Управління завданнями є важливою частиною як ефективного управління проектами, так і безперебійного ведення бізнесу. Застосування правильного програмного забезпечення або інструменту керування завданнями може полегшити та пришвидшити вашу роботу. У цій статті розповідається про найкраще програмне забезпечення, програму та навички керування завданнями на Mac.
огляд
Управління завданнями передбачає складання плану того, що потрібно зробити, надання людям інструментів, необхідних для виконання роботи, і відстеження того, як справи відбуваються, щоб переконатися, що все буде зроблено вчасно. Щоб робота пройшла добре, також важливо керувати процесом і позбутися будь-яких вузьких місць.
Управління завданнями — це процес поділу великого проекту на менші частини, якими легше керувати, відстеження статусу кожного завдання та коригування графіка проекту за потреби. Завдання, якими керують, повинні;
- Складіть віхи проекту та списки завдань.
- З’ясуйте унікальні сильні сторони кожної людини чи члена команди та дайте їм правильні завдання.
- Дізнайтеся, які найважливіші завдання ваші співробітники повинні виконувати в будь-який момент часу.
- Виберіть найважливіші справи та працюйте над ними в першу чергу.
- Плануйте свою роботу так, щоб її можна було виконати швидко та з невеликими труднощами.
- Заохочуйте командну роботу, створюючи нові союзи та покращуючи ті, які у вас уже є.
- Дайте своїм співробітникам свободу, необхідну для якісного виконання роботи.
- Регулярно перевіряйте та вдосконалюйте те, як все робиться.
- Виконуйте свою роботу з якомога меншою кількістю праці та часу.
Чому важливо підтримувати керування завданнями?
Ось деякі з основних причин, чому важливо добре керувати завданнями.
#1. Керування завданнями полегшує виконання завдань вчасно та належним чином
Оскільки виконання проекту постійно змінюється, важливо зосереджуватися на найважливіших завданнях у будь-який момент часу. Якщо, наприклад, у вас є інтернет-магазин, свята – це напружений час, щоб запастися продуктами та укладати угоди, які відповідають потребам ваших клієнтів. Після Нового року робити це вже не годиться. Уся ваша робота в цій сфері дуже важлива.
Керування завданнями використовується для відстеження всіх завдань і надання порад щодо того, які з них слід виконати першими в будь-який момент часу. Завдяки цій інформації команди та окремі люди можуть краще керувати своїм часом, зосереджуватися на найважливішому та завершувати те, що потрібно зробити до завершення проекту.
#2. Керування завданнями дає вам інформацію, яку ви можете використовувати
Візуальні елементи використовуються в управлінні завданнями, щоб відстежувати все, що потрібно зробити, і стан речей. З цього ви можете отримати уявлення про завдання та про те, де знаходиться проект. Це чудовий спосіб дізнатися, як команди з різних відділів працюють разом і як вони підходять до проектів. Ви матимете краще уявлення про те, як рухається проект, зможете приймати розумні рішення та надавати інформацію, яку люди зможуть використовувати.
#3. Списки завдань — це хороший спосіб відстежувати час і гроші
Важливо не лише завершити проект, але ще важливіше зробити це без перевищення бюджету та вчасно. За допомогою програмного забезпечення для керування завданнями ви можете відстежувати, скільки ви витрачаєте на завдання та скільки часу потрібно для виконання. Допомагає відстежувати ресурси проекту та переміщувати їх у міру появи нових потреб. Також допомагає знайти способи скоротити витрати та завершити проекти, не перевищуючи бюджет.
#4. Керування завданнями може допомогти людям краще спілкуватися один з одним
Управління завданнями багато в чому залежить від реєстрації, відгуків і коментарів людей, які виконують роботу. Після того, як на людей покладено обов’язки, важко сказати, наскільки важливим є спілкування. Щоб добре відстежувати завдання, працівники повинні оновлювати свої списки та регулярно показувати їх керівнику проекту. На кожній нараді щодо статусу вони повинні запитувати свого керівника про їхні думки щодо того, як оцінюється завдання. Цей цикл зворотного зв’язку дозволяє працівникам і менеджерам легко спілкуватися один з одним, що веде до продуктивного робочого процесу з постійним виконанням завдань.
