Деяким людям важко сказати про переїзд офісу вголос через причини переїзду. Це може бути результатом успішної бізнес-моделі. Іноді це результат удачі, але іноді це результат поганого менеджменту. Деякі компанії спостерігали величезний ріст завдяки своїм послугам за останні роки, що змусило їх розглянути можливість переміщення офісу. Це одна з багатьох вагомих причин вибрати нове місце для вашого бізнесу! Кошти компанії також можуть спонукати до переїзду. Можливо, орендна плата за ваш заклад зросла, або ви більше не можете бути прибутковими у своєму регіоні. Як бачите, корпорація може переїхати з кількох причин. Якою б не була причина, переїзд офісу важливий. Тому існує потреба в контрольному списку переміщення офісу.
Що таке переміщення офісу?
Переміщення офісу означає переміщення діяльності підприємства, яка зараз ведеться у виключеній будівлі, до нової офісної будівлі в рамках процесу переміщення офісу.
Як ви плануєте переїзд офісу?
Без належного планування, підготовки та організації переїзд офісу може бути хаотичним, розчаровуючим і тривалим випробуванням. Якщо це ваша перша зміна місця роботи, ви можете не знати, як почати або на що звернути увагу в хорошому плані. Ось кілька планів успішного переїзду офісу.
#1. Призначте спеціальну особу
Покладіть головну відповідальність за переміщення на себе або на когось іншого у вашій організації. Ви можете подумати про цю людину як про координатора з переміщення офісу. Він чи вона має бути майстром логістики, ефективним представником вашої організації та швидко мислити в кризових ситуаціях.
Як правило, найкраще тримати групи планування для проектів меншими. Групу контрольного списку переміщення офісу очолюватиме внутрішній координатор переїзду, і їхня робота ляже в основу нового плану вашого офісу.
#2. Вибирайте важливі дати
Дізнайтеся, коли закінчується ваш існуючий договір оренди, коли ви хочете переїхати, коли ви хочете підписати новий договір оренди, коли ви хочете розпочати та завершити будівництво свого нового робочого місця, а коли ви хочете повністю переїхати.
#3. Створіть комплексний план
Менеджер з переміщення повинен мати всеохоплюючу стратегію, яку можна легко донести до вищого керівництва та решти робочої сили. У цьому плані мають бути чітко відображені часові рамки, розподіл обов’язків та інші розробки проекту.
Якщо можливо, було б ідеально використовувати програму для керування проектами, яка наразі регулярно використовується у вашій організації, оскільки це значно полегшить співпрацю та спілкування між членами команди. Почніть із ретельного шаблону, який визначає, які кроки є вирішальними, як-от цей чи цей.
Крім того, кількість і тип персоналу в офісі, а також загальний розмір компанії визначатимуть обсяг матеріально-технічних вимог, пов’язаних з послугами з переїзду. Тоді як великі організації можуть будувати з нуля, менші підприємства можуть просто орендувати існуючу структуру та переїхати.
#4. Визначте, які робочі приміщення вам потрібні
Ідеальний робочий простір може сильно відрізнятися залежно від характеру бізнесу, в якому ви працюєте. Якщо ви хочете, щоб ваш новий офіс був найбільш сприятливим середовищем для роботи та зростання, дуже важливо визначити свої обов’язкові речі як частину плану переїзду.
#5. Визначте, якого постачальника послуг з переміщення ви будете використовувати
По-перше, з’ясуйте, чи будете ви займатися пакуванням і переїздом, чи ви наймете повний переїзд. Професійний координатор переїзду може впоратися з логістикою фактичного переїзду, якщо ви наймете компанію, що надає повний спектр послуг. Ваша транспортна компанія забезпечить всю логістику, тому немає потреби включати це в план проекту. Тим не менш, вам потрібно врахувати час, щоб знайти та найняти найкращих офісних перевізників із повним набором послуг відповідно до вашого графіка.
Послуги з переїзду офісу
Організація переїзду офісу може бути напруженою. Розбирання та повторне збирання включає нескінченну низку завдань, кожне з яких має бути виконано без збоїв, інакше компанія втратить гроші. Користування послугами та компаніями з переміщення офісів Chipman гарантує плавний перехід із найменшими перешкодами для вашого бізнесу.
