Часто здається, що в день просто не вистачає часу, щоб усе встигнути. Але кількість годин у добі однакова для всіх. Однак деякі люди ефективніше використовують свій час, ніж інші, тоді як інші часто виявляються нездатними вчасно виконати свої зобов’язання. Секрет у тайм-менеджменті. При цьому ви, ймовірно, хочете зосередити свою енергію на діяльності, яка збагачує ваше життя. Але як ви можете вписатися в речі, які справді важливі для вас, коли у вас є кар’єра, діти та інші зобов’язання? Існує безліч методів управління часом, кожна з яких адаптована до унікального набору особистісних рис, проблем продуктивності або організаційних цілей. Цей посібник охоплює все, що стосується управління часом на роботі чи для студентів, а також техніки та інструменти, щоб це спрацювало.
Що таке тайм-менеджмент?
Управління часом пов’язане з прийняттям рішень: що робити, коли це робити, і що робити – все залежить від вас. Ви можете з упевненістю стверджувати, що ефективно розпоряджаєтеся своїм часом, якщо віддаєте пріоритет цілеспрямованим заходам, виконуєте їх за розкладом і при цьому знаходите час, щоб подбати про себе фізично. Але якщо вас запитають, як вам це вдається? Це дуже просто, це просто за допомогою різних методів управління часом.
Техніка тайм-менеджменту, яка є набором правил і концепцій, дозволяє зробити більше за менший час і з меншими зусиллями. Це також допомагає покращити якість ваших рішень і швидкість їх прийняття.
Крім того, вам слід подумати про конкретні аспекти вашого тайм-менеджменту, які вимагають роботи, і про те, як ви віддаєте перевагу організації свого часу. Ви також можете пристосувати свої стратегії управління часом до робочого місця, щоб підвищити свою продуктивність.
Що таке суть тайм-менеджменту?
Розуміння різниці між тим, що справді важливо, і тим, що потрібно зробити негайно, є наріжним каменем ефективного управління часом.
Важливо пам’ятати, що найважливіші дії – це не обов’язково ті, які потрібно завершити негайно. Проблема в тому, що більшість із нас дозволяє своїм розкладом керувати тим, що потрібно зробити прямо зараз.
Які основи тайм-менеджменту?
Більшість людей визнають управління часом найважливішою навичкою і бажають, щоб у них це було краще. Вони продовжують намагатися знайти способи краще організувати свій час, але, здається, вони завжди заплутані, ніж раніше. Може бути багато методів обробки часу, але лише деякі з них застосовні до будь-якого сценарію.
Тим не менш, нижче наведено основні основи тайм-менеджменту, які допоможуть вам жити плідно та збалансовано.
- Планування
- Робіть по одній справі.
- Організуйте та розставте пріоритети.
- Навчіться говорити НІ
- Правило 80/20
- Складайте реалістичні графіки.
- Будьте здорові та без стресів.
- Делегат
- Уникайте відволікання
Яка мета управління часом?
Управління часом – це процес організації, планування та максимального використання часу між різними видами діяльності з метою досягнення максимальної ефективності, ефективності та продуктивності. Для виконання завдань, проектів і цілей, чутливих до часу, можна здійснювати тайм-менеджмент, поєднуючи низку навичок, інструментів, технік і підходів.
Методи та інструменти управління часом
Якщо ви хочете досягти успіху в особистому чи професійному житті, вам, як правило, потрібно буде навчитися ефективно розпоряджатися своїм часом.
Ви можете швидко стати майстром тайм-менеджменту, якщо використовуєте правильну комбінацію інструментів і методів, щоб навести порядок у своєму житті, підвищити продуктивність роботи та більше ніколи не пропускати дедлайн.
Ось перевірені методи та інструменти для управління часом, які можуть допомогти вам отримати максимальну віддачу від робочого дня.
Найкращі методи управління часом
Вибір методів та інструментів управління буде найбільш ефективним, щоб допомогти вам краще керувати своїм часом і робочим життям, здебільшого залежить від ваших потреб.
Незалежно від того, чи потрібно вам розпланувати свій робочий день, навчальні години чи прогрес у досягненні певних цілей, ви найкраще зможете визначити, що вам підійде найкраще.
Ось корисні прийоми, інструменти та навички для ефективнішого управління часом на роботі. Першим кроком у плануванні часу є прийняття рішення змінити свої поточні звички. Поки ви готові діяти, управління часом – це легка справа.
#1. Техніка Pomodoro
Ніколи не ігноруйте потребу у відпочинку, докладаючи серйозних зусиль. Помідори корисні як нагадування про перерву.
Наприкінці 1980-х розробник програмного забезпечення та автор Франческо Чірілло розробив техніку Pomodoro (Tomato), яка з тих пір набула широкої популярності як стратегія ефективного управління часом. Pomodoro широко вважається одним із найефективніших методів управління часом, який використовується сьогодні.
