Звільнення співробітників є типовою подією в бізнес-секторі. Хоча це рідко приємна процедура, вона часто потрібна. Якщо ви опинитеся в ситуації, коли вам доведеться звільнити когось із посади менеджера з персоналу чи навіть орендодавця, переконайтеся, що ви робите це професійно та законно. Ця стаття є посібником про те, як написати лист про розірвання контракту працівника, а також лист про розірвання договору оренди з детальним шаблоном.
Що таке лист про звільнення для працівника?
Лист про звільнення — це документ, який роботодавець використовує для повідомлення співробітників про те, що їх звільнили, і це важлива частина документації як для відділу кадрів, так і для юридичних команд.
Неналежна поведінка співробітника, наприклад порушення положень компанії або закону, є найпоширенішою причиною листів про звільнення.
Хоча листи про звільнення зазвичай видають роботодавці працівникам, їх також можуть писати особи, які вирішили залишити компанію добровільно (наприклад, листи про звільнення).
Яке значення листа про розірвання?
Лист про звільнення — це письмовий запис про звільнення працівника, який містить причину звільнення та будь-які інші відповідні дані.
Цей лист важливий, оскільки він доводить, що ваша організація звільнила працівника чесно та законно.
Але в цьому є щось більше.
Листи про звільнення часто є останнім кроком у процесі.
Вони можуть замкнути цикл і показати, що працівникові були надані всі можливості виправдати очікування та підвищити продуктивність до звільнення.
Це також один із останніх документів, які звільнений працівник отримає від вашої компанії.
З цієї точки зору лист про припинення може роз’яснити процедури припинення вашої компанії та дати розуміння того, що станеться далі.
Листи про звільнення, особливо під час звільнення старшого персоналу, також можуть діяти як м’яке нагадування працівника про NDA, умови про заборону конкуренції та обмеження торгових угод.
Якщо ці штрафи передбачені контрактом, вам також може знадобитися домовитися про передачу акцій або продаж із зацікавленими сторонами.
Зрештою, ці листи мають зберігатися у файлі для майбутнього доступу як відділу кадрів, так і юридичного відділу.
Які чотири причини для припинення?
Роботодавець може звільнити працівників з різних причин. У більшості випадків роботодавець повинен дотримуватися певних кроків або критеріїв, щоб переконатися, що звільнення було справедливим, інакше воно може бути оскаржене в суді.
#1. Невиконання обов'язків
Найочевидніше (і, мабуть, найсправедливіше) пояснення — це невиконання працівником своїх обов’язків належним чином. Погана продуктивність може бути викликана різними факторами, включаючи нездатність досягти певного рівня навичок або навіть невміння ладити з колегами та керівниками. Незалежно від того, вважає він погану роботу навмисною чи ні, роботодавець повинен завжди надавати справедливе попередження та розумну можливість покращити роботу перед звільненням.
#2. Неналежна поведінка співробітника
Неналежна поведінка є ще однією типовою підставою для звільнення. Це може включати постійне запізнення на роботу або неефективне дотримання процедур на робочому місці. За таких обставин роботодавець, як правило, змушений попередити завчасно та запропонувати можливість удосконалитися. Лише якщо правопорушення триватимуть, вони зможуть звільнити працівника. Єдиним винятком є надмірна неправомірна поведінка, така як крадіжка, напад або незаконні дії, які можуть призвести до звільнення в загальному порядку.
#3. Тривала хвороба
Тривала хвороба може бути вагомою підставою для звільнення, але тільки якщо вона не пов’язана з інвалідністю і лише після того, як ви внесли розумні зміни, щоб дозволити працівнику продовжувати працювати.
#4. Надмірність
Звільнення також може статися в результаті скорочення штату, при якому компанії необхідно скоротити штат. Існують певні стандарти, що регулюють процеси резервування.
Як написати лист про звільнення
Складання листа про звільнення може бути складним завданням, але це важлива частина процесу припинення трудових відносин.
Ваша організація несе відповідальність за дотримання всіх трудових норм і вимог законодавства у вашому конкретному регіоні, хоча ці обов’язки можуть відрізнятися залежно від місцевого законодавства та причини припинення. Ось усе, що вам потрібно знати, щоб написати хороший лист про звільнення.
#1. Вибирайте свій тон з увагою.
Листи про звільнення є важливою складовою життєвого циклу працівника.
Незалежно від того, чи звільняють співробітників через неналежну поведінку, дуже важливо залишатися професійними та ввічливими під час офіційних контактів.
Майте на увазі, що якщо звільнення буде неочікуваним, ви зменшите зарплату працівника, медичне страхування та інші життєві потреби, а також поставите його в невизначене становище.
Хоча відповідь компанії на благополуччя співробітника в кінцевому рахунку не є відповіддю компанії, ви повинні знати про ці обставини перед початком діалогу та продемонструвати співчуття, якщо це доречно.