Переваги послуг з переїзду офісу
Переміщення офісу сумно відоме тим, що спричиняє несподівані простої, стрес і навіть дивну хворобу працівників у день переїзду. Однак послуги з переїзду офісу можуть зменшити стрес, скоротити перехід і забезпечити успіх на новому місці. Ось деякі переваги послуг з переїзду офісу.
#1. Розслабтеся та забудьте про транспорт
Хвилюєтеся, що орендована вантажівка буде недостатньою для офісних столів, комп’ютерів і меблів для кімнати відпочинку? Наймання професійних служб і компаній з переміщення офісів, як-от Perry Moving & Storage, — це найпростіший спосіб перевезти ваші речі з пункту А в пункт Б. Вони є експертами з переміщення великих, громіздких чи інших незручних речей і з радістю це зроблять це для вас.
№ 2. Зберігати гроші
Професійні послуги з переміщення офісів і компанії іноді неправильно розуміють як непомірно дорогі, але це рідко буває так. Якщо врахувати витрати на додаткові простої, зниження продуктивності та пошкоджені товари, стає зрозуміло, що наймання професіоналів є найбільш рентабельним варіантом. Професіонали навчені транспортувати предмети з одного місця в інше, не завдаючи жодної шкоди предметам, які переміщуються, або будь-кому з ваших співробітників, які можуть допомагати. Як додатковий бонус, вам не доведеться витрачати готівку на витрати, пов’язані з переїздом, такі як оренда вантажівки, професійне транспортне обладнання, пакування ящиків тощо.
#3. Зменшіть втрати продуктивності до мінімуму
Ви можете довірити свої офісні речі швидким і дбайливим рукам професійних служб і компаній з переїзду офісів. Це означає, що ви можете скоротити час, протягом якого ваш бізнес закритий, перш ніж втратити гроші. У комерційному світі час – це гроші, тому важливо якнайшвидше відновити роботу.
#4. Досвід
Коли ви укладаєте контракт із службами чи компаніями з переміщення офісів, ви отримуєте доступ до команди кваліфікованих експертів із глибокими знаннями процесів переїзду та налаштування. Коли ви працюєте з експертами, вони подбають про деталі, наприклад, виявлять залишені дроти або з’ясують, як переставити меблі, щоб розташувати невдало розташовані електричні розетки.
Що повинно бути включено в пакет переїзду?
Щоб успішно переїхати на роботу, важливо детально обговорити ваші бажання та проблеми з вашою компанією. Ви зможете отримати максимальну віддачу від переговорів щодо пакету переїздів із вашою новою компанією, якщо приділите час, щоб уважно вивчити вміст вашого пакету та визначити сфери, у яких вам потрібна додаткова допомога. Це речі, які слід включити.
- Коригування заробітної плати або бонуси.
- Допомога в оплаті нерухомості.
- Відшкодування витрат на переїзд.
- Гнучка дата початку.
- Безкоштовні відвідування.
Контрольний список переміщення офісу
Переїзд офісу – це невелика незручність для власника бізнесу чи підприємця-початківця, яка призведе до збільшення доходу; вже було прийнято рішення щодо розширення, щоб обслуговувати більше клієнтів або зменшити накладні витрати. Тепер, коли ви підписали новий договір оренди, настав час рухатися далі та отримати контрольний список для переїзду офісу.
Контрольні списки для переїзду офісу набагато складніші та заплутаніші, ніж переїзд до будинку, і навіть незначна помилка може призвести до втрат вашого бізнесу. Крім того, перенесення офісу є складним завданням для будь-якого підприємства, незалежно від розміру. Переміщується не лише весь персонал офісу, а й усе обладнання, електроніка, обладнання, комп’ютери та меблі. Як наслідок, ви хочете переконатися, що все пройшло якомога гладко, тому що всі ці речі, включаючи персонал, є тим, що оплачує рахунки. Упорядкувавши свої завдання за графіком за допомогою контрольного списку переміщення офісу, ви завжди знатимете, що робити далі та чи встигнете ви переїхати за розкладом.
#1. Перегляньте свою оренду
У вас дострокове розірвання договору оренди? Чи потрібно усунути пошкодження перед переїздом? Чи є якісь положення в договорі оренди, про які потрібно знати? Щоб переконатися, що ви нічого не втрачаєте, задайте собі ці запитання та уважно перегляньте договір оренди.
