Інвестиції в ресурси є одними з найдорожчих, які може зробити бізнес. Нестабільність на ринку може призвести до дефіциту ресурсів, через що необхідно планувати ресурси та максимально використовувати наявний людський капітал. Розумне планування ресурсів, відповідне планування та забезпечення рівня залученості та задоволеності персоналу є складовими ефективного управління ресурсами. Проте продуктивність, ефективність і прибутковість проекту можуть виграти, якщо менеджери ресурсів використовують надійні методи управління ресурсами та планування. Однак скорочення цього процесу та нездатність зробити своєчасний вибір матиме негативний вплив на бізнес-цілі організації. У цій статті ми пояснюємо типи планування ресурсів, приклади та пояснюємо, що таке система планування ресурсів підприємства.
Що таке планування ресурсів?
Термін «планування ресурсів» стосується процесу розподілу ресурсів команди або людей для завдань. Це гарантує завершення проекту без збоїв і розбіжностей і з усіма бажаними результатами. Немає абсолютного правильного чи неправильного, коли справа стосується планування ресурсів. Те, що підходить для однієї групи, може бути не оптимальним для іншої.
Хоча на перший погляд це може здатися простим, планування ресурсів насправді досить складне. Потрібна ретельна підготовка, щоб гарантувати, що завдання будуть призначені відповідним людям, не перериваючи прогрес проекту. Саме в цьому контексті програмне забезпечення, таке як eResource Scheduler, яке допомагає планувати ресурси, стає незамінним.
Позбудьтеся здогадок під час розподілу ресурсів і подивіться, наскільки продуктивнішою стане ваша команда.
Якщо ви керуєте проектами в агентстві, консалтинговій фірмі чи компанії з інформаційних технологій, ви знаєте, наскільки важливим є планування ресурсів. Однак, подібно до свого популярного брата, планування потужностей, планування ресурсів часто неправильно розуміють, недооцінюють і недостатньо використовують.
Гарне планування ресурсів підвищує продуктивність, знижує витрати та зменшує дорогі вузькі місця для фірм, що надають професійні послуги.
Чому планування ресурсів важливе?
Неможливо перебільшити цінність ретельного планування ресурсів. Керівники проектів повинні вміти переміщувати ресурси туди, де вони матимуть найбільший вплив. А це неможливо без відповідних методів планування ресурсів. Інакше ви летите наосліп, не маючи уявлення про те, як і коли перетасувати ресурси для досягнення максимального ефекту.
Дослідження McKinsey «Як спритний розподіл ресурсів може подвоїти вартість вашої компанії» аналізує результати переміщення фінансових, людських і управлінських активів. Було виявлено, що 83% генеральних директорів і керівників вищого рівня назвали перерозподіл ресурсів найважливішим фактором у розширенні бізнесу.
Елемент «таланту» в рівнянні є одним із кількох факторів, які сприяють розширенню компанії. Ваша компанія може отримати користь від планування ресурсів, виконавши такі дії:
- Поліпшення спілкування з клієнтами та інші важливі контакти
- Прогнозування майбутнього успіху проекту, знаючи доступні ресурси
- Підвищення продуктивності та скорочення «неактивних» або непродуктивних активів
- Максимально використати те, що у вас є, для досягнення ваших цілей називається оптимізацією ресурсів.
- Підвищення морального духу на роботі та утримання співробітників
- Підхід до виконання завдань зважено, продумано (а не випадково).
Крім того, ефективна процедура планування ресурсів може визначити оптимальну комбінацію ресурсів, необхідних для завершення проекту, у світлі його вимог, на які впливають три елементи: вимоги проекту, його обмеження та його можливості.
Добре планування ресурсів також виявляє потенційні області несумісності. Майте на увазі, що це не тільки допоможе вам виконати завдання вчасно та в межах бюджету.
Типи планування ресурсів
Ось 2 найпопулярніші типи планування ресурсів.
#1. Багатовимірне планування ресурсів
Використання багатовимірного планування дозволяє співіснувати кільком групам ресурсів в рамках одного плану ресурсів. Це дозволяє більш детально розподіляти ресурси для програм, що, у свою чергу, призводить до збільшення використання ресурсів. Крім того, він здатний приймати багатовимірні розподіли ресурсів, де кожен розподіл може запитувати різні обсяги різних типів фізичних ресурсів, включаючи, але не обмежуючись, ядра ЦП, оперативну пам’ять і кількість дисків. У межах одного кластера ви можете застосовувати багатовимірне планування ресурсів у поєднанні з плануванням на основі слотів.
