Керівництво постачальником також може посилатися на онлайн-ресурси, які збирають усі дані постачальника та пов’язану з ними діяльність для легкого доступу організації. Програмне забезпечення для керування постачальником або постачальником може виконувати різноманітні завдання, такі як керування процедурою RFP та покращення зв’язку з постачальниками. У цій статті міститься вся необхідна інформація, яка вам знадобиться для керування постачальниками.
Що таке управління постачальниками
Слово «управління постачальниками» стосується процедур, які підприємства використовують для управління своїми постачальниками, яких також називають постачальниками. Вибір постачальників, укладання контрактів, контроль цін, зниження ризиків, пов’язаних із постачальниками, і забезпечення надання послуг – усе це частина управління постачальниками.
Залежно від характеру організації, корпорація може наймати постачальників із широкого кола галузей, наприклад прибиральників, консультантів з маркетингу, постачальників ІТ та постачальників морепродуктів. Продавцями можуть бути малі підприємства або дуже великі корпорації.
Чому управління постачальниками має вирішальне значення
З кількох причин управління постачальниками має вирішальне значення. Одним із найважливіших факторів у виборі найкращого постачальника для конкретних бізнес-потреб є управління постачальником. Крім того, підприємства можуть залучати керівництво постачальників для досягнення своїх цілей, включаючи максимізацію потенціалу економії коштів і прискорення процедури адаптації.
Щоб знизити ризик порушення ланцюга постачання та гарантувати, що дані товари та послуги будуть доставлені вчасно та відповідно до необхідних стандартів, постачальниками також необхідно належним чином керувати. Окрім цього, сильна стратегія управління постачальниками може допомогти підприємствам налагодити тісніші зв’язки зі своїми постачальниками, що може дати можливість торгуватися за нижчі ціни.
Посадова інструкція з управління постачальниками
У процес керування постачальником включено різні дії, зокрема:
#1. Вибір
Вибір постачальників є однією з багатьох операцій, які складають процес управління постачальниками. Запити цінових пропозицій (RFQ) і запити пропозицій (RFP) використовуються для отримання цінових пропозицій від потенційних постачальників. Складання короткого списку та вибір постачальників також є етапами процесу відбору постачальників. Ціна, безсумнівно, буде врахована під час вибору. Але підприємства також повинні враховувати інші аспекти, такі як репутація постачальника, можливості та послужний список. Також ефективність постачальника у спілкуванні під час вибору постачальників, яких призначити для конкретного контракту.
№ 2. Переговори
Обговорення контракту. Важливо правильно скласти договір на початку і переконатися, що узгоджені параметри вигідні для обох сторін. Визначення товарів або послуг, які будуть охоплені, дати початку та завершення домовленостей, а також усіх важливих положень та умов — усе це етапи тривалого процесу узгодження контракту. Також може знадобитися звернути увагу на такі речі, як конфіденційність і обмеження щодо неконкуренції.
#3. Включення постачальника
Це передбачає збір документів і даних, необхідних для встановлення постачальника як авторизованого постачальника для бізнесу. Також переконайтеся, що постачальник може отримати компенсацію за продукти чи послуги, які він надає. Процедура реєстрації може містити таку інформацію, як відповідні ліцензії, якими володіє постачальник, а також податкові форми та інформацію про страхування, на додаток до необхідної контактної та платіжної інформації.
#4. Відстеження ефективності
Компанії відстежуватимуть і оцінюватимуть ефективність своїх постачальників у рамках процесу управління постачальниками. Це може передбачати оцінку їх ефективності щодо ключових показників ефективності (KPI), таких як якість і кількість продукції або дати доставки.
#5. Управління та моніторинг ризиків
Ризики, які можуть вплинути на бізнес, такі як небезпека судових позовів, проблеми з безпекою даних, порушення відповідності та крадіжка інтелектуальної власності, повинні бути уважними до постачальників. Підприємства також повинні стежити за можливістю того, що поведінка постачальника або неспроможність надати товари та послуги вчасно може спричинити збої в бізнес-операціях.
Оплата. забезпечення того, щоб постачальники отримували оперативну оплату за надані ними продукти та послуги відповідно до викладених умов.