#2. Зверніться до транспортних компаній
Ви можете заощадити гроші та забезпечити безперебійне переміщення, порівнявши цінові пропозиції провідних компаній. Чим раніше ви почнете пошук, тим краще. Ви повинні отримати багато заявок, тому що ці транспортні компанії часто мають великі відставання, які можуть тривати місяцями. Також враховуйте обладнання, яке ви переміщуєте. Велика техніка може потребувати спеціалізованого транспортера, оскільки не всі транспортні компанії мають обладнання для її транспортування.
#3. Створіть план витрат і бюджет
Безперечно, бюджет має важливе значення. Визначте, скільки грошей вам знадобиться для переїзду, а також які послуги вам знадобляться негайно, але без яких ви можете обійтися, якщо це необхідно. Багато компаній, наприклад, просять вантажників запакувати канцелярське приладдя для працівників. Це радше те, що приємно мати, ніж те, що потрібно мати. Можна заощадити гроші, якщо працівники самі пакують свої речі.
Переконайтеся, що в бюджеті є достатньо грошей для оплати витрат на переїзд персоналу. Навіть якщо ваша компанія дуже маленька, це поглине значний відсоток ваших коштів. Це найважливіший контрольний список для переміщення офісу.
#4. Призначити робочу групу
Призначення групи планування для координації багатьох пунктів цього контрольного списку переміщення офісу має вирішальне значення. Переїзд офісу – серйозна справа, тому важливо працювати з надійними професіоналами.
Ось чому багато хто хоче працювати з професійною транспортною компанією, такою як ARC. Тут ми подбаємо про всі деталі, щоб вам не довелося цього робити. Вам буде легше, і бізнес не втратить доходів через зупинку виробництва.
Як ви спілкуєтеся з офісним переїздом?
- Чесно висловлюйтеся. Щоб вести продуктивні розмови, ви повинні насамперед бути щирими у своїх намірах.
- Покращуйте спілкування зверху вниз.
- Почніть раніше.
- Ми допоможемо вам у кожному аспекті переїзду офісу.
Компанії з переїзду офісів
Самостійне переміщення офісу може бути важким випробуванням. Наймання комерційних компаній з переїзду або служби з переїзду, яка спеціалізується на переміщенні офісів, може значно зменшити вплив на продуктивність і моральний стан під час переходу. Крім того, якщо ви розглядаєте перенесення офісу або переїзд, вам варто зв’язатися з однією з компаній, рекомендованих нами нижче. Майте на увазі, що перш ніж ви погодитесь на будь-яку роботу, будь-яка надійна служба перевезення із задоволенням надасть вам безкоштовну ціну без зобов’язань.
#1. Ци-Ці Видалення
TSi-TSi Removals – це комерційна компанія з перевезення, розташована в Оксфордширі, яка обслуговує широкий спектр місцевих компаній. Вони є експертами з переміщення робочих місць із мінімальними простоями. Бригада вантажників упакує, завантажить, розвантажить і розпакує всі ваші речі в рамках повного переїзду додому. Їхні альтернативи для безпроблемного переміщення офісу гарантують, що ваш офісний переїзд пройде без проблем.
#2. Експерти з перевезення та зберігання
Розташована в Лондоні Removals & Storage Experts – це складська фірма, яка пропонує повний комплекс послуг з переміщення офісів, щоб полегшити тягар своїх клієнтів. Вони мають значний досвід роботи зі зберіганням і перевезеннями та надають повний спектр послуг, включаючи пакування, транспортування, зберігання та доставку. Їх наймання означає, що вам і вашій команді не доведеться навіть пальцем поворухнути (або здійснити поїздку до сховища), доки ви спеціально не попросите інше.
#3. Зняття годинникового механізму
Clockwork Removals має 25-річний досвід корпоративного переїзду та розуміється на логістиці. Вони призначають менеджера проекту для кожного клієнта, щоб зменшити витрати, скоротити ланцюжки поставок і мінімізувати час простою бізнесу.
Clockwork допомагає британським компаніям працювати вдома. доставка, встановлення та заміна обладнання, коли це безпечно. Clockwork допомагає компаніям налаштувати робочий простір, оскільки все більше працівників повертаються до роботи.
