Факси — це електронні пристрої, які використовуються для електронного надсилання документів. Вони використовувалися до широкого поширення Інтернету. Сьогодні факсимильні апарати використовуються мало, тому що люди надсилають повідомлення електронною поштою. Але раніше вони були основним атрибутом офісу, особливо в 80-90-х роках. Це була передова технологія, за допомогою якої спілкування та надсилання документів здійснювалися миттєво.
Інтернет-факс — це вдосконалений спосіб надсилання факсів, подібно до того, як електронна пошта розвинулась із звичайної пошти. Це прийнята технологія, за якою повідомлення тепер можна надсилати та отримувати через електронну пошту чи інші програми. Подібно до факсу, онлайн-факс надсилає документ, точно такий же, як той, який ви надіслали.
Він також використовується як альтернатива факсимільним апаратам, оскільки факсимільні апарати можуть бути незручними та заплутаними у використанні. Традиційний факс також громіздкий і може займати забагато місця у вашому офісі. Інтернет-факс також має багато переваг, особливо якщо ви ведете бізнес.
Ось п’ять причин використовувати онлайн-факс для свого бізнесу:
Покращена безпека та конфіденційність
У наш час кібербезпека становить загрозу для користувачів Інтернету. Кібербезпека визначається як процес захисту або захисту важливої інформації від витоку. Це робиться шляхом додавання заходів безпеки до мобільних телефонів, планшетів, ноутбуків, настільних комп’ютерів і серверів.
Онлайн-факс пропонує покращену систему кібербезпеки, в якій ваші конфіденційні документи будуть захищені від злому та витоку. Листи тепер надто відкриті, а конфіденційність поставлена під загрозу. Сьогодні їх також занадто ризиковано використовувати через потенційну загрозу злому. Пляжі безпеки є скрізь, навіть на державних веб-сайтах та веб-сайтах банків, і ви б не хотіли, щоб це сталося у вашому бізнесі.
Онлайн-факс є безпечнішим та більш конфіденційним у використанні, оскільки інформація факсу залишається між вами та відправником, тому він менш схильний до злому. Він також використовує шифрування Secure Sockets Layer (SSL), яке є передовою технологією, яка запобігає кібер-хакерам від доступу, зміни або витоку будь-якої інформації, яку ви надіслали. Інтернет-факс також зашифрований на пристрої, що означає, що інформація залишається на пристроях, що використовуються, і не може отримати доступ до неї нікому за межами транзакції, що є таким же рівнем безпеки, який використовується під час оплати за допомогою кредитних карток.
Краща організація та ефективність
У порівнянні зі старим факсимільним апаратом, онлайн-факс пропонує кращу організацію документів. Він безпаперовий і більш технологічний. Вам більше не доведеться сортувати папери та складати їх у папки, тому що все робиться в цифровому вигляді. Файли не будуть перемішуватися, тому що тепер ви можете цифрово класифікувати свої документи на папки.
Краща організація також означає кращу ефективність і продуктивність роботи. Менше часу витрачається на пошук необхідних документів, і співробітники можуть зосередитися на інших важливих завданнях. Наприклад, їм більше не потрібно вставати зі своїх місць і перевіряти кожен факс в апараті.
Інтернет-факс також є більш вигідним для тих, хто працює в сфері нерухомості, права та фінансів. У цих напрямках роботи потрібно багато підписів, а є документи, які потрібно надсилати факсом і сканувати. Електронні листи також не бажано використовувати для більш конфіденційних і важливих документів, таких як судові справи та фінансові звіти.
Доступність
Онлайн-факс можна отримати з будь-якого пристрою. Навіть якщо ви не в офісі, ви все одно можете побачити документи, які вам надіслали. Цю технологію можна переглядати, редагувати та, в основному, отримати доступ за допомогою мобільного телефону. Ви можете переглянути такі сайти, як MyFax для отримання додаткової інформації про те, наскільки доступними є ці онлайн-служби факсу.
Ви також можете надсилати та вкладати до десяти документів за допомогою онлайн-факсу, а також надсилати їх на факсимільний апарат іншого офісу, навіть якщо вони не використовують онлайн-факс.
Економічно ефективним
Отримання факсимільної системи в Інтернеті спочатку обійдеться дорого, але ви можете заощадити гроші, якщо використовуватимете їх у довгостроковій перспективі.
