Написання щомісячного звіту є цінним інструментом для представлення ваших досягнень і поточних завдань вашій компанії. Коли ви переглядаєте останні результати та продуктивність, процес створення звітів також може надати вашій команді відповідальність. Давайте подивимося детальний формат щомісячного звіту, який допоможе нам написати або створити хороший щомісячний звіт.
Що таке місячний звіт?
Щомісячний звіт підсумовує всі дії, які відбулися та виконуються на проекті протягом певного місяця. Щомісячні звіти використовуються менеджерами проектів, щоб сповістити клієнтів про скорочення обсягу, загрози графіку, бюджету чи ресурсам та інші проблеми. Щомісячний звіт також пропонує огляд завдань проекту, які ще потрібно виконати.
Щомісячні звіти мають бути короткими, але вичерпними, охоплювати важливі дії та виконані дії, а також цілі на наступний місяць.
Основні компоненти місячного звіту
№1. Етикетка та назва
Щоб переконатися, що кожен, хто читає ваш звіт, зрозумів, про що йдеться, назвіть його та позначте його чітко й точно, включаючи ключову інформацію, таку як тип звіту, період часу, на який звітується, дата подання звіту, назва відділу чи групи та власне ім'я. Розглянемо формат назви місячника в прикладі нижче.
приклад:
SMARTASSET.COM
МІСЯЧНИЙ ЗВІТ КОМАНДИ З ВІДПОВІДНОСТІ ЗА СІЧЕНЬ 2020 РОКУ
Упорядник Джейн Рід
Дата подання: 3 лютого 2020 року
№2. Формат
Перш ніж писати свій перший щомісячний звіт, зверніться до свого керівника, щоб дізнатися, чи є певний шаблон, якому ви повинні дотримуватися. Отже, якщо у вашій організації чи відділі немає шаблону, запитайте у свого керівника, чи має він якісь переваги щодо макета вашого звіту.
№3. Сучасні досягнення та статуси
Використовуйте марковані списки, щоб коротко представити все, що було досягнуто протягом місяця, і статус будь-яких триваючих ініціатив.
приклад:
- Завершено покроковий огляд стандартів регулювання ліцензування оцінки кожного штату.
- Заявки на схвалення для введення в оцінку нерухомості були подані до Іллінойсу, Нью-Йорка та Монтани; Прогнозований час виконання для Іллінойсу становить три тижні та чотири-шість тижнів для Нью-Йорка та Монтани.
- Алабама та Джорджія схвалили курс.
- У Каліфорнії я був на промисловому з’їзді.
- Завершено процес атестації розвитку безперервної освіти.
Опишіть свої цілі на найближчий місяць.
Ваш щомісячний звіт має містити інформацію про планування на майбутній місяць. Хоча цей матеріал не обов’язково повинен бути великим, він повинен підкреслити, що ви і ваша команда поставили жорсткі цілі на найближче майбутнє.
приклад:
Цілі та плани на березень 2020 року
- Почніть переглядати закони про ліцензування брокерів з нерухомості в кожному з 50 штатів.
- Подайте заявки на схвалення курсу проміжної оцінки в Південну Кароліну, Арканзас, Техас та Індіану.
- Стівен і Крістін відвідуватимуть квартальну зустріч Оціночної ради Флориди в Орландо.
- Почніть процес розробки курсу для трьох нових курсів з нерухомості.
Дайте підсумок
За потреби напишіть короткий опис того, що стоїть за вашою командою чи окремою роботою.
приклад:
У січні 2020 року команда з питань дотримання вимог провела продуктивний місяць. Ми завершили перевірку правил ліцензування державної оцінки, подали заявки на схвалення на три курси до державних регулюючих органів, отримали схвалення курсу від двох штатів, відвідали мережевий захід у Каліфорнії та завершили дев’ять -місячний процес сертифікації, щоб ми могли рухатися вперед з розробкою програм безперервної освіти. Джулі Коннор заслуговує на особливе визнання за її зусилля, спрямовані на зв’язок з 50 регуляторними органами по телефону та електронною поштою, щоб підтвердити, що наші дані правильні.