#2. Планування ресурсів на основі слотів
Планування на основі слотів дає змогу працювати з однією групою ресурсів на план ресурсів, встановлювати власні слоти для кожного споживача, доки баланс для кожної гілки споживача за кожний період часу не відповідатиме вашим вимогам, а також визначати співвідношення часток, яке застосовується до споживачі, що працюють на одному рівні в одній філії.
Щоб взаємодіяти з плануванням ресурсів на основі слотів, перейдіть до пункту меню «Ресурси» > «Планування ресурсів (слот)» на консолі керування кластером. З графічного інтерфейсу адміністрування кластера ви також можете змінити свій поточний базовий план на багатовимірний.
Які п'ять кроків планування ресурсів?
Щоб максимізувати продуктивність, компаніям із понад 50 учасниками потрібне потужне, але просте програмне забезпечення для керування цими активами. Чи намагається ваша компанія знайти практичні шляхи покращення управління ресурсами? П’ять кроків планування ресурсів і деякі думки про те, як включити їх у ваш поточний робочий процес, описані нижче.
#1. Стратегування
Вам потрібно витратити час на вивчення портфоліо проектів, перш ніж ви зможете навіть почати думати про наявні ресурси або про те, де кожен з них може внести найбільшу цінність. Як виглядає робота? Які проекти є найважливішими в очах керівництва?
Крім того, вам потрібно переконатися, що ви налагоджуєте відносини з командою, яка керує вашим портфоліо, якщо ви хочете бути в курсі майбутньої роботи, яка буде призначена вам як менеджеру ресурсів. Ці зв’язки будуть корисними для вас протягом усього процесу планування ресурсів.
№2. Планування
Після того, як портфоліо охоплено, можна визначити вимоги до різних ресурсів. Працюйте з командою портфоліо проекту, щоб визначити, хто буде залучений і які навички їм знадобляться, щоб досягти успіху на своїх посадах, незалежно від того, коли заплановано початок проекту.
Щоб спонукати команду ретельно розглядати власні вимоги, необхідне раннє планування. Визначте відповідні функції та досвід, а потім оптимізуйте свої ресурси для проекту.
З іншого боку, якщо це стратегія в останню хвилину, ви захочете приступити до роботи якнайшвидше, щоб точно й ретельно визначити необхідні ролі, щоб ви могли реалістично проаналізувати доступність цих посад і внести необхідні корективи. . Якщо у вас є більше часу, ви можете вивчити більше можливостей.
#3. Підготовка до страти
Коли портфоліо буде готове, тоді може початися справжнє задоволення! Настав час розподілити навантаження між членами команди та розподілити наявні ресурси. Саме тут можуть проявитися ваші навички менеджера ресурсів. Управління ресурсами передбачає збалансування наявних ресурсів із терміновими потребами, а потім повне використання навичок людей.
#4. Реалізація портфельної стратегії
Перехід від гіпотетичного планування до фактичного управління відбувається, коли ресурси розподіляються якнайкраще, і портфель проектів починається. Чи збільшується кількість часу, витраченого на проект? Чи є потреба у перерозподілі ресурсів через те, що в останній момент з’явилися нові, пріоритетніші проекти?
Зміни — це те, про що ми знаємо, але до них важко підготуватися, поки вони справді не відбудуться. Щоб стежити за продуктивністю портфоліо, потрібно постійно коригувати розподіл ресурсів і перевіряти ситуації «що-якщо».
#5. Оцініть
Вважайте свою базу даних справжньою скарбницею. Після завершення роботи порівняння прогнозу з фактичними є важливим кроком у підготовці до того, що буде далі. Перевірте точність прогнозу, визначте, що було поза вашим контролем, і використовуйте ці знання для вдосконалення майбутніх стратегій.
