Управління корпоративним вмістом (ECM) — це ключова бізнес-технологія, яка допомагає організаціям будь-якого розміру та галузі в організації, управлінні та розповсюдженні неструктурованого вмісту. Ця технологія дійсно цінна для більшості компаній. У цьому посібнику ми дізнаємося, що таке ECM, на прикладах, а також дізнаємося, як вибрати найкраще програмне забезпечення для вашої компанії.
Що таке ECM?
Рішення Enterprise Content Management (ECM) допомагає компаніям безпечно керувати вмістом та інформацією протягом усього життєвого циклу. Він забезпечує безпечне зберігання та поширення неструктурованих даних, таких як документи Word, PDF-файли, електронні листи та відскановані фотографії, авторизованим користувачам.
Мотиваційним фактором для встановлення системи ECM є ефективніше ведення бізнесу, від комерційних ланцюгів постачання до управління контрактами, від кадрових процесів до державного управління. Організації можуть спростити та оптимізувати роботу, усунувши залежність від паперових документів і класифікуючи неструктуровану інформацію відповідно до потреб бізнесу. Він відрізняється від a платформа керування згодою CMP з кількома подібностями.
Застосування ECM та приклади
#1. Оцифровка
Оцифровка — це процес перетворення аналогової інформації, наприклад паперових документів і фотографій, у цифровий формат. Багато компаній, які хочуть скоротити витрати, оптимізувати процеси та заощадити час, використовують системи керування корпоративним вмістом (ECM), щоб перетворити паперові офіси на безпаперові цифрові.
Сканери беруть цифрові зображення з паперових документів протягом усього процесу оцифрування, а система ECM організовує їх у цілісні структури, вилучаючи інформацію та класифікуючи матеріал на основі назв документів, вилученої інформації та додаткових метаданих.
Оцифровка приносить користь будь-якій фірмі, яка бажає розвивати цифрові процеси, але давайте поглянемо на конкретний приклад застосування.
Приклад оцифрування
Розглянемо виробничу фірму з кількома сотнями працівників. Уся кадрова документація (HR) зберігається в паперових файлах, починаючи з посадових інструкцій і резюме для нових наймів і закінчуючи оцінками ефективності, фінансовими та медичними деталями, а також формами вихідної допомоги або пенсії. Зберігання цих знань на папері викликає різні труднощі:
- Неналежний захист (будь-хто, хто має ключ від картотеки, може отримати до нього доступ)
- Доступ повільний, особливо коли справжні документи зберігаються за межами сайту.
- Це займає багато часу, щоб поділитися та оновити
- Пожежа та повінь можуть повністю зруйнувати споруду.
- Поширене явище – за даними Gartner, 25% неправильно оформлених документів ніколи не будуть знайдені.
- Нульова співпраця — лише одна особа може працювати над фізичним паперовим документом у будь-який момент.
Ці проблеми вирішуються шляхом оцифровування паперової кадрової документації та впровадження автоматизованого підвищення ефективності через ECM. Процес оцифрування ділиться на два етапи:
Сканування кожного наявного документа та його запуск за допомогою оптичного розпізнавання символів (OCR), інтелектуального розпізнавання символів (ICR) і інструментів форм для вилучення критичних даних безпосередньо зі сторінки для зберігання в системі ECM для швидкого та легкого доступу.
Розробка простих процесів і користувальницьких інтерфейсів, що дозволяють безперервно вставляти свіжі матеріали – не з паперу, а з цифрових резюме, форм і систем.
Оцифровка може значно зменшити кількість паперу в бізнесі, підвищити ефективність, забезпечити віддалений доступ і прискорити стратегію цифрової трансформації.
#2. Управління документами
Розглядайте системи управління бізнес-документами як інструменти, які дозволяють підприємствам перейти від простого зберігання вмісту до ефективного пошуку та організації його. Система керування документами, яка базується на зусиллях із оцифрування, надає більш повні можливості зберігання, ніж оцифрування, а також організовує, відстежує та отримує вміст із такими функціями, як контроль версій документів, керування безпекою та доступом, а також журнали аудиту.
Приклад
Розглянемо команду, яка створює та співпрацює над проектною пропозицією, як реальний приклад інструменту керування документами. Управління документами не тільки дозволяє кільком користувачам оновлювати пропозицію одночасно, але також гарантує, що зміни не перезаписують одна одну, забезпечуючи єдине джерело правди в будь-який час.
