Для ведення малого бізнесу вам потрібен певний продукт або послуга. Тож ви зв’язуєтесь зі своїми постачальниками та пояснюєте свої вимоги. Вони його постачають. Ви повинні заплатити їм за це. Ось і кінець історії. Чи не звучить це занадто просто? Так. Так, процес отримання товару може бути складнішим, ніж описано вище. Однак отримання послуг від надійних постачальників безперешкодно та вчасно не повинно бути надто хорошим, щоб бути правдою. Це можливо, і використання замовлень може допомогти. У цій статті ми побачимо різні типи й приклади замовлень на покупку, хід процесу та правильний формат замовлення на покупку.
Що таке замовлення на покупку?
Замовлення на закупівлю, також відоме як замовлення на замовлення, є юридичним документом, який покупець надсилає постачальнику або постачальнику для авторизації покупки. Покупці вказують, що покупець хоче купити і скільки з цього він хоче отримати. Ці угоди допомагають у документації операцій як покупця, так і продавця.
ЗП вигідні як покупцю, так і продавцю. Малі компанії можуть вирішувати, які продукти та послуги їм потрібні від своїх постачальників і коли вони їм потрібні, видавши замовлення на закупівлю.
Це сприяє успішній та злагодженій діяльності малого бізнесу. Це також допомагає продавцю переконатися, що необхідні товари та послуги є доступними, перш ніж взяти на себе зобов’язання щодо виконання, надаючи покупцеві можливість підготуватися до цього.
Покупці також допомагатимуть покупцеві та продавцю вести правильні, вичерпні записи для аудиту та фінансової звітності.
Як працює замовлення на покупку?
Тепер, коли ми описали, що таке замовлення на купівлю, давайте розглянемо, як його зробити.
№1. Покупець погоджується придбати товар у продавця.
Перш ніж зробити замовлення, покупець повинен бути в змозі розпізнати потребу, яку задовольнить товар або послуга продавця. Під час цього процесу покупець повинен визначити, який товар або послуга потрібен, скільки потрібно (якщо можливо) і коли потрібно (знову ж таки, якщо можливо).
Наприклад, якщо вам потрібно замовити нові коробки для доставки замовлень продуктів клієнтам, з’ясуйте, скільки вам знадобиться і коли вони знадобляться.
Якщо ви очікуєте святкового піку, ви можете подивитись на торішнє замовлення коробок і помножити його на очікуване зростання цього святкового сезону, щоб замовити відповідне число.
№2. Покупець створює замовлення на покупку та подає його продавцеві на затвердження.
З наведеними вище деталями покупець повинен скласти замовлення на купівлю та подати його продавцю для затвердження. Надсилаючи замовлення на замовлення постачальнику, вкажіть, коли вам потрібне схвалення, щоб продовжити процес.
В ідеалі відповідь має надійти вдосталь, щоб покупець міг отримати товар або послугу вчасно. В іншому випадку покупцеві має бути достатньо часу, щоб отримати від іншого продавця, якщо це необхідно.
Продовжуючи попередній приклад, знайшовши постачальника, який може поставити ваші коробки, знати, скільки коробок вам знадобиться, а коли вони знадобляться, ви можете використовувати цю інформацію для складання замовлення на покупку. Надішліть до свого торгового представника або до точки дотику.
№3. Продавець перевіряє замовлення і підтверджує, чи може він задовольнити запит.
Якщо продавець отримує замовлення на замовлення, він зобов’язаний переглянути запит і перевірити наявність або наявність. Це для підтвердження того, чи можна виконати його до кінцевого терміну покупця.
У разі відправлення пакета продавець перевірив ваше замовлення та визначив, що він може задовольнити ваш запит, перевіривши свої запаси та можливості доставки.
№ 4. Прийняття замовлення на покупку.
Якщо продавець може задовольнити запит покупця, він прийме замовлення на замовлення, що робить його юридично обов’язковим для всіх сторін.
Оскільки компанія-конструктор може задовольнити ваш запит, вони надіслали вам авторизовану копію замовлення на замовлення для підтвердження.
№ 5. Доставка товару або послуги.
Після схвалення замовлення на замовлення продавець несе відповідальність за доставку узгодженого продукту чи послуги. На цьому етапі вони також можуть викласти та подати покупцеві рахунок-фактуру на суму, зазначену в замовленні. Рахунок-фактура має підсумовувати поставлену продукцію, відповідну кількість та суму заборгованості.
Наприклад, після того, як ви затвердите відправлення коробок, ви повинні отримати виконане замовлення, а також рахунок-фактуру на суму заборгованості. Цей постачальник приймає чисті 30 умов і очікує оплати протягом 30 днів після виписки рахунка.
