Основний обов’язок керівника проекту — контролювати всі етапи проектів компанії та забезпечувати їх ефективне завершення. Вони створюють документацію для інформування зацікавлених сторін, направляють членів команди та визначають тривалість проекту. Вони також можуть розробити плани управління змінами, щоб врахувати зміни в операціях і графіках проекту.
У цій статті описується процес контролю змін, пояснюється, чому він важливий в управлінні проектом, пояснюється, як його реалізувати, і надаються поради щодо управління.
Що таке контроль змін в управлінні проектами?
Контроль змін — це процес, який виявляє, записує та затверджує будь-які істотні зміни, що відбуваються в проекті, щоб уникнути непотрібних збоїв.
Масштабні зміни, такі як цифрова трансформація, вимагають повної співпраці кількох організацій і команд, створюючи додаткові перешкоди для керівників проектів. Ці види зусиль вимагають суворих і систематичних методів контролю.
Однією з ключових функцій управління змінами є мінімізація незатверджених змін, що допомагає зменшити кількість помилок. Крім того, керівники проектів можуть краще використовувати наявні ресурси, запровадивши запланований та інтегрований процес контролю змін.
Переваги процесу контролю змін
Ефективний процес контролю змін в управлінні проектами може бути дуже цінним для вашої компанії. Компанії можуть підвищити продуктивність персоналу, використовуючи передовий процес управління змінами та сприяючи спільній командній роботі та комунікації щодо змін. Ось перелік переваг процесу управління змінами.
- Керівники проектів дізнаються про необхідність змін на етапі планування змін і матимуть час, щоб розглянути найкращий курс дій.
- Зменшити ризик, пов'язаний з кожною модифікацією;
- Чудові можливості скорочення витрат і пом’якшення ризиків;
- Внесення коригувань займає менше часу;
- Зміни можна вносити з меншим впливом на розклад проекту, оскільки запити розглядатимуться та керуватимуться відповідно до розкладу проекту.
Які є різні типи контролю змін?
Управління змінами поділяється на дві категорії:
- Несподівані зміни
- Робочі зміни
Несподівані зміни вимагають швидких дій. Наприклад, непередбачувана зміна — це коли продукт вилучається з ринку через неминучі труднощі.
З іншого боку, заплановані зміни здійснюються з ретельною підготовкою, аналізом ризиків і дотриманням чітких часових рамок. Запланована зміна має конкретну мету підготувати організацію або конкретну команду в організації до нових цілей або завдань. Прикладами цього є зміни в культурі компанії, внутрішній структурі, процесах або будь-якій іншій особливості.
Ключові елементи процесу контролю змін
#1. Запити на зміни
Якщо ви хочете оновити щось у своєму проекті, ви повинні подати запит на зміну. Цей документ підсумовує запропоновані зміни, а також їх основне обґрунтування. Запити на зміни можуть надсилати всі, хто бере участь у проекті, як внутрішні, так і зовнішні.
#2. Рада контролю змін
Метою ради контролю за змінами є перегляд і прийняття рішень щодо запропонованих змін до проекту через регулярні проміжки часу. Якщо запит на зміну авторизовано, можна створити замовлення на зміну.
#3. Зміна замовлення
Якщо рада контролю за змінами схвалює запитану модифікацію, рада та відповідні клієнти або зацікавлені сторони повинні підписати наказ про внесення змін. Умови, спочатку згадані в контракті, будуть змінені, і обидві сторони погоджуються на ці зміни.
#4. Зміна журналу
Журнал змін — це інструмент, який використовується в управлінні змінами для відстеження будь-яких змін, внесених до плану чи угоди щодо проекту. Чітко визначений журнал змін має бути доступним для всіх керівників проекту.
Етапи процесу контролю змін
Типовий процес управління змінами складається з п’яти кроків. Ознайомтеся з етапами процесу управління змінами, наведеними нижче, щоб ефективно розробити та реалізувати належний план дій.
Крок №1: Визначення потреби в змінах
Будь-яка зацікавлена сторона може внести зміни, визначивши потребу в зміні та пояснивши це у формі запиту на зміну проекту. Форма запиту на зміну, ініційована будь-яким членом команди, повинна містити таку інформацію:
- Назва проекту
- Дата
- Опис запиту
- З проханням
- Змінити власника
- Наслідки змін
- Крайній термін
- Пріоритет
- Коментарі
Крок №2. Оцініть запит на зміни
Як керівник проекту ви повинні відхилити або скасувати будь-які запити на модифікацію, які не є законними.
Потім ви повинні визначити, які ресурси знадобляться для аналізу запиту на зміну.
Потім негайно оцініть ймовірні результати та за потреби змініть форму запиту.
Відхилені запити на перегляд слід на час призупинити.
Крок №3. Проаналізуйте запит на зміну
Призначте запит на модифікацію кваліфікованому співробітнику для оцінки.
