Незалежно від того, чи є ви фізичною особою чи підприємцем, ви не завжди можете бути під рукою, щоб відповісти на телефонний дзвінок, коли він дзвонить. І дзвонитимуть йому як існуючі клієнти, так і потенційні клієнти, які шукають ділової угоди. Ось чому вам потрібно налаштувати привітання голосової пошти на вашій бізнес-лінії, щоб діяти як проксі-сервер, який взаємодіє з клієнтами, коли вони телефонують.
Привітання голосової пошти є життєво важливими для вашої комунікаційної стратегії. Вони можуть підвищити взаємодію з вашими клієнтами, створити стосунки та залишити гарне перше враження, коли ви недоступні, щоб підняти трубку. З ними ви можете перетворити розчарування, яке відчувають ваші клієнти, коли вони сумують за вами, на задоволення за допомогою цікавого, цінного привітання голосової пошти. Ви можете коротко пояснити, чому ви не можете відповісти на їхній дзвінок і що їм робити далі.
Однак існує помітна різниця між знанням важливості привітань голосової пошти та знанням правильного повідомлення, яке потрібно залишити. Зробіть це неправильно або зовсім відкиньте його, і ви ризикуєте зіпсувати свої ділові стосунки за вашої відсутності.
Однак за допомогою правильних слів ви можете зберегти лояльність своїх клієнтів навіть без присутності.
Ключові вивезення
- Гарне привітання голосовою поштою коротке та професійне.
- Це повідомляє людям, що ви зв’яжетеся з ними, і запрошує абонентів продовжувати взаємодію за допомогою заклику до дії.
- Професійне привітання голосової пошти може не тільки змусити клієнтів залишити повідомлення, але й прокласти шлях до кращого обслуговування клієнтів.
Що таке професійне привітання голосової пошти?
Професійне привітання голосової пошти – це запис, який інформує клієнтів, колег і ділових партнерів про те, що ви недоступні для отримання їхніх дзвінків. Це невід’ємна частина будь-якої ефективної бізнес-комунікаційної стратегії, особливо якщо ви займаєтеся продажами. Це допомагає вам вигравати угоди від потенційних клієнтів і клієнтів, навіть якщо ви не можете поговорити з ними негайно.
Повідомлення клієнтів, що ви з радістю передзвоните їм, якщо вони нададуть своє ім’я, номер телефону та повідомлення, заохотить їх довіряти вам, вашому професіоналізму та компетентності.
Професійне привітання голосової пошти має справити позитивне враження з самого початку. Добре складене привітання може допомогти вам налагодити стосунки з клієнтами, забезпечуючи їм високу якість обслуговування. Водночас це створює відчуття професіоналізму та впевненості у вашій компанії.
Навіть якщо ви не можете розмовляти зі своїми абонентами в цей час, ваша голосова пошта може мати величезне значення.
Що сказати в голосовому привітанні
Ось що потрібно сказати в професійному привітанні голосовою поштою:
- Вітання
- Твоє ім'я
- Ваша компанія
- Просте пояснення пропущеного дзвінка (наприклад, ви далеко від телефону або у відпустці)
- Приблизна оцінка того, коли ви повернетеся до людини
- Альтернативна особа, до якої можна звернутися (якщо вас немає в офісі)
- Альтернативний спосіб спілкування (якщо ви віддаєте перевагу електронну пошту чи текстове повідомлення)
- Заклик до дії, наприклад «Залиште повідомлення» або «Надішліть мені електронний лист на адресу [захищено електронною поштою]"
Ось така проста структура привітання голосової пошти. Загалом ваше привітання має бути професійним, але формулювання може змінюватися залежно від ситуації.
Поради щодо створення професійного привітання голосовою поштою
Професійне привітання голосової пошти – це як вікно, яке компенсує вашу відсутність, щоб відповісти на запит клієнта. Він демонструє правильний дух продажів і обслуговування клієнтів. Тому професійне голосове привітання має бути оформлене відповідним чином.
