Інформація життєво важлива для розвитку організації. Але управління ним вимагає багато заходів, які включають ідентифікацію, обслуговування, зберігання і так далі. Щоб полегшити роботу, існують системи керування електронними документами та програмне забезпечення, які автоматизують процеси. Жодна організація не може працювати без даних, оскільки не буде чітких стандартів або норм, яких слід дотримуватися під час виконання завдання. Навіть правоохоронні органи використовують систему управління документацією.
Що таке управління записами?
Управління записами — це організаційна роль, яка відповідає за те, як весь життєвий цикл інформації в організації обробляє інформацію. Цей процес відбувається від моменту створення, отримання або отримання до пункту розміщення.
Записи, які зберігає компанія, діють як сховище інституційної пам’яті. Зберігання записів є доказом транзакцій, і ухвали слід брати до уваги, вирішуючи, як довго їх зберігати.
Управління записами — це ширше управління, управління ризиками та діяльність із забезпечення відповідності. Крім того, це в першу чергу стосується управління доказами діяльності організації та пом’якшення або мінімізації ризику, пов’язаного з ними.
Що таке системи управління записами?
Однак системи управління записами також служать більш загальним цілям, значно оптимізуючи численні процедури робочого процесу, необхідні для створення, розповсюдження та збереження точних записів. Система управління записами має одну головну мету. І це для того, щоб переконатися, що корпорація дотримується правових і нормативних зобов’язань.
Ви також повинні знати, що записи — це особливий тип файлу або документа, який може бути фізичним (паперовим) або цифровим. Важливим компонентом підприємств, які покладаються на записи, є їхнє керування та обслуговування. І саме тому програмне забезпечення для керування записами використовує ці системи для керування записами, щоб нічого не пропало.
Особливості системи управління записами
#1. Контроль запасів
Основні компоненти програмного забезпечення систем управління записами включають приклади простих функцій, таких як сканування, копіювання, передача та збереження, а також більш складні функції, такі як автоматизація на основі вимог компанії до зберігання та класифікації.
#2. Пошукові системи
Це гарантує, що персонал може отримати доступ до необхідної документації якомога швидше. Зазвичай вони функціонують із кількома пошуковими операторами або полями вмісту, що дозволяє користувачам знаходити запис, навіть якщо вони просто знають, наприклад, дату створення або останнього використання запису.
#3. Контроль відповідності
Системи управління записами гарантують, що ви зберігаєте та оновлюєте записи відповідно до законодавчих зобов’язань або бізнес-політики. Наприклад, функція відстеження відповідності може періодично сповіщати користувачів про те, що певні записи потрібно оновити, змінити або замінити.
#4. Системи записів
Адміністратори можуть стежити за змінами прав власності та змінами в записах під час переміщення в організації. Щоб переконатися, що головна копія точно відображає будь-які зміни, внесені до інших версій, вона також упорядковує кілька копій одного запису.
Які 5 основних елементів ефективної системи управління записами?
- Інвентаризація та класифікація документів.
- Збереження графіків.
- Зберігання та конвертація записів.
- Ініціатива записів актів цивільного стану.
- Планування аварійного відновлення та запобігання.
- Розміщення
Яке програмне забезпечення найкраще для ведення записів?
Знання програмного забезпечення, яке найкраще підходить для ведення записів, залежить від його функціональності та функцій, а також від того, для чого воно вам потрібно. Приклади програмного забезпечення систем управління записами включають:
- OnBase.
- FileHold.
- Рубекс.
Які існують типи систем управління записами?
Типи систем управління записами можна умовно розділити на дві категорії:
- Ті, що традиційно використовують паперові записи
- Ті, що використовують електронні записи.
Які функції виконує система управління записами?
