Прикладами організаційних змін є новий генеральний директор або цифрова революція. Коли відбувається серйозний перехід — будь то інструменти, процеси чи люди — компанії повинні переконатися, що операції відбуваються гладко, а працівники приймають зміни. Цілі організаційних змін можуть бути не досягнуті, якщо компанії не будуть готові до можливих збоїв у процесі.
Коли використовуються методи управління організаційними змінами, компаніям легше орієнтуватися в складних переходах. Наприклад, якщо співробітники чинять опір змінам, компанії можуть надати чіткі, послідовні вказівки, щоб допомогти їм адаптуватися до нових процесів і інструментів. Підприємства можуть оцінювати прогрес і збирати відгуки на цьому шляху за допомогою надійного плану трансформації, щоб переконатися, що основні етапи досягнуті. Ось посібник з управління організаційними змінами та кілька порад щодо навігації.
Що таке управління організаційними змінами?
Організаційні зміни стосуються дій, вжитих компанією або бізнесом, щоб змінити основний компонент своєї організації, такий як її культура, основні технології чи інфраструктура, або її внутрішні процеси. Управління організаційними змінами — це процес спрямування організаційних змін до успішного вирішення. Зазвичай він складається з трьох основних етапів: підготовки, реалізації та подальшого виконання.
Які причини для управління організаційними змінами?
Організаційні зміни потрібні з багатьох причин. Менеджери часто стикаються з такими проблемами:
- Нове керівництво у верхній частині компанії або в її відділах
- Структура команди змінюється всередині організації
- Застосування сучасних технологій
- Прийняття нових бізнес-моделей
- Щоб забезпечити плавний перехід, дуже важливо мати процес управління організаційними змінами, який можна застосувати до різних типів змін.
Типи організаційних змін
Адаптивні зміни — це невеликі поступові зміни, які організації впроваджують для задоволення потреб, які змінюються з часом. Як правило, ці зміни є незначними налаштуваннями та коригуваннями, які менеджери налаштовують і впроваджують для реалізації бізнес-стратегій. Керівництво може додавати, видаляти або змінювати процеси протягом усього процесу.
Організація, яка оновлює свої комп’ютерні операційні системи з Windows 8 до Windows 10, є прикладом адаптивних змін.
Трансформаційні зміни більші за масштабом і масштабом, ніж адаптивні. Вони часто передбачають одночасну зміну місії та стратегії, структури компанії чи команди, персоналу та ефективності організації або бізнес-процесів. Через свій розмір ці зміни часто вимагають значної кількості часу та зусиль для впровадження. Хоча це не завжди так, трансформаційні зміни часто проводяться у відповідь на зовнішні сили, такі як поява нового руйнівного конкурента або проблеми, що впливають на ланцюг поставок компанії.
Прикладом трансформаційних змін є впровадження програмного забезпечення для управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), яке повинні вивчати та використовувати всі відділи.
Багато змін будуть десь між адаптивними та трансформаційними за спектром. У результаті керівники повинні розуміти, що процес змін має бути пристосований до унікальних викликів і вимог кожної ситуації.
Наскільки важливим є управління організаційними змінами?
Щоб бізнес був успішним і розвивався, необхідні організаційні зміни. Успішне прийняття та застосування змін в організації залежить від управління змінами. Це дає змогу працівникам зрозуміти і взяти на себе зобов’язання щодо зміни та ефективно працювати під час неї.
Без ефективного управління організаційними змінами зміни компанії можуть бути непередбачуваними та дорогими як з точки зору часу, так і ресурсів. Вони також можуть призвести до зниження морального духу співробітників і розвитку навичок.
Реакція компанії та адаптація до змін також є критично важливим фактором для ключових зацікавлених сторін, таких як інвестори, постачальники та потенційні співробітники, коли вирішують, працювати з компанією чи для неї. Як наслідок, відсутність ефективного управління змінами може призвести до краху організації.