Pomodoro базується на оманливо простій концепції. Вашу роботу на день слід розбити на менші частини, кожну з яких ви повинні виконати перед короткою перервою. Один Pomodoro — це період зосередженої роботи тривалістю 25 хвилин, після якого йде коротка перерва на три-п’ять хвилин. Після споживання 4 Pomodori тривалий проміжок у 15-30 хвилин береться на зарядку.
Дотримання техніки Pomodoro вимагає використання основного таймера. Якщо ви дотримуватиметеся цього методу, у вас буде достатньо часу, щоб зосередитись і відновити сили, що дозволить отримати максимальну віддачу від робочого дня.
#2. SMART цілі
Управління часом є найефективнішим, коли людина має чітке усвідомлення мети та напрямку в житті. Рамка цілей SMART широко використовується як ефективний метод цілепокладання.
Є РОЗУМНИЙ спосіб написати цілі та завдання менеджменту” Джорджа Т. Дорана, який був випущений у 1981 році, представляючи цей метод.
Переважна більшість людей ніколи не витрачає час на те, щоб щось спланувати. Десять або менше відсотків населення насправді записують свої цілі. Це означає, що вам потрібно витратити трохи часу та подумати, щоб правильно поставити важливі цілі.
Якщо ви все-таки вирішите покласти ручку на папір, переконайтеся, що висловлюєтеся конкретно, щоб у вас було над чим працювати, а не складати список загальних речей, які змусять вас почуватися безнатхненними та втраченими. Це марна трата часу. Ви повинні використовувати стратегічний метод для запису своїх цілей.
Детальні пояснення, приклади та шаблони для створення цілей SMART можна знайти в Інтернеті.
#3. Матикс Ейзенхауера» або «Ящик Ейзенхауера».
Після того, як ви записали свої цілі SMART, настав час перетворити їх на керовані фрагменти роботи. Коли це буде зроблено, завдання можна розставити за пріоритетністю. Коли справа доходить до встановлення пріоритетів, Матриця Ейзенхауера часто згадується як основний інструмент.
Дуайт Д. Ейзенхауер був 34-м президентом Сполучених Штатів, обіймаючи посаду з 1953 по 1961 рік. Згідно з його матрицею, роботу слід розділити на такі чотири категорії:
- Вчасно та важливо (зробити спочатку)
- Не терміново + критично (розклад)
- Терміново + Не важливо (Делегат)
- Не важливо і не терміново (Усунути)
Є два типи завдань: ті, які вимагають негайної уваги (наприклад, відповіді на електронні листи, телефонні дзвінки або запрошення на зустріч), і ті, які можуть почекати пізніше.
І навпаки, найважливіші завдання – це ті, які наближають вас до ваших кінцевих прагнень і кар’єрних цілей. Ваші найважливіші обов’язки – це ті, які безпосередньо сприяють реалізації ваших особистих і професійних цілей.
Само собою зрозуміло, що в першу чергу слід розставити пріоритети для найбільш актуальних і важливих справ. Витратьте більшу частину своєї уваги на цю область (термінову + життєво важливу).
Час для занять спортом, навчання, виробництва та спілкування є прикладами життєво важливих, але нетермінових заходів, які слід планувати заздалегідь (і переконатися, що ви їх виконуєте регулярно). Будь-які інші зобов’язання слід аутсорсувати, а ще краще – усунути.
#4. Канбан дошка
У японській мові канбан - це вивіска або рекламний щит. Мета дошки Kanban — надати візуальне представлення вашого прогресу на шляху до конкретних цілей.
Шанувальники канбану часто використовують масивну дошку для сухого витирання або програмне забезпечення, яке дозволяє візуалізувати канбан, щоб накидати свої плани. Ми виявили, що використання фізичної дошки Kanban було набагато ефективнішим.
На дошці необхідно намалювати кілька стовпчиків із зображенням ходу виконання окремих завдань. На типовій дошці ви знайдете такі стовпці:
Тоді вам слід використовувати листівки. Кожна справа представлена листівкою. Просто введіть назву дії, яку потрібно виконати. Клейкі папірці різного кольору можна використовувати для різних цілей.
Коли велика дошка та пов’язані з нею нотатки встановлені, завдання можна легко призначити відповідним стовпцям.
Якщо ви все зробили правильно, у вас буде чітке візуальне зображення ваших завдань і їхнього стану. У міру просування по цих стовпцях ви будете просувати наліпки.
#5. Виконуйте глибоку роботу; Уникайте дрібних або поверхневих зусиль.
Після використання вищезазначених методів ви повинні мати чітко визначений набір цілей, список конкретних керованих кроків, щоб їх досягти, і візуальне представлення вашого прогресу за допомогою дошки Канбан.
