Чи готові ви заощаджувати витрати, одночасно підвищуючи продуктивність у своїй компанії? Адаптуйте свій робочий процес, щоб включити методи оптимізації робочої сили.
Коли ви вдосконалюєте те, як функціонує робоча сила вашої компанії, ви ефективно працюєте розумніше, а не складніше для досягнення тих самих цілей. Це може мати значний і далекосяжний вплив на ефективність вашої фірми.
У цій публікації ми познайомимо вас із потенціалом оптимізації робочої сили та покажемо, як застосувати його у своїй компанії.
Що таке оптимізація робочої сили?
По суті, оптимізація робочої сили (WFO) — це метод підвищення загальної ефективності бізнесу. Підвищення продуктивності персоналу, підвищення рівня задоволеності клієнтів і оптимізація організаційних процедур є частиною цього.
Компанії використовують багато інструментів і підходів для оптимізації основних процесів, щоб максимально використати свої ресурси, усунути помилки та покращити результати. Кінцевою метою є покращення результатів за допомогою наявних ресурсів.
Для оптимізації робочої сили потрібне ретельне дослідження продуктивності. Комплексний огляд виявляє недоліки, які можна виправити, і дає зрозуміти, як з ними боротися. Нижче наведено деякі з областей, охоплених процесом:
- Адміністрування робочої сили
- Розклад і планування
- Адміністрування бюджету
- Контроль якості
- Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM).
По суті, WFO — це загальний термін, який охоплює практично всю діяльність компанії.
Процес оптимізації підвищує ефективність організаційної робочої сили, що призводить до підвищення рівня задоволеності клієнтів. Враховуючи постійні мінливі ринкові тенденції та зростання конкуренції, фірми повинні використовувати новітні технології та підходи, щоб допомогти їм піднятися по сходах.
І першим кроком у досягненні цієї мети є оптимізація продуктивності та процесів.
Чому оптимізація робочої сили важлива?
А тепер питання на мільйон доларів: чому оптимізація робочої сили є життєво необхідною чи варто це робити? Ось кілька прикладів, які допоможуть вам зрозуміти, чому оптимізація робочої сили така важлива:
- Єдиний спосіб просунутися — це постійно оцінювати продуктивність, виявляти недоліки та вносити зміни на краще. Оптимізація робочої сили вимагає ретельного вивчення кожного процесу, забезпечуючи розуміння кожної частини організації. Коли ви зрозумієте базову систему оптимізації робочої сили, ви можете внести корективи для оптимізації процедур у будь-який спосіб, який вважаєте за потрібне.
- Ефективність роботи співробітників безпосередньо пов’язана із задоволеністю клієнтів. Завдяки оптимізації роботи виходить якісна робота, яка подобається споживачам (і, зрештою, вам).
Одним із найважливіших аспектів є те, що кваліфікована робоча сила постійно готова вирішувати виклики. У результаті, навіть якщо ви зіткнулися з проблемою, ви можете її швидко вирішити. Ви можете підготуватися до неминучого за допомогою ретельної підготовки та розкладу. - Компанії, які прагнуть збільшити продажі, часто нехтують задоволенням працівників, ігноруючи благополуччя працівників. Хороші фірми, з іншого боку, намагаються підвищити свою продуктивність, не викликаючи втоми персоналу.
- WFO, на щастя, піклується про психічне та фізичне благополуччя своїх співробітників. Це підвищує продуктивність і ефективність без ризику понаднормової роботи або додаткових зусиль. Оптимізація продуктивності співробітників таким чином покращує їхні навички та робить їх щасливішими та задоволенішими. Це, безумовно, включає використання відповідної програми оптимізації робочої сили.
Як бачите, WFO є вагомим інструментом для оптимізації діяльності та розвитку бізнесу. Наша наступна частина надасть вам повне резюме того, як ви можете покращити продуктивність своїх співробітників. Розглянемо детальніше процедуру оптимізації.
