Управління друком — це термін, який використовується для опису керування, нагляду та обслуговування служб документообігу, програмного забезпечення принтера та обладнання. Підприємства можуть вибирати з різноманітних апаратних засобів, програмного забезпечення та параметрів керування документами в рамках своїх послуг керування друком. Служба керування може допомогти бізнесу, зменшивши витрати, пов’язані з принтерами, підвищивши продуктивність, зменшивши помилки та оптимізуючи проекти. Рішення для керування друком дає підприємствам повний контроль над тим, що, як і де друкується, що зменшує або спрощує обслуговування.
Управління друком
Управління друком — це процес відстеження, керування та виконання завдань друку компанії. Це охоплює всі аспекти комерційного друку. Програмне забезпечення, яке використовується для керування друком, контролює процедури, пов’язані з підключенням апаратного забезпечення до пристроїв, що підтримують друк. Програмне забезпечення забезпечує зручний, безпечний друк і сканування, яке також керує пристроями та гарантує сумісність.
Переваги керування відбитками
#1. Зберігання особистих документів у безпеці
Ви не можете дозволити працівникам роздруковувати приватні документи компанії, коли вони захочуть. Підприємства повинні стежити за друком будь-яких секретних файлів, щоб можна було делегувати належні обов’язки щодо подрібнення документів після виконання завдання. Ви можете гарантувати безпеку даних за допомогою програмного забезпечення для адміністрування друку.
#2. Спрощення процесу друку
Менеджери та керівники часто бачать, скільки часу працівники витрачають на очікування в черзі, щоб отримати свої друковані копії. Оптимізувавши процеси друку, ви можете уникнути таких непродуктивних звичок.
#3. Скорочення паперових відходів
Папір виготовляють люди, вирубуючи дерева, завдаючи шкоди навколишньому середовищу. Встановлення потужної системи управління ефективно зменшить відходи паперу, допомагаючи вам зробити свій внесок у захист навколишнього середовища.
#4. Зниження витрат на друк
Підприємства несуть значні щорічні витрати на витрати, пов’язані з друком, наприклад на обладнання, заміну тонера та паперу. Згідно з дослідженнями, використання системи, яка керує друком, щоб запобігти працівникам друкувати речі, які їм не потрібні, може заощадити компанії багато грошей.
Рішення для керування друком
Оскільки кожна організація має різні потреби в навколишньому середовищі, мережеві топології, хмарні стратегії, інтеграцію мобільних пристроїв і організаційну політику щодо друку співробітників, інформаційної безпеки та управління витратами, сторона рішень управління друком часто передбачає певний рівень налаштування.
Не все програмне забезпечення для керування друком належить до цієї категорії; стандартне програмне забезпечення зазвичай приймає стратегію «одного розміру для всіх», яка не відповідає вимогам корпоративного підприємства.
Метою рішень для керування друком є надання підприємствам повного контролю над середовищем друку. Вони сприяють економії коштів і сприяють етичній практиці друку, одночасно запобігаючи несанкціонованому доступу до документів.
Характеристики управління друком
#1. Зменшує витрати
Ви можете помітити процеси у вашій організації, які не були розроблені належним чином, використовуючи хороший інструмент управління. У результаті відбитків стає менше, що, серед іншого, зменшує вартість паперу, тонера та чорнила.
#2. Покращення безпеки документів
Якщо ви маєте справу з конфіденційними даними, хороше рішення для керування друком може заборонити будь-кому отримати до них доступ. Важливі файли, наприклад, можуть бути надруковані лише особою, яка їх створила, після завершення процесу ідентифікації, щоб підтвердити, хто є законним власником. Крім того, доступ до цих документів може бути обмежений за допомогою паролів або інших заходів безпеки.
#3. Допомагає співробітникам виконувати завдання
Хороше рішення для керування друком мінімізує час простою співробітників завдяки оптимізації робочих процесів. Завдяки впровадженню цього рішення будуть оптимізовані певні процеси, такі як черга друку, двостороннє копіювання або економічне копіювання, що дозволить співробітникам витрачати більше часу на виконання своїх основних обов’язків і менше часу на завдання такого роду.
#4. Адаптується до будь-якого типу організації
Незалежно від того, яка це організація та як вона працює, гарне рішення для керування друком можна застосувати до різних вертикалей галузі. Рішення для друку має бути досить гнучким, щоб працювати в маркетингових агентствах, транснаціональних корпораціях, середовищі малого та середнього бізнесу та навчальних закладах. Він має бути достатньо гнучким, щоб відповідати різним організаційним ієрархіям і розмірам працівників компанії.
Найкраще програмне забезпечення для керування друком
Завдяки таким функціям, як відстеження використання, моніторинг стану, ліміти друку, керування витратами тощо, програмне забезпечення для керування друком дозволяє підприємствам керувати всіма аспектами друку з однієї системи. Прикладом інструменту є таке програмне забезпечення, яке дозволяє компаніям відстежувати та контролювати друкарську діяльність.
