У мене є близька подруга на ім'я Бренда, старанна фрілансер яка захоплена своєю роботою та прискіплива до своїх фінансів. Одного літнього ранку вона простягнула руку в сльозах, бо виявилася похованою під горою квитанцій, не знаючи, що робити. Бренда дуже організована за своєю природою і засмучена тим, що цей аспект життя здається некерованим. Її витрати вийшли з-під контролю, від бізнес-ланчів до канцелярського приладдя, що загрожує зірвати її ретельно спланований план. бюджет. Знаючи, що її продуктивність може вплинути, якщо вона не отримає допомоги досить швидко, мені довелося шукати рішення, і саме тоді я дізнався про корисність сканера квитанцій і програм для органайзера.
Якщо ви шукаєте потужний інструмент, який упорядкує ваші квитанції кількома натисканнями та легко перетворить їх на цифрові записи, тоді це саме те, що вам потрібно. Знаючи, як мій добрий друг рятується від кошмарів боротьби з незграбними сканерами або потопання в електронних таблицях, я наполегливо рекомендую використовувати ці прості програми, що рятують життя. З ними ви легко відновите контроль над своїми фінансами.
На жаль, існує безліч програм для сканування квитанцій і органайзерів, і вибрати правильний може бути проблематично. Я пропоную вам розслабитися, охолодити та зварити свій улюблений кави якщо доведеться. чому Тому що я за тобою. Так, як моя дорога подруга Бренда, ви можете знову отримати контроль за допомогою цього простого посібника з вибору та використання найкращих програм для сканування квитанцій і органайзера.
Ключові моменти
- Програми для сканування квитанцій і органайзера, які використовують технологію OCR для перетворення зображень у дані.
- Ці програми інтегровані зі штучним інтелектом (ШІ), щоб аналізувати витягнутий текст, розуміти контекст квитанцій і ідентифікувати такі компоненти, як загальна сума, ім’я продавця, відсоток ПДВ та окремі позиції.
- Існують різні типи сканерів квитанцій і додатків-органайзерів. Сюди входять програми для відстеження витрат, автономні програми для сканування квитанцій, програми для сканування квитанцій із додатковими функціями, програми для сканування квитанцій для бізнесу та інтеграція.
- Більшість сканерів квитанцій і органайзерів працюють у такому простому форматі: зніміть квитанцію, витягніть дані із зображення, розмістіть її в потрібній категорії та зберігайте або впорядкуйте належним чином.
- Програми для сканування квитанцій і органайзера можна використовувати як для бізнесу, так і для особистого використання, є рішення для будь-якої потреби.
Розуміння програм сканера чеків і органайзера
Додатки для сканування квитанцій і органайзера використовують OCR technology для перетворення зображень у дані. Ці програми інтегровані з штучний інтелект (AI), щоб проаналізувати витягнутий текст, зрозуміти контекст квитанцій і визначити такі компоненти, як загальна сума, ім’я продавця, відсоток ПДВ та окремі позиції. Це поєднання оптичного розпізнавання тексту та штучного інтелекту дозволяє швидко перетворювати фізичні квитанції в категоризовані дані, які можна застосовувати, оптимізуючи вилучення та класифікацію для бізнесу.
Як працюють сканер квитанцій і органайзер
Більшість сканерів квитанцій і органайзерів працюють у такому простому форматі: зробіть знімок квитанції, витягніть дані із зображення, помістіть його в правильну категорію та зберігайте або впорядкуйте належним чином. Простим клацанням камери вашого смартфона ви могли б зафіксувати суть кожної паперової квитанції, поки програма творить свою магію.
По-перше, він розшифровує таємничі каракулі імен продавців і деталей покупки, таких як дата та сума чека. Після цього ви призначаєте категорію квитанції про оплату, організовуючи їх у акуратні пачки. Нарешті, збережіть інформацію у відповідній папці, і все готово!
Типи програм для сканування квитанцій
Розробники створюють кожен сканер квитанцій і органайзер із зображенням. Зображення визначають функціональність і корисність програми. Це означає, що існує безліч програм для сканування квитанцій із різними функціями та можливостями. Нижче наведено деякі типи доступних програм для сканування квитанцій.
#1. Програми для відстеження витрат
Програми для відстеження витрат надають пріоритет керуванню витратами та можуть пропонувати сканування квитанцій разом із такими функціями, як складання бюджету, оплата рахунків та інтеграція з бухгалтерським програмним забезпеченням.