Приклади оптимізації робочої сили
Ось кілька прикладів того, як WFO виглядає на практиці:
№1. Планування
Це програмне забезпечення, яке відстежує відвідуваність співробітників, статистику продуктивності та інші показники для створення графіка співробітників. Ви можете не тільки контролювати понаднормову роботу та виснаження, але й визначити, чи потрібно вам найняти більше людей. Це також стосується тимчасових працівників, оскільки процеси можуть впливати на робоче навантаження.
Наприклад, під час пікових періодів продажів, таких як Різдво, вам може знадобитися встановити нову систему робочої сили, найняти тимчасових працівників або найняти додаткових працівників, залежно від різних обставин. Багато мереж поставок, складів і роздрібних фірм стурбовані цим.
WFO використовувався Book People, книготорговцем із Великобританії, для управління своєю робочою силою, що включає прогнозування, щоденне керування, планування, обробку святкових днів і звітність у реальному часі. В результаті рівень обслуговування клієнтів зріс на 5%.
№ 2. Управління часом
Ви завжди можете зрозуміти, що відбувається за допомогою програмного забезпечення для обліку робочого часу або відвідуваності. Він дає відповіді на запитання, наприклад, чи приходять співробітники пізно чи рано. Або чи існують «підроблені годинники», які відбуваються, коли працівники замовляють своїх друзів. Однак це не міра покарання. Навпаки, це дає змогу компанії перевіряти розклади та перевіряти, чи вони охоплені в будь-який час, у всіх регіонах, у робочі години, години пік і державні свята/вихідні.
Ingenico, наприклад, використовував WFO, щоб скоротити понаднормові витрати на 25% і час, витрачений на ресурси, на 87%, зберігаючи той самий рівень обслуговування.
№ 3. Управління продуктивністю
WFO часто використовується в управлінні продуктивністю, щоб оптимізувати продуктивність співробітників і забезпечити їх найкраще положення для успішного виконання своїх ролей. Під час вимірювання та сприяння продуктивності використання платформи для відстеження завдань, як-от Asana або Trello, як правило, є корисним інструментом. Ці технології дозволяють персоналу подолати «шум» і зосередитися на критичному та терміновому. На індивідуальному рівні це допомагає в управлінні завданнями. Він допомагає організаціям перевести роботу в найкращий і найефективніший напрямок.
Переваги оптимізації робочої сили
#1. Підвищена ефективність і продуктивність
Завжди майте під рукою необхідну кількість персоналу. Організації можуть отримати повне уявлення про присутність персоналу та загальний час. Завдяки цьому вони можуть ефективно справлятися з потребами клієнтів. У пікові сезони WFO дозволяє компаніям визначити, чи потрібно їм залучати тимчасових працівників або впроваджувати технологію, яка допоможе їм впоратися зі збільшеним попитом на робочу силу.
#2. Зниження витрат і збільшення економії
Ви можете запобігти як надмірній, так і нестачі персоналу, що призведе до втрати прибутку через погане обслуговування клієнтів. Це не тільки знижує витрати, але й відкриває потенціал для перехресних продажів і продажів з більшою ціною. WFO, який включає в себе автоматизацію, дає рекомендації в режимі реального часу та корисну інформацію для отримання прибутку.
#3. Покращене обслуговування та утримання клієнтів
Клієнти отримують допомогу та швидкі й ефективні відповіді на запитання. Це призводить до позитивного споживчого досвіду. WFO допоможе вам проаналізувати спілкування з клієнтами, зрозуміти основні причини споживчої поведінки та впровадити тактику утримання клієнтів.
Програмне забезпечення WFO дозволяє підприємствам краще розуміти звички своїх клієнтів і їх здатність задовольняти їхні вимоги. Це дає змогу компанії швидше реагувати на занепокоєння споживачів, швидше діяти та таким чином підвищити рівень задоволеності клієнтів. Задоволений клієнт, швидше за все, повернеться.
#4. Нові можливості
У міру появи нових можливостей і продуктів WFO заохочує внутрішню кар’єрну міграцію. Це дозволяє людям працювати на піку, збільшуючи можливість вертикального або горизонтального просування всередині фірми. Задоволеність клієнтів зростає разом із задоволеністю працівників.