Проблеми з керуванням постачальниками
Отримати централізовану картину постачальників, яких використовує фірма, може бути складно для компаній із значною мережею постачальників та/або складним географічним розташуванням. Отримання відповідних документів від постачальників і проведення необхідної оцінки ризиків є складними етапами в процесі управління постачальниками. Щоб запобігти проблемам, вкрай важливо застосовувати правильні процедури та обладнання.
Щоб гарантувати, що відносини з постачальниками забезпечують очікувану вартість за допомогою ефективних процесів, компанії можуть використовувати стратегію управління постачальниками. План може охоплювати такі теми, як встановлення конкретних вимірних цілей, моніторинг ключових показників ефективності, а також встановлення та підтримка міцних відносин із постачальниками. Для того, щоб визначити своїх стратегічних постачальників і зробити інвестиції у розвиток таких відносин, підприємства також можуть класифікувати своїх постачальників. Інші фактори можуть включати вживання запобіжних заходів, щоб запобігти надмірній залежності від конкретного постачальника.
Інвентаризація управління постачальником
Інвентаризація постачальника — це набір процесів і програмного забезпечення для керування запасами, у якому виробник, який також є постачальником, бере на себе роботу з покращення інвентаризації дистриб’ютора.
Програмна система керованої інвентаризації постачальника
Ви можете виконувати замовлення швидше та ефективніше, використовуючи контрольовані постачальниками системи інвентаризації, які іноді називають програмами поповнення запасів за допомогою постачальника або програмами постійного поповнення.
У цьому типі системи обидві сторони обмінюються даними, щоб допомогти досягти кращої точності замовлення. Проте постачальники мають право інформувати та навчати працівників і партнерів щодо свого інвентарю та його використання.
Ось кілька інвентаризаційних засобів керування постачальниками, про які варто поговорити:
#1. Ключові особливості
Для бізнесу вибір програмного забезпечення з найкращими функціями може лякати. Коли певне рішення використовується вперше, це може здатися ще більш страшним.
Щоб спростити процес, ми склали список необхідних вимог для рішення VMI. Ви також можете шукати додаткові навички, які ідеально відповідають потребам вашої компанії.
#2. Прогнозування попиту
Однією з важливих навичок, яку надають рішення VMI, є точне прогнозування попиту на товари. Вони забезпечують прогнозування попиту для ефективного складання, виробництва та доставки продукції.
Він підтримує планування ланцюга постачання, яке підтримується аналітичною інформацією, координуючи дані окремих підрозділів численних компаній, які складають вашу клієнтську базу. Крім того, програма допоможе вам знайти неефективні системи зберігання запасів і запобігти переповненню складських або торгових площ.
№3. Контроль запасів
Ви можете ефективно відстежувати дані про товари, які ваша компанія створює, зберігає, купує чи продає. Крім того, програма робить можливим точне ціноутворення та допомагає підтримувати оптимальний рівень пропозиції. Функції відстеження серій і партій повинні бути включені до відповідної системи інвентаризації, керованої постачальником.
#4. Передача даних
Рішення VMI підтримують простий обмін даними та документами між пристроями в межах підприємства або між клієнтами, клієнтами та діловими партнерами. Це можуть бути дані про податки та митні збори, інвентарні записи, замовлення на купівлю та квитанції, інформація про доставку тощо.
#5. Інтеграція електронної комерції
Ви можете вибрати рішення VMI, яке працює з популярними платформами електронної комерції, кошиками для покупок і веб-сайтами. Завдяки цьому рівні запасів, способи оплати, зокрема готівкою й цифровими, а також варіанти доставки стануть більш оптимізованими.
Система управління постачальниками
Система керування постачальниками, або скорочено VMS, — це програмний пакет, який допомагає компаніям керувати відносинами з постачальниками від початку контракту до його завершення або навіть на перших етапах його формування.
Навіщо потрібна система управління постачальниками
Використання найкращої системи керування постачальниками дає змогу максимізувати зв’язки з постачальниками. Управління постачальниками має важливе значення для успіху будь-якої команди закупівель. Рішення для керування постачальниками, як-от Kissflow Procurement Cloud, має багато переваг, починаючи від кваліфікації постачальників і закінчуючи адаптацією до створення й керування каталогами для відображення ефективності постачальників.
Нижче наведено деякі додаткові переваги використання системи керування постачальниками.