#2. Автономні програми для сканування квитанцій
Автономні програми для сканування квитанцій сканують і ефективно впорядковують квитанції. Вони часто включають технологію OCR для точного розпізнавання тексту, дозволяють класифікувати квитанції та легко інтегруються з різними інструментами управління фінансами.
#3. Програми для сканування чеків із додатковими функціями
Зазвичай це сканери квитанцій і програми-органайзери, які включають додаткові функції. Вони не є вашими звичайними інструментами оцифровування чеків, але включають такі чудові функції, як зберігання документів, інструменти для співпраці або можливості керування проектами, що покращує їх корисність, окрім сканування чеків і відстеження витрат.
#4. Спеціальні програми для сканування квитанцій
Це програми для сканування квитанцій і органайзера, які пропонують настроювану політику витрат, робочі процеси затвердження та інтеграцію з системами нарахування заробітної плати для задоволення конкретних потреб організації. Як правило, вони призначені для різних типів бізнесу, як-от фрілансерів, малого бізнесу чи корпорацій.
№5. Інтеграції
Інтегровані програми для сканування квитанцій спрощують підключення до інструментів фінансового управління, таких як бухгалтерське програмне забезпечення, банківські рахунки та системи нарахування заробітної плати. Ця автоматизація зводить до мінімуму введення даних вручну, заощаджуючи час і зусилля при управлінні фінансовими даними.
Основні функції хорошого сканера квитанцій і програми-організатора
Хоча це правда, що розробники продукту створюють кожну програму сканера з зображенням, більшість із них мають деякі з таких функцій:
- Технологія OCR
- Точне вилучення даних
- Підвищення зображення
- Категоризація витрат
- Інтеграція з фінансовими інструментами
- настройка
- Функції безпеки
- Звітність та аналітика
- Параметри експорту
- Мобільна доступність
- Хмарні сховища
- Дружній інтерфейс
- підтримка клієнтів
- Можливості офлайн
- Автоматичне відстеження витрат
Покроковий посібник із вибору та використання найкращих програм для сканування чеків і органайзера
Як моя дорога подруга Бренда, ви також можете вибрати найкращий сканер квитанцій і органайзер, якщо виконайте наведені нижче дії.
#1. Перевірте точність сканування
Перше, що потрібно перевірити, це OCR програми. Якщо вам потрібна програма, яка є не просто сканером, вона має бути оснащена найновішою технологією OCR (оптичне розпізнавання символів). Завдяки цим першокласним функціям додаток зможе перетворювати ці перемішані шматочки інформації на впорядковані дані. Він також точно зафіксує дати, назви продавців і суми. Це було перше, що я перевірив, перш ніж звернутися до своєї дорогої подруги Бренди.
Деякі програми навіть докладають додаткових зусиль, щоб автоматично покращувати та обрізати зображення, щоб забезпечити найкращі результати OCR. Отже, якщо ви шукаєте ідеальний додаток для сканування квитанцій, не забувайте шукати той, який працює на передовій технології OCR. Це не просто сканування квитанцій; мова йде про спрощення вашого життя та мінімізацію помилок під час виконання.
#2. Категоризація витрат
Поряд з перевіркою OCR є здатність програми адекватно класифікувати ваші витрати. Яка користь від програм сканера квитанцій і органайзера, якщо вони не класифікують ваші витрати? Уявіть собі, якби моїй подрузі Бренді досі довелося б самостійно класифікувати свої витрати. Повір мені, вона вже кинула б роботу. Бренда змогла використати ідеальний сканер квитанцій і програму-організатор, щоб легко класифікувати свої витрати. Тому, коли ви збираєтеся вибрати програму, яка допоможе оцифрувати ваші рецепти, переконайтеся, що вона може сортувати та аналізувати ваші витрати. Таким чином ви зможете скласти бюджет, стежачи за своїми фінансовими цілями.
#3. Захист даних і безпека
Ваші фінансові дані є цінними, тому вони заслуговують на першокласний захист. Шукайте програму, яка пропонує безпечне зберігання та параметри шифрування, захищаючи вашу конфіденційну інформацію від сторонніх очей і несанкціонованого доступу.
№4. Інтеграція
Шукайте програму, яка добре працює з іншими,— ту, яка легко інтегрується з вашими улюбленими інструментами управління фінансами, як-от програмне забезпечення для бухгалтерського обліку. Це забезпечує плавний потік даних, спрощує відстеження та звітування про витрати.
#5. Звіти про витрати та параметри експорту
Ця функція гарантує, що ваш додаток для сканування квитанцій стане не просто цифровою картотекою, а вашим фінансовим аналітиком. Це означає, що він не лише відстежує ваші витрати, але й об’єднує їх у чудово створені звіти та зведення. Також зверніть увагу на програми, які розкривають секрети ваших звичок витрачати гроші та фінансових тенденцій.
