Робочі процеси є основою бізнес-процесів. А системи керування робочими процесами автоматизують ці бізнес-процеси для досягнення максимальної ефективності. Ми поговоримо про те, як працюють ці системи керування робочим процесом, із прикладами найкращого програмного забезпечення з відкритим кодом, яке ви можете вибрати.
Що таке система керування робочим процесом?
Система керування документообігом — це програмна платформа, яка ефективно автоматизує процедури. Оптимізовані робочі процеси підвищують важливі показники ефективності та корпоративну продуктивність. Прикладами систем управління робочими процесами є Taiga, Pipefy, Kissflow, Kanboard тощо.
Автоматизація робочого процесу — це процес організації та встановлення пріоритетів серії дій на основі визначених обставин і правил. Стратегії управління робочим процесом спрямовані на виявлення вузьких місць і затримок у процесах і планування завдань, щоб розробити більш ефективний і спрощений процес робочого процесу. Кілька незалежних програмних інструментів робочого процесу об’єднані в одну програму, яка автоматизує процеси, керовані людиною та машиною, за попередньо визначеним шляхом. Рішення для керування робочим процесом також допомагають у плавній інтеграції людей і систем для досягнення корпоративного успіху.
Які є типи систем керування робочим процесом?
#1. Системи управління документообігом
Коли документи є важливими в процесах проекту команди, рішення для документообігу є життєво важливими. Потік документів через різні процедури стає вирішальним для зусиль організації щодо підвищення ефективності компанії. Іншими словами, результат процесу над одним документом на певному етапі стає вхідними даними для наступного етапу. Документоцентричні системи використовуються для затвердження та перегляду документів, перекладу та транскрибування.
#2. Людиноорієнтована система управління робочим процесом
Людиноорієнтовані технології робочого процесу використовуються при проектуванні та розробці процесів, завдань і процедур, які потребують значної участі людини. Як наслідок, вони мають вирішальне значення для таких функцій, як написання пропозицій та аналіз даних.
#3. Інтегрована система управління документообігом
Інтегровані робочі процеси передбачають ітераційні та послідовно виконані повторювані операції з мінімальним внеском людини.
Чому керування робочим процесом важливе для вашого бізнесу?
Зміни неминучі в будь-якому віці, але їх важко прийняти. Комп’ютери, ноутбуки та мобільні телефони допомогли розширити робочу силу в двадцять першому столітті. Вони використовують можливості хмари для доступу до даних на будь-якому пристрої та покладаються на свої мобільні телефони для роботи та особистих потреб. З таким широким впливом технологічних удосконалень впровадження системи управління робочим процесом повинно бути простим. Дивно, але багато фірм ігнорують важливість інструменту BPM або програмного забезпечення робочого процесу для бізнес-процесів у їхній організації.
Навпаки, хороша система управління робочими процесами потрібна галузі для керування робочими процесами, моніторингу та оптимізації корпоративних процесів. Більш глибоке вивчення процесів показує надмірність і непов’язані завдання. Купи паперів і папок, що містять документи, квитанції, рахунки-фактури, заяви про відпустку та форми, є результатом неорганізованих завдань. Якщо система управління робочим процесом відсутня, навіть найрозвинутіші високотехнологічні підприємства можуть закінчитися з невпорядкованими документами та неструктурованою та відокремленою діяльністю.
Приклади найкращих систем керування робочим процесом
Ось кілька прикладів найкращих систем керування робочим процесом, які ви можете спробувати:
# 1. Вулик
Google, Starbucks, Comcast і Toyota використовують Hive як складні інструменти управління проектами. На додачу до потужних функцій управління проектами та завданнями Hive надає можливості керування робочим процесом для команд, яким потрібно спілкуватися в повсякденних робочих процесах, одночасно завершуючи проекти якомога ефективніше.
