Ймовірно, є відчуття терміновості, коли ви готові найняти працівника, якого потрібно замінити, ваша команда має розвиватися, щоб відповідати вимогам бізнесу, або ви шукаєте спеціалізованих талантів і досвіду, щоб завершити команду своєї мрії. Спокусливо перейти відразу до опису роботи. Але затримайтеся: вам потрібно спочатку заповнити заявку на роботу, перш ніж натиснути кнопку «Опублікувати». Потім, щоб досягти цього, ось де входять номер заявки, заявка на роботу, приклади, закупівлі, як це написати та багато іншого. Проведіть хорошу поїздку, коли ви дізнаєтеся все, що вам потрібно.
Що таке заявка?
Заявка — це офіційний запит на послугу або предмет, який зазвичай складається у формі заявки на покупку або іншому стандартизованому документі. Процес заявки є стандартизованим методом відстеження та бухгалтерський облік для всіх заявок, поданих компанією.
огляд
Номер заявки — це документ, який ініціює запит на певну діяльність, а також записує цю дію для цілей звітності. Якщо працівники компанії потребують додаткових постачань, вони використовують заявку на покупку. Колись заявки використовували паперові форми, але більшість організацій тепер використовують процеси цифрових номерів заявок, які дозволяють швидше відстежувати процес, включаючи інвентаризацію бухгалтерський облік. Для покращення контролю запасів ці види заявок часто автоматично оновлюють інвентар.
Ефективність та підзвітність покращення стандартизованого процесу подання заявок у всіх точках взаємодії. Заявка на покупку, а не дозвіл співробітників приймати будь-які поставки, які вони хочуть, коли вони цього хочуть, забезпечує більш контрольований і документований спосіб управління внутрішніми запасами постачання та майбутнім попитом. У галузі медицини, наприклад, при запиті на лабораторні дослідження лікарі заповнюють бланк заявки. Ідентифікатор пацієнта та інша медична інформація в цих цифрових формах, що гарантує, що пацієнти отримають точні лабораторні тести.
Приклад реквізиції
Розгляньте наведений нижче сценарій, щоб краще зрозуміти процес запиту. А медичне страхування відділу навчання та розвитку компанії потрібні свіжі матеріали для програми навчання. Керівник команди повинен отримати ці предмети через систему заявок компанії.
Керівник групи переглядає каталог і вибирає для них різноманітні речі. Форму заявки заповнюють і передають керівництву на затвердження. Менеджер переглядає заявку, погоджує її, а потім відправляє у відділ закупівель.
Відділ закупівель, як і менеджер, розглядає і затверджує попит. Якщо є будь-які помилки або недостатньо інформації, запит може бути повернуто менеджеру або заявнику для перегляду. У цьому прикладі немає помилок або упущень, тому постачальник отримує замовлення на купівлю. У замовленні на купівлю вказуються деталі замовлення, наприклад тип продукту та необхідна кількість. Замовлення на купівлю доставляється постачальнику для виконання після його завершення.
Постачальник приймає замовлення і укладає з покупцем договір на необхідну продукцію. . Постачальник отримує гроші після доставки продукції відповідно до вимог.
Що таке номер заявки на роботу?
Номер заявки на роботу — це набір цифр або букв, доданих до певної вакансій на веб-сайті. Цифри використовуються рекрутерами як спосіб відстежувати кандидатів, які претендують на різні посади. Потенційні кандидати, яким потрібно впорядкувати свої заявки, також можуть використовувати номери заявок на роботу. Коли компанія або підприємство хоче подати оголошення на кілька посад з однаковою назвою, номери заявок на роботу можна використовувати, щоб показати, що є кілька вакансій. Крім того, роботодавець може попросити заявника подати свою заяву або резюме разом із номером заявки на роботу, а не з назвою посади.