На випадок, якщо ви захочете експортувати свій фінансовий звіт, переконайтеся, що ваша програма дозволяє експортувати дані про ваші витрати в різних форматах — PDF, CSV тощо.
#6. Зручний інтерфейс
Уявіть свою програму для сканування квитанцій як доброзичливого гіда у світі відстеження витрат. Це означає, що ваша програма не має бути лише функціональною; він повинен мати зручний інтерфейс, який дозволяє користувачам легко ковзати по його інтерфейсу. Тому шукайте програму, яка виглядає як знайомий друг, із чіткими опціями для сканування, класифікації та перегляду квитанцій.
#7. Підтримка клієнтів і оновлення
Перед вибором сканера квитанцій і органайзера варто звернути увагу на підтримку клієнтів і оновлення програми. Що стосується підтримки, кожен хоче мати додаток, який завжди буде поруч, коли він потрібен, готовий простягнути руку допомоги. Отже, перш ніж взяти на себе зобов’язання, зазирніть за завісу.
Який шум у підтримці клієнтів? Це як команда майстрів, готових вирішити будь-яку проблему? А як щодо оновлень? Чи обіцяють вони нові функції та покращення? Ви можете перевірити, чи програма пропонує скарбницю онлайн-ресурсів і базу знань, які допоможуть вам подолати будь-які нерівності на дорозі. Також перевірте, чи пропонують вони можливість підтримки в реальному часі.
#8. Відгуки та рекомендації користувачів
Перш ніж прийняти остаточне рішення, не забудьте доторкнутися до мудрості натовпу. Я маю на увазі, читати відгуки. Знову й знову огляди рятували мене від витрачання грошей на преміум-класи деяких програм. Тому знайдіть хвилинку, щоб переглянути відгуки користувачів і отримати рекомендації від друзів або колег, які мають досвід роботи з програмами для сканування квитанцій. Ця реальна інформація пропонує скарбницю цінної інформації про продуктивність програми, надійність і загальну задоволеність користувачів. Зрештою, ніщо не замінить почути тих, хто пройшов шлях до вас.
Контрольний список прибутків для бізнесу для вибору найкращих програм для сканування квитанцій і органайзера
Завантажте контрольний список Business Yield, щоб вибрати найкращий додаток для організації квитанцій
Найкращі програми для сканування чеків і органайзера
Незалежно від того, чи потрібна вам програма для квитанцій і органайзера для бізнесу чи особистого використання, для будь-якої потреби знайдеться рішення. Нижче наведено деякі з найкращих програм для легкого керування своїми витратами, але вони розташовані без певного порядку:
#1. Zoho Expense
Zoho Expense, частина набору Zoho, спрощує керування витратами, дозволяючи користувачам сканувати квитанції за допомогою своїх мобільних пристроїв. Він витягує ключові дані, такі як дата, сума та постачальник, зменшуючи ручне введення. Потім користувачі класифікують ці витрати за попередньо визначеними або спеціальними категоріями для точного відстеження. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу, автоматизації та інтеграції Zoho Expense є безцінним для компаній, які прагнуть ефективного та сумісного управління витратами. Мені подобається той факт, що у нього є безкоштовна версія для користувачів, які не бажають підписатися на платну версію. По-друге, мені подобається те, що розширені функції доступні в преміум-версії, оскільки вона ідеальна для бізнесу.
Особливості Zoho Expense
Нижче наведено деякі з ключових функцій Zoho Expense:
- Захоплення квитанції
- Відстеження витрат
- Категоризація витрат
- Мультивалютна підтримка
- Інтеграційні можливості
- Автоматизація
- Дружній інтерфейс
- Безкоштовний план
- Преміальні функції
Де не вистачає витрат Zoho
Сканер квитанцій Zoho чудовий завдяки своїм надійним функціям. Незважаючи на те, що він ідеально підходить для індивідуального та особистого використання, його бракує в таких сферах:
- Доступність додаткових функцій: У Zoho Expense є безкоштовний пакет, але деякі з його розширених функцій, як-от інтеграція ERP, доступні лише в планах вищого рівня. Я вважаю, що це обмежує доступ до комплексних функцій керування витратами для користувачів планів нижчого рівня.
- Проблеми оптимізації: Згідно з деякими відгуками, доступними в Інтернеті, є випадки, коли завантаження з галереї та функції сканування не працюють оптимально. Як наслідок, може спостерігатися неефективність управління надходженнями.