Hive Automate, створений на платформі Hive, також дозволяє створювати робочі процеси між Hive та іншими робочими програмами, які регулярно використовуються. Ця програма доступна для всіх користувачів Hive і є чудовим способом оптимізації ваших операцій, автоматизації повторюваних процедур і економії часу.
№ 2. Kissflow
Kissflow — це чудова програма для керування проектами та процесами, розроблена для підвищення продуктивності, допомоги командам у візуалізації робочих процесів, встановлення відповідальності серед членів команди та підтримки всіх на одній сторінці в організації. Ось деякі з характеристик, які роблять Kissflow чудовим вибором для керування робочим процесом:
- Форми, які можна повністю налаштувати для автоматизації та оптимізації операцій.
- Контроль доступу, який визначає організаційні ролі та обов’язки.
- Звіти та аналітика, які є дієвими та забезпечують важливе розуміння загального робочого процесу.
- Інструмент, який полегшує інтеграцію.
#3. Shift
Shift — це програма для настільних комп’ютерів, яка об’єднує ваші облікові записи електронної пошти, програми та розширення в одному браузері, покращуючи вашу продуктивність. Інтегруйтеся з улюбленими програмами, створюйте унікальні робочі області та подолайте перевантаження вхідних повідомлень. Shift — це найкращий інструмент продуктивності; завантажте Shift зараз і зосередьтеся знову. Це справді змінює правила гри. Shift дозволяє:
- Підключіть усі свої облікові записи електронної пошти та улюблену веб-програму, щоб персоналізувати свій робочий простір.
- Шукайте всі свої облікові записи Пошти, Календаря та Диска.
- Комбінуйте свої улюблені інструменти, щоб створити ідеальний робочий процес.
#4. ProProfs
ProProfs Project — це інтелектуальне програмне забезпечення для керування робочим процесом, яке надає інформацію про життєвий цикл проекту в реальному часі. За допомогою зручного інтерфейсу ви можете легко керувати проектами, підзавданнями та термінами. Насолоджуйтесь плавним обміном файлами та беріть участь в обговореннях будь-де та будь-коли. Інструмент створює рахунки-фактури та дозволяє персоналізувати їх. Ви також можете розробити індивідуальні робочі процеси на основі вимог вашого проекту. З ProProfs командна співпраця — це просто. ProProfs також має такі характеристики, які роблять його чудовим програмним забезпеченням для керування робочим процесом:
- Виконуйте робочі процеси автоматично.
- Керуйте міжфункціональними командами
- Оновлення розробки проекту на ходу
- Діаграми Ганта, дошки Канбан та інші інструменти
#5. Fluix
Fluix — це веб-програмне забезпечення без коду для таких компаній, як будівництво, енергетика, авіація та реконструкція. Основними рішеннями платформи є автоматизований збір даних і керування документообігом. Мобільні форми можна використовувати для збору даних, які згодом можна направляти через робочі процеси для оптимізації операцій у віддалених групах. Автоматизований метод, подібний до цього, допомагає керувати польовими інспекціями, контролем безпеки, обслуговуванням обладнання та іншими бізнес-операціями, які включають багато завдань і виконавців. Fluix забезпечує:
- Веб-платформи, iOS та Android.
- Заповнювані PDF-файли та веб-форми полегшують співпрацю між багатьма командами.
- Конструктор робочих процесів із функцією перетягування дозволяє розробляти покрокові робочі процеси.
- Детальний доступ на основі ролей визначає, хто має доступ до завдань і файлів.
- Інтеграція з інструментами бізнес-аналітики дозволяє експортувати та аналізувати дані.
#6. Проектно
Projectsly від 500apps — це нове програмне забезпечення для керування проектами, яке включає широке керування завданнями та потужні засоби автоматизації. Програма є надзвичайно корисною для віддалених команд, полегшуючи робочу співпрацю та дозволяючи менеджерам проектів призначати та відстежувати командні завдання, не пропускаючи важливі етапи. Projectsly спрощує планування проекту та дає змогу виконувати всі частини проекту від початку до кінця. Projectsly має такі особливості:
- Дошки Kanban, які використовуються для створення та відстеження завдань.