- Успішні ініціативи з управління відносинами з постачальниками дозволяють максимально ефективно використовувати кадрові та фінансові ресурси.
- своєчасне надання продукції та послуг
- Стабільні результати допоможуть вам побудувати міцніші стосунки з клієнтами. Система керування постачальником робить наскрізні процеси більш ефективними.
- Спеціальні звіти та KPI дають змогу оцінити продуктивність постачальника.
- Нічого з цього не вимагало ручної праці.
- Удосконалити процедуру закупівель для найвищого рівня продуктивності
Яка роль керівника постачальника?
Менеджери постачальників обговорюють контракти, встановлюють критерії для постачальників і знаходять найкращих можливих постачальників, щоб сприяти та підтримувати партнерство між вашою компанією та постачальниками/партнерами.
Хто відповідає за управління постачальниками?
Вище керівництво відповідає за управління постачальниками, тоді як Рада директорів відповідає за управління ризиками постачальників.
Які є типи управління постачальниками?
Крім закупівель, інші функції управління включають включення постачальників, управління взаємовідносинами з постачальниками, управління ризиками постачальників, управління продуктивністю, управління контрактами, управління відповідністю та управління SLA.
Чи є управління постачальниками частиною HR?
Бізнес-дисципліна, подібна до управління людськими ресурсами, управління постачальниками використовується для керування вашими постачальниками, а не вашими співробітниками. Метою управління постачальниками є оптимізація цінності відносин з постачальниками шляхом цілісного підходу до всього процесу з урахуванням ризиків від початку до кінця.
Що таке навички керування постачальниками?
Уміння керувати постачальником демонструє вашу здатність планувати та працювати із зовнішніми джерелами (продуктами чи послугами). Ваше завдання полягатиме в тому, щоб налагодити відносини співпраці з постачальниками, щоб перетворити звичайну комерційну операцію на тривалу співпрацю.
Які чотири етапи управління постачальником?
#1. Оцінити
Перший етап, оцінка, передбачає оцінку стану процесу керування даними на даний момент і вимог, які пов’язані з ним. Цей важливий крок дозволяє установі зрозуміти проблеми, які потрібно буде вирішити.
#2. Простерилізувати
На другому кроці стерилізація видаляє повторювані дані, знаходить відсутні дані, виправляє помилкові дані, видаляє неактивні або застарілі облікові записи та розробляє нові правила процесу. Оскільки стерилізація передбачає найретельніший аналіз даних і вимагає найбільш «коригувальних» дій, стерилізація є одним із процесів процесу, який займає найдовше.
#3. стабілізувати
Окреслення стандартів, доопрацювання профілів постачальників і запис обов’язків як всередині, так і поза системою управління постачальниками – все це частини третього кроку, стабілізації. Стабілізація пропонує стандартизований і послідовний метод і встановлює стандарти, які забезпечать кращий процес у майбутньому.
#4. Оптимізувати
Четвертий і останній крок, оптимізація, зосереджується на самообслуговуванні постачальника, зменшенні шахрайства та ризиків, а також на безперервному процесі перевірки даних. Кульмінацією перших трьох процесів є оптимізація, яка забезпечує найкращу роботу процесу.
Висновок
Управління даними про постачальників зазвичай потребує успішної спільної співпраці багатьох відділів і зацікавлених сторін, щоб забезпечити безперебійний процес, як це відбувається з багатьма операціями закупівель. Оскільки дані про постачальників є динамічними, проста оцінка та стерилізація записів про постачальників не дозволить установі досягти тривалих, корисних наслідків. Повинні бути встановлені правильні правила та процеси, які повністю впроваджуються завдяки ефективному управлінню змінами та оновлюються відповідно до змін бізнес-вимог. Установа зможе краще використовувати тенденції даних для успішного моніторингу операцій, таких як прогнозування шахрайства та стратегічні плани пошуку, якщо дані постачальників будуть ретельно керовані.
Статті по темі
- СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ: визначення, типи та основні системи
- ПРОЦЕС ОБСЛУГОВУВАННЯ КРЕДИТОРОМ: Як ефективно керувати процесом
- NET 30 VENDORS: визначення, як це працює з прикладом і списком найкращих постачальників
- 10 НАЙКРАЩИХ ОПТОВИХ ПРОДАВЦІВ 2023 РОКУ
- СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ: процес і найкращі інструменти
посилання