#5. Організація роботи зробить вас більш продуктивними
За допомогою програмного забезпечення для керування завданнями керівники проектів можуть відстежувати все, що відбувається під час проекту. Керівник проекту краще вирішує проблеми та підтримує постійний потік роботи. Це робить проект більш продуктивним і запобігає його збій.
#6. Упорядкування завдань допоможе вам виконувати більше
Ми завжди дивимося на завдання і шукаємо способи їх покращити. Залучені працівники працюють разом і реагують на запити керівника проекту. Також очікується, що вони завжди будуть підтримувати високий рівень продуктивності. За допомогою статистичних даних і звітів про хід роботи з програмного забезпечення для керування завданнями менеджери можуть визначити, наскільки продуктивний їхній персонал, і за потреби внести зміни.
Програмне забезпечення для управління завданнями
Якщо на вашому комп’ютері чи мобільному пристрої є програмне забезпечення для керування завданнями, ви маєте доступ до повного набору інструментів для керування завданнями. Це потужний інструмент, який спрощує керування роботою, допомагає людям добре працювати разом і дає змогу контролювати проекти. Це дає вам змогу порівняти вашу ефективність за різними показниками, надаючи вам більше контролю над тим, як ви керуєте своїми завданнями на основі надійних даних. Наступні функції можна знайти в більшості програм керування завданнями.
#1. Візуалізація робочого процесу
Дошки Kanban є частиною інструментів керування завданнями, які допомагають вам бачити ваші робочі процеси, організовувати завдання так, щоб це було зрозуміло для вашого виробничого циклу, і в кінцевому підсумку підвищити вашу продуктивність.
#2. Пошук завдань
Коли ви працюєте над великим проектом із багатьма завданнями, може бути важко знайти те, що вам потрібно, і стежити за тим, як воно йде. Використовуючи фільтри та теги, програмне забезпечення для керування завданнями дозволяє легко знаходити завдання на основі терміновості, прогресу тощо. Полегшує пошук потрібного в системі.
#3. Статистика в реальному часі
Програмне забезпечення для керування завданнями дає змогу точно відстежувати час. Дані з табелів робочого часу команди використовуються для надання інформації в реальному часі. Це допомагає відстежувати, скільки грошей було витрачено, які ресурси були використані, скільки роботи було виконано та наскільки добре проект працює в цілому.
#4. Допоміжні засоби для спільної роботи
Використовуючи програмне забезпечення для керування завданнями, багатофункціональні команди та окремі особи можуть чіткіше бачити, як розподіляється їхня робота та хто за що відповідає. Це полегшує людям працювати разом над проектами на відстані, дозволяючи їм спілкуватися один з одним, формувати групи та приєднуватися до них, а також швидко додавати коментарі, нотатки та файли.
Програмне забезпечення для керування завданнями має багато переваг
Програмне забезпечення для керування завданнями — це більше, ніж просто центральна інформаційна панель, на якій можна відстежувати все, що пов’язано з керуванням завданнями. Є багато вагомих причин використовувати програму для організації роботи:
#1. Стратегічне визначення пріоритетів
Однією з найкращих переваг програми керування завданнями є те, що вона дозволяє вам розповісти своїм співробітникам про їхні головні пріоритети. Деяким людям у вашій команді може бути важко перемикатися між завданнями. Складаючи список пріоритетів, члени команди можуть краще керувати своїм часом і розуміти порядок, у якому слід виконувати завдання.
#2. Здатність звертати увагу стала кращою
Коли ви використовуєте програму керування завданнями, вам не потрібно відчувати, що вам потрібно завершити великий проект до певної дати. Цей метод дуже хороший для покращення концентрації, оскільки дозволяє розбити роботу на частини, з якими легше працювати.
Найкраще програмне забезпечення для керування завданнями
Ось список найкращого програмного забезпечення для керування проектами.
- Monday.com — ідеальний інструмент для відстеження завдань.
- Якщо ви хочете побачити організацію своїх завдань, Airtable ідеально підходить.
- ClickUp — найкращий вибір для компаній, які хочуть заощадити гроші.
- Todoist — найкращий інструмент для швидких і простих завдань.
