Управління відрядженнями та витратами є важливим завданням, незалежно від того, чи є у вас 50 людей, які подорожують у справах, чи 5,000. Фінансові менеджери в усьому світі стикаються з труднощами в точному зборі та звітності про всі витрати, пов’язані з подорожами. За останні роки, на щастя, ситуація покращилася. Завдяки сучасним технологіям більше не потрібні паперові звіти про витрати, процеси відшкодування вручну та повторні погодження. У цьому посібнику ми розглянемо управління подорожами та витратами. Ми висвітлюємо ознаки того, що ваші процеси можуть бути застарілими, а також доступні рішення, які допоможуть вам покращити ваші процеси.
Управління витратами на відрядження
Метою управління подорожами та витратами (T&E) є зібрати всі власні витрати, пов’язані з діловими поїздками, щоб їх можна було вирахувати з оподатковуваного доходу. Перельоти, проживання та громадський транспорт для ділових поїздок зазвичай повністю відшкодовуються в більшості країн. Від країни до країни залежить, чи повністю відшкодовується вартість харчування. Незалежно від того, чи йдеться про подію, ділову поїздку чи вечерю для клієнтів у вашому власному місті, у Сполучених Штатах, вартість їжі та напоїв частково вираховується. Навпаки, у Великобританії всі витрати, пов’язані з їжею та напоями, повністю підлягають вирахуванню. Незважаючи на те, що місцеве законодавство може відрізнятися, для підприємств важливо вести ретельний облік усіх витрат, які не підлягають оподаткуванню. Фінансова звітність і податкові відрахування це лише два з багатьох варіантів використання програмного забезпечення T&E. Кращі фіскальні рішення можна приймати, маючи під рукою повну інформацію.
Крім того, адміністрування витрат на відрядження та витрати (T&E) передбачає їх обробку та реєстрацію для податкових відрахувань. Юрисдикція, в якій розташована компанія, впливає на юридичне визначення витрат, які не підлягають оподаткуванню. Крім того, для того, щоб ці покупки кваліфікувалися як законне податкове вирахування, вони повинні бути пов’язані з бізнесом. Податкова організація кожної країни також визначає конкретні процедури звітності про витрати. Щоб максимізувати та зменшити свої податкові зобов’язання, ви повинні розкрити всі відповідні витрати, незалежно від того, де ви проживаєте.
Типові витрати на ділові поїздки такі:
- Проживання: житло, готелі
- Транспорт: авіакомпанія, потяг, автобус, оренда автомобіля та ціни на бензин
- Ресторани, вистави та події
- Добові – це суми проїзду, проживання та харчування в залежності від країни.
- Електроніка та інша необхідна техніка: смартфони, планшети, комп'ютери
- Співробітники іноді покривають власні бізнес-витрати зі своєї кишені, перш ніж подати звіт про витрати своєму роботодавцю для відшкодування.
Програмне забезпечення для управління витратами на подорожі
Ви можете керувати та відстежувати витрати компанії на відрядження за допомогою програмного забезпечення для керування відрядженнями та витратами, яке є комплексним рішенням. Підприємства, які відправляють співробітників у відрядження, повинні використовувати програмне забезпечення для керування T&E, яке можна використовувати для керування персоналом, що подорожує, бронювання поїздок і створення звітів про витрати. Програмне забезпечення для управління корпоративними поїздками та витратами може бути корисним для різних видів бізнесу. Важливо переконатися, що ви маєте повне розуміння витрат на відрядження та кваліфіковану підтримку клієнтів у разі виникнення проблем. Крім того, це допомагає оптимізувати процес виставлення рахунків і бронювати подорожі відповідно до політики вашої компанії щодо подорожей.
#1. TravelPerk
Першокласний інструмент для керування корпоративними поїздками, TravelPerk спрощує для клієнтів планування та бронювання групових поїздок. Багато відомих програм для управління витратами, включаючи Rydoo і Circula, інтегровані в систему. Це гарантує, що у вас є все, що вам потрібно, на одній зручній платформі.
Серед ключових переваг TravelPerk:
- Доступ до кількох профілів користувачів для бронювання поїздки
- Для непрацівників, які повинні організовувати та керувати своїми робочими поїздками, профілі гостей
- Дотримання корпоративних інструкцій при представленні варіантів бронювання
- Сторонні інтеграції з такими відомими програмами, як BambooHR, Payhawk і Expensify
- Відмінне цілодобове обслуговування клієнтів із часом відповіді 15 секунд
- Статистика та розширена звітність для ретельного аналізу витрат
- Рішення для швидкого відшкодування ПДВ — використовуйте калькулятор відшкодування ПДВ TravelPerk, щоб визначити, скільки ви можете заощадити.