Цей аналіз слід повторити з урахуванням відкладеної зміни.
Крок №4. Виконайте запит на зміну
- Визначте ризик і складність зміни перед її затвердженням.
- Перед остаточним затвердженням оцініть вплив змін.
- Проаналізуйте наслідки змін і надішліть запит на перевірку до відповідних органів.
Крок №5: Закрийте запит на зміну
- Необхідно переглянути практику та процедури управління проектами.
- Дуже важливо тримати всіх в курсі подій.
- Регулярно перевіряйте статус запиту на зміну.
- Зберігайте записи про результати запиту на зміну.
- Зупиніть запит на зміну.
Різні фактори процесу контролю змін
Існує шість основних частин різних аспектів процесу контролю змін проекту. Прикладами цього є координація лідерства, комунікація, залучення зацікавлених сторін, вплив змін, готовність, навчання та організаційний дизайн.
#1. Координація керівництва
Вирівнювання лідерства не повинно бути складним. Спонсор проекту зазвичай надає оригінальний бриф і обговорює переваги, тому він уже повинен бути на борту. Однак утримати співробітників в ентузіазмі та на борту проекту може бути важко, якщо вони перебувають під сильним тиском і їхні пріоритети постійно змінюються.
Менеджери проекту часто припускають, що інші керівники вищої ланки, залучені до проекту, мають ті ж точки зору, що й спонсор проекту, або погоджуються з цілями проекту. Якщо ні, дуже важливо заручитися їхньою допомогою, оскільки ваші старші члени команди матимуть вплив на інших зацікавлених сторін.
#2. Аналіз зацікавлених сторін
Дуже важливо провести аналіз зацікавлених сторін на початку проекту. Це дозволяє вам знайти та дізнатися про зацікавлених сторін проекту, згрупувати їх і створити плани залучення для кожної групи.
Залучення зацікавлених сторін є критично важливим компонентом змін, і його слід підтримувати протягом усього проекту і навіть після нього, щоб зміни закріпилися. Групи зацікавлених сторін і плани щодо їх залучення повинні переглядатися та оновлюватися на різних етапах проекту.
№3. Спілкування
Найважливішим аспектом є спілкування. Керівник проекту повинен визначити, які комунікаційні канали доступні, а потім вжити необхідних заходів для їх використання. Ви хочете зацікавити людей своїм проектом. Люди самі вигадують правду, якщо не можуть спілкуватися один з одним. Отже, якщо ви хочете щось сказати, скажіть це. Повідомте, чи маєте ви якісь нові знання чи ні.
#4. Вплив змін і готовність
Вплив змін і готовність є критично важливим аспектом процесу управління змінами. Це визначається тим, наскільки зміни впливають на зацікавлених сторін і наскільки вони готові внести зміни. Заходи щодо готовності, такі як контрольний список готовності та система відстеження статусу готовності, дають зрозуміти здатність групи впроваджувати зміни та знижують ризики доставки.
Як керівник проекту ви повинні гарантувати, що організації, відповідальні за впровадження модифікацій, зможуть точно відповісти на ваші запитання щодо готовності. Якщо вони скажуть, що готові, але ні, пізніше у вас виникнуть проблеми з доставкою. Якщо прогнозовані рівні готовності не досягнуті, слід застосувати плани змін, щоб обмежити шкоду проекту.
#5. Навчання та дотримання організаційної структури
Навчання потрібне для сприяння усиновленню та інтеграції, якщо виявлено прогалини в знаннях. Це може мати як технологічний, так і поведінковий характер. Ідеальним способом навчання буде індивідуальний, у групах, за програмами «навчання тренера», навчальними посібниками або у віддаленому чи контрольованому середовищі, залежно від типу зміни та кількості залучених осіб.
Підприємствам або командам, яких торкнуться зміни, може знадобитися побудувати нові організаційні структури або внести зміни в існуючі, щоб врахувати перехід. Має бути виконано аналіз «як є» і «буде», а також відповідні процедури та посадові інструкції.
Організаційний дизайн може не бути частиною проекту, але він необхідний для його функціонування. Це означає, що робота з проектування має відбуватися одночасно з основною діяльністю проекту, а будь-які коригування мають бути внесені до або навіть під час дати доставки проекту.
Як запровадити інтегрований контроль змін в управлінні проектами
#1. Створіть систему управління змінами:
Визначте, що є, а що не є запитом на зміну. Наприклад, додавання додаткового кроку до фази проекту, який не займе надто багато часу та не заважатиме вашому розкладу, не вимагатиме запиту на модифікацію, але додавання додаткового кроку, який порушуватиме кінцевий термін, вимагатиме. Визначте процес подання, схвалення та оновлення запитів.
