30 найкращих запитань на співбесіді для помічника керівника та відповіді

Це нормально хвилюватися перед співбесідою, але корисно мати уявлення про те, чого очікувати. Готуючись до співбесіди, важливо підготуватися до деяких поширених питань для співбесіди. Ці запитання допомагають дізнатися більше про їхні вимоги та навички. Деякий час тому я пам’ятаю, як один інтерв’юер попросив мене розповісти про складний проект, яким я керував під час маркетингова робота інтерв'ю

Не заїкаючись, я показав себе тактовним і здатним вирішувати проблеми, розповідаючи про складну кампанію, якою я керував. Я зміг досягти успіху, тому що підготувався заздалегідь. Отже, важливо справити гарне враження на потенційних роботодавців, підготувавшись до типових запитань на співбесіді та давши детальні відповіді.

Тут я надам кілька запитань і відповідей щодо поведінкових, ситуаційних і компетенційних запитань на співбесіді для помічника керівника.

Ключові моменти

• Кожна компанія має свої унікальні запитання для співбесіди, але важливо підкреслити ваші попередні конкретні результати та приклади, відповідаючи на запитання співбесіди для помічників керівників.
• Питання поведінкової співбесіди зосереджені на попередній поведінці того, хто претендує на посаду виконавчого помічника.
• Роботодавці навмисно задають ситуативні запитання на співбесіді, щоб оцінити, як кандидат на посаду керує реальними сценаріями на робочому місці або як він справлявся з подібними ситуаціями на своїй минулій роботі
• Питання для співбесіди на основі компетенцій для помічників керівників використовуються, щоб перевірити, як ви впоралися зі складним завданням та інші аспекти вашої минулої роботи.
• Метод STAR — це чудовий спосіб підготувати відповіді на питання співбесіди на основі компетенції та ситуації для помічників керівників.

Питання для співбесіди для виконавчого помічника 

Помічник керівника зазвичай допомагає ключовим керівникам компанії контролювати адміністративні завдання, а також може навчати офісний персонал. Роль помічника керівника включає відповіді на телефонні дзвінки та електронні листи, прийом повідомлень, скерування дзвінків відповідним сторонам і виконання будь-яких інших адміністративних завдань, які допомагають керівнику ефективно виконувати свою роботу.

Кожна компанія може мати унікальні запитання для співбесіди щодо кваліфікації, вимог і керівника, на якого ви працюватимете. Однак я б припустив, що важливо відповідати на запитання співбесіди, наголошуючи на конкретних результатах і прикладах.

У мене був особливий досвід, коли я працював з командою кадрів у Chloetech. Ми проводили набір на посаду виконавчого помічника. Під час співбесіди я поставив кандидату, пану Томасу, кілька поведінкових запитань. Я запитав його, як він справлятиметься зі складним навантаженням і вирішуватиме суперечливі пріоритети. Він відповів на запитання, навівши проникливий приклад того, як він міг впоратися з кількома проектами з конкуруючими термінами. Його відповідь показує, що він розуміє важливість наголошування на конкретних результатах.

Він вирішив цю ситуацію, обговоривши їхній підхід до визначення пріоритетів, який передбачає використання цифрового календаря та ефективну засоби управління завданнями залишатися організованим і дотримуватись своїх дедлайнів. Ця відповідь підтвердила навички кандидата у вирішенні проблем, що є життєво важливими якостями, які потрібні помічнику керівника.

Приклади питань для співбесіди для помічника керівника

Нижче наведено кілька поширених запитань, з якими ви можете зіткнутися під час співбесіди з помічником керівника, які допоможуть вам справити враження на роботодавця, а також кілька порад, як на них відповісти.

• Чому ви хочете бути виконавчим помічником?
• Як ви розставляєте пріоритети у своїх типових робочих днях як помічник керівника?
• Як би ви оцінили свої обчислювальні навички?
• Як ви справляєтесь із складними людьми на роботі?
• Чи наглядали ви раніше за іншими співробітниками офісу? 
• Як ви боретеся зі стресом і тиском?
• Наведіть мені приклад, коли вам довелося працювати з командою, щоб вирішити проблему для керівника.
• Як ви передбачаєте потреби керівника?