№6. Рахунок-фактура оплачений
У цей останній момент покупець несе відповідальність за оплату рахунку-фактури відповідно до умов оплати продавця.
Тепер ви, клієнт, маєте сплатити рахунок-фактуру відповідно до узгоджених умов оплати.
Що таке правильний формат замовлення на покупку?
Чи готові ви зробити власне замовлення на покупку? Це деталі, які ви повинні надати.
- Header — Надайте інформацію про вашу компанію, таку як назва компанії, адреса підприємства, дата замовлення та номер замовлення.
- Дані про продавця — Вкажіть, хто має отримати ЗВ. Тут ви вказуєте назву компанії-продавця, власне контактне ім’я та адресу компанії-продавця.
- Доставка до — Вкажіть, куди має бути доставлено замовлення, процес доставки, умови доставки та очікувану дату доставки.
- Особливості замовлення — Включіть рядок для кожного продукту в замовлення, який містить код продукту або номер артикула, назву або опис товару, кількість замовлених одиниць, ціну за одиницю та дату доставки.
- Підсумувати — Завершіть замовлення на покупку, включивши проміжну суму, усі необхідні знижки, комісійні, витрати на доставку та загальну суму.
Ось приклад формату замовлення на покупку, який включає всі перераховані вище пункти:
Види замовлень
Важливо розуміти, що ви не створюєте всі замовлення на покупку однаковими, і їх формат також може відрізнятися. У цей момент ви можете подумати: «Якщо ви бачили один PO, ви бачили їх усі», але це просто не так. Існує чотири типи замовлень на покупку, які відрізняються за форматом і обсягом інформації
№1. Стандартні замовлення на покупку
Стандартні замовлення на закупівлю є найпоширенішими і відомими. У цьому випадку покупець розуміє деталі покупки і може визначити товар або послугу, що купується, кількість, графік доставки та умови оплати.
Наприклад, компанія, у якої не вистачає картриджів для принтерів, може розмістити стандартне замовлення на покупку, оскільки вони точно знають, скільки їм потрібно і коли це потрібно. Це приклад замовлення на покупку.
Залежно від вимог можна створити стандартні замовлення на замовлення для різних функцій. Наприклад, наведений вище шаблон можна змінити, щоб включити:
- Послуги, які будуть надані
- Укладання контракту
- Продаж на консигнації
№2. Планові замовлення на закупівлю
Клієнт, який розміщує планове замовлення на закупівлю, передбачує потенційні потреби своєї компанії у цьому продукті, зробивши замовлення заздалегідь. У цьому випадку відображаються такі деталі, як об’єкт, вага та умови оплати, але кількість базується на обґрунтованих припущеннях, а дата доставки є попередньою.
Якщо та сама компанія, у якої не вистачає картриджів для принтерів, розміщує планове замовлення на покупку, відповідальний покупець оцінить, скільки картриджів для принтерів йому потрібно для більш гнучкого графіка доставки. Це приклад планового замовлення на закупівлю.
№3. Загальні замовлення на покупку
Покупці використовують загальне замовлення на покупку для розміщення кількох замовлень одночасно, щоб домовитися про знижені ціни.
Наприклад, якщо одна й та ж компанія може отримати кращу ціну, вирішивши розмістити кілька замовлень картриджів для принтерів та паперу від одного постачальника, вони можуть подумати про використання загального замовлення для отримання цих продуктів. Ось приклад замовлення на покупку в цьому випадку.
№ 4. Контрактні замовлення на закупівлю
Найбільш формальним варіантом є контрактне замовлення на закупівлю. До видачі замовлення на замовлення з посиланням на контракт покупець і продавець підписують договір із зазначенням умов купівлі. Ця форма замовлення на закупівлю забезпечує найбільш юридичні гарантії для всіх залучених сторін.
У випадку витратних матеріалів для принтерів, якщо компанія підписує контракт зі своїм постачальником, у якому детально вказуються продукти, кількість, ціни та розклад доставки обіцяних предметів, а потім із звичайним замовленням на закупівлю, ці компанії діють за договором про замовлення на закупівлю. Це приклад контрактного замовлення на закупівлю.
Наявність процесу замовлення на закупівлю зробить процес закупівлі швидшим і принесе користь як покупцям, так і продавцям.
Читайте також: 11+ КРАЩА СИСТЕМА ЗАМОВЛЕНЬ НА ПОКУПКУ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ 2023
Процес замовлення на покупку
Процес замовлення на покупку охоплює все, від написання його до доставки. Процес замовлення на покупку розділений на наступні етапи.
№1. Уява
Ви оформляєте замовлення після подання заявки на закупівлю, як правило, командою закупівель або адміністратором проекту.
№2. Прийняття
Якщо всі зацікавлені сторони погоджуються щодо товару, кількості, ціни та умов доставки, договір підписується продавцем, який погоджується з умовами.