- Для графічного відстеження виконання завдання використовуйте діаграму Ганта.
- Автоматизація створення робочого процесу
- Керування проектом Gmail через розширення Chrome
№7. ClickUp
ClickUp — це рішення, яке може допомогти вам оптимізувати робочі процеси та плани проектів, одночасно керуючи ресурсами команди. Команди в усьому світі використовують просту, естетично привабливу програму, щоб підтримувати свою роботу. ClickUp може бути для вас програмним забезпеченням для керування робочим процесом з кількох причин, зокрема:
Шаблони автоматизації дозволяють користувачам створювати спеціалізовані шаблони для автоматизації частин робочого процесу.
- Для проектів доступні перегляди Ганта, календаря та шкали часу.
- Звітування з можливістю створення власних інформаційних панелей.
- Ознайомтеся з найкращими альтернативами ClickUp, які зараз використовують команди, щоб отримати додаткову інформацію.
№ 8. Smartsheet
З часу партнерства з 10,000 XNUMX футів Smartsheet став чудовим інструментом для керування не лише робочим процесом, але й ресурсами для команди. Smartsheet створено за принципом Excel, що дозволяє командам легко візуалізувати майбутні кроки та дії. Smartsheet є чудовим програмним забезпеченням для керування робочим процесом завдяки таким факторам:
- Автоматизація робочих процесів між проектами та завданнями.
- Діаграма Ганта та таблиця для візуалізації завдань включені в гнучкі конфігурації проекту.
- Інтеграція з такими продуктами, як Microsoft Office і Google Apps.
- Збільшення ресурсного потенціалу.
#9. Pipefy
Pipefy — це програмне забезпечення для керування робочим процесом, яке допомагає командам надсилати запити на дані, виконувати завдання та звітувати про успішність проектів і кампаній. стало основним рішенням для керування робочим процесом для команд у всьому світі завдяки своєму підходу до розробки робочого процесу з низьким вмістом коду. Ще кілька функцій, які роблять Pipefy чудовим програмним забезпеченням для керування робочим процесом:
- Шаблони, які можна використовувати, щоб допомогти структурувати загальні робочі процеси та процеси.
- Спеціальні робочі процеси з низьким кодом, що покращує продуктивність.
- За потреби бачення робочих процесів з усього підприємства.
#10. Повітряний
Завдяки своїй унікальній структурі, схожій на Excel, Airtable є чудовим вибором для програми керування робочим процесом. Цей інструмент використовують команди по всьому світу, а його здатність працювати як потужна електронна таблиця зробила його фаворитом для керування робочим процесом. Ще кілька функцій Airtable, які роблять його чудовим програмним забезпеченням для керування робочим процесом:
- Можливість створення індивідуальної бази даних для всіх проектів і завдань
- Спеціальні для проекту шаблони, які можна адаптувати
- Перегляд сітки, календаря, галереї та канбану дає змогу переглядати проекти у найзручніший для вас спосіб.
- Попередньо створені програми для покращення вашого досвіду
Приклади систем керування робочими процесами з відкритим кодом
Ось кілька прикладів систем керування робочим процесом з відкритим кодом:
#1. Тайга
Taiga — це програмне забезпечення для керування проектами та робочими процесами з відкритим кодом, яке має на меті подолати проблему зручності використання. Команда Kaleidos працювала над проектом з початку 2014 року. Зараз Taiga Agile забезпечує офіційну структуру проекту.
Проект містить інструменти, які спрощують створення проектів за допомогою шаблонів Kanban або Agile. Ви також можете використовувати Agile для розробки спринтів та історій користувачів. Ви також можете додавати історії користувачів до спринтів і призначати їм завдання. Крім того, ви можете використовувати шаблон Kanban для створення проектів із вікнами завдань типу post-it та простим у використанні інтерфейсом користувача з функцією перетягування.