#1. Чому ви хочете стати виконавчим помічником?

Це поширене запитання, яке допоможе роботодавцю під час співбесіди дізнатися про ваші справжні мотиви подати заявку на посаду керівника. Вони також спробують з’ясувати, чи подаєте ви заявку на тимчасову роботу, чи хочете зробити цю роботу своєю постійною. Тим не менше, будучи свідком кількох співбесід з помічниками керівників під час мого дослідження, я пораджу вам надати фактичну, детальну інформацію про ваші кар’єрні цілі та фактори, які вплинули на ваше рішення стати помічником керівників.

Приклад 1

Я вирішив подати заявку на цю посаду, тому що я переконаний, що маю високі навички в організації заходів, допомозі людям у скруті та роботі з іншими. Крім того, я усвідомлюю складне завдання щоденної роботи помічником керівника. Я з нетерпінням чекаю можливості ефективно використовувати свої навички, допомагаючи одному з ваших керівників.

#2. Як ви розставляєте пріоритети у своїх щоденних завданнях?

Бути помічником керівника вимагає від вас бути виключно організованим і планувати свої дні. Ваш потенційний роботодавець зацікавлений у спостереженні за процесом, щоб визначити, чи ідеально він відповідає його вимогам. Готуючись до співбесіди на посаду помічника виконавчого директора, я пропоную вам визначити та розставити пріоритети для деяких практик, які ви ефективно використовували в минулому чи теперішньому, які допоможуть організувати та встановити пріоритети для посади, на яку ви претендуєте.

Приклад 2

Я можу швидко адаптуватися до нових завдань або ініціатив, коли вони виникають. Атакож, Я кілька разів міг використовувати цифровий календар і список справ, щоб організувати свою роботу та встановити пріоритети. Я також оцінив свої крайні терміни та визначив пріоритетність виконання найважливіших або складних обов’язків у минулому.

Читайте також: ВИКОНАВЧИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ ПОМІЧНИК: значення, зарплата, обов’язки, питання для співбесіди та резюме 

Поведінкове питання інтерв'ю для виконавчого помічника 

Питання поведінкової співбесіди зосереджені на попередній поведінці того, хто претендує на посаду виконавчого помічника. Ці запитання дають інтерв’юеру можливість коротко заглянути в потенціал кандидата та якими будуть його результати, коли його наймуть. Знову ж таки, я надав кілька типових запитань про поведінкову співбесіду для помічника керівника.

#1. Чи можете ви навести приклад того, як ви керували суперечливими пріоритетами?

Керувати багатьма завданнями одночасно є спільна відповідальність помічників керівників. Інтерв’юер хоче знати про ваші навички управління часом і визначення пріоритетів, коли вам пропонують кілька дат на роботі. Я раджу вам навести приклад того, як ви змогли вчасно виконати нудне завдання, незважаючи на свою зайнятість.

#2. Як ви поводитеся з конфіденційною інформацією?

У робочому середовищі помічника керівника конфіденційні обговорення та документи є дуже поширеними речами, з якими ви стикаєтесь, працюючи на цій посаді. Інтерв'юер хотів би знати, як ви будете поводитися з такою конфіденційною інформацією як помічник керівника. Я пропоную вам навести приклад того, де вам доручили працювати конфіденційна інформація і документи та як вам вдалося зберегти їх у безпеці.

Говорячи про робоче середовище, ознайомтеся з нашою статтею Ідеальне робоче середовище

#3. Як ви справляєтесь із складними особистостями?

Помічники керівників мають справу з високопоставленими керівниками, клієнтами, постачальниками та високопоставленими особами, і вони, ймовірно, стикаються з важкими людьми на роботі. Під час співбесіди з цим запитанням інтерв’юер вимагає від вас реагувати на складні ситуації та зберігати позитивний і спокійний настрій. Ось моя пропозиція: наведіть приклад складного клієнта, з яким ви мали справу, і кроки, які ви вжили для цього. 

#4. Чи можете ви навести приклад проекту, яким ви керували від початку до кінця?