Яка роль менеджера в управлінні організаційними змінами?
Кожен працівник в організації відіграє різну роль, сприяючи змінам. У той час як багато співробітників можуть виконувати дуже детальну роботу, керівники вищого рівня з більш тривалим терміном перебування можуть мати інші цілі. Навіть у керівництві менеджери та керівники мають різні обов’язки.
Наприклад, лідери повинні бути сміливими, ризикуючи. Вони повинні дивитися на загальну картину та сформулювати зміни високого рівня в компанії, пояснити, чому вони відбуваються, і мотивувати людей підтримати перехід. Щоб бути успішним лідером, ви повинні бути проникливими та знати, як делегувати відповідальність за впровадження процесів змін.
Менеджери більше зосереджені на успіху бізнес-переходів. Вони зосереджені на впровадженні змін шляхом визначення окремих кроків, які мають відбутися, та їх послідовності. Керівники також зазвичай відповідають за розподіл ресурсів, таких як персонал, і визначення того, як вимірюється успіх. Лідери в ідеалі також повинні бути менеджерами, але основний обов’язок керівника — знати, як проектувати, спрямовувати та формувати процеси змін.
Щоб досягти цього, ви повинні володіти різноманітним набором управлінських навичок, таких як:
- Ефективна комунікація передбачає активне прислуховування до команди та колег.
- Високорозвинений рівень емоційного інтелекту
- Сильні організаторські здібності
- Приділяючи пильну увагу
- Здатність вирішувати проблеми та приймати рішення
- Делегування без мікроменеджменту
Підготовка до управління організаційними змінами
Щоб підготуватися до організаційних змін, дуже важливо спочатку визначити організаційні зміни, зрозуміти, чому вони критичні, і заручитися підтримкою своїх колег.
Потім розробіть дорожню карту, у якій чітко сформульовано та виміряно успіх, а також пояснено, як це вплине на бізнес — і його співробітників, клієнтів і прихильників.
Переконайтеся, що план процесу узгоджується з бізнес-цілями та окреслює реалізацію та стійкість організаційних змін. Будьте достатньо адаптивними, щоб відповідним чином пристосуватися та враховувати будь-які потенційні проблеми. Обов’язково святкуйте маленькі перемоги на цьому шляху.
Після завершення організаційного переходу управління змінами не закінчується. Як під час процесу, так і після нього, ви повинні постійно оцінювати результати, відслідковувати ефективність для досягнення цілей, навчати співробітників новим методологіям і бізнес-практикам, а також коригувати цілі, якщо це необхідно, щоб підвищити ймовірність успіху.
Стратегії управління організаційними змінами
Організаційні зміни можуть бути важкими, що потребує ретельного планування та добре налагоджених процедур, щоб завоювати схвалення та співпрацю співробітників. Під час переходу організації, можливо, доведеться кілька разів змінювати філософію та цілі, роблячи сильний, гнучкий набір керівних принципів, необхідним для успіху.
Управління змінами
Організація повинна пройти кілька етапів планування, щоб підготуватися до майбутніх змін.
#1. Створіть команду змін:
Компанії повинні визначити членів керівництва, які мають бути безпосередньо залучені до етапів планування плану переходу. Зазвичай включаються керівники вищої ланки, спеціалісти з кадрів і менеджери ключових відділів. Керівники повинні визначити, як буде функціонувати команда, включаючи розподіл завдань і обов’язків між певними членами, планування зустрічей і окреслення методів спілкування. Ця команда розробить бачення та цілі, які будуть передані всій організації під час змін.
#2. Оцініть вплив:
Наскільки значущою є зміна? Скількох департаментів це торкнеться і скільки? Які посади потрібно буде оновити? Які витрати будуть? Компанії повинні вивчити свою поточну організаційну структуру, щоб побачити, як вона буде працювати за змін. Співробітників з корисними якостями, можливо, потрібно буде перепризначити на більш відповідні ролі, а працівників і менеджерів з новими наборами навичок, можливо, потрібно буде найняти.
