Малі та середні підприємства зазвичай мають обмежені ресурси та великий обсяг роботи. Ручне керування процесом замовлення на купівлю створює додаткове навантаження на членів команди та відволікає їхню увагу від їхніх основних обов’язків. За допомогою системи замовлень на купівлю для малого бізнесу ви можете автоматизувати весь процес, підвищити ефективність і зменшити ймовірність помилок, спричинених ручним введенням. Хоча вибір правильної системи замовлення для малого бізнесу може здатися складним завданням, все зводиться до того, що потрібно вашому бізнесу.
Що таке система замовлення на купівлю?
Програмне забезпечення для оформлення замовлень на купівлю (також відоме як програмне забезпечення PO) допомагає створювати фінансові документи, які видаються постачальникам під час придбання товарів або послуг. Замовлення на купівлю зазвичай включають тип продукту, кількість і інформацію про ціни, а також іншу відповідну інформацію.
Крім того, програмне забезпечення для керування замовленнями на придбання є важливим компонентом будь-якого процесу розрахунків із кредиторами. Системи замовлень на купівлю можуть допомогти автоматизувати створення замовлень на купівлю, заощаджуючи час, коли запаси вичерпуються, сповіщаючи вашу команду до того, як виникне дефіцит. У результаті програмне забезпечення для замовлення на купівлю працює в парі з програмним забезпеченням для управління запасами.
Раніше процес закупівель був дуже ручним, особливо коли йшлося про збір підписів для затвердження. Програмне забезпечення PO також може допомогти прискорити процеси затвердження та подання заявок. Коли хтось у вашій компанії хоче зробити покупку, він повинен спочатку пройти процес схвалення:
- Запит на купівлю надсилається працівником у відповідний робочий процес затвердження.
- Запит направляється вгору по ланцюжку до відповідного керівного персоналу.
- Керівництво оцінює потреби та поточні бюджетні асигнування.
- Запит або схвалюється, або відхиляється особою, яка приймає рішення.
Найкращі системи замовлення на купівлю для малого бізнесу
Яка найкраща система замовлення для малого бізнесу? Ми провели дослідження, щоб визначити кілька варіантів, які стабільно доступні, прості у використанні та налаштуванні. Вони включають в себе;
#1. купа
Coupa — це повна програма керування витратами, яка включає замовлення та заявки на купівлю. Програмне забезпечення може бути таким простим, як інструмент для створення замовлень на купівлю, або таким складним, як обробка всього, що пов’язано з вашим процесом закупівлі.
Залежно від ваших потреб ви можете придбати Procure для електронних закупівель, Invoice for AP automation, Expense для відстеження витрат на відрядження/працівників або Pay for B2B payments. Coupa є одним із найуніверсальніших варіантів програмного забезпечення для замовлення закупівель, оскільки його можна повністю інтегрувати, щоб працювати як повна платформа керування витратами.
#2. QuickBooks Professional
Створити замовлення на купівлю в робочому процесі рахунків до кредиторів QuickBooks Pro дуже просто. QuickBooks вже давно визнано одним із провідних рішень для бухгалтерського обліку малого бізнесу, пропонуючи головну книгу з кредиторською та дебіторською заборгованістю. Можливість створити замовлення на купівлю є частиною процесу кредиторської заборгованості.
Quickbooks може допомогти вам стежити за тим, що ви замовляєте та отримуєте, планувати свої витрати та розумно розпоряджатися грошима. QuickBooks стане чудовим вибором для малих підприємств, які шукають систему замовлень на купівлю з повними можливостями бухгалтерського обліку завдяки поєднанню цих факторів і потужному аудиторському сліду.
#3. Шавлія інтактна
Підприємства, що розвиваються, бажаючи перейти на облікове рішення середнього розміру з потужною функцією закупівель, повинні розглянути Sage Intacct. Використовуючи інформаційні панелі та інструменти звітності, модуль закупівель автоматизує транзакції закупівель, дозволяючи вашим співробітникам відстежувати придбання товарів і послуг у режимі реального часу.