№3. Диспетчеризація
під час відправлення ви надсилаєте замовлення на замовлення постачальнику через бажаний канал. Також ви можете зробити це особисто, на папері, факсом чи електронною поштою тощо.
№ 4. Доставка та розвантаження
Продукти, зазначені в замовленні, постачаються постачальником. Якщо стан продукції задовільний, наприклад відсутність дефектів чи відсутніх предметів, вони перевіряються та приймаються. На робочому місці це зазвичай виконує адміністратор або менеджер із закупівель.
№ 5. Оздоблення
Якщо замовлення виконано, рахунок-фактура подається до фінансування для обробки платежу. ЗП закрито до отримання платежу.
Етапи процесу замовлення на покупку
Нижче наведено кроки в процесі оформлення замовлення на покупку.
- Створіть замовлення на покупку
- Затвердити замовлення на покупку
- Надішліть замовлення на покупку постачальнику.
- ЗВ отримано
- Квитанція на товар або послугу
- Виставлення рахунку
- Збіг у трьох напрямках
- Авторизація та планування платежів
- Закриття ПО
Для чого потрібна заявка на замовлення?
Ваша компанія видає замовлення на купівлю продавцям (постачальнику). Покупці використовують їх, щоб визначити потреби та ціни та законно документувати замовлені товари/послуги.
Хто робить замовлення на закупівлю?
Покупець замовляє. Після схвалення покупець або запитувач купівлі створить замовлення на купівлю. Для точного виконання клієнт передає замовлення продавцю.
Як працює PO?
Перед покупкою товарів або послуг процес замовлення на замовлення підтверджує та визначає вимогу. Обробка платежів і висновки аудиту.
Хто підписує замовлення на закупівлю?
Замовлення на закупівлю є обов’язковим, якщо його підписують обидві сторони. Перш ніж надсилати замовлення на купівлю постачальнику, переконайтеся, що представник вашої компанії підписав його.
Висновок
Попрощайтеся з нерозбірливим почерком, неправильними замовленнями на замовлення та годинами введення даних. хмарне замовлення на закупівлю перетворює пакети документів у цифрові формати, які легко відстежуються, які безпечно зберігаються в хмарі.
Хоча впровадження рішення щодо закупівель може здатися швидким вирішенням усіх ваших проблем, пов’язаних із замовленням, насправді процес дуже складний. У зв’язку з цим важливо мати деякі найкращі методи замовлення на закупівлю. Це необхідно для того, щоб інструмент закупівель працював належним чином.
Правильна практика закупівель дозволить відремонтувати порушений процес замовлення на закупівлю, підвищить продуктивність і підвищить рентабельність інвестицій. Хоча теорія того, що таке замовлення на покупку, може здатися складною, перегляд деяких найбільш популярних найкращих практик роз’яснить її раз і назавжди.
Поширені запитання щодо замовлення на покупку
Як зробити замовлення на покупку?
Нижче наведено найпоширеніші етапи обробки замовлення на покупку:
- Створіть замовлення на покупку.
- Надіслати кілька запитів на пропозицію (RFQ)
- Проаналізуйте та виберіть постачальника.
- Укласти договір і відправити замовлення.
- Отримувати товари/послуги.
- Отримання та перевірка рахунка-фактури (3-стороння відповідність)
- Авторизуйте рахунок-фактуру та оплатите постачальнику.
- Облік.
Навіщо потрібне замовлення на покупку?
Замовлення на покупку – це документи, які видають Покупець (ваша організація) Продавцю (постачальнику). Вони є важливим інструментом для Покупці, тому що вони формалізують вимоги та ціни, і служать юридично обов’язковою документацією щодо замовлених товарів/послуг
Що таке замовлення на покупку та рахунок-фактура?
Ключова відмінність у тому замовлення на купівлю надсилається покупцями постачальникам з наміром відстежувати та контролювати процес закупівлі. З іншого боку, рахунок-фактура – це офіційний платіжний запит, який постачальники надсилають покупцям після виконання їхнього замовлення.
Чи є замовлення на покупку оплатою?
Замовлення на купівлю (РО) — це юридично обов’язковий документ, створений покупцем і представлений продавцеві. … Оскільки замовлення виконується до того, як покупець отримує рахунок, замовлення на покупку дає продавцю страхування від відсутності-оплата
- Робочий наряд: проста процедура/ кроки для створення робочого наказу
- Етапи процесу автоматизації замовлення на продаж (+ безкоштовний шаблон форми замовлення на продаж)
- Як працюють грошові перекази? (+Як купувати за допомогою дебетових карток)
- Чи можете ви купити грошовий переказ за допомогою кредитної картки? (Плюси мінуси)