Ось чому вкрай важливо мати систему управління ресурсами, яка може генерувати вичерпну статистику. Рішення повинні прийматися на основі аналізу історичних фактів. Ви можете використовувати, наприклад, функції прогнозної аналітики Tempus Insight+, щоб гарантувати, що ви ніколи не пропустите будь-яку релевантну інформацію, що ховається у ваших даних. Маючи понад 100 елементів керування для візуалізації даних, ви можете бути впевнені, що вони розповідають правильний наратив.
Незалежно від того, де вона знаходиться на початку, будь-яка компанія може досягти значного прогресу на шляху до зрілості управління ресурсами, виконавши ці п’ять кроків. Здатність менеджера ресурсів зіставляти ресурси з проектами для досягнення оптимальної продуктивності та отримання найкращих результатів залежить від глибини розуміння цього менеджера пулу доступних ресурсів.
Приклад планування ресурсів
Важко досягти об’єктивності, коли ти заглиблений у деталі сценарію. Отже, відкладіть на мить людські ресурси та подумайте про трактори.
Скажімо, ви отримали роботу, яка вимагає найняти трактор. Днем, коли ви хочете почати його використовувати, має бути день, коли ви отримаєте доставку. І важливо, щоб ви повернули його нам якомога швидше. Якщо ви цього не зробите, ви зрештою витратите гроші, навіть якщо ви ними не користуєтеся.
Замість того, щоб дозволяти трактору простоювати, поки ви чекаєте наступного критичного для трактора завдання, ви, швидше за все, перенесете ці завдання на той час, коли трактор буде доступний.
Те саме стосується кадрових ресурсів вашої організації.
Якщо ви добре розподілите ресурси, ви зможете переконатися, що співробітники працюють над належними речами. В результаті підвищується як продуктивність, так і прибутковість. Але якщо ви зробите помилку, ви можете розраховувати витратити більше, ніж планували. Крім того, читайте РОЗПОДІЛ РЕСУРСІВ В УПРАВЛІННІ ПРОЕКТАМИ: все, що вам потрібно знати.
Як працює планування ресурсів?
План управління ресурсами, або RMP, — це документ або інструмент, який визначає, як організація планує розподіляти наявні ресурси в міру просування проекту.
Для ефективного завершення проекту в плані можуть бути детально описані закупівлі та розподіл ресурсів, таких як робоча сила, інструменти та нерухомість. Пункти, які можуть входити до цього заголовка, включають процеси планування та моніторингу ресурсів, ключових осіб, відповідальних за ресурсне забезпечення проекту, і повний перелік усіх ресурсів, необхідних для успішного завершення проекту.
Крім того, слід відкрито ділитися підходом команди до управління своїми ресурсами та часто оновлювати його в міру розвитку проекту. Цей документ має виступати як остаточний авторитет щодо того, які ресурси були використані до цього моменту в розкладі проекту та які ресурси будуть потрібні для тривалості проекту, дозволяючи керівникам проекту приймати обґрунтовані рішення.
Специфіка стратегії управління ресурсами проекту визначатиме її глибину та широту. Однак у плані управління ресурсами зазвичай спостерігається наступне:
- Ресурси: основою будь-якої хорошої стратегії є детальний перелік усіх інструментів і матеріалів, які є у вашому розпорядженні. У зв’язку з частим спільним використанням ресурсів між проектами цей список може бути створений на рівні портфоліо або бізнес-рівні. Доступність і використання ресурсів можна краще зрозуміти за допомогою діаграм управління.
- Вартість: Менеджери проекту можуть відстежувати ставку, сплачену клієнту, на додаток до прямої вартості ресурсів для бізнесу. Керівники проектів можуть відстежувати погодинну оплату праці співробітників, щоб розрахувати витрати на заробітну плату.
- Доступність: щоб уникнути невдач і конфліктів ресурсів, важливо знати, які ресурси доступні. Для матеріальних активів враховуйте час замовлення та інші обмеження ресурсів.
Планування ресурсів підприємства
У міру розширення бізнесу вони досягають переломного моменту, коли електронні таблиці більше не можуть справлятися з навантаженням. Таке програмне забезпечення, як планування ресурсів підприємства (ERP), може допомогти підприємствам залишатися економічними та ефективними в міру їх зростання, збираючи та організовуючи важливі дані. Навіть якщо більшість бізнесменів знайомі зі словом «ERP», вони можуть не розуміти повного потенціалу планування ресурсів підприємства для своїх компаній.