TravelPerk також пропонує гнучке рішення для подорожей, FlexiPerk, щоб допомогти організаціям зменшити марнотратні витрати на поїздки. Компанії, які скасовують бронювання за дві години заздалегідь, можуть отримати принаймні 80% своїх грошей за допомогою FlexiPerk. Як правило, компанії також можуть використовувати GreenPerk, варіант компенсації вуглецю TravelPerk, щоб стежити за своїми цілями сталого розвитку. Компанії можуть замовляти екологічні ділові подорожі та підтримувати екологічні ініціативи, відібрані командою TravelPerk Sustainability.
#2. Файл
Fyle — це програмне забезпечення для керування витратами, яке допомагає компаніям і людям ефективніше керувати витратами та відшкодуваннями. Крім того, Fyle взаємодіє з TravelPerk, щоб забезпечити безперебійне звітування про витрати на подорожі на додаток до інтеграції облікових даних і даних про персонал. Він надає фінансовим менеджерам повний контроль і видимість процедур T&E.
Основні переваги Fyle полягають у наступному:
- З легкістю керуйте квитанціями та деталями ділових поїздок.
- Використовуючи центральну інформаційну панель, ви можете зберігати або надсилати цифрові звіти про витрати.
- Встановіть політику відшкодування витрат на ділові поїздки, щоб забезпечити відповідність поїздкам.
- Програмне забезпечення для адміністрування кредитних карток доступне для моніторингу та обробки кредитних карток компанії.
Fyle не може допомогти з плануванням корпоративних поїздок, але його поєднання з TravelPerk надає менеджерам з подорожей єдине місце для виконання всіх ділових операцій. Будь-які екскурсії, заброньовані за допомогою Travelperk, будуть створені як витрати у Fyle з долученими рахунками-фактурами.
Ці два рішення працюють у тандемі, щоб надати вам повну картину витрат на поїздку.
#3. SAP Concur
SAP Concur — це універсальне програмне забезпечення для керування подорожами та витратами. Це допомагає автоматизувати ваші робочі операції для більш простого керування подорожами. Це доступно для готелів, авіаквитків і таксі.
Нижче наведено основні переваги SAP Concur:
- Контроль поїздок і управління витратами може допомогти вам заощадити гроші в цілому.
- Покращте відповідність вимогам і допоможіть зменшити ризики
- Прості впровадження хмарних рішень
- Рішення для масштабованості для розширення бізнесу
- Для тих, хто шукає можливості мобільних додатків, цей сайт орієнтований на мобільні пристрої.
SAP Concur, як і TravelPerk, надає комплексне рішення для управління поїздками та витратами компанії.
#4. TravelBank
TravelBank справді є ще одним програмним забезпеченням, яке поєднує в собі управління витратами та подорожами. Важливо, що TravelBank пропонує різноманітні продукти, які допоможуть вам спростити подорожі та управління витратами.
Основні переваги TravelBank:
- Простий дизайн і швидкий спосіб відшкодування витрат
- Створити та запровадити правила та пільги для подорожей споживачів.
- Обслуговування клієнтів доступне цілодобово для виїзного персоналу.
- Імпортуйте транзакції з особистих і корпоративних кредитних карток і банків для ефективного управління витратами.
#5. Zoho Expense
Zoho Expense вважається одним із найкращих інструментів управління витратами для підприємств. Він надає організаціям будь-якого розміру рішення для управління витратами та корпоративних поїздок. Це чудовий вибір для компаній, що розвиваються, яким потрібні прості, масштабовані рішення для управління витратами.
За даними Zoho Expense, його основні переваги:
- Корпоративні поїздки спрощуються завдяки автоматизованому звіту про витрати для кожної поїздки.
- Сповіщення використовуються для сповіщення членів команди про оновлення та зміни.
- Статистика витрат у режимі реального часу для отримання актуальної картини всіх даних про витрати. Аналітика, яка може визначити коригування, необхідні для кращого управління подорожами та витратами
- Хоча Zoho Expense має широкий набір функцій, є кілька сфер, якими клієнти незадоволені, як-от обслуговування клієнтів і запаси.
#6. Emburse Certify
Emburse Certify — це програма управління витратами, яка дозволяє бронювати подорожі безпосередньо з платформи або шляхом інтеграції з іншою системою управління подорожами. По суті, Emburse Certify дозволяє надавати звіти про витрати, обробляти кредиторську заборгованість і керувати рахунками-фактурами з однієї платформи.