Ваш лист про розірвання також має допомогти зменшити цю плутанину, викладаючи чіткі та конкретні майбутні дії, якщо це можливо.
#2. Зберіть всю відповідну інформацію
Перш ніж почати писати лист про звільнення, зберіть усі основні факти, які вам знадобляться для виконання завдання.
Ця інформація буде відрізнятися залежно від того, як довго особа працює в організації та які обов’язки вона має.
У деяких випадках вам може знадобитися не все.
Якщо ви звільняєте фрілансера або співробітника за контрактом, це може бути таким же простим, як надати повідомлення про останній робочий день і дати підряднику додатковий час для завершення роботи, що залишилася.
#3. Почніть з основ.
Перш ніж почати складати лист про звільнення, ви повинні почати з основ, таких як ім’я працівника та посада в організації.
Якщо ваша компанія достатньо велика, вам може знадобитися додатково вказати ідентифікаційний номер працівника, відділ та ім’я керівника чи керівника.
Ці дані можна відобразити у списку у верхній частині сторінки.
Щоб чітко ідентифікувати цільового одержувача цієї інформації, вона має бути видимою, чіткою та простою.
#4. Повідомити працівника про дату звільнення.
Однією з найважливіших відомостей є дата припинення дії.
Це слід включити на початку листа, щоб встановити чіткі межі майбутньої діяльності компанії.
У разі звільнення за причиною датою припинення може бути той самий день, коли було видано лист, що набуває чинності негайно.
Часом, особливо під час звільнень та інших ситуацій, коли немає причин звільняти когось, ви можете вказати ефективну дату завершення задовго (часто за місяці), щоб дати співробітникам час підготуватися.
#5. Поясніть причину (-и) припинення.
Причина звільнення є потенційно найважливішим аспектом усього процесу з точки зору працівника, оскільки вона інформує їх про те, чому їх законно звільнили.
Цей розділ має бути чітким, чесним і прямим.
Якщо співробітників звільняють з причини, ви можете вказати на попередні письмові попередження або місяці накопиченої паперової роботи, що демонструє низьку продуктивність.
Більш серйозні проблеми, такі як напад або крадіжка, також можуть бути вказані як законні підстави для припинення.
Якою б не була причина звільнення, будьте відвертими та прямими в описі цих труднощів, щоб працівник зрозумів, чому його звільнили.
Якщо звільнення ґрунтується на одній або повторюваній події (наприклад, хронічне запізнення), надайте точні відомості про цей випадок.
Будьте готові обговорити ці моменти з членом вашої команди, який покидає вас, коли надсилатимете цей лист (якщо це робите особисто), але пам’ятайте, що рішення вже прийнято.
Незалежно від того, як поводиться працівник, ви повинні планувати розірвання трудових відносин.
#6. Опишіть майбутню компенсацію та переваги.
Навіть якщо ви звільните працівника з причини, він все одно матиме право на певні пільги, які ви повинні вказати у своєму листі про звільнення.
Підприємства можуть пропонувати вихідну допомогу на додаток до рожевої квитанції.
Іноді вони ситуативні або залежать від певної форми NDA. Ви повинні бути готові обговорити ці теми, якщо вони виникнуть.
При цьому, якщо у працівника накопичено оплачувану відпустку (ПТО) або лікарняний, що підлягає оплаті, внесіть його в цю зону.
Якщо ваша фірма надає COBRA або аналогічні плани охорони здоров’я, які розширюють охоплення медичного страхування та пільг, пов’язаних зі здоров’ям, крім трудового договору, ви також можете пояснити такі пільги тут.
Також варто зазначити, що багато з цих переваг, а також інформація про них є звичайними компонентами будь-якого листа про звільнення.
Пам’ятаючи про це, ви можете створити спеціальний розділ у шаблоні документа, використовуючи змінні для швидкого обчислення та включення точної та релевантної інформації.
#7. Опишіть наступні кроки, а також будь-які застереження.
Вам може знадобитися надати вказівки щодо того, що має відбуватися далі, залежно від обставин припинення.
Охорона може бути готова, щоб вивести незадоволеного працівника з будівлі у разі раптового, вимушеного звільнення.
Можливо, ви захочете надати розклад, щоб дозволити співробітникам завершити діючі контракти, передати завдання іншим членам команди та залишити роботу з мінімальними перешкодами для роботи в зв’язку з розірванням контрактів, визначеним з часом.
Відділ кадрів може мати політику, яка описує процеси та процедури, яких слід дотримуватися, встановлюючи кінцеві терміни для звільнених співробітників, тому вивчіть поточну політику перед розробкою цього розділу.
#8. Доопрацюйте дані та контактну інформацію
Корпорації може знадобитися зв’язатися зі співробітником після дати його звільнення.