Функції систем управління електронними документами такі:
Він забезпечує зберігання та пошук електронних файлів і документів, а також вміст внутрішньої обробки текстів і електронне листування,
Приклади систем управління записами
- Dropbox Бізнес
- WordPress
- Microsoft 365
- Google Workspace
- OneDrive
- Microsoft SharePoint
- Box
- Злиття
- Prezi
- LibreOffice
- eFileCabinet
- Joomla
Системи управління електронними записами
Використання систем електронного діловодства є продуктивним підходом до документообігу. Скануючи, індексуючи та архівуючи паперові та цифрові документи для зручного зберігання та пошуку, ви можете забезпечити безпеку своїх даних.
Системи керування електронними документами більше стурбовані збереженням документів для використання в судових процесах, внутрішніх перевірках або сторонніх аудитах, тоді як системи керування документами більше стурбовані збереженням і організацією цифрових документів.
Приклади електронних систем управління документами
#1. Zoho Docs
Інструмент для спільної роботи над контентом Zoho WorkDrive дозволяє командам зберігати, ділитися, керувати та спільно працювати над файлами будь-якого розміру. За допомогою Zoho Docs, веб-інструменту керування документами, ви можете зберігати та керувати всіма своїми даними в хмарі.
Це просте у використанні та безпечне рішення для керування документами, яке дає змогу створювати документи, ділитися ними та співпрацювати з будь-ким у вашій компанії та за її межами, наприклад клієнтами, партнерами та замовниками.
#2. Логічний док
Системи керування електронними документами, такі як logicalDOC, функціонують як системи керування документами. Наприклад, він включає процеси автоматичного імпорту, індексування та робочий процес Activiti.
#3. Microsoft SharePoint Online
Організації можуть легко зберігати, поширювати та керувати цифровою інформацією за допомогою Microsoft SharePoint Online.
Тепер користувачі можуть взаємодіяти один з одним в обговореннях, ставити «подобаються» дописи, завантажувати документи, відео та зображення, а також згадувати інших користувачів у своїй стрічці новин. його також легко налаштувати або налаштувати.
SharePoint Online дозволяє співпрацювати між зовнішніми користувачами, такими як клієнти та постачальники. Його можна придбати окремо або як частину пакета Microsoft Office 365.
#4. M-Files DMS
Програмне забезпечення для роботи з документами, або програмне забезпечення DMS, є критично важливою для бізнесу технологією. Організаціям важко керувати та захищати обсяги документів, що швидко зростають, оскільки бізнес-сектор створює нові дані та документи з рекордною швидкістю.
Крім того, сучасні інтелектуальні працівники витрачають значну частину свого дня на пошук відповідних документів або копіювання даних, які вони не можуть знайти. За допомогою програмного рішення DMS ви можете оптимізувати керування безпекою, відповідністю, збереженням та іншими етапами життєвого циклу документів.
#5. Ascensio System OnlyOffice
ONLYOFFICE створений для внутрішньої командної співпраці. Він пропонує споживачам засоби керування документами, календарем, поштою та CRM. Він також має чудову сумісність із форматами OpenDocument і Microsoft Office. Ви також можете інсталювати OpenOffice локально або в хмарі.
Він розроблений для малого та середнього бізнесу, який шукає міцну основу для управління бізнес-процесами.
#6. Evernote Business
Ваші команди можуть співпрацювати з Evernote Business. В одному місці вони можуть створювати документи, працювати разом над проектами та зберігати інформацію. Члени команди можуть переглядати, редагувати, завантажувати та ділитися нотатками та файлами з будь-якого пристрою, навіть якщо він втрачає з’єднання з Інтернетом.
Завдяки надійним функціям пошуку та з’єднанню інструментів ви можете швидко сортувати безлад і знаходити потрібну інформацію. Ви можете використовувати Evernote Business, щоб спростити свій процес.
Використання електронних систем управління документами
#1. Зберігання документів
Найфундаментальнішою метою електронних систем даних є зберігання. Кожна фірма має тенденцію до накопичення документів з часом, що ускладнює пошук дозволів, які не були видані нещодавно.