Стандартизовані форми заявок
Ім’я особи, яка робить запит, дата запиту, дата доставки, місце доставки та відділ, відповідальний за виконання запиту, часто вказуються на формах заявки. Підпис особи, яка подає запит, а також дата його розміщення на бланках. Ці процеси реквізиції є дуже важливими організації з різними локаціями.
Іншим прикладом процедури реквізиції може бути фінансова сфера, де акціонери можуть вимагати від ради директорів корпорації голосування за запропоновані рішення. Процес реквізиції, по суті, є формалізованою записаною процедурою для підвищення ефективності в комерційному контексті.
Різниця між заявкою на покупку та замовленням на покупку
Метою цієї публікації є пояснення відмінностей між заявками на закупівлю та замовленнями на покупку, а також надання деяких рекомендацій щодо оптимізації процесу заявки на закупівлю для фізичних осіб, які займаються фінансами чи закупівлями.
Перш ніж ми перейдемо до конкретики, важливо зрозуміти важливу роль, яку відіграють обов’язки з закупівель і закупівель у фірмах, коли йдеться про управління витратами. Простіше кажучи, ці підрозділи розробляють правила та процедури закупівель для бізнесу. Вони зобов’язані перевіряти, чи всі корпоративні покупки є економічно ефективними та схвалені відповідними сторонами. Одним із наших клієнтів, наприклад, є постачальник стоматологічних послуг. Щоб гарантувати, що компанія отримує найкращу ціну та правильно керує запасами, зубні щітки, які ви отримуєте після візиту до стоматолога, необхідно купувати через відділ закупівель.
З огляду на цей критичний контекст, заявки на закупівлю та замовлення на закупівлю є важливими документами, які підприємства використовують для управління витратами. Організації використовують ці документи з двох основних причин: це забезпечує їм більший контроль над витратами співробітників і оскільки закупівля є більш прозорою, вони, швидше за все, отримають знижки на товари чи послуги.
Що таке заявка на роботу?
Заявка на роботу — це офіційний документ, який керівники відділів запрошують на роботу. Заявка на роботу — це запит на новий найм, який включає пояснення необхідності та кошторис бюджету для нового найму.
Заявка на роботу — це офіційний документ, який використовують керівники відділів, щоб запросити нових працівників співробітників. Коли у керівників відділів виникає потреба в додатковій робочій силі або заміні існуючої, вони заповнюють заявку на роботу.
Важливість заявки на роботу
Важливість заявки на роботу полягає в тому, що вона виражає потребу в нових кадрах керівників відділів. Він виступає як запит на новий найм, а також пояснення необхідності та фінансова оцінка для прийняття нового найму.
Як наслідок, заявка на роботу є важливою складовою процесу найму, особливо у фірмах, які мають офіційні процедури управління персоналом.
Менеджер відділу в такій компанії заповнює заявку на роботу і відправляє її до відділу кадрів. The HR Команда оцінює потреби та ресурси, необхідні для нового найму, і як тільки особи, які приймають рішення, дають своє схвалення, вона надсилає затверджену заявку на роботу рекрутерам, які потім готують оголошення про роботу.
Як написати заяву на роботу
Процес створення заявки на роботу буде сильно відрізнятися від однієї фірми до іншої. Але є чотири загальні рекомендації, яких слід дотримуватися.
#1. Зробіть своє дослідження
Ви повинні розуміти, що йде не так, тому що у вас немає цієї роботи. Що буде добре після того, як ви його заповните, і як це вплине на фірма в цілому, особливо з точки зору доходу, якості продукту чи послуги та моралі?
№2. Отримайте підтримку від зацікавлених сторін
Поговоріть із зацікавленими сторонами інших відділів, щоб залучити їх до цієї позиції. У вас є вагомі аргументи, якщо ви можете змусити керівників інших відділів підтримати пост, який навіть не звітує перед ними.
№3. Орієнтуйтеся на результати
Чого саме досягне успішний кандидат на цій посаді? Дайте конкретні цілі на 90 днів, 120 днів і рік, щоб допомогти особі, яка авторизує запит. Дізнайтеся, що саме отримує організація і як визначити, чи це був розумний найм.