Скільки грошей дають компанії на переїзд?
Виплати, наприклад, можуть варіюватися від 2,000 до 100,000 XNUMX доларів США на рік, хоча вони значно відрізняються залежно від тарифного плану та особи.
Скільки коштує типовий пакет переїзду?
Організації можуть зазнати значних витрат, коли їм потрібно перевести співробітника. За даними American Relocation Connections (ARC), фірми з корпоративного переселення, типова вартість пакету переїзду становить від 19,309 24,216 до 72,627 97,116 доларів для орендарів і від XNUMX XNUMX до XNUMX XNUMX доларів для домовласників.
Оголошення про переїзд офісу
Одним із найважливіших кроків успішного переїзду офісу є повідомлення людям про те, що ви переїжджаєте. Незалежно від того, чи є ви стартапом, чи компанією зі списку Fortune 500, ваші співробітники та клієнти оцінять вашу увагу до деталей.
Легко не помітити важливість офіційного оголошення та контрольного списку, коли ви зосереджені на безлічі деталей, пов’язаних із фактичним переїздом офісу. Однак, незалежно від того, чи нараховується у вашій компанії сотня чи тисяча співробітників, переїзд офісу – це не те, що можна впоратися простим оголошенням про охолодження води. Перенесення офісу вимагає ретельного планування та підготовки з боку всіх співробітників, включаючи логістику, як-от подорожі, розташування, паркування, приміщення та навіть переїзд.
Якщо ви володієте компанією, яка безпосередньо взаємодіє з громадськістю, наприклад роздрібним магазином або рестораном, необхідно належне сповіщення клієнтів перед переїздом. Навіть якщо ви ні, важливо, щоб вони знали, як з вами зв’язатися та де ви перебуваєте, щоб бізнес міг продовжуватись у звичайному режимі з якомога меншими перервами.
Причини, чому важливо зробити оголошення про переїзд офісу
Поінформувавши всіх про майбутню зміну, ви зможете тримати всіх на одній сторінці та переконатися, що оголошення про переїзд офісу проходить без проблем.
#1. Повідомлення про зміни працівникам
Співробітникам потрібен час, щоб засвоїти новини та адаптуватися до змін, що є серцем більшості фірм. Спосіб оголошення залежить від розміру організації, але чітка комунікація має вирішальне значення з самого початку. Будь-яке офісне оголошення має бути зроблене задовго до того, як це зробити, щоб скасувати спекуляції. Має бути чітко та коротко вказано, куди рухається компанія, чому та де висловлювати свої думки.
#2. Поширення інформації як клієнтам, так і колегам
Якщо клієнти відвідують ваше робоче місце, вони повинні знати, де ви будете. Навіть якщо ви їх не бачите, повідомте їм про зміни. Якість роботи може погіршитися, якщо персоналу важко переїхати офіс, що може вплинути на клієнтів. Клієнти потребують запевнення, що ведення бізнесу з вами не зашкодить їхнім інтересам.
Може бути достатньо надіслати електронний лист із базою даних із датою переїзду, новими контактними даними та до кого звернутися для отримання додаткової інформації. Щоб полегшити хвилювання клієнтів, може бути важливо поговорити з ними індивідуально. Це найважливіша частина оголошення про переїзд офісу.
#3. Канали, які можна використовувати для офісних оголошень
Це цифрова ера, тому існує багато варіантів передачі. Звичайно, веб-сайт вашої компанії, інтранет та пряма електронна пошта будуть початковими точками контакту для більшості, але не скидайте з рахунків потужність добре розміщеного газетного оголошення про переїзд офісу, прес-релізу чи рукописного листа до вашого персоналу та клієнтів.
Не кожен побачить оголошення про переїзд вашого офісу в традиційних ЗМІ, тому використання соціальних мереж для поширення інформації може бути корисним. Соціальні медіа-платформи, такі як LinkedIn, Instagram і Facebook, чудово підходять не лише для публічного оголошення, але й для взаємодії з персоналом і громадськістю, надаючи регулярні оновлення про процес у міру його розвитку.
Компанії більше платять за переїзд?