#2. Створення процедур управління змінами:
Призначте керівника цього процесу, який спілкуватиметься із зацікавленими сторонами, контролюватиме прогрес і інформуватиме всіх. Вони також відповідатимуть на запити на модифікацію за допомогою попередньо встановлених відповідей, щоб продовжувати процес. Додайте розбивку того, як запропонована зміна вплине на бюджет, терміни, ризики, зацікавлених сторін, споживачів і членів команди.
#3. Запишіть вплив потенційних змін:
Використовуйте діаграму, щоб позначити область, на яку впливає запит на зміну. Включаючи гроші, графік, ресурси та якість. Потім визначте модифікацію, а також будь-які попередні запитання, які ви або члени команди можете мати щодо неї. Після цього обчисліть вплив, використовуючи KPI для кожного регіону. Наприклад, якщо це вплинуло на бюджет, розрахуйте ймовірні наслідки, використовуючи гроші, які були б втрачені або отримані, якщо зміна буде прийнята.
Якщо ви цього не робили раніше, складіть список усіх завдань, пов’язаних із проектом. Перевірте запит на модифікацію зі списком завдань, щоб побачити, чи немає конфліктів. Ви навіть можете виявити значне збігання, що дозволить вам об’єднати або, можливо, усунути деякі з ваших поточних тягарів, якщо зміни буде впроваджено.
#4. Чернетки шаблонів:
Автоматизуючи процес керування змінами, ви заощадите час на комунікації кожного нового етапу. Якщо за процесом стежить більше ніж одна особа, це також допоможе іншим членам команди дотримуватися узгодженого протоколу. Створіть шаблон прийому, обробки, затвердження та наступних дій.
Інструменти для процесу контролю змін
Менеджерам проектів потрібен доступ до інструментів контролю змін, щоб створити ефективний план управління змінами. Залежно від характеру робочого процесу вашого проекту вам слід шукати наступні інструменти у програмному забезпеченні для контролю змін.
#1. Карти процесів / блок-схеми
Блок-схеми та карти процесів є чудовими інструментами для відображення управління змінами. Це дозволяє всім зацікавленим сторонам, як внутрішнім, так і зовнішнім щодо проекту, отримати повне розуміння процесу.
Блок-схему легко створити та підтримувати. Блок-схема дозволяє керівникам проектів відображати поточний стан організаційного процесу, оновлювати цикл керування змінами та додавати або видаляти запити на зміни на основі схвалення ради контролю змін.
#2. Оцінка ADKAR
Абревіатура ADAKAR означає усвідомлення, бажання, знання, здатність і підкріплення. В управлінні змінами аналіз ADKAR використовується як метод навчання, щоб гарантувати, що всі учасники проекту вірять у зміни та підтримують їх. Він позначає набір цілей для керівників команд. Плани спрямовані на виконання попередньо погоджених покращень. Керівники продуктів можуть досягти цих цілей
- Підвищення обізнаності,
- Відродження бажання співробітників брати участь,
- Надання необхідних знань,
- Підвищення здатності,
- Внесення коригувань залишається.
#3. Аналіз силових полів
Як керівник проекту використання аналізу бар’єрів і засобів або аналізу силового поля може допомогти вам прийняти кращі рішення. Це цінний метод для розуміння того, чому зацікавлені сторони підтримують або проти ідеї змін.
#4. Карта культури
Інструмент культурної карти часто використовується для зображення того, як правила компанії, цінності та поведінка співробітників впливають на культуру компанії. Це дозволяє менеджерам із продуктів знаходити інформацію, яка є важливою для ініціатив змін. Культурна карта може допомогти вам як керівнику проекту визначити позитивні чинники у вашій команді. Як наслідок, легше покласти відповідальність на відповідну особу, гарантуючи, що проект зіткнеться з найменшим ризиком.
Крім них, менеджери проектів можуть використовувати низку інших інструментів для покращення управління змінами.
2023 Шаблони процесу контролю змін
Коли мова заходить про належне виконання змін, шаблони процесу контролю змін дуже важливі. Залежно від характеру змін, команди управління проектами можуть використовувати різні шаблони контролю змін. Давайте розглянемо кілька популярних шаблонів керування змінами.
#1. Змінити шаблон пропозиції
Навіть якщо зміну вже прийнято, шаблон пропозиції про зміну допоможе вам визначити «чому» зміни. Заповнивши цей шаблон, ви зможете пояснити, чому ця зміна важлива, і допомогти іншим зробити те саме.
Важливі компоненти:
- Запропоновані зміни
- Причина зміни
- Очікувані результати
- Оцінка часу
- Кошторис витрат
- Будь-які інші міркування
#2. Змінити шаблон плану спілкування
Комунікаційна стратегія є важливою складовою будь-якого плану. Люди, яких торкнулися зміни, зрештою відповідальні за їх успіх, тому розробка плану інформування про зміну має вирішальне значення. Шаблон комунікаційного плану змін допоможе у виконанні стратегії.