Щоб допомогти вам, я навів кілька порад щодо привітань голосової пошти для бізнесу:
- Важливо переконатися, що ваш клієнт зацікавлений у зверненні до вас першим. Це можна зробити, почавши з «Дякуємо, що звернулися до нас», а потім висловивши жаль за спричинені їм незручності.
- Зберігаючи його коротким і простим, найкраще під час надання підтримки клієнтам. У разі вже запізнілої допомоги довге професійне голосове привітання зовсім не допоможе. В ідеалі професійне привітання голосовою поштою, яке користувачі прослухають і на яке відповідатимуть, у сфері обслуговування клієнтів має тривати приблизно 10–30 секунд.
- Якщо клієнту потрібна додаткова інформація, ви завжди можете запропонувати варіанти у професійних привітаннях голосової пошти, наприклад, коли ваш представник наступного разу прибуде.
- Щоб вирішити занепокоєння клієнта, ви повинні переконатися, що ваше професійне привітання голосової пошти запитує якомога більше деталей під час запису голосової пошти. Деталі також повинні містити відповідний час для зв’язку з клієнтом.
Додаткові поради щодо привітань голосової пошти
Ви також повинні взяти до уваги ці поради, щоб створити гарне привітання голосової пошти:
- Бути специфічним. Включіть точні деталі в повідомлення голосової пошти, щоб створити позитивне враження та допомогти абоненту зрозуміти, чого очікувати від вас. Наприклад, ви можете вказати свій часовий пояс, години роботи або найкращий час для розмови по телефону.
- Створення тимчасових привітань. Запишіть нові привітання, щоб використовувати їх тимчасово, наприклад, якщо ви у відпустці чи відпустці по догляду за дитиною. Укажіть, коли ви плануєте повернутися до роботи та з ким вони можуть зв’язатися тим часом. Це допомагає створити гарний досвід спілкування для клієнтів і запобігає прогалинам.
- Ведіть свою інформацію. Почніть своє повідомлення зі свого імені, щоб підтвердити абоненту, що він набрав потрібну особу. Після цього запитайте необхідну інформацію, щоб здійснити зворотний дзвінок, наприклад номер телефону та години роботи.
- Тримайте це професійно. Уникайте використання гумору або занадто невимушеності у своєму привітанні. Хоча важливо створити ввічливе повідомлення, жарти у вашому привітанні можуть створити неправильне враження, здатися непрофесійним або образити абонента.
- Практикуйте своє повідомлення. Спробуйте залишити своє привітання в різний час, а також запишіть і прослухайте версії. Це може допомогти вам відчути себе комфортніше з більш природним тоном і визначити способи покращити ваше повідомлення, щоб створити чудове привітання голосової пошти.
- Запам'ятайте, хто вас слухає. Подумайте про те, хто ваша аудиторія, коли записуєте повідомлення голосової пошти, і використовуйте це, щоб впливати на те, що ви говорите у своєму повідомленні, і як ви це говорите. Хоча це залежить від вашої роботи, цілком імовірно, що колеги, менеджери, потенційні клієнти тощо можуть усі почути ваше привітання, тому важливо, щоб воно було прийнятним для всіх людей.
- Використовуйте сценарій. Підготуйте сценарій або план усієї необхідної інформації, яку ви хочете включити у своє повідомлення. Використовуйте це як посібник для запису свого привітання, що допоможе вам не пропустити жодного важливого моменту.
Шаблони привітань голосової пошти
Нижче наведено шаблон із 20 підказок, які допоможуть вам залишити корисне, коротке та дієве голосове повідомлення або привітання для продавців. Хоча слова в кожній області мають служити вашій меті, я рекомендую вам змінити копію, щоб краще відповідати вашій доставці та бізнесу.
Певні слова в кожному шаблоні в дужках; заповніть ці заповнювачі вашою інформацією та інформацією вашої організації, щоб залишити найкраще повідомлення.
