Хочете скоротити витрати, підвищити продуктивність, автоматизувати процеси та підвищити моральний дух команди? Виявилося, що багато фірм шукали цього єдинорога рішення, і багато з них знайшли його, застосувавши управління персоналом (WFM). Управління робочою силою стосується набору підходів до розподілу ресурсів, підвищення ефективності, прогнозування робочого навантаження та керування розкладами. Тут є все, що вам потрібно знати про процеси системи управління робочою силою.
Що таке управління робочою силою?
Управління робочою силою (WFM) — це система, яка допомагає компаніям оптимізувати й автоматизувати процеси, які керують часом, організовують ефективну робочу силу, захищають безпеку працівників і створюють продуктивну та економічно ефективну робочу силу.
Як працює управління робочою силою
Найкраща система WFM забезпечує найкращий баланс між необхідною кількістю роботи та кількістю людей, необхідних для виконання цієї роботи. Створення ефективної системи потребує часу, тому не чекайте миттєвого задоволення. Під час створення плану WFM більшість підприємств повинні виконати такі кроки:
- Стратегічний напрямок: Керівництво встановлює як короткострокові, так і довгострокові цілі, а потім визначає, як робоча сила повинна бути вирівняна для досягнення цих цілей.
- Аналіз: Організації можуть виявити збіги та прогалини в процесах, збираючи дані та оцінюючи поточну робочу силу.
- Визначте рішення: Існує багато інструментів і програмного забезпечення, які можна використовувати для реалізації принципів WFM, і найкращі з них залежатимуть як від поточної робочої сили, так і від майбутніх цілей.
- Стандартизувати процедури: Після впровадження відповідних рішень WFM розробіть стандартизовані процедури для всієї робочої сили.
- Використовуйте автоматизацію: Впровадження автоматизації скрізь, де це можливо, призводить до більш спрощеного процесу WFM, який максимізує виробництво, одночасно зменшуючи витрати з часом.
- Контролювати прогрес: Коли цілі зміняться, зміняться і системи WFM, тому будьте готові відстежувати прогрес, оцінювати продуктивність і вносити корективи за потреби.
Хто отримує найбільшу користь від управління робочою силою?
Більшість фірм можуть отримати прибуток від рішень з управління робочою силою, однак усередині компанії найбільше виграють відділи кадрів, які також займаються нарахуванням заробітної плати, керівництво середньої ланки, яке займається оперативними завданнями, і керівники вищої ланки, які потребують моніторингу в режимі реального часу.
Компоненти рішення для управління персоналом
Типове рішення WFM міститиме інструменти для відстеження робочого часу та праці, планування співробітників і управління відсутністю. Системи управління робочою силою можна розширити, щоб включити здоров’я та безпеку робочої сили на додаток до цих основних процесів.
#1. Час і зусилля
Система управління часом дає вам видимість і контроль над вашим найдорожчим і цінним ресурсом — вашими працівниками. Він також забезпечує дотримання трудового законодавства та профспілкових угод.
#2. Управління відсутністю
Програма для керування відсутністю співробітників і дотримання глобальних вимог щодо відпустки. Програма управління відсутністю дозволяє обмежити наслідки відсутності, такі як підвищення витрат і ризику, а також зниження виробництва.
#3. Здоров'я та безпека робочої сили
Ця програма дозволяє підприємствам легко та ефективно керувати проблемами здоров’я та безпеки навколишнього середовища. Це підвищує загальну безпеку вашої компанії, спрощуючи та автоматизуючи весь процес, включаючи звітність, запис важливої інформації та визначення основних причин подій.
Які проблеми виникають із рішеннями для управління робочою силою?
Кожна компанія відрізняється від інших і стикається зі своїми перешкодами. Ваше рішення для управління робочою силою має вирішити ці проблеми. Нижче наведено деякі з найпоширеніших проблем з управлінням персоналом (WFM).
#1. Відстеження часу
Відстеження робочого часу стосується майже кожного працівника організації. Затримка або недостатня цілісність даних, що надходять із головної системи управління персоналом, є однією з найбільш важливих проблем споживачів із поточною системою робочого часу та робочого часу. Традиційно відстеження часу було складним, повільним і схильним до помилок, що призводило до додаткових витрат на заробітну плату та адміністративної напруги. Що ще гірше, помилкова зарплата негативно впливає на моральний стан працівників. Жоден бізнес не хоче опинитися в суді чи в новинах через те, що він неправильно платив своїм працівникам або не дотримувався закону.