Sage Intacct дозволяє впроваджувати найкращі практики закупівель і створювати власні шаблони для заявок, запитів пропозицій, замовлень на купівлю та коригувань. Це також дозволяє відстежувати ціни ваших постачальників у базі даних. Коли ви сплачуєте ціну в замовленні на купівлю, ваші витрати постачальника автоматично оновлюються для майбутніх ЗП.
№4. Xero
Xero — це онлайн-бухгалтерська програма для малого бізнесу та стартапів. Ця хмарна платформа відома своєю простотою використання та доступна в будь-який час і з будь-якого місця. Ваші грошові потоки можна навіть переглядати в режимі реального часу! За допомогою Xero ви можете оплачувати рахунки, відображати витрати та захищати банківські з’єднання.
#5. SpendMap
Free-Procurement Project від SpendMap — це справжня система безкоштовних замовлень для малих підприємств. Він не пропонує обмежену функціональність або безкоштовну пробну версію платної версії. Рішення Free-Procurement Project від SpendMap дозволяє вашому бізнесу автоматизувати процес оформлення замовлення на закупівлю за допомогою необмеженої кількості замовлення на замовлення.
#6. Інвентар Зохо
Zoho Inventory — це безкоштовна програма в пакеті Zoho. Генератор замовлень на купівлю, який входить до складу Zoho Inventory, може генерувати прості замовлення на купівлю з полями, які можна редагувати. Ви можете ввести платіжну адресу, адресу постачальника, номер замовлення на замовлення та навіть описи придбаних товарів.
Незважаючи на те, що Zoho Inventory можна використовувати безкоштовно, це рішення для управління запасами, і воно може бути не найкращим вибором для всіх ваших процесів закупівель. Здебільшого він слугуватиме як простий інструмент для швидкого створення замовлення на купівлю, але він не забезпечить рівень автоматизації, співпраці чи налаштування, як платна версія. З безкоштовною версією ви також обмежені до 20 замовлень на місяць.
#7. Першочергове робоче місце
Замовлення на купівлю можна легко створювати та керувати ними за допомогою Paramount WorkPlace, рішення для керування закупівлями. Він надає працівникам і керівництву інструменти, необхідні для спрощення процесу затвердження замовлення на замовлення та ефективнішого управління своїми витратами.
Його сучасний користувальницький інтерфейс простий у реалізації, і ним можуть користуватися працівники будь-якої кваліфікації в організації. Користувачі можуть автоматично направляти схвалені запити заявок на створення замовлення на замовлення, а також створювати докладні журнали аудиту.
Для кращої взаємодії з користувачем Paramount Workplace також підтримує повну інтеграцію в режимі реального часу з програмами ERP, такими як Microsoft Dynamics, Acumatica, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct і Netsuite, серед багатьох інших.
#8. KissFlow
KissFlow — це фантастичне рішення для закупівель. Однією з причин цього є його потужна функція обробки PO. Програмне забезпечення пропонує користувачам безпаперове рішення, яке дозволяє ефективно виконувати та керувати всією документацією на покупку без необхідності непотрібних роздруківок.
Користувачі можуть використовувати настроювані робочі процеси на основі правил, щоб переконатися, що створені ними замовлення на замовлення відповідають встановленим політикам. Це гарантує відсутність помилок при їх створенні. Він також пропонує дуже адаптивний підхід до реєстрації незареєстрованих постачальників.
Керівництво також отримує доступ до корисної інформації в режимі реального часу, яка може бути використана для зменшення непотрібних витрат і економії грошей на закупівлях.
#9. Контроль закупівель
Planergy Purchase Control пропонує своїм клієнтам просту систему обробки замовлень на купівлю, яка ідеально підходить для малого бізнесу. Він забезпечує компетентну хмарну систему керування замовленнями на замовлення, яка найкраще підходить для малого бізнесу.