Контроль версій дозволяє команді побачити, як виглядає поточна ітерація пропозиції, а також дозволяє їм повернутися до попередніх версій у разі помилки або переосмислення. Крім того, система керування документами ECM забезпечує ретельний аудит усіх дій користувачів із документом, щоб перевірити відповідність і захистити як організацію, так і користувачів.
#3. Комплаєнс і управління
Недотримання державних і галузевих законів може призвести до значних фінансових штрафів, зриву компанії, зруйнованої репутації та, у деяких випадках, тюремного ув’язнення в таких регульованих сферах, як охорона здоров’я, фінансові послуги та енергетика.
Рішення ECM включають такі функції, як керування записами (RM), управління зберіганням, знищення, eDiscovery та журнали аудиту, щоб допомогти підприємствам у дотриманні законодавства про управління та відповідність.
Приклад
У галузі охорони здоров’я, наприклад, вимоги HIPAA щодо зберігання стверджують, що документи повинні зберігатися щонайменше шість років із дати їх підготовки.
Адміністратор може використовувати захищену систему керування вмістом, щоб установити час зберігання документа на рівні створення, щоб зберегти його в безпеці до його автоматичного знищення, дозволяючи зменшити обсяг аудиту та бази даних, а також знизити ризик штрафів.
Більш просунутий приклад має місце в юридичному бізнесі, де адвокати можуть бути змушені надати цифрові дані та записи, що стосуються судового процесу, наприклад електронні листи, папери, звіти про облікові записи та повідомлення чату. eDiscovery стосується процесу ідентифікації, збору, збереження та розповсюдження електронних матеріалів. Під час процесу eDiscovery юридичні групи встановлюють законне утримання, яке зупиняє обробку або видалення відповідної інформації.
#4. Ведення справ
У той час як оцифровка та управління документами зосереджені на документах, корпоративна система управління справами зосереджена на дещо більш складному елементі – справі. Справа – це набір пов’язаних документів та інформації про одну сутність, наприклад пацієнта, судову справу чи пропозицію щодо планування. Управління справами розглядає справу як єдиний зібраний елемент і надає єдиний інтерфейс користувача, за допомогою якого можна виконувати всі дії та робочі процеси щодо цієї справи.
Приклад
Наприклад, клієнт або суб’єкт страхової компанії може бути причетним до ДТП і подати претензію. Менеджер зі страхових справ складає справу, яка містить документи, поліцейські записи, зображення нещасних випадків, медичні звіти, підписані свідчення під присягою, ціни на ремонт та будь-які інші відповідні дані, щоб гарантувати клієнту належне медичне обслуговування та відшкодування.
Щоб надавати найефективніші рішення та послуги, відповідальний працівник повинен мати можливість переглядати всю інформацію з блоку розгляду справ на одному екрані, коли це необхідно, і саме тут у гру вступає функція керування справами ECM.
Видача та обробка кредитів, страховий поліс і адміністрування претензій, керування файлами співробітників, керування медичною документацією, відкриття та залучення нових клієнтів – усе це типові приклади ведення справ у будь-якому бізнесі. Системи керування справами можуть допомогти будь-якій групі заходів, які покладаються на багато документів на предмет і мають супутній бізнес-процес.
#5. Управління знаннями
Процес розвитку, придбання, структурування, збереження та розповсюдження знань, досвіду та інформації всередині організації відомий як управління знаннями. Він надає компаніям конкурентну перевагу, підвищуючи ефективність і здатність приймати рішення, а також розвиваючи добре поінформовану робочу силу, яка співпрацює, починаючи з етапу адаптації.
Всередині організації програмне забезпечення для керування знаннями часто надає комбінацію можливостей і переваг, таких як корпоративний пошук, об’єднання та ідеї:
Пошук корпоративного вмісту
Темпи сучасного бізнесу критичні. Час, витрачений на пошук інформації, є однією з найбільш істотних перешкод для працівників. Працівники можуть швидко та просто здійснювати пошук за численними характеристиками файлу, відомими як метадані, щоб знайти потрібну інформацію та відповідні знання. Ця складна функція пошуку, яка дозволяє користувачам перехресно посилатися на документи за типом, датою, темою, справою, автором та іншими критеріями, дає їм змогу швидко виявити голку знань у копиці сіна вмісту, що є головною перевагою управління знаннями.