#2. Робітники, які були представлені
Загалом працівники, які представляють інтереси, отримують значно вищі заробітки та мають більші переваги, ніж працівники, які не представляють інтересів. Через складність вимог, що регулюють стаж роботи, перебування на посаді, відповідність вимогам, пільги, права на відсутність і оплату праці, деяким підприємствам може бути важко дотримуватися цих правил. Без повного рішення для управління робочою силою правила керування контрактами можуть стати жорсткими.
#3. Система контролю за відсутністю
Відсутність надійної системи управління відсутністю може призвести до збільшення витрат, ризику та погіршення виробництва. Компанії повинні відповідати різноманітним і складним вимогам, які випливають із політики щодо відсутності в усьому світі. Різноманітні закони та інтерфейси користувача, необхідні для різних країн і регіонів, часто створюють проблеми для систем управління відсутністю.
Багатьом підприємствам важко вчасно повідомити про інциденти з охорони праці. Працівники не впевнені, чи варто їм повідомляти свого роботодавця про невдале чи ризиковане становище. Багатьом компаніям не вистачає простих, зручних інструментів, які б заохочували до звітування та усували перешкоди для звітування співробітників про попередні або передбачувані події. Зрештою, організації несуть відповідальність за дотримання правил охорони здоров’я та безпеки, тому впровадження сучасних, ефективних процесів управління здоров’ям та безпекою відповідає їхнім найкращим інтересам.
Десять головних переваг управління робочою силою
#1. Автоматизований контроль відвідуваності
Відстеження відвідуваності автоматизовано за допомогою програмного забезпечення для управління робочою силою, що покращує точність даних і зменшує помилки в нарахуванні заробітної плати. За допомогою комплексного рішення для управління робочою силою фірми можуть надавати різним типам працівників простий, інтуїтивно зрозумілий спосіб точного звітування про відпрацьовані години та відсутність у режимі реального часу.
#2. Підвищення продуктивності праці
Система управління робочою силою зводить до мінімуму ручні процеси та дозволяє краще керувати широким діапазоном стандартів відвідуваності та робочого часу. Загальна продуктивність робочої сили підвищується завдяки кращій видимості відпрацьованих годин, готовності працівників і подій, пов’язаних із безпекою, а менеджери можуть гарантувати, що потреби в персоналі будуть задоволені, і оперативно реагувати, якщо щось зміниться.
#3. Більш безпечне робоче місце
Система управління робочою силою може допомогти вам у просуванні культури безпеки робочої сили та відповідності нормам, а також допоможе вам ефективніше керувати подіями, пов’язаними з охороною здоров’я та безпеки навколишнього середовища. Організації можуть гарантувати точність інформації та заохочувати працівників повідомляти про проблеми з охороною здоров’я та безпекою шляхом оптимізації та автоматизації протоколів охорони здоров’я та безпеки — від звітування про події до збору важливої інформації.
#4. Економія коштів
У міру підвищення ефективності вашої робочої сили витрати на управління робочою силою можуть зменшуватися в результаті більш ефективних процесів, що означає менше часу, витраченого на адміністративні обов’язки. Покращена видимість доступності співробітників і бюджетних годин покращує точність і автентичність відпрацьованого часу та випадків відсутності, знижуючи витрати на персонал через такі речі, як додавання понаднормової роботи або надмірна кількість робочої сили.
#5. Залучення співробітників
Інструменти управління робочою силою можуть сприяти залученню співробітників, допомагаючи людям почуватися більш продуктивними на роботі та досягати кращого балансу між роботою та особистим життям завдяки більшій гнучкості планування. Організації також можуть надати своїм співробітникам право голосу та сприяти розширенню їх можливостей, збираючи настрої співробітників у даний момент і використовуючи внесок і переваги співробітників, щоб впливати на діяльність з управління робочою силою, наприклад на планування.