Дуже часто помічник керівника відповідає за проект від початку до кінця. Коли вас закидають такими запитаннями, інтерв’юер зацікавлений у тому, щоб дізнатися про ваші навички управління проектами, вирішення проблем, спілкування та інші навички. Я раджу вам поговорити про проект, яким ви займалися в минулому, і кроки, які ви вжили, щоб гарантувати його успіх.

#5. Як вам залишатися організованим і керувати робочим навантаженням?

Як виконавчий помічник, серед інших адміністративних обов’язків ви несете відповідальність за організацію та планування зустрічей. Інтерв'юер буде зацікавлений у вашій здатності організовувати та ефективно керувати завданнями. Від вас вимагається навести приклад того, як ви відповідально ставилися до багатьох завдань і методи, які використовували для їх вирішення.

Читайте також: Віртуальний адміністративний помічник: вакансії, послуги, компанії, вимоги та все, що вам потрібно.

Ситуаційні запитання для співбесіди з помічником керівника

Питання про ситуаційну співбесіду на посаду помічника керівника створюються навмисно, щоб оцінити, як ви справлятиметеся з реальними життєвими сценаріями на робочому місці або як ви справлялися з подібними ситуаціями на попередній роботі. Щоб подати заявку на посаду виконавчого помічника, ви повинні підготуватися відповісти на багато запитань, які можуть бути ситуативними.

Щоб мати можливість відповісти на ці запитання добре продуманими моментами, я рекомендую використовувати підхід STAR (ситуація, завдання, дія, результат). Ця стратегія допомагає вам логічно відповідати на запитання співбесіди, висловлюючи проблему та пояснюючи, як ви її подолали. Ось приклад, який включає мій досвід, щоб допомогти вам застосувати метод зірки під час відповідей на ситуаційні запитання співбесіди на посаду виконавчого помічника.

Приклад

Пам’ятаю, я був уважним під час співбесіди з помічниками керівників у компанії, в якій я працював. Я звернув увагу на претендента, Сьюзан, яку пізніше взяли на роботу. Її запитали, як вона керуватиме конкуруючими пріоритетами. Вона розповіла про ситуацію, коли підтримувала кількох керівників із суперечливими термінами. Сьюзен описала своє завдання як організацію робочого навантаження та розставлення пріоритетів. Для свого вчинку вона розповіла, як використовує інструменти управління часом, такі як списки справ у календарі, щоб активно спілкуватися з керівниками, щоб прояснити їхні очікування та узгодити терміни. Зрештою, результат показує, як вона успішно справлялася зі своїм робочим навантаженням, дотримуючись дедлайнів і підтримуючи ефективну комунікацію з керівниками. 

Поширені ситуативні запитання співбесіди

• Опишіть, як вам вдалося впоратися зі складним клієнтом.
• Що ви робили, коли взяли на себе лідерську посаду, для якої не навчалися?
• Що ви робили, коли перед вами постало складне рішення, не маючи багато інформації?
• Поділіться часом, коли вам довелося впоратися зі стресом, щоб вкластися у важкий термін.

Читайте також: ОФІС-ПОМІЧНИК: визначення, обов'язки, зарплата та резюме

Запитання на основі компетенцій для співбесіди з помічником керівника 

Питання для співбесіди на основі компетенцій для помічників керівників використовуються, щоб перевірити, як ви впоралися зі складним завданням та інші аспекти вашої минулої роботи. Роботодавці використовуватимуть ці запитання, щоб дізнатися інформацію про деякі сфери, де ви застосовували свої навички та дії на минулому місці роботи. Досліджуючи цю тему, я був свідком інтерв’ю, під час якого я спостерігав, як кандидат на помічника виконавчого директора відповідав на одне із запитань про компетенції.

Інтерв'юер просить поділитися своїм досвідом виконання складного завдання. Його відповідь про те, наскільки важко він міг залишатися зосередженим і працював протягом довгих годин, незважаючи на короткі повідомлення, але зміг вкластися у свої дедлайни, допомогла інтерв’юеру визначити його навички організації та управління часом. 