Це може статися, коли працівники відмовляються повернути майно підприємства або коли компанія хоче надіслати поштою остаточний чек при звільненні, податкові документи чи інше подібне повідомлення.
Надайте будь-яку важливу контактну інформацію (мобільний телефон, домашню адресу тощо) вашого працівника як частину процесу звільнення та попросіть його перевірити, чи все правильно, перш ніж він піде.
Це дозволить компанії зв’язатися з вами, якщо виникнуть невирішені труднощі.
У той же час обов’язково вкажіть інформацію про те, до кого ваш працівник має звернутися, якщо виникнуть будь-які проблеми.
Пам’ятайте, що стандартні гарячі лінії для співробітників можуть бути недоступні для колишніх співробітників, і що місцеві номери можуть бути не найкращими контактними точками в майбутньому.
Що таке лист про припинення оренди?
Лист про припинення оренди, також відомий як лист про закінчення оренди, — це повідомлення, надіслане орендодавцем орендарю, яке інформує його про те, що оренда не буде продовжена після зазначеної дати закінчення.
Коли наближається кінець терміну оренди, ви та ваш орендар матимете можливість продовжити на інший термін або розірвати договір оренди. Якщо ви маєте намір розірвати договір оренди з орендарем, типовим способом сповіщення є лист про розірвання договору оренди.
Що ви пишете в листі про припинення оренди?
Типовий лист про припинення оренди міститиме:
- Термін дії договору оренди
- Причина звільнення (за наявності)
- Дублікат договору оренди
- Запит на нову адресу орендаря (для повернення застави)
- Інструкції щодо завершення процесу виселення
- Дублікат контрольного списку для вселення (якщо є)
- Запропоновані дати та години для остаточної перевірки
Який формат листа про припинення оренди?
Лист про розірвання договору оренди від орендодавця має бути написаний чітко та відповідно до місцевого законодавства про орендодавця та орендаря та справедливого житлового законодавства. Перш ніж подавати заяву про припинення оренди, проконсультуйтеся з місцевим юристом.
#1 Почніть із розміщення дати, свого імені та контактної інформації у верхньому правому куті листа.
№2: Надішліть листа вашому орендодавцю (або орендарям, якщо в оренді є кілька людей).
№3: У першому абзаці вкажіть адресу орендованого майна, дати початку та закінчення оренди та причину листа.
№4: У другому абзаці нагадайте своєму орендарю про початкову інструкцію, яку було проведено після заїзду, і додайте копію інструкції.
№ 5: Далі повідомте орендаря, що ви хочете провести останній крок перед виїздом. Запропонуйте пару разів, які вам підходять, і запропонуйте їм вибрати один. Перевірте відповідно до місцевих правил, оскільки в деяких місцях потрібна присутність орендаря, а проходження має відбутися протягом певного періоду часу.
№6: Отримайте адресу для пересилання від орендаря для будь-якої майбутньої кореспонденції, наприклад для повернення застави.
#7: Закінчіть заключним реченням і своїм підписом.
Коли потрібно надати лист про припинення оренди?
Зазвичай ви повинні попередити орендаря принаймні за 30 днів, коли розриваєте щомісячну оренду. Однак, залежно від умов договору оренди та місцевого законодавства, вас можуть зобов’язати надіслати повідомлення за 30, 60 або 90 днів про розірвання договору оренди на визначений термін. Орендодавець також може бути не в змозі розірвати договір оренди в окремих випадках. Прочитайте договір оренди та поговоріть з місцевим адвокатом, щоб визначити, скільки часу вам потрібно повідомити.
Написання листа про розірвання контракту
Лист про розірвання контракту — це офіційний лист, який повідомляє працівника про звільнення. Відповідно до контракту працівника, він часто визначає причину плинності кадрів, описує наступні кроки, які може зробити цей працівник, і пояснює будь-які пільги чи винагороди, які вони можуть отримати в результаті. Штатні працівники, наприклад, можуть мати право на вихідну допомогу, якщо вони працювали щонайменше два роки до цього. Лист про розірвання також можна використовувати для припинення юридичних відносин з іншою компанією та опису будь-яких остаточних угод між ними.
Коли працівники використовують листи про розірвання контракту?
Коли відбуваються певні події, які призводять до припинення контракту працівника, корпорація може використовувати цей вид листа. Згідно із Законом про зайнятість, компанії можуть вибрати, чи надавати це повідомлення, чи просто виплачувати зарплату за час до завершення контракту. Іноді обидві сторони домовляються про звільнення достроково, а в інших випадках звільнення є вимушеним. Відповідно до Закону про контракти (права третіх сторін), підприємства можуть розірвати контракт з різних причин, і вони можуть використовувати лист під час процесу, щоб підтвердити положення положення про розірвання контракту.