За даними Emburse Certify, його основні переваги:
- Ефективні, надійні та багаті даними робочі процеси для управління витратами на працівників
- Дотримання політики завдяки вбудованим елементам керування політикою
- Автоматизуйте процес розрахунків із заборгованістю та отримуйте інформацію про витрати вашої компанії.
#7. Пандус
Ramp — це технологія автоматизації фінансів і управління витратами, яка допомагає компаніям зменшити непотрібні витрати та оптимізувати платежі та відшкодування. Вони також пропонують реальні та віртуальні корпоративні картки з кредитними лімітами для витрат у дорозі відповідно до політики вашої організації.
Нижче наведено основні моменти Ramp:
- Автоматизація бухгалтерського обліку в поєднанні з обліковим рішенням усуває трудомісткі та трудомісткі бухгалтерські процедури.
- Дозвіл на витрати та передплачені картки з власним бюджетом легко налаштувати.
- Зіставлення квитанцій за допомогою штучного інтелекту, який навчається на попередніх надсиланнях квитанцій
- Картки з брендом вашої компанії для додання індивідуального штриху
Система управління витратами на відрядження
Система управління витратами на відрядження – це програмний додаток, який допомагає підприємствам відстежувати та керувати витратами на відрядження співробітників. Він може автоматизувати процес звітності про витрати, полегшуючи для працівників подання своїх витрат, а для керівників — їх затвердження. Система також може допомогти підприємствам контролювати витрати на відрядження, надаючи інформацію про те, де і як працівники витрачають гроші.
Деякі переваги використання системи управління витратами на відрядження
- Підвищена ефективність: Система може автоматизувати процес звітності про витрати, полегшуючи для працівників подання своїх витрат, а для керівників — їх затвердження.
- Скорочення витрат: система може допомогти підприємствам контролювати витрати на відрядження, надаючи інформацію про те, де і як працівники витрачають гроші.
- Покращена відповідність: Система може допомогти підприємствам дотримуватися політики та правил подорожей.
- Підвищення рівня задоволеності працівників: Співробітники можуть заощадити час і клопоти, використовуючи систему для подання своїх витрат.
Деякі функції системи управління витратами на відрядження включають:
#1. Відстеження витрат:
Система може відстежувати такі витрати, як авіаквитки, готель, оренда автомобіля, харчування та розваги. Відстеження витрат – це процес реєстрації та моніторингу всіх ваших витрат. Це можна зробити вручну або за допомогою програмного забезпечення. Відстеження витрат має багато переваг, зокрема:
- Покращене фінансове планування
- Збільшення податкових відрахувань
- Зниження стресу
- Краще бюджетування
Відстеження витрат може бути великою роботою, але воно того варте в довгостроковій перспективі.
# 2. Звіт про витрати:
Система може автоматизувати процес звітності про витрати, полегшуючи для працівників подання своїх витрат, а для керівників — їх затвердження.
#3. Затвердження витрат:
Система може дозволити менеджерам затверджувати або відхиляти витрати.
Запит на затвердження витрат
Ім'я працівника: Ім'я
Відділ: Ваш відділ
Дата: Сьогоднішня дата
Опис витрат:
Я прошу схвалення наступних витрат, понесених під час моєї роботи Ваша компанія:
- Пункт 1 - $сума
- Пункт 2 - $сума
- Пункт 3 - $сума
Разом: $Загальна кількість
Додаю квитанції про всі витрати.
Спасибі за вашу увагу.
З повагою,
Ім'я
# 4. Звірка витрат:
Система може ідентично узгоджувати витрати з виписками з корпоративних кредитних карток. Узгодження витрат – це процес порівняння двох наборів даних для виявлення будь-яких розбіжностей. Це можна зробити з різними цілями, наприклад для забезпечення точної реєстрації всіх витрат, виявлення шахрайської діяльності або відстеження бюджетних відхилень. Існує кілька різних способів узгодження витрат. Одним із поширених методів є порівняння головної книги компанії зі звітами про витрати, поданими працівниками. Іншим методом є порівняння банківських виписок компанії з рахунками-фактурами постачальників.
Звірка витрат є важливим процесом, який може допомогти компаніям забезпечити фінансову точність, виявити випадки шахрайства та відстежувати бюджетні відхилення. Дотримуючись наведених вище кроків, компанії можуть переконатися, що їхні дані про витрати точні та надійні.