Системи керування електронними записами або приймають вхід людини, або автоматично подають документи в електронному вигляді, централізуючи весь цей матеріал в одному зручному місці, а не розкидаючи його по численних комп’ютерах у вашій організації чи займаючи місце на полицях.
№2. Організація
Зберігання всіх цих паперів упорядкованим і доступним є важливим для ефективного управління документацією. Системи керування електронними записами сортують і класифікують документацію, щоб до неї можна було швидко отримати доступ. Крім того, наявність цієї функції заощадить компанії сотні або навіть тисячі годин праці.
№3. Безпека
Деякі документи є надзвичайно конфіденційними, і залишати важливі організаційні дані на полиці чи в незахищеній комп’ютерній папці – це рецепт катастрофи. ERMS також зберігає все в одному місці та обмежує доступ до нього для неавторизованих осіб.
Більшість прикладів програмного забезпечення систем керування електронними записами дозволяють адміністратору вказувати окремі дозволи для різних файлів. Це робиться для того, щоб одна особа, яка хоче отримати доступ до одного файлу, не мала повного контролю.
№4. Спілкування
EDRMS часто має комунікаційні функції, такі як сповіщення відділу про те, що в систему було завантажено певний релевантний документ, або автоматичний обмін файлом з особами, позначеними на ньому. Деякі системи можуть дозволяти користувачам безпосередньо обмінюватися повідомленнями один з одним через систему або навіть розмічати ділові документи.
Система управління записами правоохоронних органів
Система управління документацією правоохоронних органів є загальновідомчою системою. Його метою є забезпечення зберігання, пошуку, утримання, маніпулювання, архівування та перегляду інформації, записів, документів або файлів, що стосуються операцій правоохоронних органів.
Він також охоплює весь період розробки запису — від початкового покоління до його завершення. Ефективна система управління записами правоохоронних органів дозволяє одноразово вводити дані, а також підтримує кілька механізмів звітності.
Однак система управління записами правоохоронних органів обмежена записами, безпосередньо пов’язаними з її діяльністю.
Цей документ стосується таких бізнес-функцій:
- Звернення до служби
- Звіт про інциденти
- Ведення слідчої справи.
- Повідомлення про ДТП
- Цитати
- Польовий контакт
- Пішаки
- Цивільний процес
- Накази та обмеження
- Дозволи та ліцензії
- Управління обладнанням та активами
- Управління флотом
- Персонал
- Внутрішні справи
- Аналітичний супровід (криміналістика)
Система управління записами правоохоронних органів спрощує процес, зв’язуючи людей, майно, місця та пов’язані записи в одну центральну базу даних з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом користувача. Правоохоронним органам потрібна система управління записами (RMS), щоб вводити інформацію про кримінальні події, які відбуваються в їхній юрисдикції.
Приклади систем управління записами правоохоронних органів
#1. Система управління записами ARMS
Приклади включають системи управління записами закону ARMS. Це дозволяє агентству організовувати, підтримувати та отримувати дані через один інтерфейс.
ARMS RMS — це зручна система управління записами правоохоронних органів, яка забезпечує швидкий і ефективний процес введення записів. Це також дозволяє користувачам успішно знаходити потрібні записи або аналітичні дані. В офісі чи в дорозі з мобільним пристроєм користувачі зможуть легко керувати інформацією за допомогою ARMS.
#2. CIS Records Management System
CIS Records Management System (RMS) автоматизує функції управління документами агентства. Система також забезпечує одночасне онлайн-використання в реєстраційних, диспетчерських, детективних бюро тощо.
Меню, панелі інструментів, довідка, функціональні клавіші та інші інструменти забезпечують інтуїтивно зрозуміле та ефективне середовище для всього персоналу, який входитиме, відкриватиме та відстежуватиме інциденти.