Федерація вмісту
Для того, щоб система управління знаннями найкраще служила організації, користувачі повинні мати можливість посилатися на вміст усіх систем. Однак це непросте завдання, оскільки більшість організацій мають багато відключених, застарілих інформаційних бункерів у своєму середовищі. Об’єднання вмісту руйнує ці віртуальні бар’єри, об’єднуючи основні бізнес-системи, дозволяючи користувачам швидко шукати, отримувати та поширювати відповідну інформацію незалежно від того, де знаходиться основний вміст.
Ідея
У процесі інновацій ідеї можуть бути найважливішим фактором у створенні нової та корисної інформації. Кожна компанія містить величезну кількість інформації, але бази даних, що зберігають величезні обсяги даних, можуть бути величезними для споживачів. Простий тематичний пошук може дати дуже релевантну інформацію та ідеї як усередині, так і за межами бізнесу, що веде до більш креативного прийняття рішень і нових рішень.
Приклад управління знаннями
Служба підтримки клієнтів є прикладом програми керування знаннями ECM. Коли клієнт зв’язується з клієнтом або надсилає заявку, команда підтримки повинна вирішити проблему якомога швидше, особливо тому, що 75% фірм можуть продемонструвати, що більше утримання клієнтів або довічна цінність призводить до зростання доходу.
Спеціаліст служби підтримки може використовувати систему керування знаннями, щоб знайти файл клієнта та переглянути нотатки з попередніх дзвінків. Після цього система може надати інформацію, пов’язану з поточною проблемою, наприклад посібники, відео про продукти, останні корпоративні новини чи оновлення політики, а також будь-яку іншу відповідну інформацію, яка допоможе швидко й ефективно вирішити проблему.
Читайте також: КЕРУВАННЯ ВМІСТОМ: визначення, стратегії та інструменти
Що таке програмне забезпечення для керування корпоративним вмістом (ECM)?
Програмне забезпечення для керування корпоративним вмістом (ECM) — це платформа, яка дозволяє інтелектуально зберігати, упорядковувати та отримувати матеріали великої організації. Відповідно до аналізу ринків і ринків за 2020 рік, можливості як для покупців, так і для продавців програмного забезпечення ECM розширюються, і, за прогнозами, галузь досягне 67 мільярдів доларів або більше до 2025 року, що становить майже 50% зростання за п’ять років. Це може збільшитися, коли припинення роботи через COVID-19 спонукатиме все більше компаній переходити на віддалену роботу, що ще більше збільшить попит на онлайн-ECM.
Важливі функції програмного забезпечення ECM
Перш ніж вибрати програмне забезпечення ECM, переконайтеся, що воно містить основні характеристики. Ось перелік характеристик, про які фірми повинні подумати, перш ніж прийняти рішення про продукт.
#1. Надійне управління документацією та активами
Потужна та інтелектуальна система керування документами та активами з налаштованими папками та перевіркою доступу є одним із основних аспектів, які має забезпечувати ECM. Це стосується будь-якої форми вмісту та активів, призначених для внутрішнього чи зовнішнього (клієнтського) спілкування, як-от статті, маркетингові PDF-файли, навчальні документи та матеріали для персоналу, рекламні пропозиції, пропозиції, шаблони тощо.
#2. Безпечна співпраця
Співпраця має бути вирішальним варіантом для вашого ECM; Особливо враховуючи, що під час припинення роботи через COVID-19 співробітники працюють вдома по всьому світу, попит на можливості співпраці на ECM є значним. Можливості співпраці дозволяють багатьом користувачам із різних відділів працювати над одним документом одночасно. Це також дозволяє менеджерам відстежувати хід створення контенту в режимі реального часу. Однак підвищення доступності вимагає більшої безпеки та перевірки користувача. Лише авторизовані користувачі повинні мати змогу переглядати, змінювати або видаляти документи в ECM, який має повну перевірку рівня доступу користувача.
#3. Облік
Ваше програмне забезпечення для керування бізнес-контентом слугуватиме централізованим центром керування документами, включаючи всі внутрішні записи компанії та відділу. Звіти про продажі, облікові дані та дані про клієнтів (підключення CRM заохочується), бюджет і витрати тощо включено.