- Співпраця — найкращий спосіб керувати групами людей, які розкидані.
- Асана — найкращий спосіб стежити за великою групою людей.
- Фіксовані ціни на Basecamp є найкращими.
- Wrike найкраще підходить для командних програм.
- Іншими словами, нові підприємства та люди, які тільки починають свою діяльність, повинні почати використовувати Trello.
- Smartsheet — найкраща програма для роботи з електронними таблицями.
Навички управління завданнями
Вдале управління часом і завданнями окупиться як зараз, так і в майбутньому. Але щоб досягти успіху, вам потрібно мати такі навички управління завданнями.
#1. Ефективне делегування
На роботі прийнято доручати певні завдання комусь іншому. Це добре для вас обох і для бізнесу в цілому. Якщо ви менеджер і відповідаєте за призначення та відстеження роботи інших людей, а також за свою власну, можливість делегувати вам частіше допоможе.
#2. Проактивний
Адаптація до змін є однією частиною успішного управління завданнями, але вміння дивитися на оточення та передбачати проблеми є іншою. Завдяки цій навичці ви зможете продовжувати свої проекти та рухатися вперед, будучи здатними думати наперед і швидко діяти, коли виникають проблеми. Якщо ви можете передбачити, що станеться, ви зможете краще розставляти пріоритети та організовувати свою роботу.
#3. Навички усунення несправностей
Коли ви на роботі, можливо, не все піде так, як планувалося. Управління завданнями залежить від здатності швидко виявляти проблеми та знаходити рішення. Це допоможе вам закінчити вчасно і запобіжить проблемам.
№4. Управління часом
Якщо ви не закінчите одну роботу вчасно, це може спричинити проблеми з іншими роботами та збити ваш графік. Крім того, якщо завдання не виконати відразу, проект постраждає. Якщо ви вмієте правильно використовувати свій час, ви зможете завершити всі свої завдання вчасно та продовжувати проект за планом.
Найкращий додаток для керування завданнями
Щоб отримати хороші навички диспетчера завдань, нижче наведено найкращий додаток для керування завданнями;
#1. Microsoft Planner
Планувальник Microsoft — це корисний інструмент для керування командними проектами, який зосереджується на візуальних ефектах, простоті використання та співпраці. Якщо ваша команда використовує програмне забезпечення Microsoft, варто звернути увагу на нього, якщо ви шукаєте інструмент керування проектами. Незалежно від вашої ролі в команді, ви можете використовувати програму для створення дощок Канбан із файлами, контрольними списками та мітками.
#2. Google Tasks
Усі ваші пристрої автоматично синхронізують завдання, які ви виконуєте в Завданнях Google, тож ви можете керувати ними, записувати та оновлювати їх будь-де. Це програмне забезпечення є базовим, простим у використанні та настроюється. Оскільки Google Task синхронізується з Gmail і Календарем, людям, які вже користуються іншими службами Google, має сенс додати його до свого робочого процесу.
Керування завданнями на Mac
Як і в Windows, Apple Task Management дозволяє швидко завершувати програми, які застрягли або зависли. Але ви повинні переглянути монітор активності Mac, щоб отримати більше діагностичної інформації щодо керування завданнями. Ви можете зупинити програми, які запущені, але не відповідають, перевірити, скільки пам’яті та ЦП використовує кожна програма, а також побачити, скільки енергії використовує кожна програма.
Диспетчер завдань у Mac OS X схожий на монітор активності у Windows, але він менший. Щоб потрапити туди, вам просто потрібно одночасно натиснути [CMD], [ALT] і [ESC]. Коли ви натиснете це, з’явиться спливаюче вікно, у якому ви зможете побачити, що працює у фоновому режимі. Натисніть програму, яка не працює, а потім натисніть кнопку «примусово вийти». Нижче наведено найкращий додаток або програмне забезпечення для керування завданнями на Mac;
#1. Команди Evernote
З Evernote ви можете зберігати й упорядковувати все, від ідей і проектів до спогадів і списків справ, в одному місці. Ви можете використовувати його, щоб відстежувати все, від великих проектів до швидкоплинних спогадів, створюючи нотатки, вкладаючи документи, скануючи фотографії, записуючи голосові нагадування та вирізаючи з Інтернету. Використовуйте Evernote, щоб не забувати важливі деталі.