№ 4. Виконайте, як тільки вакансія буде заповнена
Після того, як ви зайняли вакансію, перегляньте наш орієнтаційний посібник, який допоможе вам розпочати роботу.
Коли і чому потрібно використовувати заявки?
Заявки дозволяють краще контролювати ресурси фірми, але вони також можуть збільшити операційні витрати. Рішення компанії інвестувати в такі процеси залежатиме від зважування вигод і витрат.
Транспортні засоби, нові працівники, а також дорогі або потенційно небезпечні товари чи обладнання потребують заявок. Наявність такого рівня контролю варте додаткових зусиль, необхідних для подання та обробки заявок.
Деякі компанії взагалі уникають процесу заявки на продукти низького пріоритету, такі як канцелярське приладдя, купуючи та утилізуючи їх, коли вони закінчуються.
Подумайте про наслідки для корпоративної моралі впровадження надто суворого контролю над різними ресурсами. Підсумок постраждає, якщо ваш персонал почуватиметься погано керованим і недовірою через надмірну кількість процедур запитів.
Ви можете посилити контроль над своїми ресурсами, не створюючи зайвого навантаження на персонал або повсякденні операції за допомогою автоматизованої системи заявок.
Яким чином заявки є вирішальними?
Заявки — це офіційні внутрішні запити на будь-що, будь то на папері чи в електронному вигляді, і їх метою завжди є управління ресурсами.
Якщо вам потрібно позичити робочий автомобіль на короткий термін, вас можуть попросити залишити заявку. У такому випадку вашій компанії не потрібно було б робити жодних покупок; скоріше, ви попросили б скористатися ресурсом, який уже існує.
Або, якщо лабораторії потрібно більше певної хімії, буде подано форму заявки. Якщо хімічні речовини, про які йдеться, зберігаються за межами підприємства, ваше схвалення цього запиту може ініціювати передачу цих хімікатів до вашої лабораторії та замовлення на їх заміну.
Запити на роботу також можуть бути типовими. Коли нового наймають, компанії також може знадобитися замовити інші товари для підготовки до їх прибуття, наприклад ноутбуки та доступ до певного програмного забезпечення.
Що відбувається із заявкою на наймання після її створення?
Після того, як менеджер з найму остаточно визначив вимоги до посади, він надсилається до відділу кадрів для перевірки та затвердження. Якщо зарплата та витрати на наймання будуть занадто високими, слід також проконсультуватися з фінансовим відділом. Шанси заявки на роботу бути прийнятою, пониженою в посаді чи відмовою значною мірою залежать від прогнозованої вартості найму.
Відділ кадрів розглядає вимоги, а потім погоджується з бухгалтерією та менеджером з найму. Створення нової посади зазвичай вимагає більше роботи, ніж заповнення існуючої. Після того, як заповнена форма заявки на роботу була розглянута та прийнята, вона передається рекрутеру для обробки. Ваш рекрутер зустрінеться з менеджером з найму, щоб ознайомитися з посадовою інструкцією, розробити план пошуку та найму нових співробітників і організувати ваш персонал з найму.
Що таке номер запиту на купівлю?
Номер замовлення на купівлю – це єдиний у своєму роді номер, який надається замовленню на купівлю. Замовлення на купівлю є офіційним підтвердженням наміру покупця придбати щось у постачальника та охоплює деталі транзакції. Здатність відстежувати та посилатися на замовлення, які були доставлені або отримані постачальником чи покупцем, стає простішою за допомогою номера замовлення на придбання.
Хто затверджує заявку на роботу?
Керівник визнає потребу в новому персоналі та подає заявку на форму затвердження заявки на роботу. Потім запит пересилається на затвердження віце-президенту відповідного департаменту. Після отримання дозволу від віце-президента запит може бути переданий керівнику рівня C для подальшого розгляду та затвердження. Перед тим, як заявку на роботу буде передано відділу кадрів, це звичайна практика, коли фінансовий відділ дає остаточне схвалення.