#6. Гнучкий графік
Багато фірм стикаються з розкладом персоналу, зокрема з приведенням кадрів у відповідність із вимогами бізнесу, щоб підвищити продуктивність і мінімізувати витрати. Рішення для управління робочою силою включають інструменти, які дозволяють менеджерам встановлювати графіки, які узгоджують їхню робочу силу з очікуваним (прогнозованим) попитом, а також дозволяють працівникам керувати своїми календарями за допомогою інструментів самообслуговування.
№7. Безпека
У деяких рішеннях для управління робочою силою використовується обладнання для збору біометричних даних (наприклад, сканери відбитків пальців), щоб спостерігати за приходом і виходом співробітників, що допомагає звести до мінімуму «штампування приятелів» — практику, коли одна особа замінює іншу. Крім того, доступ до веб-годинника на основі місцезнаходження допомагає переконатися, що працівники переглядають дані лише з місця, де вони мають працювати. Захищені системи управління робочою силою також мають вбудоване машинне навчання, яке перевіряє підозрілу активність і аномалії в даних управління робочою силою, допомагаючи запобігти помилкам або шахрайським операціям із заробітною платою.
#8. Ділова інформація
Компанії зможуть приймати кращі бізнес-рішення в майбутньому, коли організаційні та відомчі дані будуть централізовані в єдиній системі управління персоналом. Організації можуть оцінювати загальну ефективність компанії за допомогою інформації в режимі реального часу завдяки інструментам управління персоналом.
#9. Доступ з будь-якого місця
Рішення з управління робочою силою дозволяють компаніям зустрічати працівників там, де вони є, щоб підвищити продуктивність. Доступ у будь-який час дає змогу співробітникам швидко та без зусиль працювати зі своїх мобільних пристроїв, змінювати зміни, вимагати відпустки та отримувати доступ до такої інформації, як квитанції про оплату праці та W2.
#10. Менше помилок
Завдяки можливостям автоматизованого обліку робочого часу та відвідуваності системи управління робочою силою зменшують людські помилки. Автоматизація забезпечує точність, усуваючи помилки введення даних, спричинені інструментами звітування про час самообслуговування. Інтелектуальна система, наприклад, може відстежувати ретроактивні зміни, які можуть вплинути на те, як повинен був обчислюватися час працівника, а потім автоматично перераховувати час працівника та передавати виправлення до нарахування заробітної плати за допомогою роботизованої автоматизації процесу. Інтелектуальні сповіщення про відповідність також можуть допомогти гарантувати, що час співробітника належним чином задокументований і що він дотримується своїх планів роботи.
Які функції виконує рішення для управління персоналом?
#1. Підвищення продуктивності робочої сили
Система управління робочою силою зводить до мінімуму ручні процеси та дозволяє краще керувати широким діапазоном стандартів відвідуваності та робочого часу. Загальна продуктивність робочої сили підвищується завдяки кращій видимості відпрацьованих годин, готовності працівників і подій, пов’язаних із безпекою, а менеджери можуть гарантувати, що потреби в персоналі будуть задоволені, і оперативно реагувати, якщо щось зміниться.
#2. Мінімізація витрат і ризиків.
У міру підвищення ефективності вашої робочої сили витрати на управління персоналом починають падати в результаті більш ефективних процесів, що означає менше часу, витраченого на адміністративну діяльність. Більша прозорість доступності співробітників і розподілених годин покращує правильність і достовірність витраченого часу та випадків відсутності, знижуючи витрати на персонал.
#3. Забезпечте точні та своєчасні дані.
Ви можете надати простий, інтуїтивно зрозумілий спосіб для будь-яких працівників точно звітувати про відпрацьовані години та відсутність за допомогою комплексного рішення для управління робочою силою. Широкий набір інструментів управління часом дає змогу автоматизувати перевірки й повідомляти співробітників про проблеми з відповідністю.
#4. Зробіть своє робоче місце безпечнішим місцем для роботи.
Система управління робочою силою може допомогти вам у просуванні культури безпеки робочої сили та відповідності нормам, а також допоможе вам ефективніше керувати подіями, пов’язаними з охороною здоров’я та безпеки навколишнього середовища. Спрощення й автоматизація всього процесу — від повідомлення про нещасні випадки до запису важливої інформації — забезпечує правильну інформацію та мотивує працівників повідомляти про проблеми зі здоров’ям і безпекою.