Його можна використовувати як для локальних, так і для мережевих принтерів, дозволяючи користувачам відстежувати використання принтера та встановлювати обмеження щодо таких речей, як кому дозволено друкувати, скільки їм дозволено друкувати, які види документів їм дозволено друкувати тощо Крім того, можна захистити бізнес-документи за допомогою програмного забезпечення для керування друком, щоб лише авторизований персонал міг отримати до них доступ.
Окрім перегляду звітів про історію використання, адміністратори можуть використовувати його для встановлення правил, які обмежують доступ до певного принтера чи документа. Можливість установлювати обмеження друку на основі таких параметрів, як права користувача або тип документа, є найважливішою функцією програмного забезпечення для керування друком.
Завдяки цьому можна захистити конфіденційні дані від несанкціонованого доступу, але дозволити авторизованим працівникам повний доступ. Крім того, завдяки автоматичному маршрутизації завдань з кількох місць одночасно, а не додаванню кожного окремо вручну, програмне забезпечення дозволяє ІТ-відділам ефективно розгортати нові принтери з мінімальним простоєм і допомагати в обслуговуванні існуючих.
Загалом, програмне забезпечення для керування друком є корисним інструментом для прискорення бізнес-процедур. Автоматизація багатьох операцій, пов’язаних із друком документів, допомагає зменшити відходи та заощадити час і гроші. Організації можуть підтримувати безпеку конфіденційної інформації, гарантуючи, що їхній персонал має інструменти, необхідні для ефективного виконання своєї роботи, обмежуючи доступ до певних документів і друк на основі таких факторів, як тип документа.
Різні типи програмного забезпечення для керування друком
#1. Програмне забезпечення для відстеження витрат на друк
Підприємства можуть відстежувати свої витрати, відстежуючи вартість завдань друку за допомогою цього програмного забезпечення для керування друком. Це також допомагає знайти потенційні можливості скорочення витрат.
#2. Програми захисту документів
Обмежуючи несанкціонований доступ і модифікації, це програмне забезпечення захищає приватну інформацію компаній. Крім того, він може відстежувати зміни документів і сповіщати користувачів про будь-які несанкціоновані дії.
#3. Рішення для мобільного та хмарного друку
Завдяки використанню цих рішень користувачі можуть безпечно друкувати з будь-якого мобільного пристрою або хмарної програми, забезпечуючи при цьому безпечний контроль доступу та процедури шифрування даних.
#4. Програмне забезпечення для керування автопарком
Компанії можуть отримати повну картину всього свого парку принтерів за допомогою програмного забезпечення для керування парком, яке також дозволяє їм відстежувати тенденції використання в різних місцях і краще керувати ресурсами та бюджетами.
Переваги використання програмного забезпечення для керування друком
Використання програмного забезпечення для керування друком має багато переваг, зокрема:
#1. Підвищена ефективність
Програмне забезпечення для керування друком спрощує процес друку, дозволяючи користувачам установлювати вказівки та процедури друку документів. На додачу до економії часу, який інакше було б витрачено на керування завданнями друку вручну, це може допомогти скоротити витрати, усунувши непотрібні завдання друку.
#2. Покращена безпека
Шифрування, засоби запобігання втраті даних (DLP) і ведення журналів аудиту є додатковими заходами безпеки, які програмне забезпечення для керування друком додає до друкованих документів, щоб допомогти захистити конфіденційні дані від несанкціонованого доступу. Крім того, більшість програмного забезпечення надають можливості звітування, які дозволяють адміністраторам легко відстежувати, які документи надруковано та ким.
#3. Додаткова економія коштів
За допомогою програмного забезпечення для керування друком можна простіше визначити, які принтери в організації відповідають за створення найбільшої кількості відходів або споживання витратних матеріалів. Потім за допомогою цих даних можна оптимізувати налаштування принтера, що також збільшить економію коштів. Деякі програми можуть навіть відстежувати витрати, пов’язані з уподобаннями користувача щодо друку.
#4. Автоматизація та зручність
Організації можуть легко маршрутизувати завдання друку автоматично на основі настроюваних користувачем критеріїв, таких як ім’я користувача, робоча група, дата/час доби тощо, використовуючи програмне забезпечення для керування друком. Як наслідок, при використанні кількох принтерів в офісі ручне втручання більше не потрібне. Багато рішень додатково надають опції самообслуговування, які дозволяють користувачам надсилати запити на друк самостійно, не звертаючись до адміністратора кожного разу, коли їм потрібно щось роздрукувати.