#3. Складіть розклад:
Команда змін повинна розробити графік того, як трансформація буде впроваджена разом із керівниками та співробітниками. Деякі більш масштабні переходи, можливо, доведеться здійснювати поетапно. Команда також повинна встановити показники успіху та визначити потенційні перешкоди.
#4. Визначте потенційні проблеми з людьми:
Керівники повинні передбачити, як співробітники відреагують на культурні зміни або зміну роботи, особливо якщо робоче навантаження збільшиться. Запровадження нових інструментів і процесів може бути надзвичайно розчаровуючим і потребує значної управлінської підтримки. Звільнення колег також може негативно вплинути на працівників, які залишилися. Щоб визначити готовність робочої сили, компанії може знадобитися використовувати такі інструменти оцінки, як самооцінка. Їм також може знадобитися налаштувати коучинг або консультаційні ресурси, щоб гарантувати, що співробітники отримають психологічну підтримку, необхідну для навігації змінами.
#5. Повідомте важливих співробітників:
Після встановлення стратегії команда змін повинна переконатися, що всі керівники та менеджери організації беруть участь перед впровадженням змін. Ці керівники відповідатимуть за ознайомлення членів команди з баченням та очікуваннями, пов’язаними з планом переходу, і повинні бути готові надати додаткове навчання та моральну підтримку.
Стратегії змін
Добре розроблені стратегії управління організаційними змінами можуть призвести до підвищення ефективності, міцнішої командної роботи та покращення фінансових результатів. Підприємства повинні приділити час розробці відповідних стратегій, щоб уникнути негативних наслідків.
#1. Спілкуйтеся чесно.
Лідери повинні переконатися, що причини змін є простими для розуміння. Необхідно створити відчуття терміновості щодо того, чому бізнес потребує трансформації, чи то для боротьби з конкурентними викликами, чи для задоволення мінливих потреб клієнтів, чи для переходу на сучасні технології, які покращать бізнес. Лінії зв'язку повинні бути відкритими, щоб співробітники могли зробити свій внесок. Прикрашання причин змін і викликів, які з ними пов’язані, лише відштовхує працівників і сприяє зневірі.
#2. Залучайте персонал.
Співробітники повинні вірити, що зміни покращать компанію і що вони отримають користь від переходу. Компанії можуть запропонувати навчальні програми, засоби особистого розвитку та системи винагород, щоб підтримувати позитивний моральний дух. Зворотній зв’язок співробітників має вимагатися протягом усього процесу, щоб визначити, чи потрібно коригувати стратегії чи часові рамки.
#3. Будьте оптимістичними.
Лідери ініціатив щодо змін можуть звертатися до емоцій співробітників, створюючи хвилювання навколо досягнення нового корпоративного бачення. Згідно зі статтею «10 принципів трансформації робочої сили» від Strategy+Business, менеджери можуть продемонструвати емпатію, усвідомлюючи, як хвилювання та втома можуть вплинути на продуктивність. Коли працівники борються зі змінами, вони потребують позитивного заохочення та натхнення від своїх керівників. Керівники повинні уникати нав’язування негативу працівникам, висловлюючи власний гнів або сумніви.
#4. Впровадити революційні зміни.
Хоча організаційні зміни часто дорівнюють прогресу, працівники виграють від відчуття стабільності та мети. Керівники повинні пов’язати нове, трансформаційне бачення з довгостроковою стратегією компанії, вшановуючи історію та минулі успіхи організації. Коли співробітники мають чітке уявлення про те, де була компанія і куди вона йде, вони більше інвестують у трансформацію.
#5. Тримай це.