Найпоширеніші запитання про компетенції для помічника керівника

Готуючись до співбесіди з помічником виконавчого директора, завжди готуйтеся до запитань про компетенцію. Вам потрібно ознайомитись із запитаннями та відпрацювати відповіді. Відпрацювання відповідей зробить вас впевненішими, коли ці запитання знайдуть шлях до вас. Крім того, відповідні відповіді допомагають кандидату досягти успіху на співбесіді. Нижче наведено кілька запитань для співбесіди для помічників виконавчого директора на основі компетенції.

• Коли ви виконували складне завдання як частина команди і як?
• Наведіть приклад того, коли ви зробили позитивний внесок у свою команду
• Ви коли-небудь мали справу з негативними відгуками від роботодавця або колеги? Як ти це впорався?
• Чи долали ви раніше велику кризу? Як ти це впорався? 
• Ви коли-небудь були в змозі приймати важливі рішення для своєї команди? Яким був результат?
• Наведіть приклад, коли вам довелося змінити плани в останню хвилину. І яким був результат?
• Ви коли-небудь успішно вирішували конфлікт на своїй попередній роботі?
• Що було вашим найбільшим невдачею?
• Що, на вашу думку, є вашим найбільшим досягненням на роботі?

Як відповідати на запитання про компетенції для виконавчого помічника

Коли ви подаєте заявку на посаду виконавчого помічника, ви, ймовірно, зіткнетеся з використанням запитань на основі компетенцій під час співбесіди. Важливо знати, як відповісти на ці запитання, тому що легко відхилитися від точки зору, надаючи багато деталей. Я рекомендую метод STAR як чудовий спосіб підготувати відповіді на запитання, що базуються на компетенціях. Цей метод дозволяє описати ефективні та зрозумілі приклади, які демонструють ваші вміння та вміння.

Я застосував метод STAR, коли раніше проходив співбесіду на посаду виконавчого помічника в Glitech Inc. Я продемонстрував свої навички та здібності, описуючи, як справлявся зі складними ситуаціями на моїй попередній роботі. Для кращого розуміння я скористаюся цією подією в Glitech, щоб пояснити, як використовувати метод STAR для відповідей на питання співбесіди на основі компетенцій для помічників керівників.

№1. Ситуація

Тут ви описуєте контекст ситуації, яку ви пережили. Я пропоную вам давати тут коротку відповідь, оскільки деякі інтерв’юери просто хочуть знати ваш процес і результати. Я використаю запитання нижче, щоб поділитися своїм особистим досвідом під час співбесіди в Glitech, щоб допомогти вам зрозуміти запитання, пов’язані з компетенціями за допомогою STAR (ситуація, завдання, дія, результат).

Запитання: коли ви виконували складне завдання як частина команди і як?

Деякий час тому я мав важкий досвід, який вимагав стратегічного планування та міцних комунікаційних навичок, коли я працював помічником виконавчого директора в Top Premier Inc. Це сталося через масштабну реструктуризацію, яка призвела до збільшення робочого навантаження та суперечливих цілей серед членів команди. . Щоб впоратися з усім, я підтримував оперативну ефективність у своїй ролі та вирішував важливі завдання до кінцевого терміну.

#2. завдання

Тут ви обговорите своє завдання в ситуації, яка включає цілі, які ви ставили для ситуації. Крім того, я раджу вам робити свої відповіді лаконічними та надавати контекст для решти.

Я реорганізував робочий процес виконавчої команди, що було моїм основним завданням, і розставив завдання відповідно до їх важливості та того, як вони впливають на цілі компанії. Я прагнув покращити співпрацю, оптимізувати роботу та запобігти збоям на етапі реструктуризації. Крім того, я відповідаю за підтримку відкритих каналів зв’язку з членами команди, щоб дати їм змогу вирішити будь-які проблеми чи проблеми, з якими вони зіткнулися протягом цього перехідного періоду

№3. Дія

Розкажіть інтерв'юеру, як ви впоралися з ситуацією. Детально поясніть, що ви зробили і як ви це зробили. Крім того, наведіть приклади дій, які ви вжили, і вкажіть причини, які зробили це найкращим вибором.

