Колись місцеві підприємства тепер стають віртуальними бізнесами у світі, який постійно розвивається та змінюється. Ці віртуальні організації використовують усі наявні в їхньому розпорядженні інструменти для створення успішної фірми, включаючи віртуальні або віддалені команди. Якщо ви працюєте в компанії, яка переходить на віртуальну модель, використання правильної віртуальної команди — це гарантований спосіб полегшити перехід. Коли справа доходить до контролю зусиль і часу віддалених працівників, управління віртуальними командами має вирішальне значення. Давайте подивимося, що таке віртуальна команда, типи, проблеми в управлінні командами та переваги.
Що таке віртуальна команда?
Віртуальна команда, яку іноді називають «віддалена команда», — це група людей, які співпрацюють із різних місць за допомогою електронного зв’язку. Різні типи віртуальних команд можна використовувати для різних сценаріїв, і всі вони можуть бути економічно ефективними та ефективними засобами співпраці.
Типи віртуальних команд
Існують різні типи віртуальних команд на основі життя членів, цілей, цілей і ролей.
№1. Мережні команди
Ці типи віртуальних команд складаються з міжфункціональних членів, які зібралися разом, щоб поділитися своїм досвідом та знаннями з певної теми. Членство плавне в тому сенсі, що ви набираєте нових учасників, коли вони вам потрібні, і можете вилучати наявних членів, коли вони виконають свої ролі.
№2. Паралельні команди
Члени однієї організації зазвичай створюють паралельні групи для надання рекомендацій у процесі або системі. Паралельні команди зазвичай формуються протягом обмеженого періоду часу, і членство є постійним у тому сенсі, що члени паралельної команди залишаються разом, доки не буде досягнута мета.
№3. Команди розробки продуктів
Ці типи віртуальних команд складаються з професіоналів з усього світу, які працюють разом для виконання певної роботи, наприклад, розробки нового продукту, інформаційної системи або організаційної процедури. Наприклад, залучити команду експертів із США, Канади та Гонконгу для створення нового двигуна протягом року.
№ 4. Виробничі бригади
Виробничі групи складаються з персоналу різних ролей, які працюють разом на регулярній і постійній основі. Члени виробничої групи отримують певні ролі і діють незалежно. Загальний результат досягається шляхом поєднання окремих результатів кожного члена.
№ 5. Сервісні команди
Команди обслуговування складаються з людей з різних часових поясів. Кожна людина працює незалежно, однак робота, яку створює кожен учасник, є продовженням роботи, створеної попереднім членом. Групи підтримки клієнтів у Канаді, наприклад, завершують свої зміни, а служби підтримки в Азії починають і продовжують свою роботу.
№6. Команди управління
Управлінські групи складаються з керівників однієї організації, які працюють в окремих географічних зонах. Члени управлінських команд переважно обговорюють стратегії корпоративного рівня.
№ 7. Команди дій
Щоб відповісти на нагальні виклики, команди дій формуються на дуже короткий період часу. Коли питання буде вирішено, роботу команди відкладають.
Віртуальні команди також мають різні переваги та проблеми. Давайте про переваги в наступному розділі.
Переваги віртуальних команд
Нижче наведено деякі переваги, які можуть надати віртуальні команди:
№1. Витрати компанії невисокі.
Співробітники, які працюють з дому, можуть бути досить недорогими, якщо порівняти їх з витратами на роботу на місці. Офісні площі, витрати на електроенергію та відрядження співробітників – це лише деякі з багатьох витрат, які вам знадобляться для утримання бізнесу в одному місці чи регіоні.
№2. Заявники з усього світу
Коли ви шукаєте нових співробітників, пошук за межами безпосередньої близькості від штаб-квартири може збільшити ймовірність знайти велику кількість компетентних людей. Компанії можуть шукати розумних і енергійних людей по всьому світу, використовуючи віртуальні команди.
№3. Підвищується продуктивність
Дозволити працівникам працювати з дому, не вимагаючи від них їзди на роботу, — це чудовий спосіб підвищити продуктивність і мотивацію. Співробітники, які працюють з дому, можуть прокинутися, подумки підготуватися до дня і почати працювати щогодини, усуваючи стрес і управління часом, необхідні для подорожей.
№ 4. Послуги компанії доступні 24 години на добу
Використання віртуальних команд для надання фірмі цілодобових послуг, особливо для споживачів, є відмінним підходом для просування повторного бізнесу. Клієнти і клієнти хочуть співпрацювати з компанією, з якою вони можуть легко і часто контактувати.