Організаційні перетворення не відбуваються миттєво. Більшість успішних переходів здійснюються поступово, щоб забезпечити безперебійну роботу. Лідери повинні бути наполегливими у відстеженні змін і повороті, коли вони відхиляються від цілей. Команда переходу повинна переглядати цілі та часові рамки протягом переходу, щоб визначити, чи потрібні коригування.
Часті опитування можуть допомогти керівникам оцінити відданість співробітників, і може знадобитися втручання для груп або окремих осіб, які намагаються прийняти зміни, відповідно до цього посібника з організаційної трансформації від ІТ-директора Барта Перкінса. Окрім наполегливості у виконанні цих кроків, лідери повинні бути терплячими, щоб дати працівникам час, який їм потрібен, щоб адаптуватися до змін.
#6. Використовуйте онлайн-інструменти та ресурси.
Для планування та впровадження організаційних змін можна використовувати ряд інструментів.
- Модель Prosci ADKAR — модель планування програм управління змінами
- Creately — онлайн-інструмент для створення блок-схем та інших діаграм змін
- Діаграма Ганта — графік відстеження програм змін
- Компас змін — хмарна платформа для аналітики та планування змін
- Магазин змін — програмна платформа для відстеження завдань управління змінами
- 8-етапний процес провідних змін Джона Коттера — посібник для керівництва організаційними змінами
Загальні організаційні зміни
Банкрутства та скорочення робочої сили через поглинання та перетворення продуктів – це лише кілька прикладів організаційних змін. Ці коригування необхідні як для великих корпорацій, так і для малих фірм, оскільки всі організації повинні постійно змінювати свої стратегії, щоб не відставати від конкурентних тенденцій і очікувань клієнтів.
За даними Товариства управління людськими ресурсами, деякі з найпоширеніших організаційних змін включають зміни в процесах, зміни керівництва та реструктуризацію компанії. Вони включають в себе;
#1. Нові процеси або програми, включаючи цифрову трансформацію.
Коли підприємства впроваджують нові технології, як-от перехід у хмару або впровадження нової системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), часто впроваджуються програми управління організаційними змінами. Оскільки офіси переходять на віддалену роботу, а роздрібні торговці переходять на онлайн-замовлення та доставку, цифрова трансформація стає все більш поширеною. Компанії також можуть змінити важливий процес, наприклад спосіб залучення нових клієнтів.
#2. Нові посадові обов'язки.
Співробітників можуть попросити змінити посади, коли компанії переходять на нові продукти або працюють над підвищенням ефективності. Деякі перепризначення роботи є результатом скорочення витрат, звільнень, аутсорсингу або зусиль з автоматизації процесів, що ускладнює збереження задоволеності працівників.
#3. Нове керівництво.
Коли компанія відчуває труднощі, вища структура управління часто хитається. Коли операції стагнують, залучення нового генерального директора, президента, керівника відділу продажів або менеджера з маркетингу може стати ефективним способом впровадження нових бачень і руйнування статус-кво.
#4. Реорганізація відділів або структурних підрозділів.
Компанії часто реструктуризують підрозділи для підвищення ефективності. Наприклад, велика корпорація може тісніше розташувати відділ маркетингу з торговими представниками, щоб покращити обмін повідомленнями з клієнтами. Компанії також можуть зазнати реструктуризації в результаті нормативних змін, які змінюють спосіб здійснення бізнес-процесів.
#5. Події корпоративного злиття та поглинання.
Компанії здійснюють придбання, щоб розширити свою діяльність або досягти певних фінансових цілей. Коли дві бізнес-культури зливаються, потрібно внести корективи в стратегії та процеси, щоб досягти нових корпоративних цілей.
#6. Приклади організаційних змін
Компанії мають різний ступінь успіху у впровадженні організаційних змін. Згідно з нещодавнім опитуванням McKinsey & Company, понад 70% компаній, які проходять цифрову трансформацію, відчули уповільнення або зупинку прогресу під час переходу. Проблеми з ресурсами, нечіткі цифрові стратегії, недостатня відданість, неправильна культура та відсутність основних компетенцій були одними з причин зриву. Після вирішення проблем 36% організацій змогли відновити темпи розвитку.