Однак сучасні системи планування ресурсів підприємства (ERP) далеко не спрощені, мало схожі на своїх попередників минулих десятиліть. Інтелектуальна автоматизація, підвищена ефективність і аналізи в режимі реального часу тепер доступні для всієї компанії завдяки її хмарній доставці та використанню передових технологій, таких як штучний інтелект (ШІ) і машинне навчання. Сучасне хмарне програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства (ERP) надає компаніям кооперацію, гнучкість і швидкість, необхідні для успіху, завдяки зв’язку внутрішніх операцій із діловими партнерами та мережами по всьому світу.
Що таке планування ресурсів підприємства?
ERP, або планування ресурсів підприємства, — це програма, яка автоматизує діяльність компанії та надає аналітичну інформацію та засоби внутрішнього контролю, спираючись на централізовану базу даних, яка об’єднує вхідні дані з бухгалтерського обліку, виробництва, управління ланцюгом поставок, продажів, маркетингу та кадрових ресурсів (HR).
Кожна компанія має виконувати завдання, які включають широкий спектр людей і ролей. Однак це ускладнюється, коли дані, необхідні для виконання операцій і прийняття важливих рішень, розосереджені між ізольованими базами даних. Співробітникам важко знайти та, у деяких випадках, не мати доступу до потрібних їм даних, незалежно від того, зберігаються вони в базовому програмному забезпеченні для керування бізнесом чи електронних таблицях. Для відстеження витрат, наприклад, відділи бухгалтерського обліку та FP&A можуть вести окремі електронні таблиці з суперечливими даними.
Утримувати всіх на одній сторінці стає все важче, оскільки компанія розширюється, а продуктивність і співпраця страждають через використання кількох несумісних джерел даних. Оскільки немає єдиного сховища для всіх критично важливих корпоративних даних, співробітники часто витрачають час на пошук документів і можуть навіть виконувати ті самі завдання двічі. Через це важче зрозуміти взаємопов’язану природу різних факторів, що впливають на вашу компанію.
Цю проблему вирішує система планування ресурсів підприємства (ERP), яка зберігає дані в одному місці для легкого доступу між відділами. На додаток до вирішення проблем, викликаних даними з кількох джерел, це дозволяє користувачеві робити аналізи «що, якщо», визначати можливості для вдосконалення процесу та досягати значного підвищення ефективності. Оскільки на пошук даних витрачається менше часу, витрати зменшуються, а продуктивність підвищується.
Чому ERP важливий для бізнесу?
Підприємства, які зараз дбають про ефективне управління ресурсами, повинні мати системи планування ресурсів підприємства. Вони можуть допомогти керівництву вищого рівня у перерозподілі ресурсів або розробці фундаментальних операцій, які є більш ефективними та рентабельними.
Коли справа доходить до планування та координації з іншими, система планування ресурсів підприємства (ERP) також є корисною. Працівники можуть переглядати детальну інформацію про те, що замовили клієнти та що є на складі, а також замовлення на купівлю від постачальників і прогнози майбутнього попиту. За потреби вони можуть внести зміни, щоб запобігти проблемам. Система планування ресурсів підприємства (ERP) покращує командну роботу та спілкування, оскільки співробітники можуть переглядати прогрес інших підрозділів для довідки.
Крім того, що система планування ресурсів підприємства є центральним сховищем інформації, вона пропонує велику кількість глибоких звітів і аналітики. Здатність ERP перетворювати необроблені дані у візуально привабливі діаграми та графіки, які підкреслюють закономірності та полегшують моделювання потенційних результатів, високо цінується керівництвом вищого рівня.
Як працює система ERP?
Щоб функціонувати, системи планування ресурсів підприємства дотримуються суворої стандартизованої структури даних. Коли дані вводяться в один підрозділ, вони одразу стають доступними іншим уповноваженим особам компанії. Цей стандартизований формат корисний для того, щоб усі були на одній сторінці. Візьмемо випадок регіонального дистриб’ютора продуктів харчування з кількома філіями, які часто ділять ресурси, такі як запаси та співробітники. Дані про якість, продажі та персонал відстежуються логічним чином у системі планування ресурсів підприємства.
