У міру того, як ми неухильно просуваємося все глибше в цифрову епоху, в різних галузях відбувається все більше змін. Ми побачили величезні досягнення в автоматизації, зберіганні даних, комунікації та кількох інших областях.
Здебільшого ці зміни були корисними, особливо коли мова заходить про щось на кшталт інженерії. Широкомасштабний інженерний проект може прогресувати набагато ефективніше тепер, коли легше отримати доступ до відповідних даних, деякі робочі навантаження можна делегувати на машини, а спілкування із зацікавленими сторонами може відбуватися дуже швидко.
Досить цікаво, однак, одна річ, яка дуже важлива для інженерії, — це закупівлі, і прогрес у цьому конкретному секторі відбувся не так швидко, як можна було очікувати.
Для тих, хто не знайомий з цим терміном, закупівля в основному відноситься до процесу придбання товарів, послуг або чогось іншого, необхідного для проекту, із зовнішніх джерел. У більшості випадків це включає в себе створення пропозиції, за якою потенційні постачальники потім можуть брати участь у торгах зі своїми послугами.
Чому зміни в цій сфері відбувалися трохи повільніше, не зовсім зрозуміло, але, ймовірно, вони прискоряться відносно скоро. Наступний логічний крок – перехід на хмарні закупівлі. Це процес, завдяки якому всі окремі елементи закупівлі локалізуються в одному місці.
Замість традиційної системи закупівель, у якій кожен крок здійснювався б по-різному, на іншій платформі, тепер усі необхідні для закупівлі доступні разом.
Використання хмарних закупівель для великомасштабних проектів має ряд переваг. Давайте розглянемо декілька з них:
№1. Простий у використанні
Є дуже багато різних речей, про які вам потрібно думати, купуючи товари та послуги для своїх проектів. Це довгий і часто важкий список, який ви повинні тримати в курсі, щоб переконатися, що у вас є все необхідне, перш ніж почати проект.
Ти маєш:
- Ціноутворення.
- Замовлення на закупівлю.
- платіжний
- Затвердження договору.
- Управління пропозиціями.
- Управління постачальниками.
- Обробка рахунків-фактур.
І, ймовірно, ще кілька елементів.
Ви робите такі речі, як налаштовуєте свою пропозицію, переглядаєте всі ставки від постачальників, щоб ви могли прийняти обґрунтоване рішення, а потім проводите необхідні транзакції з вибраним постачальником.
Це довгий, тривалий процес, але з деякими основні інструменти хмарних закупівель, це можна значно прискорити. По-перше, пропозиція, виставлення рахунку, замовлення та рахунки-фактури можуть бути безпаперовими. Процес можна відстежувати в цифровому вигляді, а спілкування може відбуватися онлайн, а не по телефону чи поштою.
Управління ставками та постачальниками може здійснюватися за допомогою хмарної системи даних, що означатиме, що ви можете зберігати більше інформації, і вам буде набагато легше знайти щось у даних за допомогою пошуку за ключовими словами.
Деяким працівникам, які звикли до традиційних систем, може бути важко внести зміни, але здебільшого хмарні закупівлі набагато простіше та швидше, ніж поточні методи.
№2. Дешевше
Це може бути найбільш привабливою перевагою для великих компаній. Хмарна система — це набагато більш рентабельний спосіб проходження процесу закупівлі, тому вона може значно скоротити витрати компанії.
Вашій компанії, ймовірно, доведеться заплатити за якусь підписку, послугу хмарних закупівель, але це, ймовірно, буде розміром вартості. Більше не буде потреби в будь-яких фізичних активах, і, як такі, більше не буде потреби в сховищі.
Робоче навантаження значно зменшується, тож якщо раніше вам потрібна була велика кількість співробітників, щоб займатися закупівлями, тепер ви можете скоротити це до кількох різних працівників.
Хмарна система також менш імовірно вимагатиме багато обслуговування. Вам потрібно буде інвестувати в хороша система кібербезпеки, звичайно, але це, ймовірно, буде краплею у відрі в порівнянні з послідовним фізичним обслуговуванням.
№3. Прозорий
Закупівля передбачає багато транзакцій і багато спілкування. Особливо, коли справа доходить до великих проектів, там потрібно багато матеріалів та обладнання, і тому кількість обмінюваних грошей є більшою.
І цілком природно, коли йдеться про стільки грошей, люди стають трохи обережнішими. Загалом вони люблять бути в курсі всіх тонких деталей транзакцій, щоб бути впевненими, що вони не змінюються.
Це стосується всіх зацікавлених сторін, залучених до процесу. Продавці, координатори проекту, будь-які інвестори, які можуть брати участь. Історично не завжди було так легко тримати всіх в курсі того, що відбувається з фінансовою стороною справ.
Зробивши все цифровим, ви можете бути абсолютно прозорими і гарантувати, що кожен зможе відстежувати процес скільки завгодно. Більшість із цих хмарних сервісів матимуть інформаційну панель, доступну для всіх зацікавлених сторін.
Це дасть усім зрозуміти, як розвиваються справи, і буде легко помітити будь-які розбіжності чи невідповідності. Це дасть постачальникам та інвесторам більше душевного спокою, і збільшує ймовірність того, що вони довірятимуть вам і будуть готові працювати з вами.
На даний момент насправді немає вагомих причин не переходити від набагато повільніших, набагато складніших традиційних систем до передових хмарних закупівель. Компанії майже миттєво побачать вигоду від своїх проектів.
Те, що колись було виснажливим і напруженим процесом, перетвориться на ще один простий і безтурботний спосіб максимально ефективно запустити проекти.
Які переваги хмарних закупівель?
Перехід до хмари має ряд переваг, у тому числі здатність заощадити кошти, оптимізувати закупівельні операції, забезпечити дотримання вимог і зниження ризиків, сприяти залученню користувачів і покращити міжфункціональну комунікацію в компанії.
Що таке Cloud Procurement?
Oracle Fusion Cloud Procurement — це комплексний пакет «від джерела до розрахунку», який автоматизує бізнес-операції, забезпечує стратегічний пошук, покращує управління взаємовідносинами з постачальниками та спрощує закупівлі, що призводить до зниження ризику, збільшення заощаджень і підвищення прибутковості. Оптимізуйте свої покупки та відстежуйте свої витрати.
Чому хмарні обчислення важливі для управління проектами?
Хмарне програмне забезпечення для керування проектами полегшує планування проектів, співпрацю, моніторинг і виконання. Це дає змогу керівникам проектів і командам виконувати завдання, використовуючи мережу інструментів, які надаються в програмному забезпеченні, а не дошку та наліпки.
Які 4 переваги хмарних служб?
Хмара забезпечує більшу гнучкість і надійність, покращену продуктивність і ефективність, а також допомагає скоротити витрати на ІТ. Це також посилює інновації, дозволяючи компаніям скоротити час виходу на ринок і включити приклади використання ШІ та машинного навчання у свої плани.
Статті по темі
- Управління закупівлями проекту: детальний посібник із процесів закупівель
- FF&E: Огляд, процес закупівлі та вибір компанії
- Хмарний облік: простий покроковий посібник для початківців (+ безкоштовні інструменти)
- ХМАРНИЙ Інвентар: найкраще програмне забезпечення та системи для інвентаризації в хмарі
- Хмарні технології: Посібник для початківців із хмарних технологічних рішень