Виклики віртуальних команд
Підтримка згуртованості команди, коли співробітники працюють окремо, є однією з найскладніших завдань керівництва віртуальними командами. Згідно з дослідженнями, команди, що працюють у різних місцях, мали нижчий рівень довіри та вищий рівень конфліктів, ніж співробітники, які працювали разом. Багато проблем з дистанційною роботою викликані бар’єрами спілкування.
Чотири найпоширеніші завдання віртуальної команди
Хоча кожна організація відрізняється, установи з віддаленими співробітниками стикаються з подібними проблемами. Через ізольований характер дистанційної зайнятості проблеми можуть виникати протягом тривалого періоду часу. Вони можуть порушити згуртованість команди та вплинути на всю організацію, якщо їх не виявити та не усунути. Перехід від роботи на місці до культури віртуальної або віддаленої роботи вимагає ефективної роботи процеси управління змінами.
Розглянемо деякі з найбільш типових проблем, з якими стикаються власники віртуального бізнесу зі своїми командами.
№1. Неефективне спілкування
Багато цифрових інструментів допомагають віддаленим командам залишатися на зв’язку; тим не менш, цим інструментам може бракувати персоналізації, яку забезпечує особисте спілкування. У текстовому спілкуванні, як-от електронна пошта та текстові повідомлення, не вистачає мови тіла, тону та інших тонких невербальних підказок, які співробітники отримують під час особистих розмов, що підвищує ймовірність неправильного тлумачення. Працюючи віддалено, члени команди можуть бути більш стриманими на цифрових платформах і менш схильними брати участь у зустрічах або відповідати на електронні листи.
№2. Проблеми з делегуванням
Невдачі в спілкуванні також призводять до нерозумного розуміння відповідальності співробітників. Лідери повинні делегувати завдання, пам’ятаючи про неправильне тлумачення та висновки. Розгубленість щодо того, хто що і коли робить, загрожує єдності команди. Лідери також повинні протистояти бажанню мікрокерувати своїми віртуальними командами, знаючи, коли відступити, і довіряти своєму персоналу. Вони повинні досягти балансу між необхідністю встановити чіткі очікування та впевненістю, яку необхідно задовольнити.
№3. Відмінності в трудовій етиці
Згідно зі статтею, опублікованою в журналі SN Applied Sciences, є докази того, що деякі люди працюють краще в офісних ситуаціях, коли їх оточують інші, явище, відоме як «соціальне сприяння». У віртуальному середовищі інші можуть відхиляти запити або затримувати відповіді. Коли співробітники вважають, що їхні колеги не докладають стільки зусиль, як вони, це може призвести до недовіри, занепокоєння команди та зриву проектів. Щоб подолати труднощі, керівники команд повинні бути уважними, переглядаючи роботу членів команди та регулярно надаючи зворотній зв’язок.
№ 4. Неадекватний особистий зв'язок
Віддалені працівники часто ізолюються, що може негативно позначитися на злагоді в команді. Відсутність взаємодії віч-на-віч може призвести до відсутності згуртованості та взаєморозуміння між членами команди. Було показано, що розмови за кавою або в коридорі, наприклад, мінімізують конфлікти. Однак відтворити у віртуальному світі важко.
Управління віртуальними командами
Управління віртуальною командою – це сукупність операцій зі збору, побудови, організації, керування та нагляду за роботою віртуальної команди. Це необхідний компонент співпраці команди проекту.
У керування віртуальними командами входять такі процеси, але не обмежуються ними:
№1. Складання.
При запуску організації віддаленої командної роботи першим виміром, який слід використовувати, є випробувальний термін. Керівник групи повинен вибрати тих, хто виконав усі стандарти випробувального терміну.
№2. Навчання.
Під час цієї процедури керівник групи встановлює майбутні очікування щодо віртуальної команди, а потім створює та реалізує підхід групового навчання, щоб навчити членів команди досягти цих цілей.
№3. Управління.
Цей метод передбачає використання телекомунікаційних технологій для нагляду за поточними обов’язками та роботою віддалених членів групи.
№ 4. Контролюючий.
Щоб проаналізувати та оцінити роботу команди, керівник групи створює показники ефективності. Ця людина повинна визначити, чи команда на правильному шляху і чи зможе досягти цілей проекту вчасно.