Я впорався з ситуацією, виконавши поглиблену оцінку існуючого робочого процесу, щоб виявити області, які потребують негайної уваги. Після цього я співпрацював з членами команди, щоб створити переглянутий робочий процес, який розставляв пріоритети завдань відповідно до їх важливості та термінів. Щоб переконатися, що всі погоджуються з новим робочим процесом, потрібно перерозподілити ресурси, ефективно делегувати завдання та запровадити нові протоколи зв’язку. Я зробив конкретну дію, щоб представити програму для керування проектами, яка дозволяла членам команди відстежувати свої завдання, терміни та прогрес у режимі реального часу.

Звичайно, це сприяло більшій командній роботі та покращенню прозорості та підзвітності серед членів команди.

#4. Результат

Це результат або наслідок зробленого вами вибору. Будьте конкретними, наводячи приклади того, як ви вплинули на свої ініціативи як виконавчого помічника. Нарешті, ви можете поділитися тим, чому ви навчилися, виконуючи завдання, і як це покращило вашу роль як виконавчого помічника.

Виконавчий робочий процес покращився на основі результатів використаних дій. Згодом це призвело до збільшення продуктивності на 20% і скорочення часу відновлення для ключових проектів на 15%. Отже, фазу реструктуризації було виконано раніше встановленого терміну, і команда легко перейшла до нового робочого процесу. Дійсно, це сприяло зростанню морального духу команди, і вони відчували себе більш залученими та уповноваженими робити внесок в успіх компанії.

З досвіду цієї співбесіди я навчився, наскільки важливо бути проактивним у плануванні, як чітко спілкуватися та як бути гнучким під час вирішення складних ситуацій у вашій ролі виконавчого помічника. Крім того, було наголошено на важливості співпраці та командної роботи для досягнення спільних цілей.

Висновок

Нарешті, питання, які задають під час співбесіди на посаду виконавчого помічника, можуть відрізнятися. Крім того, ці запитання допомагають оцінити різноманітні аспекти навичок абітурієнта. Кожен бізнес має свій власний унікальний набір запитань, але більшість зосереджуватиметься на минулих результатах і ключових прикладах історії успіху кандидата на попередній роботі.

Таким чином, поведінкові питання співбесіди, як правило, зосереджені на поведінці кандидата, яка передбачає його майбутню продуктивність, тоді як ситуаційні запитання також оцінюють, як він справляється з реальними життєвими викликами. Крім того, метод зірки (ситуація, завдання, дія, результат) є ефективним підходом, який допомагає кандидатам структурувати свої відповіді під час відповідей на питання співбесіди для помічників керівників на основі компетенцій. Це допомагає продемонструвати кваліфікацію кандидата та його придатність до ролі виконавчого помічника.

Які 3 найсильніші сторони помічника керівника?

Нижче наведено три найсильніші сторони помічника керівника:

• Organization
• Комунікація
• Тайм-менеджмент 

Що таке метод зірок для співбесіди з помічником керівника?

Метод зірок допомагає вам зрозуміти, як впоратися з конкретною ситуацією, яка зазвичай виникає під час роботи помічником керівника. Зірковий метод, коротко кажучи, означає

• Ситуація
• Завдання
• дію
• Результат

У чому ваша слабкість як виконавчого помічника?

Слабкість помічника керівника полягає в тому, що їм може бути важко делегувати завдання.

Що шукає генеральний директор у посаді помічника?

• Генеральний директор шукає в помічника виконавчого директора інноваційні навички.
• Винахідливість
• Незалежний мислитель
• Добре приймає рішення
• Здатність думати та працювати під тиском і врешті-решт досягати хороших результатів.

посилання

• Дійсно
• Flexjobs
• цільові завдання

Статті по темі

1. СИТУАЦІЙНЕ ЛІДЕРСТВО: моделі та якості
2. Запитання для телефонної співбесіди: поради, як знайти найкращого кандидата на роботу лише за допомогою телефонної співбесіди
3. ТЕОРІЇ ЛІДЕРСТВА: що повинен знати кожен лідер
4. ХОРОШИЙ МЕНЕДЖЕР: Як стати хорошим менеджером
5. ЩО ТАКЕ КЕРІВНИК облікового запису? Обов'язки, зарплата & більше