Що таке програмне забезпечення для оптимізації робочої сили?
Більші фірми виграють від програмного забезпечення для оптимізації робочої сили, оскільки ручний аналіз і вдосконалення були б неможливими. Програмне забезпечення WFO — це рішення, яке дозволяє оптимізувати кілька сфер ефективності робочого місця. Він може, наприклад, вивчити бізнес-вимоги, такі як кількість персоналу, періоди пікових навантажень, доступність, бюджет, кваліфікація, трудове законодавство та договірні зобов’язання. Потім він може оцінити, спланувати, спрогнозувати та оптимізувати робочу силу на основі цієї інформації.
Існує багато постачальників програмного забезпечення для оптимізації робочої сили. Найголовніше, вони повинні:
- Мати приємний інтерфейс користувача – Оскільки рішення приймаються в реальному часі, це має бути інтуїтивно зрозуміле програмне забезпечення. Заплутаний інтерфейс лише заплутає рішення. Він має бути візуально привабливим, сучасним і забезпечувати оновлення в реальному часі.
- Масштабованість – Дуже важливо, щоб рішення для оптимізації робочої сили було масштабованим у межах організації, відділів і різних типів робіт.
- Інтеграції – Мабуть, найважливіший фактор. Він має спілкуватися з внутрішніми системами організації та взаємодіяти зі звичайними програмами управління персоналом (наприклад, SAP, Sage, BambooHR тощо).
- значення – Програмне забезпечення WFO зазвичай дороге, тому, обираючи його, переконайтеся, що воно включає всі необхідні елементи керування, а також інші бонуси (наприклад, ефективне обслуговування клієнтів, мобільний додаток і випуски нових версій).
Приклади програмного забезпечення WFO включають Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR і Oracle Workforce Management, хоча їх багато.
Найкращі практики для оптимізації робочої сили
#1. Залучайте співробітників, менеджерів і власників.
Оптимізація робочої сили ефективна лише тоді, коли всі у вашій організації — від співробітників до менеджерів і власників — залучені до реалізації процесу.
Оптимізація робочої сили може приймати різноманітні форми залежно від вашої конкретної операційної моделі. Оскільки рішення, які ви впроваджуєте, безпосередньо впливають на вашу команду, ви не хочете приймати рішення на найвищому рівні, щоб просто засмутити або ввести в оману своїх співробітників.
#2. Застосуйте рішення щодо планування.
Використання найкращих інструментів для впорядкування та оптимізації планування є ключовим елементом управління вашою робочою силою (і покращення її на краще).
Створення найкращого розкладу дозволить вам узгодити навички членів вашої команди з конкретними обов’язками у вашій фірмі. Коли це відбувається, ваші співробітники задоволені, ваші клієнти задоволені, і все йде добре.
#3. Підтримуйте зосередженість членів команди через призначення завдань
Один із найефективніших методів покращити роботу вашої команди – це допомогти їй зосередитися на своїх завданнях.
Будь-яке програмне забезпечення для оптимізації робочої сили має містити «Список справ», який менеджери та персонал можуть використовувати, щоб визначити, які завдання потрібно виконати далі.
#4. Впровадити програмне забезпечення для обліку робочого часу
Паперові табелі обліку робочого часу, крадіжки часу та навіть фіксовані термінали приходу/виходу залишилися в минулому.
Сучасне програмне забезпечення для обліку робочого часу тепер доступне в хмарі для всіх членів вашої команди, щоб використовувати його будь-де та будь-коли.
#5. Покращте спілкування
Комунікація має вирішальне значення для процесу оптимізації робочої сили. Вам потрібна система зв’язку, незалежно від того, чи спілкуєтеся ви особисто з членами вашої команди, надсилаєте повідомлення електронною поштою чи миттєво надсилаєте їм повідомлення про оновлення та зміни політики.