Якщо ви шукаєте спосіб покращити спосіб управління витратами на відрядження у вашому бізнесі, система управління витратами на відрядження — хороший варіант для розгляду.
Що таке облік витрат на відрядження?
Витрати на відрядження включають харчування, транспорт, проживання, проїзд та інші послуги. Працівник зобов'язаний зберігати квитанції та інші документи, які підтверджують конкретні заявлені витрати.
Як ви керуєте витратами на подорожі?
Управління витратами: заощаджуйте гроші як професіонал.
- Плануйте заздалегідь.
- Бронюйте рейси з зупинками або пересадками.
- Використовуйте програму, яка відстежує ваші звички витрачати гроші та допомагає вам дотримуватися бюджету.
- Плануючи свою подорож, майте на увазі весь рік.
- Замість авіаквитків туди й назад придбайте два квитки в одну сторону.
- Зберіть вечерю на літак.
Що таке процес подорожей і витрат?
Управління подорожами та витратами, або T&E, — це процес відстеження всіх витрат, пов’язаних з подорожами, щоб їх можна було списати, а заощаджені гроші не оподатковувати. У більшості країн покриваються всі витрати на робочі поїздки, такі як переліт, готелі та наземний транспорт.
Що таке процес управління витратами?
Система процедур, яка допомагає фірмам оптимізувати свої витрати, відома як процес управління витратами. Це послідовний процес, за допомогою якого працівники подають вимоги про відшкодування та звітують про витрати підприємства.
Що робить менеджер з подорожей і витрат?
Створюйте, керуйте та адмініструйте Глобальну політику подорожей і витрат, яка враховує культурні та географічні особливості, а також міжфункціональну співпрацю за потреби. Обов’язки адміністратора для систем Travel & Expense (Expensify, Concur і Navan), включаючи технічне обслуговування, налаштування та оновлення системи.
Що таке інструмент керування витратами?
Програмне забезпечення для керування витратами – це свого роду програма, яка суттєво автоматизує більшу частину процесу від отримання до відшкодування. Компанії можуть однаково використовувати це програмне забезпечення для керування бронюванням поїздок, автоматизації подання звітів про витрати, прискорення затвердження, прискорення відшкодування та, очевидно, відстеження вимог щодо витрат у режимі реального часу.
Чому управління витратами важливо?
Управління витратами головним чином допомагає відстежувати витрати працівників за категоріями та перевіряти покупки з дозволених корпоративних причин (а не особистих витрат). Він порівнював найкращі витрати за певний час і найкращу ціну. Він наполегливо працює навпаки, щоб контролювати обмеження витрат співробітників і запобігати повторним і шахрайським платежам.
Для чого найкраще програмне забезпечення Витрати?
- SAP Concur Expense. 4.1. 247 Оцінок.
- Контроль витрат Webexpenses.
- Збільшуйте витрати.
- Zoho Expense.
- Платформа Coupa BSM.
- Наван.
- Emburse Certify
- ExpensePoint
Навіщо компаніям управління витратами?
Управління витратами допомагає відстежувати витрати співробітників за категоріями та перевіряти покупки з дозволених корпоративних причин (а не особистих витрат). Тим не менш, він визначив найкращі витрати на певний час і найкращу ціну. Він докладає всіх зусиль, щоб контролювати обмеження витрат співробітників і запобігає повторним і шахрайським платежам.
Bottom Line
Компанії повинні запровадити управління витратами на відрядження, оскільки це може допомогти їм заощадити гроші, підвищити ефективність і зменшити шахрайство. Витрати на відрядження можуть бути значними витратами для бізнесу, і управління витратами на відрядження може допомогти зменшити ці витрати, оптимізувавши процес подання та затвердження витрат. Крім того, управління витратами на відрядження може допомогти підвищити ефективність, спростивши для працівників відстеження своїх витрат, а для менеджерів — їх затвердження. Нарешті, управління витратами на відрядження може допомогти зменшити шахрайство, ускладнюючи для працівників подання шахрайських витрат. Загалом, управління витратами на відрядження є цінним інструментом, який може допомогти підприємствам заощадити гроші, підвищити ефективність і зменшити шахрайство.
схожі повідомлення
- УПРАВЛІННЯ ТЕРИТОРІЯМИ: визначення, інструменти та чому це важливо
- АДМІНІСТРАТИВНИЙ БІЗНЕС: значення, управління, відмінності, партнер і зарплата
- НАЙКРАЩІ МЕДИЧНІ СТРАХОВІ КОМПАНІЇ В США
посилання