Роботодавці зазвичай надають грошову допомогу працівникам, які змушені переїхати через можливість роботи. Залежно від обставин роботодавець може запропонувати оплатити частину витрат працівника на переїзд або надати йому грошову допомогу для покриття витрат на переїзд.
Хто є зацікавленими сторонами в перенесенні офісу?
Проект має найбільш позитивний чи негативний вплив на основних зацікавлених сторін. Ті, на кого проект впливає опосередковано, вважаються вторинними зацікавленими сторонами. Співробітники, клієнти, постачальники та фірма, що займається переїздом, постраждають від проекту переміщення офісу. Безпосередньо постраждають співробітники нинішнього офісу.
Чи маю я закривати свій бізнес у день переїзду?
Залежно від виду бізнесу, який ви ведете, кількості співробітників і ваших особистих уподобань, ви можете вирішити припинити роботу в день переїзду. Деякі компанії вирішують відправити кількох співробітників у віддалене місце для відповіді на дзвінки та перевірки електронної пошти, тоді як інші вирішують присвятити цілий день переїзду, перш ніж повернутися до звичайної роботи. Переконайтеся, що ваші клієнти були проінформовані заздалегідь, якщо ви вирішите закритися на день або довше, і зробіть усе можливе, щоб задовольнити їхні потреби до зміни.
Чому компанії переносять офіси?
Компанії часто перераховують ці п’ять факторів як обґрунтування зміни місця розташування. Серед них потреба вийти на нові ринки, потреба оновити приміщення чи обладнання, бажання зменшити витрати чи збільшити грошовий потік, а також міркування щодо якості життя.
Чи повинні я попросити моїх працівників допомогти з переїздом?
Хоча це може здатися фантастичним способом заощадити гроші, щоб ваші співробітники працювали під час вашого переїзду, це може поставити під загрозу ваш бізнес. Коли ваші співробітники контролюють передачу, ви не маєте права на будь-які зламані предмети, і ви можете нести відповідальність за будь-які травми, отримані ними. Надання вашому офісу необхідного захисту, а також гарантування безпечного та ефективного переміщення дасть вам необхідний спокій.
Кому пакувати офіс?
Щоб забезпечити безпеку ваших меблів, електроніки та чутливих речей під час транспортування, ваша транспортна компанія може взяти на себе все пакування за вас. Ви можете попросити співробітників прибрати свої столи та картотечні шафи, або ваша транспортна компанія впорається з цим за вас.
Як переїзд підвищує ефективність?
Це покращило робоче середовище. Надаючи вашій команді доступ до набагато кращих і більших робочих приміщень із більш сучасними інструментами та обладнанням, перенесення вашого бізнесу може допомогти підвищити ефективність і рівень виробництва.
Висновок
Процес переміщення штаб-квартири вашого офісу не буде простим, але він не повинен бути сповнений стресу або займати надто багато часу. Переїзд надає можливість оживити вашу компанію, надихнути вашу робочу силу та скоротити витрати. Це чудова можливість поміркувати про принципи та культуру вашої організації, а також оцінити ефективність командної роботи та спілкування.
Поширені запитання щодо переміщення офісу
Хто є зацікавленими сторонами в переїзді офісу?
У переміщенні офісу працівники є найбільш очевидною зацікавленою стороною.
Навіщо компанії переїжджати?
Є п’ять ключових факторів, які спонукають компанію до переміщення. Занепокоєння щодо робочої сили та робочої сили, виходу на нові ринки, оновлення застарілої інфраструктури, скорочення витрат і підвищення прибутків, а також покращення якості життя працівників – усі фактори, які слід брати до уваги.
Чому бізнес потрібно переносити з великою обережністю?
Під час переміщення операції та прибутки компанії стають уразливими до низки потенційних загроз. Компанія може зазнати збитків через такі речі, як непередбачені витрати, втрата ключового персоналу, втрата відносин із клієнтами, постачальниками та працівниками тощо.
Статті по темі
- КОМПАНІЇ, ПЕРЕМІЩЕННІ: Найкращі компанії 2023 року (оновлення)
- Як переїхати в інший штат: покрокова інструкція
- Що не можна робити при переїзді офісу, щоб забезпечити менш напружений переїзд
- Можливість фінансування: GrayMatters Capital
Посилання