Користувачі можуть використовувати програмне забезпечення для створення та керування замовленнями на купівлю та запитами, а також для керування витратами, обробки рахунків-фактур і оптимізації всього процесу замовлення на замовлення. Він має сильну метрику звітності, яка надає менеджерам інформацію, необхідну для підвищення продуктивності.
#10. O2b Technologies Inc.
O2b Technologies пропонує програмне забезпечення для керування закупівлями, яке значно спрощує процес замовлення на замовлення. Це значно оптимізує та автоматизує створення, керування та відстеження замовлення на замовлення та заявок на купівлю, завдяки чому процес виглядає менш хаотичним.
Він зосереджений на створенні гнучких замовлення на замовлення, які користувачі можуть виконати кількома клацаннями миші. На додаток до обробки замовлення на покупку, програмне забезпечення забезпечує повну інтеграцію з іншими корисними програмами. Ці інтеграції роблять управління взаємовідносинами з постачальниками, бухгалтерський облік, управління взаємовідносинами з клієнтами та управління запасами більш ефективними.
Крім того, програмне забезпечення підтримує однорівневу та багаторівневу авторизацію замовлення на замовлення, а також комплексний механізм аудиту для відстеження всіх схвалених і відхилених замовлення на замовлення.
#11. Беллветер
Bellwether широко вважається одним із найкращих рішень для електронних закупівель у галузі. Однією з причин, чому він отримав таку високу оцінку, є його видатні можливості обробки PO. Інструмент ідеально підходить для підприємств, яким необхідно створювати 50-1000 документів на місяць.
Він пропонує два окремих плани, які окремо обслуговують малий і великий чи середній бізнес. Він зосереджений на скороченні часу роботи з документами шляхом оцифрування процесу замовлення на замовлення від початку до кінця.
Користувачі можуть налаштовувати свої робочі процеси та без проблем відстежувати схвалення та відхилення замовлення. Крім того, програмне забезпечення повністю базується на Інтернеті.
#12. SalesAttach
Intuit QuickBooks — одна з найпопулярніших бухгалтерських програм у світі. Однак мало хто знає про його чудові можливості інтеграції з іншими інструментами обробки замовлення. SalesAttach — це програмне забезпечення, яке інтегрується з бухгалтерською системою QuickBooks, щоб зменшити кількість помилок при введенні даних у фінансових записах.
Додаток відстежує все, що стосується ваших замовлень на купівлю, включаючи інформацію про постачальника, вартість замовлення та кількість розміщених замовлень. Програмне забезпечення також надзвичайно корисне для управління запасами.
Дані SalesAttach можна використовувати для порівняння інформації про різних постачальників і отримання найкращої пропозиції за ваші гроші.
Чи повинен малий бізнес використовувати замовлення на закупівлю?
Замовлення на закупівлю є важливою складовою будь-якого бізнесу. Вони дозволяють укладати юридично обов’язкові контракти з постачальниками через юридичні документи. Це дозволяє вам забезпечити точність ваших систем замовлення, а також утримувати бізнес-процеси вчасно та в рамках бюджету.
Чи пропонує QuickBooks систему замовлення на купівлю?
Замовлення на регулярні покупки можна легко запланувати в QuickBooks. Після завершення замовлення QuickBooks автоматично копіює елементи, кількість і тарифи з вашого замовлення на покупку та перетворює його на рахунок.
Як створити систему Po?
Подайте заявку онлайн: знайдіть, забронюйте та сплатіть скриньку в поштовому відділенні поблизу. Отримайте ключі особисто: віднесіть заповнену заяву та 2 форми посвідчення особи на пошту (де знаходиться ваша скринька), щоб отримати ключі. Отримуйте пошту у зручний для вас час: гнучкі години роботи дозволяють перевіряти свою поштову скриньку за розкладом.