Не забувайте тримати документ відкритим під час розмови з продавцем, якщо вам потрібно залишити голосове повідомлення.
Шаблони голосової пошти BusinessYield
Приклади привітань голосової пошти
Я зібрав кілька найкращих привітань голосової пошти, які можна використовувати практично в будь-якій ситуації, з якою ви зіткнетеся. Ось кілька прикладів для перегляду:
Голосове привітання
- Зразок короткого привітання голосової пошти: Привіт, це [ваше ім'я]. Я або телефоную, або не за столом. Будь ласка, залиште своє ім'я, номер телефону та коротке повідомлення, і я зв'яжуся з вами. Дякую тобі.
- Зразок робочого привітання голосової пошти: Привіт, ви зв’язалися з [ваше ім’я] у [вашій компанії]. Я зараз недоступний — ймовірно, я допомагаю [типу компанії] отримати [X результатів, наприклад, «подвоїти кількість потенційних клієнтів за 60 днів», «найняти найкращих і найталановитіших інженерів», «привернути на 40% більше клієнтів»].
- Зразок бізнес-привітання голосової пошти: Привіт, ви зв’язалися з [компанією X]. Зараз ми не можемо відповісти на ваш дзвінок, але залиште своє ім’я, контактну інформацію та причину звернення, і один із членів нашої команди зв’яжеться з нами протягом 24 годин.
- Зразок смішного привітання голосової пошти: Це Губка Боб Квадратні Штани. Гаразд, це справді [ваше ім’я]. Я зв’яжуся з вами, щойно закінчу готувати краббі котлети, імовірно, це буде не пізніше завтра. Гарного дня.
- Зразок святкового привітання голосовою поштою: Привіт, ви прийшли [ваше ім'я, офіс компанії X]. Команди зараз немає в офісі, але ми повернемося [дата], наповнені смачною їжею та готові поговорити з вами.
- Зразок привітання голосовою поштою у відпустку: Привіт, ви досягли [ваше ім’я]. Я далеко від [дата] до [дата]. Якщо вам потрібна допомога з [X] до цього часу, будь ласка, зв’яжіться з [name] за [номер телефону].
Професійні привітання голосової пошти мобільного телефону
Якщо ви використовуєте окремий номер мобільного телефону для ділових цілей, налаштування голосової пошти професійного привітання є життєво важливим, особливо коли ви не на роботі. Подивіться на деякі приклади професійних привітань голосової пошти, щоб вітати клієнтів на мобільному телефоні вашого підприємства:
- «Вітаю, ви зв’язалися з (ваше ім’я) з (відділу) у (назва компанії). Мені дуже шкода. Я зараз не можу відповісти на ваш дзвінок. Будь ласка, залиште своє ім’я, контактний номер і мету дзвінка, щоб я міг з вами зв’язатися. Якщо це надто терміново, напишіть мені на цей номер, щоб швидше відповісти»
- «Вітаю, ви звернулися (ваше ім’я) від (назва компанії). На даний момент обслуговую клієнта. Якщо ви можете залишити своє ім’я, контактні дані та повідомлення, я обов’язково передзвоню».
- «Вітаю, ви отримали голосову пошту (ваше ім’я) від (назва компанії). Я зараз або на іншому дзвінку, або на зустрічі. Поділіться, будь ласка, своїми даними та причиною дзвінка. Я передзвоню вам якомога швидше. Дякую!"
Прикольні голосові привітання
Перш ніж використовувати кумедну голосову пошту для професійного вітання голосової пошти, зверніть увагу: використовуйте її лише до тих пір, поки вона не ображає вашу цільову персону та відповідає голосу вашого бренду. Кумедні привітання голосової пошти створені для того, щоб бути легкими та розважальними, і їх часто використовують, щоб надати вашому привітанню певної індивідуальності.
Ось кілька дотепних і кумедних професійних прикладів привітань голосової пошти, якими ви можете скористатися:
- «Х'юстон, у нас проблема! Зараз не можу відповісти на ваш дзвінок. Будь ласка, залиште своє ім'я, контакт та причину дзвінка. Я скоро до вас звернуся!