#4. Розширений пошук
Оскільки інформація про всю вашу організацію зосереджена на одній платформі, дуже важливо, щоб ECM мав розширені та швидкісні можливості пошуку, щоб гарантувати, що ваша команда може негайно отримати доступ до правильних документів залежно від критеріїв пошуку. Ці поля включають пошук статей за відділами та внутрішніми класифікаціями, заголовками, термінами вмісту, датами тощо. ECM, які не забезпечують швидких і точних результатів пошуку, не слід розглядати.
#5. Відкат і відстеження історії змін
Оскільки кілька людей мають доступ до організаційних файлів і редагують їх, дуже важливо, щоб ваш ECM відстежував і зберігав історію редагування в режимі реального часу – хто і коли вносить зміни. Якщо зроблено неправильне редагування, ECM має мати можливість відкотити документ до попередньої версії.
#6. Автоматичне виявлення надмірності
Одним із найважливіших застосувань ECM є можливість зберігати лише найновіші та унікальні копії документів. Це досягається шляхом автоматичного виявлення зайвих файлів і надання їх для видалення. Це гарантує, що ваші співробітники переглядатимуть лише найновішу версію файлу й не будуть плутатися з різними версіями.
#7. Інтеграція з існуючими додатками
Інтеграція корпоративного керування контентом має вирішальне значення, якщо ви хочете створити централізований робочий ландшафт. Ваше програмне забезпечення ECM повинно підтримувати інтеграцію API з вашими існуючими системами відділу/ролі. За допомогою цієї інтеграції ви можете гарантувати, що у вас є найдосконаліший і повний репозиторій організаційного вмісту та записів, готовий для авторизованого доступу. Наприклад, ваш веб-сайт, портал керування постачальниками та інформаційні системи людських ресурсів (HRIS) можуть входити до програмного забезпечення ECM.
№8. Відповідність
З самого початку розумна корпоративна система керування контентом відповідатиме всім важливим регіональним і галузевим нормам. Наприклад, процеси видалення та отримання вмісту, сумісного з GDPR, збережуть записи згоди користувача для кожного активу. Крім того, розширені налаштування дозволять йому відповідати специфічним архівним практикам компанії.
#9. Налаштування гібридного хостингу
Ви можете розмістити свій вміст і процеси ECM у загальнодоступній хмарі, на приватному (віддаленому) сервері або локально. І мати свободу вибору найкращого комбо – це чудово. Гібридний хостинг дозволяє вибрати середовище, яке відповідає вимогам вашої галузі. Наприклад, контакт-центр із великим розподіленим персоналом може вимагати хмарної інфраструктури для простого доступу по всьому світу, тоді як банк може вибрати зберігання всього вмісту на місці з міркувань безпеки.
#10. Аналітична витонченість
Інтеграція аналітики та стандартного ECM призводить до інтелектуального керування інформацією (IIM), яке Асоціація управління інформацією та зображеннями називає наступним кроком у розвитку програмного забезпечення ECM. Ця функція розширює можливості керування вмістом, надаючи можливості обробки даних. Тепер, коли ви дізналися все, що потрібно знати про програмне забезпечення для керування корпоративним вмістом (ECM) і його основні функції, давайте подивимося на найпопулярніші варіанти на ринку прямо зараз.
На закінчення
Рішення Enterprise Content Management (ECM) допомагає компаніям безпечно керувати вмістом та інформацією протягом усього життєвого циклу. Системи управління корпоративним вмістом мають численні потенційні застосування, і вони продовжуватимуть розширюватися разом із бізнесом і технологіями. Незалежно від того, чи зацікавлена ваша організація в оцифровці, автоматизації, оптимізації бізнес-операцій, відповідності, збереженні та/або знищенні документів або створенні більш згуртованої культури, система ECM може забезпечити значну конкурентну перевагу.
Статті по темі
- Ринки боргового капіталу (DCM): детальний посібник!
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ВІДПОВІДНІСТЮ: визначення та важливість
- ВІДПОВІДНІСТЬ HR: що це таке, програмне забезпечення, навчання та важливість
- Ринок акціонерного капіталу (ECM): докладний посібник із прикладом
посилання