Як вибрати найкраще програмне забезпечення для керування друком
Ось кілька вказівок, які допоможуть вам вибрати ідеальний варіант для ваших вимог:
#1. Визначте свої потреби
Почніть зі складання списку функцій друку та характеристик, які вам потрібні. Візьміть до уваги такі елементи, як розмір паперу, управління витратами та заходи безпеки.
#2. Відповіді на дослідження
Перегляньте різні рішення та порівняйте їхні характеристики зі своїми потребами. Поговоріть з іншими компаніями, які встановили подібні системи, і подивіться в Інтернеті відгуки про продукт від професіоналів або попередніх користувачів.
#3. Подумайте про інтеграцію
Перш ніж зробити вибір, подумайте про те, які додаткові продукти, наприклад мережі, параметри зберігання документів та інші продукти, вам може знадобитися інтегрувати з системою керування друком. Це допоможе вам визначити, наскільки вони підходять одне одному.
#4. Аналіз витрат/вигод
Вивчіть витрати на впровадження конкретної системи та порівняйте їх із перевагами, які вона матиме, наприклад, більшою продуктивністю чи нижчими витратами на електроенергію через меншу кількість процесів друку чи переробку відходів після використання.
#5. Перевірте перед покупкою
І останнє, але не менш важливе, вимагайте демонстраційних випробувань продуктів потенційних постачальників, щоб відчути, як вони працюють, перш ніж прийняти рішення про покупку!
Як використовувати керування друком у Windows 10?
- Щоб отримати доступ до меню живлення Windows, клацніть правою кнопкою миші меню «Пуск». Ви також можете використовувати комбінацію клавіш WinKey + X на клавіатурі.
- Потім виберіть Програми та функції. Він має з’явитися в меню як перший вибір. Після цього на екрані налаштувань Windows відобразиться розділ «Програми та функції».
- Потім виберіть Додаткові функції. Список на наступному екрані може не з’явитися відразу в Windows.
- Після цього виберіть Додати функцію. Коли ви це зробите, з’явиться діалогове вікно під назвою «Додати необов’язкову функцію».
- Його можна знайти, прокрутивши список або скориставшись рядком пошуку. Виберіть його зі списку параметрів і натисніть кнопку «Встановити».
- Завдяки Windows ваша колекція консолей керування тепер включатиме керування друком. Знову ж таки, ця опція доступна лише з Windows 10 Pro.
Як відкрити керування принтером?
Відкрийте діалогове вікно «Виконати команду», натиснувши Win + R. Натисніть Enter, щоб запустити інструмент керування друком після введення «printmanagement.msc». Виберіть опцію «Усі принтери», розгорнувши папку «Настроювані фільтри».
Чому я не можу знайти керування друком у Windows 10?
Здається, на вашому комп’ютері не встановлено таку функцію. У цій ситуації вам потрібно буде додати його вручну.
Чому мій комп’ютер не має керування друком?
Існує багато пояснень того, чому керування друком не відображається в Windows 10. Це може стосуватися проблем із встановленим драйвером, пошкоджених системних файлів або проблем із відповідною службою. Крім того, майте на увазі, що консоль керування друком доступна лише у версіях Windows Pro та Enterprise. Якщо ви використовуєте домашню версію, оновіть її або знайдіть інші програми сторонніх розробників, які можна порівняти.
Як отримати доступ до керування друком у Windows?
Відкрийте Провідник файлів Windows, натиснувши Win + E. Введіть «printmanagement.msc» в адресний рядок Провідника файлів.
Що таке керування друком у Windows?
Для керування серверами друку та принтерами в системах Windows 11 і усунення несправностей адміністратори настільних комп’ютерів можуть використовувати оснастку Windows Print Management на консолі керування Microsoft. Встановлення, перегляд і керування принтерами стало можливим завдяки оснащенню Microsoft Management Console (MMC), відомому як Print Management.
Висновок
Керування друком дозволяє підприємствам ефективно керувати пристроями друку та оптимізувати робочі процеси, що призводить до зменшення накладних витрат, нижчих витрат і спрощення мережевих процесів. Усунення складності мережі за допомогою керування друком покращує бізнес-операції. Для надійнішої доставки документів і оптимізації робочих процесів компанії отримують вигоду від вищої швидкості друку та сканування. Крім того, легка ідентифікація друку, настроювані панелі керування та безпечне стабільне середовище сприяють підвищенню задоволеності кінцевих користувачів керуванням друком.
Статті по темі
- КОПІЮВАЛЬНА МАШИНА: визначення, типи, найкращі машини для офісів і ремонту
- ПРОГРАМНІ СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ: типи, особливості та приклади
- КОМПАНІЇ ДРУКУВАННЯ НА ЗАМОВУ: найкращі поради та що потрібно знати
- БІЗНЕС-РЕКЛАМА: безкоштовні поради, приклади та ідеї для малого бізнесу
- ЛОГОТИП MICROSOFT: історія, значення, еволюція, найкращі практики використання торгових марок.
посилання