На цьому етапі ви повинні мати можливість вибрати найбільш нагальну справу для вирішення. Глибока робота — це процес інтенсивного зосередження на одному завданні, щоб завершити його якомога ефективніше.
Кел Ньюпорт ввів термін «глибока робота», щоб описати стан нерозсіяної уваги, необхідний для повного використання своїх когнітивних талантів.
Займаючись поглибленою роботою, ви можете приносити користь, розвивати свої здібності та виконувати завдання, які важко повторити. Термін «потік» став описувати психічний стан, який дозволяє тривалу концентрацію.
Половинне зусилля або поверхневе зусилля є антитезою глибокої праці. Багатозадачність, робота над декількома проектами одночасно та велика кількість факторів, які відволікають увагу, є звичайними умовами для цього типу малоцінної роботи (електронна пошта, телефон, чат та інші перерви).
Найефективніша стратегія боротьби з «половиною роботи» полягає в тому, щоб приділяти значний проміжок часу одному завданню, на цей час всі інші дії та перерви повинні бути призупинені.
#6. Відстежуйте, як ви проводите свій час
Як розробники найпростішого та найпотужнішого у світі засобу відстеження часу MyHours, ми в Spica, можливо, небайдужі до теми відстеження часу, але не можемо заперечувати позитивний вплив, який він мав на ефективність наших власних співробітників і їхніх команд. працював над.
Крім того, ви можете автоматизувати такі завдання, як звітування та виставлення рахунків, за допомогою хорошого засобу відстеження часу, який забезпечує м’яке підштовхування, щоб зробити більше, і розуміння того, як ви витрачаєте свій час.
Ви можете керувати лише тим, що відстежуєте, як говорить стара приказка. Відстежувати, скільки часу ви витрачаєте на різні завдання та скільки грошей заробляєте, стало простіше завдяки системі відстеження часу.
Точна статистика дозволяє більш ефективно керувати часом. Якщо ви використовуєте пристрій відстеження часу, ви, швидше за все, будете застосовувати інші стратегії управління часом на регулярній основі.
#7. Getting Things Done (GTD)
Один із найвідоміших і широко використовуваних методів ефективного контролю над своїм часом називається «виконувати справи». П’ятиетапний процес розроблено для того, щоб допомогти вам розділити великі завдання на більш керовані частини, які потім можна виконувати по черзі та одразу завершувати.
«Мистецтво продуктивності без стресу» — ось гасло системи. Використання цієї техніки повинно дозволити вам відчувати себе менш напруженим, але водночас робити більше, придумувати свіжі ідеї та відстежувати все, що потребує вашої уваги на роботі.
#8. OKR – Цілі та основні результати
Компанії будь-якого розміру використовують OKR, що робить його одним із найвідоміших фреймворків у світі (батьком OKR є Енді Грув, відомий генеральний директор Intel). Ця структура досить проста.
Ключові результати показують, як ви плануєте досягти своїх цілей. OKR можна встановити за такою вказівкою: «Я буду (Мета) за оцінкою (цим набором ключових результатів).
Цілі – це короткий виклад ваших бажаних результатів. Вони мають бути надихаючими та цікавими, але короткими. Перед компанією має бути не більше п’яти головних цілей.
Ваш успіх у досягненні цілей можна оцінити, спостерігаючи за кількома ключовими результатами. Для кожної цілі слід визначити від трьох до п’яти основних результатів. Переглянувши найважливіші висновки в кінці, ви дізнаєтеся, чи були ваші зусилля успішними чи ні.
Після того як OKR буде встановлено, ними слід поділитися з усіма членами команди під час квартального процесу планування. Налаштування, моніторинг і регулярний перегляд OKR є надзвичайно важливими. Прикладів і шаблонів OKR у великій кількості в Інтернеті.
#9. SCRUM.
Що стосується розробки програмного забезпечення, SCRUM виявився найбільш поширеною гнучкою методологією продуктивності. Хоча це не суто метод управління часом, він може допомогти впоратися з проблемами продуктивності та концентрації.
Основний принцип фреймворку полягає в тому, що ви повинні постійно бути відкритими для змін і відповідно коригувати свій підхід. Наступним найважливішим кроком є постійний перегляд ваших планів на основі інформації, яку ви отримуєте на етапі впровадження.
SCRUM надає перевагу спільній роботі як команда, створенню чогось цінного, залученню всіх відповідних сторін, гнучкості перед обличчям змін, а також вдосконаленню та вдосконаленню процесів на ходу.
Інструменти впровадження фреймворку також дуже очевидні. Цей метод найкраще працює, якщо його реалізовувати як групу, а не як індивідуальну роботу, але його можна налаштувати для роботи в будь-якому масштабі.
#10. Bullet journal, або BoJo
Техніка Pomodoro та The Bullet Journal Method є найбільш затребуваними методами організації робочого дня. Отже, цілком зрозуміло, що ведення щоденника – один із найкращих способів керувати своїм часом.