Елементи, які слід враховувати:
- Модель управління змінами
- Зміна лідера
- Події, пов'язані з спілкуванням
- Дата спілкування
- Аудиторія
- Спосіб спілкування
#3. Зміна форми аналізу
Кожен етап процесу управління змінами складається з кількох менших кроків. Керівники проектів повинні ретельно вивчити кожен із цих процесів. Шаблон аналізу змін допомагає ефективно контролювати та впроваджувати зміни.
Елементи, які слід враховувати:
- Модель управління змінами
- Дата аналізу
- Виниклі проблеми
- Успіхи
- Необхідні кроки
Найкращі практики для процесу контролю змін
#1. Використовуйте програмне забезпечення для управління проектами.
Використання програмного забезпечення для керування проектами та контролю змін для забезпечення безперебійної роботи ваших процедур контролю змін є чудовим способом переконатися, що ваші процеси контролю змін працюють успішно.
Програмне забезпечення, створене спеціально для управління проектами, може надати кілька переваг, таких як покращений зв’язок, своєчасне планування та краще використання доступних ресурсів. Завдяки використанню інструментів програмного забезпечення для спільної роботи члени команди можуть краще зрозуміти свої ролі та загальні цілі команди. Нижче наведено кілька прикладів програмного забезпечення, яке сприяє спільній роботі:
- Trello
- Проект Microsoft
- Фрідкемп
- Вулик
- Асана
№2. Розпізнати потенційні небезпеки
Ризик управління проектом можна визначити як будь-що, що може перешкодити досягненню цілей проекту. Керівники проекту регулярно перевіряють можливі ризики проекту під час процесу управління змінами. Лише тоді вони зможуть розробити ефективні стратегії управління змінами, які матимуть найменший негативний вплив на бізнес.
Виявлення, оцінка та пом’якшення ризиків є критично важливими компонентами ефективного управління змінами. Створення ефективної системи управління змінами дозволяє фірмам передбачати й легко долати можливі перешкоди.
#3. Складіть план контролю змін.
Під час додавання змін до проекту добре продуманий план контролю за змінами може збільшити продуктивність, зменшуючи втрачений час. Це пов’язано з тим, що правильний підхід до управління може допомогти керівнику проекту передбачати проблеми, створювати альтернативи та готуватися до будь-яких непередбачених ситуацій. За допомогою цих планів створення великої зміни в організації може сприяти скороченню витрат і плануванню, забезпечуючи відсутність негативного впливу на інші операційні елементи.
#4. Скористайтеся формою запиту на зміни, а також журналом змін.
Стандартизована форма запиту спрощує процес відстеження, аналізу та впровадження запитів на зміни. Надаючи членам команди узгоджену структуру, якої слід дотримуватися, надаючи запит на внесення змін, шаблони керування змінами можуть забезпечити ефективний процес контролю змін. Це також допомагає керівникам проектів відстежувати запити на зміни та попередні зміни.
Яка різниця між управлінням змінами та контролем змін?
Після організаційного переходу управління змінами є процесом аналізу, коригування та адаптації до нових стандартів. Контроль змін, з іншого боку, — це підмножина управління змінами, яка бере джерела, аналізує, керує та генерує дорожню карту або план впровадження змін.
Як ви керуєте змінами в проекті?
Для ефективного керування змінами в проекті керівники проектів можуть використовувати шаблон контролю змін і уважно стежити за журналом змін.
Які три основні цілі управління змінами?
Процес управління змінами має три основні цілі:
- Аналіз процесу та впровадження коригувальних і профілактичних заходів для запобігання повторенню проблем у проекті.
- Переконайтеся, що всі запити на зміни відповідають плану управління проектом.
- Опрацювання запитів на внесення змін згідно з направленням уповноважених органів.
Як повинен бути написаний документ контролю змін?
Керівники проекту повинні скласти ефективний документ процесу контролю змін.
- Поясніть, чому було зроблено коригування.
- Створіть команду управління змінами, визначивши різних зацікавлених сторін. Уточніть конкретні переваги модифікації.
- Встановіть визначені цілі для досягнення командою управління проектом, щоб завершити проект.
Висновок
Управління змінами покращує командну роботу, підвищує продуктивність співробітників і дозволяє командам набагато швидше вирішувати проблеми. Читаючи текст, ви отримаєте деякі важливі знання про численні аспекти процесу управління змінами.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ ЗМІНАМИ: методи та все, що вам потрібно знати
- 20 найкращих програм для управління змінами у 2023 році: детальні огляди
- УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИМИ ЗМІНАМИ: все, що вам потрібно знати
- УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: визначення, програмне забезпечення, навички, кроки та зарплата
- УПРАВЛІННЯ ЗМІНАМИ: кроки до процесів управління змінами
посилання