- База даних продавця: Повідомлялося про проблеми з точністю або повнотою баз даних продавців, особливо в Сполучених Штатах. Це може призвести до неправильної ідентифікації або неповного вилучення інформації з квитанцій.
#2. Здорожчати
Expensify — це не просто ваш звичайний інструмент керування витратами, це потужне рішення, створене для того, щоб легко справлятися з особистими та бізнес-потребами. Від легкого відстеження витрат до безпроблемної обробки платежів за рахунками, Expensify автоматизує весь процес. Крім того, він виходить за рамки звичайного, пропонуючи картку Expensify, спеціалізовану бізнес-кредитну картку, призначену для спрощення управління витратами, як ніколи раніше.
Основні характеристики Expensify
Нижче наведено деякі з ключових функцій Expensify:
- Захоплення квитанції
- Технологія OCR
- Автоматична категоризація
- Користувачі можуть налаштувати власні правила для автоматичної класифікації витрат відповідно до своїх уподобань або політики компанії.
- Expensify дозволяє користувачам створювати та подавати звіти про витрати в режимі реального часу.
- Expensify інтегрується з такими популярними платформами бухгалтерського програмного забезпечення, як QuickBooks, Xero та NetSuite, що забезпечує безперебійну синхронізацію даних про витрати між Expensify та системами бухгалтерського обліку.
- Expensify підтримує кілька валют
- Доступний як мобільний додаток для пристроїв iOS та Android, а також як веб-додаток.
Де не вистачає Expensify
Expensify має надійні, дивовижні функції, але не вистачає в таких областях:
- Складність інтерфейсу користувача: деякі користувачі вважають інтерфейс надто складним. Ви знаєте, що приходить із складністю, чи не так? Навігація та використання будуть складними.
- Підтримка клієнтів: Час від часу надходили скарги на швидкість реагування та ефективність служби підтримки клієнтів Expensify, особливо від користувачів, які мають технічні проблеми або потребують допомоги.
- Обмеження інтеграції: Хоча Expensify інтегрується з популярним бухгалтерським програмним забезпеченням, існують обмеження щодо глибини та широти інтеграції з певними платформами, які можуть не повністю задовольнити потреби всіх користувачів.
- Налаштування правила витрат: Expensify пропонує певний ступінь налаштування правил витрат, але існують обмеження щодо гнучкості та деталізації цих правил, що обмежує можливість адаптувати процеси керування витратами до конкретних організаційних вимог.
- Вартість додаткових функцій: доступ до певних розширених функцій, як-от застосування політики та користувацькі шаблони звітів, може потребувати вибору планів передплати вищого рівня, що може бути непомірно дорогим для деяких користувачів або компаній.
№3. QuickBooks онлайн
QuickBooks Online (QBO) — це бухгалтерське рішення, яке пропонує інтегровані можливості сканування квитанцій разом із функціями відстеження доходів, витрат, виставлення рахунків і фінансової звітності. Окрім назви, яка мене захоплює, це не просто ваше звичайне бухгалтерське рішення. Це повна платформа для вашого універсального інструменту для легкого керування фінансами.
Основні функції сканера чеків QuickBooks
Нижче наведено деякі функції сканера квитанцій QuickBooks:
- Захоплення квитанції: Сканер квитанцій QuickBooks дозволяє користувачам знімати зображення квитанцій за допомогою своїх мобільних пристроїв або завантажувати цифрові квитанції безпосередньо на платформу QuickBooks.
- Технологія OCR: Використовуючи технологію оптичного розпізнавання символів (OCR), сканер витягує важливі деталі з квитанцій, такі як ім’я постачальника, дата, сума та спосіб оплати, зводячи до мінімуму ручне введення даних.
- Категоризація витрат: QuickBooks автоматично класифікує витрати на основі інформації, отриманої з квитанцій, спрощуючи процес організації та відстеження витрат.
- Інтеграція з бухгалтерією: як частина екосистеми QuickBooks, сканер квитанцій бездоганно інтегрується з програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку, гарантуючи, що всі зафіксовані витрати точно записуються та відображаються у фінансових звітах.
- Відстеження витрат у реальному часі: користувачі можуть відстежувати витрати в режимі реального часу, створюючи детальні звіти та отримуючи інформацію про моделі витрат, щоб приймати обґрунтовані фінансові рішення.
- Доступність: Функція сканування квитанцій доступна через мобільний додаток QuickBooks, що дозволяє користувачам знімати квитанції на ходу та отримувати доступ до даних про свої витрати будь-де та будь-коли.