#2. ясно
Realmac Software Impending made Clear, передова програма для відстеження завдань. App Store має багато додатків зі списками справ, але Clear виділяється тим, наскільки простим у використанні та простим він виглядає.
Що таке керування завданнями та чому це важливо?
«Керування завданнями» означає відстеження всіх різних частин завдань вашого проекту. Тут вам доведеться заздалегідь вирішити, як виконувати свої завдання на основі будь-яких змін, які можуть відбутися в реальному часі. Зрештою, ви захочете довести ці завдання до кінця.
Які є типи керування завданнями?
Нижче наведено:
- Практичні способи впоратися з навантаженнями.
- Використання комп’ютера для управління робочими процесами.
- Онлайн програмне забезпечення для управління часом.
Які етапи керування завданнями?
Наступні кроки:
- Складіть список усіх речей, які має зробити ваша група.
- Кожне завдання має мати список дат і часу.
- Розставте кожне завдання в порядку їх важливості.
- Обов’язково запишіть будь-яку іншу інформацію про завдання, яку ви вважаєте важливою.
- Дайте кожну відповідь іншій людині у вашій команді.
- Слідкуйте за тим, як далеко зайшла ваша група.
Які три навички управління завданнями?
Нижче наведено:
- Виконання детективної роботи або ретельний роздум.
- Мати здатність вирішувати проблеми.
- Розглянемо всі аспекти завдання.
- Розмова, зрозуміла кожному.
- Талант розподіляти обов'язки на інших.
- Краща точність при постановці цілей.
Які 4 типи завдань?
Нижче наведено:
- Додаткові завдання.
- Узгоджені завдання.
- Планові завдання.
За підходом Ейзенхауера завдання можуть бути терміновими і важливими, нетерміновими і важливими, неважливими і терміновими, або ні терміновими, ні важливими. Вони добре працюють, тому що ви можете швидко вирішити, чи потрібно щось робити негайно, пізніше чи не робити взагалі.
Які 4 елементи управління завданнями?
Відкласти (затримати), віддати комусь іншому (делегувати) і позбутися 4 D (скинути). Якщо ви помістите кожну діяльність або проект в одну з цих груп, ви зможете краще вирішити, як витрачати свій час і енергію.
Висновок
Будь-який бізнес, який хоче мати хороший робочий процес, потребує міцної бази, а управління завданнями може бути як основою управління проектами, так і ядром управління процесами. Для ефективного керування завданнями вам потрібно відстежувати та керувати статусом завдання, пріоритетом, часом, розподілом людських і фінансових ресурсів, повторенням, залежностями, повідомленнями тощо. Усе це є основами керування завданнями загалом.
Поширені запитання щодо керування завданнями
Які етапи керування завданнями?
- Ініціація.
- Розклад.
- Виконання.
- Контроль і моніторинг.
- Закриття.
Як я можу краще стежити за своїми завданнями?
- Створіть стратегію.
- Складіть список пріоритетів замість завдань.
- Найкраще почати завчасно.
- Розділіть будь-яке велике підприємство на керовані частини.
- Попрактикуйтесь у прийнятті рішень.
- Головне – розподілити обов’язки.
- Головне правильно поцілити.
- Встановіть дати виконання.
Як ви визначаєте успішний проект?
Хороша робота є складною, але винагородою. Цілком природно думати, що якщо учні повинні бути в змозі закінчити щось, вони повинні бути в змозі зробити це без будь-яких труднощів. Під час успішного виконання завдання вирішення проблем є частиною навчання — вони означають справжню взаємодію з центром предмета.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ЗАВДАННЯМИ: 24 найкращі інструменти керування завданнями для команд [2023]
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЗАВДАННЯМИ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 2022 році
- ІНСТРУМЕНТ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: 10 найкращих безкоштовних інструментів у 2023 році
- Інструменти керування проектами Excel Free: усе, що вам потрібно знати, типи та безкоштовні інструменти для використання
- ІНСТРУМЕНТИ КОМУНІКАЦІЇ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: найкращі та найефективніші інструменти для використання
посилання