#3. CentralSquare Records
Завдяки інтегрованому комплексному пакету від дзвінка до справи ви можете значно скоротити час, який витрачаєте на введення даних і звітування про них. Повна інтеграція подання економить час і одночасно покращує якість надісланих даних NIBRS. Ви можете вводити дані у свою систему та отримувати їх у будь-якому місці та будь-коли за допомогою CentralSquare Records. Завдяки цій адаптивній хмарній системі ваші служби реагування залишаються поруч, а ваш ІТ-персонал відчуває менше головного болю.
Використовуючи автоматичні асоціації між файлами та справами, ви можете швидко знайти свої медіафайли та позбавитися від виснажливого ручного пошуку великих обсягів цифрових доказів.
Завдяки використанню САПР і записів CentralSquare цифрові докази автоматично синхронізуються, що забезпечує більш ефективне керування справами. Працюючи разом з користувачами всередині та за межами вашого бізнесу, діліться доказами безпечно та надійно.
#4. Омніго
Правоохоронні органи, освіта, охорона здоров’я та інші підприємства можуть отримати користь від рішень, які пропонує Omnigo Software. Зручне, адаптоване програмне забезпечення систем управління записами компанії надає користувачам інформацію, необхідну для більш ефективних дій.
Це також допомогло співробітникам правоохоронних органів і служби безпеки підвищити продуктивність персоналу на 25%, знизити ризик недотримання вимог і забезпечити помітне підвищення рівня безпеки.
Omnigo вважає, що для того, щоб убезпечити своїх співробітників, активи та бренд, ви повинні мати якнайсильнішу підтримку. Ваша команда може зосередитися на найважливішому, маючи доступ до даних, які легко відстежувати, аналізувати та отримувати.
#5. eFORCE
eFORCE прагне підвищити ефективність вашого агентства. Він також підвищує безпеку спільноти завдяки комплексній лінійці правоохоронних систем на основі браузера. Будь-який продукт eFORCE, який ви купуєте, має першокласні функції, конкурентоспроможну ціну та виняткове обслуговування клієнтів.
Вони охопили всі вимоги до програмного забезпечення громадської безпеки для вашої організації. Щоб побудувати ідеальну екосистему для підтримки вашого агентства, ви можете вибирати з нашого асортименту товарів
Ви можете покластися на eForce, який буде підтримувати вас на передньому краї, допомагаючи вашому відділу працювати ефективніше та безпечніше, незалежно від того, чи йдеться про нову комп’ютерну диспетчерську систему чи програмне забезпечення для систем керування записами.
#6. Управління записами Spillman Flex
Spillman Flex — це локальне програмне рішення систем управління записами громадської безпеки. Він створений, щоб задовольнити вимоги поліції, офісів шерифа, диспетчерських центрів, в'язниць і пожежних служб по всій країні. Flex пропонує агентствам переваги неперевершеної інтеграції, можливостей обміну даними між різними юрисдикціями, доступного ліцензування сайтів і постійного розвитку, що зосереджено навколо центрального інтегрованого центру та підтримується надійною підтримкою та обслуговуванням клієнтів.
Доступно понад 60 пов’язаних модулів від Spillman Flex, що дозволяє вашій організації створити систему, яка відповідає вашим унікальним вимогам. Інтегровані рішення, які пропонує Flex, включають готові модулі для CAD, RMS, JMS, мобільного збору даних і звітності на місцях, поліцейської діяльності та аналітики на основі розвідувальних даних, картографічних і географічних інформаційних систем (GIS), пожежної безпеки, обміну даними та персоналу. і ресурси.
#7. Valor Systems
Це надійний ресурс для управління інцидентами в галузі права, пожежної безпеки, швидкої допомоги та безпеки в кожному сегменті ринку. Valor Systems з гордістю утримує клієнтів з першого року роботи. Диспетчерська служба та управління справами можуть ефективніше працювати разом із системою управління інцидентами Valor (VMS).
Він створив систему для розподілу ресурсів і ситуаційної обізнаності, яка приносить користь усій вашій організації. Valor IMS робить операції більш ефективними та надає польовим підрозділам доступ до важливої інформації через пристрої на базі WindowsTM, Apple iOSTM і AndroidTM.