Якщо ви не будете добре спілкуватися на регулярній основі, вам буде важко донести знання до людей, які їх найбільше потребують.
#6. Ознайомтеся з керуванням командними завданнями.
Важливим аспектом оптимізації робочої сили є підтримка вашого персоналу на потрібному рівні. Ось тут і вступає в гру командне управління завданнями.
Управління командними завданнями — це процес керівництва, організації та виконання малих і великих проектів до кінця.
Це часто передбачає:
- Планування
- Тестування
- Відстеження
- Звітність
- Встановлення термінів
- Включаючи залежності завдань
- Визначення пріоритетів
- Управління часом виконання завдань
Командне управління завданнями нагадує дві інші типові бізнес-практики: простий список справ і управління проектами. Однак насправді ці три види діяльності дуже відрізняються.
Список справ — це простий підхід до того, щоб повідомити персоналу про те, що потрібно зробити в будь-який певний день, і він служить для того, щоб усі — включно з вами — були організованими та в курсі справ.
Управління проектом, з іншого боку, зосереджується на етапах великомасштабного підприємства та зусиллях команди, що стоять за ним.
Командне управління завданнями знаходиться десь посередині. Він зосереджується на окремих завданнях, які необхідно виконати, щоб успішно продовжувати проект або бізнес, а не просто нагадує вам заправити копіювальний апарат, коли закінчиться папір.
#7. Відстежуйте заробітну плату та пільги онлайн
Ручний розрахунок і порядок нарахування заробітної плати та виплат є складним і трудомістким. Але в цей день і вік додатків для конкретних випадків це не обов’язково.
Багато етапів процесу автоматизовано та оптимізовано за допомогою програмного забезпечення для управління робочою силою, тому оплата праці вашого персоналу займає менше часу та зусиль, ніж раніше.
Програмні інструменти WFO також надають вам більше можливостей, коли мова заходить про швидкість, з якою ви ведете свій платіжний фонд і виплати. У Sling є такі корисні функції, як миттєва оплата в кінці зміни та можливість синхронізації табелів із заробітною платою.
#8. Вивчайте дані, щоб спрогнозувати тенденції праці
Як було сказано раніше, витрати на оплату праці є одними з найбільш значних витрат, з якими зіткнеться ваша компанія.
Крім того, оскільки ви не можете керувати тим, що не відстежуєте, інструменти Sling для оптимізації робочої сили дозволяють вам передбачати тенденції та оптимізувати витрати на персонал.
Можливість аналізувати витрати на оплату праці під час планування допоможе вам стежити за своїм бюджетом на оплату праці та спрощує досягнення значної економії, більшої маржі та покращення прибутку.
Ви навіть можете визначити потенційну понаднормову роботу та уникнути її, а також переглянути працю як відсоток від продажів, щоб точно знати, куди йдуть ваші гроші.
#9. Плануйте наперед для кращого результату
Завдяки можливостям прогнозування програмного забезпечення для оптимізації робочої сили ви можете точніше планувати свої найбільші витрати, такі як сировина, нове обладнання та технології.
Дані, зібрані за допомогою інструментів WFO, проливають світло на темні області вашої фірми, де управління капіталом могло бути невдалим.
Це дозволяє точніше складати бюджет, що дозволяє заощаджувати та перенаправляти дохід в інші сфери вашої організації.
Заключні думки
При правильному виконанні оптимізація робочої сили може принести величезні переваги різним видам підприємств. Використання технологій для оптимізації вашої робочої сили має вирішальне значення для успіху. WFO не виникає відразу. Це поступовий процес із ітераціями та вдосконаленнями в міру розгортання нових систем і технологій.
- Sling Employee Scheduling: що таке програмне забезпечення Sling Scheduling, його ціни та багато іншого
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПЕРСОНАЛОМ: як воно працює [+10 найкращих варіантів]
- ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ: найкращі інструменти управління персоналом
- Система управління персоналом: види, особливості та переваги
- Розклад працівників: типи та найкращі 5 додатків для розкладу роботи співробітників
посилання