Скільки коштує система Po?
Згідно з дослідженнями, проведеними різними організаціями, середня вартість обробки замовлення коливається від 50 до 1000 доларів. Давайте розглянемо деякі показники.
Як керувати замовленнями на купівлю в Excel?
Якщо ви віддаєте перевагу роботі з електронною таблицею, ви можете створити замовлення на купівлю в Microsoft Excel за допомогою того самого методу. Відкрийте новий документ Excel, а потім натисніть значок у верхньому лівому куті екрана. У спадних меню виберіть «новий» і «замовлення на придбання».
Скільки коштує поштова скринька на місяць
Знайдіть поштову скриньку поблизу
Залежно від вашого місцезнаходження ви можете отримати нову поштову скриньку в поштовому відділенні всього за 4.33 доларів США на місяць. Використовуйте наявний або новий обліковий запис USPS.com, щоб зарезервувати ящик.
Переваги використання системи замовлення на купівлю для малого бізнесу
Зменшення залежності від ручного втручання
Завдяки оцифровці та автоматизації процесу оформлення замовлень на купівлю ви можете усунути ручне втручання вашої команди, заощадивши час і зменшивши кількість помилок, спричинених ручним введенням даних.
Економія операційних витрат
Ви можете пришвидшити весь процес і заощадити до 45-65 відсотків на операційних витратах вашого бізнесу за допомогою хмарних систем замовлень.
прозорість
Переглядаючи статус усіх відкритих замовлення на закупівлю, ви можете забезпечити повну прозорість упродовж усього процесу замовлення на купівлю та переконатися, що все йде за планом.
Висновок
Підприємство не може сподіватися на процвітання, якщо його система закупівель неефективна і постійно перебуває в безладді. Ось чому компетентна система замовлень для малого бізнесу, яка автоматизує весь процес у всій організації, є критично важливою.
Хороший PO програмне забезпечення для управління допоможе створювати замовлення на замовлення без помилок, ефективно відстежувати покупки, покращувати відносини з постачальниками та своєчасно виконувати замовлення.
Щодо нашої рекомендації, якщо ви шукаєте зручну систему автоматизації замовлення на купівлю для малих підприємств, яка не потребує комерційного бізнесу, шукайте не далі, ніж Paramount WorkPlace.
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Чи потрібні замовлення на закупівлю малому бізнесу?
Замовлення на закупівлю є важливою складовою будь-якого бізнесу. Вони дозволяють укладати юридично обов’язкові контракти з постачальниками через юридичні документи. Це дозволяє вам забезпечити точність ваших систем замовлення, а також утримувати бізнес-процеси вчасно та в рамках бюджету.
Що таке хороша система замовлення на закупівлю?
Precoro — найкраще програмне забезпечення для замовлення для більшості людей. Програмне забезпечення для замовлення на закупівлю гарантує, що ваш бізнес швидко й легко отримає від постачальників необхідний інвентар. Це спрощує процес закупівлі, дозволяючи бути впевненим, що ваш бізнес отримає необхідні продукти пізніше.
Чи використовують підприємства замовлення на закупівлю?
Замовлення на закупівлю є невід’ємною частиною будь-якого бізнесу. Замовлення на купівлю є звичайним явищем у бізнесі, незалежно від того, чи вони отримуються від клієнтів, надсилаються постачальникам або використовуються між відділами однієї компанії.
Статті по темі
- Процес замовлення на покупку: типи, приклади та формат
- ЯК АДРЕСУВАТИ ПОСИЛКУ: Адреса товару для швидкої доставки
- Бухгалтер QuickBooks: Основний посібник для оптимальних результатів (+ Швидкі інструменти)
- Програмне забезпечення для управління замовленнями на продаж: 25 найкращих програм для управління замовленнями
- Топ найкращих 10+ БУХГАЛТЕРСЬКИХ СИСТЕМ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ на 2022 рік
посилання