- Автоматизація: Завдяки функціям автоматизації користувачі можуть установлювати правила та параметри для категоризації витрат, заощаджуючи час і зменшуючи ручні зусилля при управлінні витратами.
Де не вистачає QuickBooks
Різноманітні області, де відсутній сканер квитанцій QuickBooks, включають:
- Обмежена функціональність: Деякі користувачі вважають, що сканеру квитанцій бракує розширених функцій порівняно з окремими рішеннями для керування квитанціями, що потенційно обмежує його корисність для компаній із складними потребами в управлінні витратами.
- Точність OCR: Хоча технологія OCR використовується для отримання інформації з квитанцій, час від часу можуть виникати неточності або помилки під час вилучення даних, що призведе до ручних виправлень і потенційних розбіжностей у звітах про витрати.
- Інтеграційні виклики: Хоча QuickBooks легко інтегрується зі своїм бухгалтерським програмним забезпеченням, користувачі можуть відчувати труднощі з інтеграцією з іншими сторонніми інструментами чи платформами, що обмежує гнучкість у налаштуванні робочого процесу.
- підтримка клієнтів: користувачі повідомили про неоднозначний досвід роботи зі службою підтримки клієнтів QuickBooks, посилаючись на проблеми зі швидкістю реагування та вирішенням технічних проблем, пов’язаних із функцією сканера чеків.
- Розгляд вартості: Хоча функція сканування квитанцій є частиною підписки на QuickBooks Online, доступ до певних розширених функцій або додаткове сховище для відсканованих квитанцій може вимагати оновлення до планів вищого рівня, що потенційно може збільшити загальні витрати для користувачів.
#4. Evernote Scannable
Evernote Scannable — це зручна програма, яка легко інтегрується з Evernote і призначена для перетворення фізичних документів, як-от квитанцій, у цифрові копії за допомогою камери смартфона. Він доповнює відомі організаційні функції Evernote, полегшуючи керування документами в екосистемі Evernote.
Основні характеристики Evernote Scannable
Нижче наведено деякі з ключових функцій сканованого Evernote:
- Сканування документів
- Автоматичний захоплення
- Покращена якість зображення
- Автоматичне обрізання та поворот
- Технологія OCR
- Інтеграція з Evernote
- Інтеграція з електронною поштою та хмарними службами
- Сканування візиток
- Пакетне сканування
- Дружній інтерфейс
#5. акуратно
Neat представляє себе як програмне рішення для сканування квитанцій, спрямоване на спрощення управління витратами та вдосконалення організації документів для бізнесу. На додаток до можливості отримувати дані із завантажених квитанцій, Neat легко інтегрується зі сканерами документів для перетворення фізичних копій у цифрові формати.
Інше включає:
- Коробка для взуття
- Хвильові квитанції
- Receipts by Wave
- Банк квитанцій
- Klippa SpendControl
- CamScanner
- ABUKAI Витрати
Як я можу організувати свої квитанції?
Для мене ми організовуємо квитанції, щоб ефективно оптимізувати наші фінанси та відстежувати наші витрати. Нижче наведено деякі кроки, які можна виконати, щоб упорядкувати свої квитанції.
- Сортувати за датою
- Класифікуйте витрати
- Використовуйте цифрові інструменти
- Квитанції з етикеткою або тегом
- Зберігайте окремі папки або конверти
- Зберігайте в безпечному місці
- Регулярно переглядайте та оновлюйте
- Резервні цифрові копії
- Проконсультуйтеся з фінансовим консультантом, якщо є необхідність
Як малі підприємства зберігають паперові квитанції?
Більшість малих підприємств зберігають паперові квитанції у файлах і папках, тоді як інші використовують шафи для зберігання.
Який додаток для отримання квитанцій найпростіший?
Залежно від вашого визначення слова easy, найбільш підходящими програмами в цій категорії будуть Zoho Expense і Evernote Scannable.
- ФАЛЬШИВА КВИТАНЦІЯ: визначення, як її розпізнати та зробити
- БЕЗКОШТОВНИЙ ОНЛАЙН-ГЕНЕРАТОР КВИТАНЦІЙ; Як створити квитанцію онлайн безкоштовно
- Автоматизація процесу кредиторської заборгованості: що ви повинні знати перед автоматизацією
- ВІДСТЕЖЕННЯ БІЗНЕС-ВИТРАТ: що це таке, програми та кроки для відстеження ваших бізнес-витрат
- Програмне забезпечення для відстеження продажів: переваги та найкраще програмне забезпечення для вдосконаленого відстеження
- Розуміння ролі венчурних капіталістів у бізнесі
посилання