- «Привіт, ви досягли (ваше ім’я). У мене дуже напружений день. Але не переживай. Я знайду тебе і вб'ю! Ой, вибачте, я мав на увазі подзвонити вам. Будь ласка, залиште свої дані та повідомлення!»
- «Привіт, ви досягли (ваше ім’я). Я зараз не за своїм столом. Будь ласка, залиште своє ім'я та повідомлення. Покращуй мій день. Скажи мені, що ти хочеш сказати. І не забудьте гарного дня!»
- привіт! Це (ваше ім'я). Хочеш почути жарт? Стук-стук! Хто там? Не я, тому залиште повідомлення, і я зв’яжуся з вами якомога швидше!»
Привітання голосової пошти для підтримки клієнтів
Відділ підтримки клієнтів зазвичай є першим і єдиним пунктом контакту для багатьох компаній. Це робить необхідним мати належне професійне привітання VM, записане за допомогою професійних прикладів текстових повідомлень для вашого відділу підтримки клієнтів.
Професійні привітання голосової пошти для служби підтримки — це можливість забезпечити професійну та корисну взаємодію з абонентом, навіть якщо ви не можете відповісти на його дзвінок.
Ось кілька зразків професійних привітань голосової пошти для клієнтів, які приходять зі своїми запитами:
- «Вітаємо, ви звернулися до відділу обслуговування клієнтів за адресою (назва компанії). Зараз ми не можемо прийняти ваш дзвінок. Тим часом, будь ласка, залиште своє ім’я, контактний номер і бажані проміжки часу, протягом яких ми зможемо з вами зв’язатися».
- «Привіт, це відділ підтримки клієнтів (назва компанії). Ми раді допомогти вам із вашим запитом, але зараз я не можу відповісти на ваш дзвінок. Будь ласка, залиште своє ім'я, контактний телефон та мету дзвінка. Ми подбаємо про те, щоб передзвонити вам якнайшвидше».
Привітання голосової пошти поза офісом
Якщо ви тимчасово недоступні зі своєї точки з’єднання протягом попередньо визначеного часу, радимо записати професійне привітання віртуальної машини «Не на роботі».
У привітанні голосової пошти про відсутність на робочому місці важливо бути чітким і лаконічним і надати абоненту можливість зв’язатися з кимось у разі надзвичайної ситуації чи термінової справи. Це для тих, хто звертається до вас, як колег, так і клієнтів.
Щоб допомогти вам, ось кілька прикладів професійних прикладів привітань голосової пошти, коли ви є OOO:
- «Привіт, ви досягли (ваше ім'я). Мене не буде в офісі до (дата та час). Будь ласка, залиште мені повідомлення, і я передзвоню вам, коли повернуся. Дякую, що зателефонували».
- «Вітаю, ви дзвонили на скриньку голосової пошти (ваше ім’я). Зауважте, що ви можете будь-коли пропустити це повідомлення, натиснувши 0. Мене немає в офісі у відпустці до (дата). Якщо вам потрібна негайна допомога, натисніть 1, щоб ваш дзвінок переадресував секретар.»
Привітання з голосовою поштою у відпустку/ділові свята
Якщо вас не буде в офісі під час свят, повідомте про це своїх клієнтів. Крім того, ви можете використовувати це як можливість привітати клієнтів зі святом.
Голосове привітання у відпустку/ділові свята – це спосіб повідомити абоненту, що телефонує, що ви недоступні, і надати йому будь-яку необхідну інформацію чи інструкції.
Ось кілька професійних прикладів привітань голосової пошти для святкових привітань:
- «Привіт, дякую за дзвінок (назва компанії). Наш офіс закритий на (фестиваль/свято) до (дата). Будь ласка, залиште своє ім'я та повідомлення, і ми зв'яжемося з вами, щойно станемо доступними. Гарного (канікулу)!»