Інтернет-факс пропонує різні пакети передплати, і вам слід вибрати один залежно від ваших потреб. Ціна коливається приблизно від 8 до 35 доларів США. Це набагато дешевше, ніж купувати громіздкий факс. Завдяки цій онлайн-підписці ви можете надсилати й отримувати сотні сторінок, не витрачаючи на додатковий папір, а також витрати на обслуговування та електроенергію.
Eco-Friendly
Більшість підприємств застосовують екологічні методи під час щоденної роботи. Це ще одна причина, чому вашій компанії варто використовувати послугу онлайн-факсу. До появи сучасних технологій факсимільні апарати регулярно споживали мільярди аркушів паперу. Ця ситуація призвела до вирубки лісів або вирубки великих площ дерев для виробництва аркушів паперу.
На жаль, вирубка лісів може мати негативний вплив на навколишнє середовище, включаючи ерозію ґрунту, викиди парникових газів, порушення кругообігу води та інші подібні інциденти. Крім того, використання факсимільного апарату також може збільшити ваші рахунки за електроенергію. Він споживає велику кількість енергії під час надсилання та отримання факсів у активні та неактивні години.
У зв’язку з цим впливом на навколишнє середовище отримання онлайн-факсу може бути чудовим варіантом. Він не споживає кілька аркушів паперу та не витрачає велику кількість енергії на надсилання та отримання факсів. Це тому, що всі операції, пов’язані з факсом, здійснюються онлайн, що робить вашу організацію зеленою компанією, якою ви та ваші клієнти можете пишатися.
Що станеться, якщо у мене немає доступу до Інтернету, коли мені потрібно надіслати факс?
Це може залежати від конкретної онлайн-служби факсу, яку ви використовуєте. Деякі служби можуть дозволяти вам запланувати надсилання факсу пізніше, коли у вас є доступ до Інтернету, тоді як інші можуть не мати цієї можливості. Загалом важливо забезпечити надійний доступ до Інтернету під час використання онлайн-служби факсу, щоб уникнути будь-яких збоїв у роботі факсів.
Чи можу я надіслати факс кільком одержувачам одночасно?
Так, більшість онлайн-служб факсу дозволяють надсилати один факс кільком одержувачам одночасно. Це може бути ефективним і зручним способом спілкування з декількома людьми одночасно, а не надсилання окремих факсів кожному.
Чи можу я надіслати факс на міжнародний номер?
Так, багато онлайн-сервісів факсу дозволяють надсилати факс на міжнародний номер. Однак за міжнародне надсилання факсів може стягуватися додаткова плата, тому найкраще перевірити це в конкретному сервісі, який ви використовуєте, щоб підтвердити це.
Скільки часу потрібно, щоб надіслати факс онлайн?
Час, потрібний для надсилання факсу онлайн, може відрізнятися залежно від ряду факторів, включаючи розмір факсу, швидкість підключення до Інтернету та послугу, якою ви користуєтеся. Загалом надсилання факсів онлайн швидше, ніж традиційні способи надсилання факсів, і для надсилання факсу може знадобитися лише кілька хвилин.
Чи можу я роздрукувати факс, отриманий онлайн?
Так, більшість онлайн-служб факсу дозволяють роздрукувати отриманий факс. Це може бути зручним способом отримати друковану копію факсу для ваших записів.
Який максимальний розмір факсового документа?
Максимальний розмір факсимільного документа може змінюватися залежно від конкретної онлайн-служби факсу, яку ви використовуєте. Деякі служби можуть мати обмеження щодо розміру однієї передачі факсу, а інші – ні. Найкраще перевірити в певній службі, якою ви користуєтеся, щоб підтвердити максимальний розмір факсу.
Розгляньте можливість використання онлайн-факсу
Онлайн-факс може допомогти вашому бізнесу стати ефективнішим, особливо в довгостроковій перспективі. Це робить комунікацію набагато простіше, і це робить ваші документи більш безпечними, конфіденційними та менш схильними до витоку, порівняно з використанням інших методів, наприклад електронної пошти.
Цю нову технологію можна використовувати за допомогою будь-якого пристрою, який має доступ до Інтернету. Він пропонує вам доступність без шкоди для безпеки. Він також більш ефективний у використанні, оскільки ви можете надіслати до десяти файлів і вкладень, не вводячи їх вручну на факсимільній машині.
Однією з найкращих функцій, які він може запропонувати, є його здатність надсилати файли на фактичний факсимільний апарат без його наявності. Якщо у одержувача немає електронної пошти і потрібен факс, відправник може просто ввести на ньому номер факсу або телефаксу одержувача та просто надіслати його. Це гарантує, що одержувач отримає те саме, що ви йому надіслали.