Це основні кроки, пов’язані з управлінням віртуальною командою. Однак можуть існувати вторинні процеси, які дозволяють краще зрозуміти феномен віртуальних команд.
Які переваги та недоліки хорошого управління віртуальними командами
Деякі з переваг керування віртуальними командами включають (але не обмежуються ними):
- Зниження орендної плати та заходи щодо скорочення витрат у техніці
- Зменшення транспортних витрат і часу на дорогу
- Зв'язок та передача інформації в режимі реального часу
Деякі з недоліків управління віртуальними командами включають, але не обмежуються, наступне:
- Оскільки немає механізмів прямого контролю, є менший контроль над віртуальними групами (що може призвести до меншої довіри до віртуальних команд).
- Проблеми зі встановленням хорошого лідерства віртуальної команди (на відміну від «фізичного» керівництва командою)
- Непридатність для проектів, які потребують контролю та управління на місці
Ми запропонуємо кілька вказівок, які допоможуть вам впоратися з проблемами роботи у віртуальних командах.
Найкращі методи управління віртуальними командами
№1. Створити необхідну інфраструктуру.
Якщо ви керуєте віртуальною командою, переконайтеся, що ви запровадили ефективні процеси для підвищення продуктивності, обміну інформацією, спілкування та соціальної взаємодії.
№2. Зробіть безпеку головним пріоритетом.
При віддаленому доступі до даних, систем та активів компанії. Установіть оновлення безпеки, як тільки вони стануть доступними, і регулярно змінюйте пароль.
№3. Будьте уважні до графіків роботи
Заохочуйте своїх співробітників оновлювати свій статус за допомогою однієї з багатьох програм, які можуть синхронізуватися з вашою командою (Slack, Teams тощо). Тому вам слід уникати дзвінків колегам, коли вони сплять або доглядають за дітьми.
На початку свого проекту узгодьте деякі основні правила (наприклад, уподобання щодо контактів у неробочий час, обміну інформацією, протоколів спілкування тощо). Не забувайте цінувати культури та відмінності інших, якщо ви працюєте в транскордонній команді.
№ 5. Подбайте про своє здоров’я та самопочуття.
Це так само важливо, коли ви працюєте поза офісом, тому регулярно робіть перерви за столом і комп’ютером, вставайте й рухайтеся, коригуйте поставу, регулярно перевіряйте зір і поділіть роботу на ІТ та не- ІТ робочі місця.
№6. Визнайте, коли доречно говорити
Ми всі можемо стати надмірно залежними від електронної пошти, текстових повідомлень і миттєвих повідомлень. Тож, якщо є ймовірність непорозуміння, вже надіслано багато повідомлень, якщо ви пропонуєте чутливий відгук або якщо вам потрібно укласти остаточну угоду, просто підніміть трубку!
Висновок
Взаємодія людей, на думку соціальних психологів, посилюється через фізичну близькість індивідів. Оскільки члени віртуальної команди мають обмежені або взагалі не спілкуються віч-на-віч, це створює безліч проблем. Щоб створити довіру, співпрацю та прихильність між членами, віртуальні команди повинні подолати культурні відмінності, труднощі спілкування, боротьбу за владу та конфлікти. Хоча це може здатися складним, це, безсумнівно, можна здійснити за допомогою ефективного керівництва. Організації можуть отримати величезний прибуток від цієї нової тенденції віртуальних команд, якщо є відповідні стратегії, процеси та інструменти.
Віртуальні команди. Часті запитання
Які компанії використовують віртуальні команди?
- SAP. SAP – найбільша у світі фірма, що займається програмним забезпеченням між підприємствами.
- IBM налічує близько 200,000 XNUMX співробітників з різних країн і походження.
- Дженерал Електрик. У GE працює близько 90,000 XNUMX людей по всьому світу.
Чому віртуальні команди зазнають невдачі?
Погане управління, збої в комунікації, невідповідні або погано інтегровані члени команди, недостатньо оснащені співробітники, особистісні конфлікти.
Які характеристики віртуальної команди?
Довіра, уважність і комунікація — це три характеристики, які поділяють усі ефективні віртуальні команди.
Що робить чудового віртуального лідера?
Віртуальний керівник групи повинен бути готовий зробити себе доступним для членів команди. Доступне лідерство означає бути доступним, подібно до політики відкритих дверей на фізичному робочому місці.