Комп’ютеризована диспетчеризація робить все можливим, коли справа доходить до пропозиції рішення. В інших проектах вони дуже часто стикаються з організаціями, які обіцяють Міністерству оборони, але потім не виправдовують очікувань. Це для того, щоб переконатися, що він задовольняє специфічні критерії ВМС.
#8. Incode Public Safety RMS
Для відділів правоохоронних органів і громадської безпеки Incode RMS пропонує повний вибір інтегрованих пакетів. Він також має інтегроване комп’ютеризоване диспетчерське рішення, керування записами та мобільне рішення для прискорення часу реагування, надання життєво важливої інформації про громадську безпеку для забезпечення безпеки громадян і поліцейських, а також спрощення адміністративних завдань звітування, ведення справ і кримінального розслідування.
#9. PoliSys
PoliSys 4.0 — це передова, повністю інтегрована система. Він також пропонує надійну, передову обробку викликів інцидентів, що дозволяє ефективно керувати робочим процесом. Це також покращує процес диспетчеризації за допомогою функцій відображення та сторінкового перегляду програми. 4.0 містить численні інтерфейси, модулі та функції від сторонніх розробників.
#10. CrimeStar RMS
Для правоохоронних органів і ринку громадської безпеки Crimestar — це повністю інтегрований, адаптований і потужний набір рішень для управління інформацією.
Як постачальник, якого вибирають сучасні далекоглядні професіонали правоохоронних органів, ми маємо десятиліття досвіду та репутацію постачальника високоякісного, зручного та дешевого програмного забезпечення.
Які переваги управління записами?
Дуже багато підприємств або применшують важливість управління документацією, або вважають це зручністю (а не необхідністю).
#1. Простіша відповідність
Організації повинні мати надійну систему управління записами, щоб переконатися, що вони дотримуються всіх відповідних стандартів, оскільки відповідність записам стає все суворішою. Ці закони та правила можуть включати Закон про HITECH, FACTA та/або HIPAA, усі вони вимагають організованого підходу до управління документацією.
А оскільки примусове виконання вимог щодо невідповідності може бути досить суворим, швидше та безперебійне дотримання є неймовірно корисним для вашої агенції в цілому (від судових позовів до інших дорогих покарань). Окрім надійної політики збереження даних, вам, ймовірно, знадобиться допомога програмного забезпечення систем керування записами, щоб переконатися, що ви дотримуєтеся нормативних вимог.
#2. Кращі робочі процеси
Більшість організацій не відстежують час, який вони витрачають на зберігання або пошук документів. також складно оцінити, скільки часу втрачено під час процедури. Однак немає жодних сумнівів у тому, що значні витрати часу витрачаються на спроби отримати відповідну інформацію, коли документи зберігаються на місці в переповнених картотеках.
Що ще гірше, після отримання документів їх потрібно буде повторно подати, що займе більше часу, який краще витратити в іншому місці компанії.
Ваші найважливіші дані та факти можна легко отримати, коли вони вам знадобляться, завдяки уніфікованому комплексному програмному забезпеченню системи керування записами. Як результат, це заохочує покращення робочих процесів і зміцнює здатність вашої організації ефективно керувати бізнесом і гарантувати надання послуг.
#3. Економія коштів
Подумайте, скільки звітів і електронних листів надсилає ваша компанія щодня; лише невелика частина цього матеріалу може бути справді корисною (або її потрібно зберігати у файлі). Крім того, керування документами, особливо паперовими, вимагає значної кількості часу та грошей через необхідність знайти достатньо місця для зберігання та роздрукувати або подати всі ваші фізичні форми. На щастя, завдяки якісному управлінню документацією ваша агенція може стежити за розширенням своїх записів і гарантувати, що зберігає лише найважливішу чи корисну інформацію.
Управління цифровими записами зменшує витрати на зберігання та підвищує продуктивність команди, що призводить до значної економії (тобто менше часу, витраченого на пошук втрачених або загублених файлів).