#2. Kanboard
Kanboard — це базове програмне забезпечення для керування робочим процесом канбан із відкритим кодом. Він написаний на PHP і розповсюджується за ліцензією MIT. Kanboard простий у налаштуванні та споживає мало ресурсів. Він має основні функції, включаючи пошук і фільтрацію завдань, вкладення, підзавдання, коментарі та багато іншого. Ваші картки також можна експортувати в різні формати.
#3 Відставання
Backlog — це програмне забезпечення для керування робочим процесом із відкритим кодом, розроблене спеціально для команд розробників. Це єдина платформа з простим, але потужним інтерфейсом, який можна налаштувати відповідно до вимог користувачів. Це дає змогу членам команд розробників і дизайнерів взаємодіяти та підключатися на одній платформі з будь-якого місця чи пристрою. Елегантні візуалізації, такі як діаграми Ганта та графіки Git, можна використовувати для відстеження розвитку проекту. Це також сприяє зрозумілості інформації, дозволяючи командам виконувати завдання в межах визначеного часу.
#4. Apache Airflow
Apache Airflow — це безкоштовне програмне забезпечення для керування робочим процесом із відкритим вихідним кодом, яке можна використовувати для створення, моніторингу та керування проектними процесами. Платформа базується на чотирьох концепціях, які дозволяють створювати динамічне, інтуїтивно зрозуміле, розширюване та добре масштабоване програмне забезпечення для керування робочим процесом.
Спрямовані ациклічні графіки (DAG) використовуються в Apache Airflow для допомоги командам у проектуванні, плануванні, програмуванні та автоматизації потоку даних через вузли. Напрямок транспортування даних представлено конвеєрами в Apache airflow. По суті, вихід одного вузла (завдання) часто є входом для іншого вузла. Наприклад, для того, щоб команда виконала всі завдання, потрібно завершити або перезапустити процес.
#5. Таверна Апачі
Apache Taverna — це безкоштовне програмне забезпечення для керування робочими процесами з відкритим кодом для наукових груп, яке дозволяє їм створювати наукові робочі процеси та керувати ними. Інструмент робочого процесу не залежить від платформи та може використовуватися з різними операційними системами. Набір Apache Taverna складається з трьох компонентів: механізм Taverna, робоче місце Taverna та сервер Taverna. Ці компоненти працюють разом, щоб допомогти вченим створювати складні канали даних і аналізувати їх. Крім того, пакет приймає дані як із публічних, так і з приватних джерел у таких різноманітних областях, як медична, географічна та спортивна аналітика.
Як створити систему керування робочим процесом?
#1. Зробіть його легко доступним
Сьогодні бізнес не стоїть на місці. Ваш екіпаж може бути розсіяний по всьому світу. Однак кожному потрібен доступ до рішень, які можуть оптимізувати їхні бізнес-процеси, тому вибирайте хмарні продукти та платформи, які легко доступні кожному.
#2. Просвітіть свою команду
Жодне рішення для управління робочим процесом не буде ефективним, якщо ваш персонал не розуміє, як ним користуватися. Якщо ви інвестуєте в програмне забезпечення, щоб допомогти їм у їхній роботі, переконайтеся, що всі розуміють переваги та те, як його успішно використовувати.
#3. Працювати разом
Найуспішніші системи керування робочим процесом дозволяють вашій команді без зусиль співпрацювати в режимі реального часу. Шукаючи програмні пакети для створення системи керування робочим процесом, зробіть співпрацю пріоритетом.
#4. Слідкуйте за своїм розвитком.
Керівництво має стежити за записом прогресу процесу та виділяти області, які потрібно вдосконалити у вашій системі керування робочим процесом, яка має бути легкодоступною для всіх. Документація є важливою в кожній організації; переконайтеся, що ваша система управління робочим процесом дозволяє ефективно контролювати та документувати вашу команду в міру її зростання.