Потім інформація в реальному часі інтегрується в робочі процеси та процедури компанії. Операції можуть гарантувати, що рівень персоналу відповідає моделям трафіку, а керівництво може побачити, чи одне місце значно краще уникає псування, ніж однорідне підприємство в кількох містах, і спробувати з’ясувати, чому. Фінанси можуть допомогти генеральним директорам прийняти рішення про об’єднання, порівнюючи продажі з орендною платою.
Коли корпорація має модулі для кожної головної бізнес-функції та забезпечує швидке та правильне введення даних, саме тоді системи ERP справді сяють. І чим більше людей зможуть скористатися цією інформацією, тим краще.
Систему планування ресурсів підприємства (ERP) зазвичай можна інтегрувати з різними бізнес-системами компанії, щоб забезпечити безперебійну передачу даних. Крім того, цю інформацію в реальному часі можна застосувати до будь-якого процесу або робочого процесу в примірнику ERP.
Ключові переваги ERP
Різні переваги успішної системи планування ресурсів підприємства залежать від специфіки впровадження системи. Наприклад, локальне ERP має деякі переваги, яких немає в хмарному ERP. Однак існує шість значних переваг, які поділяють усі передові системи ERP сьогодні:
- Менш ризиковано: підвищуйте прозорість і управління компанією, відповідайте всім нормативним критеріям і захищайте від будь-яких загроз.
- Підвищення продуктивності: доступ до інформації про клієнтів, постачальників і партнерів можна отримати швидко та легко завдяки системам ERP. Як наслідок, у нас щасливіші клієнти та задоволеніші працівники, а також швидший час відповіді та вищий рівень точності. Крім того, коли компанія стає більш ефективною, багато витрат, пов’язаних з веденням цього бізнесу, зменшуються.
- Покращує командну роботу: відділи мають більшу здатність працювати разом і обмінюватися інформацією; кооперативна робоча сила може підвищити продуктивність і моральний дух, допомагаючи працівникам зрозуміти свою роль у досягненні цілей компанії. Крім того, звільняється час, який раніше витрачався на рутинні ручні роботи, щоб працівники могли зосередитися на більш значущих проектах.
- Переваги гнучкості: ефективні операції та своєчасний доступ до відповідних даних дозволяють використовувати можливості, щойно вони виникають.
- Для спрощення ІТ: ви можете оптимізувати ІТ і полегшити життя кожного, перейшовши на програми ERP, які працюють разом і спільно використовують єдину базу даних.
- Посилення звітності: краща візуалізація даних у реальному часі з центрального сховища може бути корисною для деяких компаній. Компанії можуть краще планувати, складати бюджет і прогнозувати свою діяльність, а також оновлювати зацікавлені сторони, наприклад акціонерів, якщо їхні звіти точні та вичерпні.
Які ключові елементи планування ресурсів?
Планування потужностей, прогнозування попиту та відповідальність - це три елементи, на яких будується стратегія планування ресурсів. Керівники проектів повинні знати як виробничі потужності компанії, так і попит з боку клієнтів.
Висновок
Підсумовуючи, планування ресурсів використовується в управлінні проектами для призначення та контролю доступних ресурсів. Коли компанії мають стратегію управління своїми ресурсами, вони краще реагують на невдачі та оговтуються від них. Цифровий менеджер проектів є обов’язковим до прочитання для всіх, хто хоче дізнатися більше про тонкощі управління проектами.
Поширені запитання щодо планування ресурсів
Які переваги планування ресурсів?
- Зменшує витрати
- Допомагає надавати клієнтам найвищий рівень обслуговування
- Економить час
- Стимулює ефективний розподіл ресурсів
Що таке інструмент планування ресурсів?
Планування ресурсів – це тип інструменту, що використовується в управлінні проектами, який допомагає в організації та розподілі доступних ресурсів. Також ви можете побачити, який ресурс працює над яким проектом, у який час і як довго.
Подібні статті
- Планування проекту: Посібник із методів планування проекту
- Усе, що вам потрібно знати про ділового партнера
- Управління людськими ресурсами: визначення та посібник для малого бізнесу
- Управління ресурсами: визначення, значення та планування
- OFFBOARDING: усе, що вам потрібно знати.
Посилання