- ” Привіт, ви досягли (назва компанії). Ми закриті з (дата) до (дата) через (свято) святкування. Залиште своє ім'я та повідомлення, щоб ми могли відповісти вам якомога швидше. Якщо це надто терміново, ви можете надіслати текстове повідомлення (ім’я члена команди) на (номер). Дякую і гарного тижня!»
- «Дякую за дзвінок (назва компанії). Зараз ми не готові відповісти на ваш дзвінок. Але ми хочемо з вами поговорити. Будь ласка, залиште своє ім'я, контактний телефон, електронну адресу та повідомлення. Ми зв’яжемося з вами, щойно знову відкриємось».
Альтернативне контактне повідомлення голосової пошти
«Гей, це [ваше ім’я]. Якщо ви телефонуєте з [причини X], [зв’яжіться з таким-то] або [перейдіть на наш веб-сайт, надішліть мені електронний лист]. З усіх інших питань залиште своє ім’я та коротке повідомлення, і я передзвоню вам протягом [одного, двох, трьох] робочих днів».
Отримання постійних дзвінків від імені іншої особи або для рутинних запитів може бути величезною витратою часу. За допомогою цього сценарію голосової пошти ви можете надати альтернативи абоненту, особливо якщо вам телефонують із звичайної причини, за яку ви не відповідаєте.
Приклад голосової пошти параметра електронної пошти
«Привіт, ви зв’язалися з [ім’я] в [компанії]. Якщо вам потрібна швидка відповідь, будь ласка, надішліть мені електронний лист на [вставте адресу електронної пошти], і я зв’яжусь із Вами завтра. Якщо не терміново, залиште мені повідомлення з вашим ім'ям та номером. Гарного дня."
Бажаєте зв’язуватися електронною поштою? Зробіть це чітко у своєму голосовому нагадуванні, щоб слухачі зв’язувалися з вами електронною поштою. Цей сценарій голосової пошти робить електронну пошту ще більш бажаною, маючи на увазі, що це швидший спосіб спілкування.
Приклад результатів продажів голосової пошти
«Вітаю, ви зв’язалися з [ваше ім’я] у [вашій компанії]. Я зараз недоступний — ймовірно, допомагаю [типу компанії] отримати [X результатів, наприклад, «подвоїти потенційних клієнтів за 60 днів», «найняти найкращих і найкмітливіших інженерів», «привернути на 40% більше клієнтів».] Залиште своє ім’я. і кількість, і ми обговоримо, як ваша компанія може отримати подібні результати».
Якщо ви продавець, ви можете продовжити процес пошуку потенційних клієнтів за допомогою голосової пошти. У цей сценарій голосової пошти ви можете включити короткий опис того, що ви допомагаєте клієнтам, щоб ваші абоненти не забули про вашу цінну пропозицію. І навіть якщо це не перспектива продажу, це може допомогти тим, хто дзвонить неправильно, зрозуміти, чи вони зв’язалися з потрібною людиною.
Останнє слово про привітання голосової пошти
Професійні привітання голосової пошти відіграють роль автосекретаря, особливо коли нікого немає, щоб відповісти на величезну кількість дзвінків. Залежно від ситуації, голосу вашого бренду та ICP, ви хочете створити рамку для привітання голосової пошти, яка зацікавить клієнтів.
Рекомендовані статті
- ПОВІДОМЛЕННЯ ГОЛОСОВОЇ ПОШТИ: 15+ найпопулярніших повідомлень із привітаннями, змінами та записами на iPhone та Android
- ПРОГРАМА ГОЛОСОВОЇ ПОШТИ: найкращі програми для Verizon, Android, iPhone і T-Mobile
- ВІДКРИТТИ ГОЛОСОВУ ПОШТУ: значення, як її відкрити та керівництво
- Переваги використання голосової пошти та голосових повідомлень для вашого бізнесу
- Візуальна голосова пошта: як це працює та які переваги?
посилання