Ось кілька прикладів того, коли роботодавець може використовувати цей тип листа:
- Випробувальний термін: деякі працівники можуть відпрацювати від трьох до шести місяців тимчасової роботи, перш ніж стати штатними працівниками, протягом яких керівництво може припинити роботу.
- Співробітників можна звільнити за порушення контракту, якщо вони пропускають роботу більше двох днів без попередження або будь-яким чином порушують контракт.
- Неналежна поведінка співробітника: роботодавець має право розірвати контракт зі співробітником, якщо його поведінка порушує кодекс поведінки компанії або якщо він якимось чином спотворює інформацію про своє робоче місце.
- Скорочення: зіткнувшись із зовнішніми обставинами, такими як зменшення річного доходу, фірма може розірвати контракт із працівником, зокрема з керівниками, щоб мінімізувати витрати або провести реструктуризацію.
Чому лист про розірвання контракту важливий?
Розглянемо такі аргументи на користь важливості такого типу листів:
- Збереження зіркової репутації. Надсилання повідомлення про розірвання може допомогти компанії покращити її професійний імідж, оскільки зазвичай це ввічливість, а не юридична вимога.
- Він служить офіційним документом: якщо пізніше виникне юридична суперечка, письмове повідомлення про розірвання може бути цінним ресурсом.
- Допомагає перехідному періоду: Надсилання працівникам листа про звільнення може дати їм деякий час для пошуку нової роботи або вирішення будь-яких зовнішніх обставин.
- Підтримує відносини між компанією: висловлення поваги та подяки через лист про припинення може збільшити ймовірність майбутніх відносин між двома фірмами.
Шаблон листа про звільнення
Шаблон нижче може допомогти вам упорядкувати свої думки та почати писати лист про звільнення працівника:
Шановний [ім'я співробітника],
Мені неприємно повідомляти вам, що ваша робота в [назва компанії] закінчилася / закінчиться [дата звільнення]. Як зазначалося раніше, ми припиняємо трудові відносини, оскільки [додайте короткий виклад свого обґрунтування].
Ви більше не матимете права на компенсацію чи пільги, пов’язані з цією посадою, починаючи з [дата припинення]. Будь ласка, поверніть [перелічіть будь-яке корпоративне майно, яке необхідно повернути] на [ім’я та адресу, куди можна залишити матеріали або надіслати поштою] до [дата кінцевого терміну].
Ви отримуватимете гроші до [дата припинення — якщо застосовно] і матимете право на накопичені дні відпустки. Ви також отримаєте [суму та умови, якщо застосовно] як вихідну допомогу.
Майте на увазі, що ви погодилися на угоду про нерозголошення, невимагання та неконкуренцію [де це можливо]. Ви повинні негайно знищити будь-яку особисту інформацію про нашу компанію, яку ви маєте на своїх особистих пристроях або в друкованих копіях.
Якщо у вас виникли запитання, зв’яжіться зі мною протягом [кількості] робочих днів після останнього дня.
Бажаємо вам удачі у ваших майбутніх заняттях.
[Ваш підпис та ім'я]Хоча цей зразок може слугувати корисним посібником під час створення власного, завжди доцільно перевірити будь-який лист про звільнення з фахівцем із трудового законодавства, щоб переконатися, що ваш лист відповідає вашим цілям і водночас обмежує юридичний ризик вашої компанії.
Що краще: звільнення чи відставка?
Для вашої репутації буде краще, якщо ви подасте у відставку, оскільки виглядає, що вибір зробили ви, а не ваша організація. Але, якщо ви звільнитеся за власним бажанням, ви можете не мати права на таку ж форму компенсації по безробіттю, як якщо б вас звільнили.
Як з повагою звільнити працівника?
- Надайте можливості для вдосконалення завчасно.
- Візьміть HR як свідка.
- Зустрітися віч-на-віч.
- Будьте простими, короткими та професійними.
- Повідомте своїй команді новини до того, як співробітник покине будівлю.
- Будуйте плани на майбутнє.
На закінчення
У листі про звільнення працівника повідомляється про те, що його звільнено, вказуються наступні кроки, які вони повинні зробити, і описуються пільги чи компенсації, на які вони мають право. Рожева квитанція, лист про звільнення, лист про розірвання контракту, лист про звільнення та повідомлення про звільнення — усі терміни, які використовуються для опису листів про звільнення.
Статті по темі
- ЛИСТ ПРО РОЗІРВАННЯ: визначення, як написати та зразки
- ЯК ЗВІЛЬНИТИ ПРАЦІВНИКА: Звільнення працівника
- ДОСТРОКОВЕ РОЗІРВАННЯ ДОГОВОРУ ОРЕНДИ В США
- ЩО ТАКЕ МИМОВІЛЬНЕ РОЗІРВАННЯ? Вплив у Сполучених Штатах
посилання