Вашу найважливішу інформацію та специфіку можна легко отримати, коли вони вам знадобляться, завдяки уніфікованому комплексному програмному забезпеченню системи керування записами.
#4. Ефективне відновлення
Інформація корисна лише тоді, коли до неї можна отримати доступ, тому немає сенсу зберігати щось, якщо ви не можете отримати до неї, коли вам це потрібно. Однак за допомогою ефективного пошуку та зручної технології ваше агентство може швидко приймати обґрунтовані рішення. Програмне забезпечення для систем керування записами спрощує пошук документів і видаляє непотрібну інформацію, щоб звільнити місце для найважливіших матеріалів.
#5. Захист даних
Захист ваших даних є одним із головних пріоритетів для всіх органів влади (як і має бути). Незалежно від розміру фірми, розумне програмування необхідне для захисту файлів персоналу та інших конфіденційних даних від крадіжки чи катастрофи.
Ваша вхідна пошта, рахунки-фактури, клієнтські контракти тощо можуть бути оцифровані за допомогою найкращого програмного забезпечення для систем керування документацією, щоб одразу після їх отримання кожен із цих документів був доступним у архіві з можливістю пошуку. Тоді ваші дані будуть належним чином захищені та доступні, коли це буде потрібно, у поєднанні з надійною ІТ-програмою.
У чому полягають проблеми управління записами?
- Відстежувати та інвентаризувати файли складно.
- не в змозі створити звіти з програмного забезпечення для запису, яке можна використовувати.
- Статистика файлів відсутня.
- Ведення записів неефективне.
- Відсутня система електронного документообігу.
- Громіздкий інтерфейс.
Що таке ефективне управління записами?
Ефективна програма управління записами залежить від належного зберігання та утилізації записів. Це гарантує, що записи будуть доступні, коли це необхідно для судових розглядів, аудитів, рутинних корпоративних операцій або архівних досліджень, а також те, що непотрібні записи не займають дорогого місця для зберігання.
Ефективне управління записами створює лише ті записи, які йому потрібні, і нічого більше. Оскільки інформація та дані є наріжним каменем кожного бізнесу, ефективне управління записами має вирішальне значення для будь-якої організації, незалежно від того, наскільки вона велика чи мала.
Висновок
Системи управління записами відповідають за управління документами в правоохоронних органах. Вони беруть участь в ефективному та методичному контролі за формуванням, прийманням, веденням, використанням та розміщенням документів. Сюди також входять процеси збирання та зберігання доказів та інформації про бізнес-операції та транзакції у формі записів.
Питання і відповіді
Які є два методи ведення записів?
Ручне ведення записів і комп’ютеризоване (або автоматизоване) ведення записів є двома основними методами ведення комерційної документації.
Що таке зберігання записів
Сховище записів створено спеціально для довгострокового зберігання для захисту та збереження життєво важливих документів, паперів і корпоративних даних.
Які фізичні записи?
Фізична документація – це документи, що зберігаються на папері або в інших аналогових форматах, включаючи аудіо- чи відеокасети. Це виключає матеріали, які зберігаються в цифровому форматі на комп’ютері, сервері чи іншому цифровому носії інформації.
Що означає ECM у законі?
Це означає Ринок акціонерного капіталу (ECM)
посилання
- Aiim
- ФБР
- IBM
- дослідження
Статті по темі
- 6 найкращих порад щодо ефективного управління робочою силою
- ДЕТАЛЬНИЙ ПОСІБНИК З СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ РОЗДРІБНОЮ ТОРГОВЛЮ
- ЩО ТАКЕ ЦІНОУВАННЯ НА КАРТАХ: Посібник із Ціноутворення на Картах і чому це важливо
- АНАЛІТИК ЗЛОЧИНІВ: хто такий аналітик із питань злочинності та чим вони займаються?
- ДОХОДІВ: Важливість правильного ведення записів