Історії успіху управління організаційними змінами
У наступних статтях наведено приклади успішних організаційних змін:
#1. Розробка Amazon.
Всього за кілька десятиліть Amazon перетворився з невеликого книжкового онлайн-магазину в глобальну мережу роздрібної торгівлі. Amazon завжди інвестував значні кошти в технології, залишаючись попереду конкуренції з боку великих книготорговців, пропонуючи зручні для клієнтів інструменти онлайн-продажу. Він поступово розширював свої онлайн-пропозиції, вийшов на міжнародний рівень і розгалужився на веб-хостинг, електроніку, робототехніку та інші галузі. Зараз на Amazon припадає майже половина всіх роздрібних онлайн-продажів у Сполучених Штатах.
#2. Революція Apple.
У 1997 році Apple була на межі банкрутства, коли отримала грошове вливання від Microsoft і пройшла серйозну реструктуризацію під керівництвом співзасновника Стіва Джобса. Apple поступово переробляла лінійку своїх продуктів, створюючи сучасні, бажані продукти, такі як iMac та iBook. Компанія розробила спритну, готову стратегію дизайну, яка дозволила їй задовольнити потреби клієнтів, і Джобс привів компанію до величезного успіху, запустивши Apple Store, iPod, iTunes і iPhone.
#3. Виробничий процес Toyota.
Розробка Toyota того, що зараз відомо як філософія ощадливого виробництва, є однією з найвідоміших історій трансформації. Стратегія була зосереджена на зменшенні відходів у виробничих процесах, зберіганні якомога меншої кількості продуктів і швидкому повороті, коли потрібні були вдосконалення. Завдяки цій філософії Toyota стала одним із провідних виробників автомобілів у світі, і тисячі підприємств у всьому світі запровадили процедури економічного виробництва.
Невдалі випадки управління організаційними змінами
Також є багато прикладів невдалих організаційних змін. Ці компанії, як правило, не враховували бажання клієнтів, інновації конкурентів і внесок працівників під час розробки планів розвитку свого бізнесу, що призводило до неефективного бачення та стратегії.
#1. Злет і падіння блокбастера.
Загибель Blockbuster є класичним прикладом того, що компанія не встигає за конкурентами. Компанія створила інноваційну бізнес-модель для швидкого зростання індустрії прокату фільмів, але вона була надто зосереджена на розширенні своєї звичайної мережі й не змогла конкурувати з Netflix на ринку замовлень поштою та цифрових фільмів.
#2. Збій Motorola.
Незважаючи на історію інновацій і ризику Motorola, поява смартфона спричинила серйозні організаційні проблеми. Компанія не змогла помітити культурні зміни в тому, як споживачі хотіли використовувати свої мобільні телефони, а внутрішні розбіжності серед керівництва призвели до різкого скорочення випуску інноваційних продуктів.
#3. Загибель Sears.
Як і багато інших звичайних роздрібних торговців, Sears намагався не відставати від онлайн-конкуренції. Після закриття сотень магазинів компанія оголосила про банкрутство. Її загибель було здебільшого пов’язано з небажанням вищого керівництва інвестувати в оновлення магазинів або запровадження нових пропозицій продуктів, натомість зосереджуючись на скороченні витрат в умовах уповільнення продажів.
- ЦИФРОВА СТРАТЕГІЯ: типи смислів і трансформація
- УПРАВЛІННЯ ЗМІНАМИ: кроки до процесів управління змінами
- АГЕНТИ ЗМІН: Як визначити агентів змін у будь-якій організації
- ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ ЗМІНАМИ: методи та все, що вам потрібно знати
- Інноваційні ідеї для розвитку бізнесу в нових умовах
посилання