Чи номер заявки такий самий, як замовлення на купівлю?
Основна відмінність між заявкою на купівлю та замовленням на купівлю полягає в тому, що заявка на купівлю використовується для отримання дозволу від вищого керівництва в організації перед здійсненням покупки, тоді як замовлення на купівлю використовується для здійснення фактичної покупки вищезгаданих товарів або послуг. .
Як написати чудову заявку на роботу?
Хоча велика частина інформації, яку ви надасте в заяві на роботу, є простою. Є способи зробити ваш новий запит на найму більш імовірним, щоб він став його частиною система. Пам’ятайте про ці поради під час заповнення наступної заявки на роботу.
№1. Слідкуйте за процесом вашої організації.
Заявку на роботу зазвичай складає менеджер з найму. Потім відділ кадрів оцінить запит, щоб побачити, чи відповідає він потребам і ресурсам компанії. Рекрутер використає запит для подальшого вдосконалення опису посади, як тільки він буде прийнятий. Хоча для заповнення форми заявки необхідна коротка посадова інструкція. Удосконалення опису роботи може бути тривалим процесом. Перед початком процесу найму менеджер з найму та рекрутер мають зустрітися, щоб переглянути посадові обов’язки потенційного найму, щоб переконатися, що всі на одній сторінці. Щоб дізнатися більше про процес подання заявок на роботу та їх затвердження, зверніться до відділу кадрів.
№2. Складіть бізнес-кейс.
Чітко сформулюйте, чому команді потрібен цей новий найм, наприклад, які завдання не є такими, якими може бути бізнес, якщо команда не повністю укомплектована. Підсумуйте, що може зробити цей новий працівник, щоб допомогти вашій компанії досягти її цілей і завдань. Надайте кількісні дані, щоб продемонструвати, як цей найм вплине на прибуток компанії та, зрештою, на її успіх.
№3. Отримайте внесок від своєї команди.
Переглядаючи свої потреби в наймі, працюйте з менеджерами та кадрами. Отримання бай-іну від ключа зацікавлених сторін завчасно допомагає підвищити ймовірність того, що ваш запит на роботу буде в порядку. Ще краще, якщо ви зможете змусити додаткових менеджерів підписати заявку на роботу.
Тепер ви знаєте, що означає заява на роботу і як написати чудову. Ви на крок ближче до прийняття на роботу. Приділивши час ретельному заповненню заявки на роботу, ви зможете стратегічно оцінити та виправдати нових наймів. Зрештою, налаштуйте свою організацію на успіх, визначивши ідеальних кандидатів для своєї компанії.
Питання і відповіді
Що таке номер заявки на покупку?
Заявка на закупівлю – це документ, який створює співробітник у вашій організації, щоб подати запит на придбання товарів або послуг. У заявках на закупівлю містяться деталі, необхідні перед завершенням закупівлі, якщо її буде затверджено, наприклад: опис продукту та кількість. Назва постачальника. Ціна.
Хто готує реквізицію?
Менеджер відділу заповнить заявку на закупівлю, щоб вказати, які матеріали потрібні та в якій кількості. Вони навіть можуть підказати постачальнику, де слід придбати матеріали. Його буде надіслано до відділу закупівель, який потім прогляне запит і схвалить, змінить або відхилить його.
З яких 5 частин складається бланк заявки?
Форми заявки зазвичай містять ім’я особи, яка робить запит, дату запиту, запитувані товари, дату доставки, місце доставки та відділ, відповідальний за виконання запиту.
Статті по темі
- ВІДДІЛ МАРКЕТИНГУ: Огляд, структура, ролі, очікування (+безкоштовні поради)
- Щомісячний звіт: як написати хороший щомісячний звіт (відкривається в новій вкладці браузера)
- Робочий наряд: проста процедура/ кроки для створення робочого наказу
- Зворотна сторінка: як підписати, що писати та неправильні рішення для підтвердження