Найкраще рішення для управління персоналом: на що варто звернути увагу
Організації повинні вміти впроваджувати наведені нижче найкращі практики для успішного впровадження рішень з управління персоналом:
#1. Зробіть речі простими для співробітників.
Запропонуйте самообслуговування та керування часом на всіх пристроях співробітників. Зведіть до мінімуму помилки та звільніть персонал відділу кадрів, дозволивши працівникам подавати власні дані про робочий час і відвідуваність за допомогою карт робочого часу або інших процесів користувача самообслуговування. Співробітники можуть швидко та легко фіксувати час, який вони працювали, за допомогою простого мобільного введення часу або цифрового помічника для введення часу та відсутності.
Надійне рішення для керування відпустками дає вам повний контроль над правилами та процедурами, які регулюють відсутність у вашій фірмі. Швидко створюйте плани відсутності, налаштовуючи умови періоду, право на участь, нарахування, визначення прав і вимоги до оплати. Налаштуйте перевірки відсутності, правила перенесення, адміністративні дії та відображення, щоб визначити типи відсутності.
#2. Зробіть це простим для менеджерів і персоналу відділу кадрів.
Сучасні, гнучкі рішення для управління робочим часом, працею та відсутністю можуть бути розроблені відповідно до вимог бізнесу та робочої сили, дозволяючи менеджерам зменшити вплив непередбачуваної відсутності та керувати часом за допомогою винятків. Сповіщення про відповідність запобігають виникненню потенційних проблем. Для швидшого сповіщення ви можете надсилати їх як текстові повідомлення. Менеджери можуть створювати табелі робочого часу для кожного працівника за допомогою гнучкого механізму правил і шаблонів без звернення до ІТ-спеціалістів.
#3. Спростіть підключення даних співробітників компанії.
Незважаючи на те, що система часу та праці має багато переваг сама по собі, переваги різко зростають, коли вона пов’язана з плануванням, нарахуванням заробітної плати, головною книгою, управлінням проектами та основними системами управління персоналом. Крім того, фірми, які об’єднують час і відвідуваність із нарахуванням заробітної плати, знаходять зменшення помилок обробки заробітної плати, а також зменшення помилок відстеження робочого часу. Пропонуйте надійний зв’язок із системами нарахування заробітної плати та управління часом.
Ефективне рішення для керування відпустками поєднує точки між змінами у розрахунках відпустки та оплати праці, покладаючись на дані з нарахування заробітної плати, часу та праці та основних систем HCM. Працівники можуть планувати відсутність за допомогою самообслуговування або безпосередньо зі своїх карт робочого часу. Кінцевий ефект в обох випадках однаковий: повне розуміння часу та управління відпустками.
Яким буде майбутнє управління робочою силою?
Змінні ринки, суворіше нормативне середовище та більш диверсифікована та розподілена робоча сила зробили управління робочою силою складнішим і важливішим. Без інтегрованих систем управління робочою силою прибутки компаній постраждали б, оскільки вони не матимуть доступу до стратегічних ідей, необхідних для визначення того, де потрібні зміни, і узгодження зусиль HR з бізнес-цілями.
Ефективне управління робочою силою включає в себе управління часом і робочою силою, керування відсутністю, а також управління охороною здоров’я та безпекою — усі вони повністю пов’язані з нарахуванням заробітної плати та іншими ключовими кадровими процесами та фінансовими даними, щоб забезпечити точність, простоту та розуміння колись складного завдання. Результатом є залучена, продуктивна та пов’язана робоча сила, яка прагне зробити свій внесок в успіх організації.
Висновок
WFM життєво важливий, оскільки він допомагає розробити основу для успішного планування, прогнозування та бюджетування, щоб фірми могли належним чином здійснювати свою діяльність. Організації можуть планувати та досягати стратегічних цілей, а також підвищувати ефективність за допомогою автоматизації та інших інструментів. Пошук і впровадження найкращої системи WFM для вашого сектору призведе до щасливої, чуйної робочої сили, яка працює на піку.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ: найкращі інструменти управління персоналом
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПЕРСОНАЛОМ: як воно працює [+10 найкращих варіантів]
- Система управління персоналом: види, особливості та переваги
- ПОЛІТИКА ВІДПУСТКУ: усе, що вам потрібно знати
- СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТУ ПРАЦІ: як це працює?
посилання