#5. Зберігайте пильність
Технології постійно розвиваються, і зараз розробляється багато нових технологій, які покращать вашу систему керування робочим процесом. Слідкуйте за новими системами, які можуть покращити вашу систему керування робочим процесом і підвищити ефективність і продуктивність вашої команди.
Як створити робочий процес?
- Визначте свої ресурси.
- Складіть список робіт, які необхідно виконати.
- Визначте відповідальних за кожну фазу та розподіліть обов’язки.
- Створіть схему робочого процесу, яка допоможе вам візуалізувати процес.
- Випробуйте свій новий робочий процес.
- Повідомте свою команду про новий робочий процес.
- Установіть новий робочий процес.
Які 3 основні компоненти робочого процесу?
Три основних компоненти робочого процесу — це введення, перетворення та вихід.
Які чотири ролі робочого процесу?
Необхідні ролі робочого процесу (редактор, рецензент, затверджувач або видавець) повинні бути призначені користувачам, які є частиною цієї команди керування, користувачем із роллю адміністратора глосарію каталогу управління інформацією.
Що таке робочий процес SAP?
Ви можете використовувати SAP Workflow Management для оцифровки робочих процесів, прийняття рішень, отримання наскрізної видимості процесів і створення процесів за допомогою підходу з низьким кодом. Це дозволяє користувачам створювати, виконувати процеси та керувати ними. Це дозволяє користувачам оцифровувати та автоматизувати прийняття рішень.
Що таке модель робочого процесу?
Упорядкована послідовність дій і варіантів, які складають бізнес-процес, представлена моделлю робочого процесу. Створивши модель робочого процесу, бізнес-користувачі можуть краще зрозуміти, як працює процес, а також спростити й оптимізувати його для отримання найкращих результатів і максимальної ефективності.
Що таке розумний робочий процес?
Навіть коли бізнес-вимоги змінюються, Smart Workflow — це готове рішення, яке можна модифікувати відповідно до унікальних вимог до маршрутизації та правил. Спеціальні особи, які затверджують документи, можуть брати участь у циклі затвердження завдяки зручному майстру затвердження Smart Workflow.
Що робить робочий процес ефективним?
Хороший робочий процес пропонує глибокі знання корпоративних операцій. Усуваючи дублювання та надмірність, добре продуманий робочий процес прискорює процеси компанії. Покращений зв’язок, видимість і контроль над бізнес-процесом є деякими додатковими перевагами робочих процесів.
На закінчення
Використання правильної системи керування робочим процесом допоможе підвищити рівень продуктивності у вашій організації, що, у свою чергу, призведе до збільшення доходу. У цьому посібнику ми перерахували найкращі системи керування робочим процесом і сподіваємося, що вони будуть для вас корисними.
Поширені запитання про системи керування робочими процесами
Що таке приклад робочого процесу?
Фрілансер створює та надсилає рахунок-фактуру своєму клієнту. Рахунок-фактура надсилається до фінансового відділу клієнта. Рахунок затверджується та оплачується фінансовим відділом.
Що таке схема робочого процесу?
Діаграма робочого процесу — це візуальне представлення процесу, проекту або завдання, схоже на блок-схему.
Яка різниця між робочим процесом і процесом?
Робочі процеси враховують детальні деталі аж до невеликих цілей, тоді як процеси стосуються більш масштабних результатів.
Статті по темі
- Фінансова інженерія: програми та зарплати (оновлено!)
- Програмне забезпечення для планування проекту: 60+ найкращих програм у 2023 році (безкоштовні та платні варіанти)
- УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ TRELLO: ключові шаблони, функції та використання
- 6 порад щодо правильної автоматизації бізнес-завдань
- СТРАТЕГІЯ ДАНИХ: 7 компонентів стратегії даних, яких потребує кожна сполука
посилання