Керівні принципи методу такі: ви повинні приділити час для досягнення своїх цілей; щастя виникає з мети в житті; виховання допитливості шляхом постановки цілей і роботи над ними; внесення поступових покращень, які призводять до значного розвитку; і використання самоаналізу, щоб знайти свій шлях вперед.
Ви повинні швидко реєструвати все, що відбувається. Короткі нотатки допоможуть запам'ятати важливі деталі пізніше. Під час реєстрації слід використовувати чіткий стиль маркерів і індикаторів для встановлення контексту.
Крім того, раз на місяць ви переглядатимете старі журнали та переглядатимете будь-які завдання, які потрібно перемістити (ви робите такі дії, як викреслення нерелевантних завдань, планування нових завдань, переміщення завдань із щоденних журналів до нового щомісячного журналу тощо).
Як ви опановуєте управління часом?
Кожен, від студентів до робітників і людей будь-якого віку, має проблеми з організацією та виконанням своїх розкладів. Проте дані свідчать про те, що ці проблеми можна подолати. І коли ми це робимо, ми виявляємо, що наш рівень стресу знижується, наше задоволення від роботи підвищується, а наша успішність і навчальні звички процвітають.
В Інтернеті не бракує порад, методів та інструментів щодо управління часом, але які з них дійсно корисні? Наступні методи, підкріплені дослідженнями, можуть допомогти вам стати майстром управління часом;
- Оцінка часу
- Визначення пріоритетів
- Налаштування цілей
- Планування
- Моніторинг
Яка найпоширеніша помилка в організації часу?
Справа в тому, що вони взагалі не мають жодних методів, або вони приймають позицію «я буду вирішувати проблеми, коли вони з’являться». Як ми побачимо в списку типових помилок нижче, існує багато потенційних джерел поганого управління часом.
- Зволікання
- Неможливість визначити пріоритети
- Управління відволіканнями
- Неправильне планування
- Надмірне зобов'язання
- Управління ставленням і стресом
- Багатозадачність
- Доведеться недооцінка завдань
- Не ставити особистих цілей
Які існують 3 типи тайм-менеджменту?
Важливо застосувати багатогранний підхід, намагаючись покращити свої здібності до управління часом. Перше, з чого варто почати, — проаналізувати ваші поточні методи управління часом. Потім ви можете розпочати процес розпізнавання небажаної поведінки та розвитку навичок, необхідних для її зміни. Використовуючи три «П» тайм-менеджменту, ось кілька пропозицій щодо підвищення продуктивності та покращення почуття виконаного обов’язку;
- Планування
- Визначення пріоритетів
- Виконання
Який найефективніший спосіб керувати часом?
Перелік ефективних способів управління часом;
- Використовуйте точну постановку цілей.
- Зосередьтеся на тому, що найважливіше.
- Обмежте кількість часу, який ви маєте для завершення проекту.
- Намагайтеся час від часу робити перерви.
- Зберіться
- Позбавтеся від сторонніх речей.
- Думайте заздалегідь.
Висновок
Володіння мистецтвом і технікою тайм-менеджменту — це безцінне вміння, яке принесе користь вашій роботі та особистому житті. Нездатність планувати наперед призведе до плутанини, якщо ви не навчитеся ефективно керувати своїм часом. Час — це дорогоцінний товар, до якого ми повинні ставитися з повагою. Освоєння тайм-менеджменту є ключем до щасливішого та успішнішого життя.
Крім того, наполегливість у тому, щоб приділяти кожному завданню достатньо часу, оскільки ми вивчаємо навички та методи управління часом, матиме позитивний вплив на наш баланс між роботою та особистим життям.
Поширені запитання про методи управління часом
Навіщо нам потрібні методи та інструменти управління часом у роботі та житті?
Навіщо нам потрібні методи, щоб краще керувати своїм часом?
Тайм-менеджмент - це процес визначення того, скільки часу ми будемо приділяти різним завданням. Це може бути як професійного, так і особистого характеру. Щоб вчасно виконувати всі щоденні обов’язки, потрібно вміти ефективно розпоряджатися своїм часом. Таким чином зусилля не накопичуються, а навички можна відточити з більшою зосередженістю.
Яка стратегія управління своїм часом є найефективнішою?
З усіх методів тайм-менеджменту найефективнішим і ефективним як в особистому, так і в робочому житті є «планування».
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ПРОЕКТАМИ KANBAN: 22 найкращі інструменти керування Kanban, переваги та особливості
- Торгівля глибокими опціонами грошей – ризики, які слід враховувати
- УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ TRELLO: ключові шаблони, функції та використання
- ГНУЧКІ ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ПРОЕКТАМИ: визначення, використання та список APM
Посилання
