМ: визначення, посібник, переваги та недоліки
Посилання