Інші речі, які слід враховувати
Ось деякі інші речі, про які варто подумати, коли ви хочете написати щомісячний звіт:
Ваш керівник може запросити швидкий фінансовий огляд ваших витрат за місяць. Включення таблиці в ваш документ може бути найефективнішим підходом для передачі ваших чисел.
Хоча метою місячного звіту є швидкий звіт про ваші дії за місяць, важливо також подякувати колегам, які були членами вашої команди або допомагали вам. Обов’язково включіть їх імена до звіту і, звісно, що їх імена написані правильно.
Якщо ви хочете створити новий щомісячний звіт, перегляньте попередні. Виконання деяких проектів і заходів, наприклад подання заяв до органів державної влади, може зайняти багато часу. Зробіть ретельний облік усього, що ви зробили та досягли.
Як написати або створити якісний щомісячний звіт
Звіт про проект є ефективним інструментом для управління як на проекті, так і поза ним. Щомісячний звіт про хід роботи часто є книгою записів, на яку можна посилатися у разі юридичного спору. Усі учасники проекту мають професійний обов’язок максимально точно звітувати про проект, використовуючи наявні на той момент дані.
Щомісячний звіт також є механізмом впливу на значні зміни в проекті. Однак, якщо ніхто не читає звіт або якщо він занадто складний, він втрачає свою мету та ефективність. Ось п’ять вказівок, які слід пам’ятати, коли ви пишете або створюєте свій щомісячний звіт, щоб переконатися, що вони принесуть значну цінність проекту.
#1. Графічний дизайн
Коли ви пишете щомісячний звіт, замініть текст таблицею або рисунком, коли це можливо. Коли справа доходить до розробки простих і зрозумілих звітів, прислів’я «картинка варта тисячі слів» не може бути більш правдивою. Великі обсяги даних можна легко пояснити за допомогою діаграм та інших показників. Ми дотримуємося правила, згідно з яким, чим вище по харчовому ланцюжку йде ваш звіт, тим важливіше узагальнити дані до рівня «п’ятого класу». Це не означає, що старші менеджери є п’ятикласниками, але їх час обмежений, а заплутаний текстовий звіт може залишити їх у темряві щодо реальних проблем проекту.
№2. Замініть довгі складні речення короткими змістовними висловлюваннями
Багато членів команди проекту роблять помилку, вводячи довгі речення, коли вони можуть сказати набагато більше за набагато менше. Звіти про проекти не повинні приносити задоволення. Вони мають бути наповнені фактами, цифрами та спостереженнями. Отже, відмінний звіт повинен показувати, де знаходиться проект, куди він рухається, суттєві проблеми та як вони вирішують ці проблеми.
№3. Номери сторінок повинні бути включені в зміст
Читач може вимагати лише одного факту, цифри чи твердження з вашого щомісячного звіту. Спростіть для них пошук потрібної інформації. Переконайтеся, що кожен розділ добре названий і має номер сторінки в змісті. Ніщо так не засмучує читачів, як підняти звіт і побачити, що у змісті немає номерів сторінок. Якщо ви не хочете включати номери сторінок, назвіть це «Контур звіту», а не «Зміст».
№ 4. Перевірте вміст тексту на наявність вкладень
Додатки до звіту включені, щоб надати читачам додаткову інформацію за потреби. Створіть зауваження чи зауваження у щомісячному звіті та надішліть читачеві до відповідних вкладень, якщо вони хочуть вивчити супровідні дані чи інформацію.
№ 5. Створіть потужне резюме
Щомісячний звіт – це не те саме, що дипломна робота коледжу. Правда полягає в тому, що більшість читачів читатимуть лише резюме та кілька інших розділів. Отже, використовуйте резюме, щоб висловити свою аргументацію та надихнути на дії в масштабі всього проекту. Якщо є проблеми, не бійтеся їх порушувати. Якщо ви не вирішите проблеми негайно, вони повернуться, щоб переслідувати команду проекту.
Типи місячних звітів
Щомісячні звіти поділяються на три типи:
№1. Щомісячний звіт про стан
Щомісячний звіт про статус часто надається керівнику як оновлення про плани та діяльність співробітника. Він майже напевно буде надісланий керівнику керівника як додаток до його власного звіту. Він також служить записом історії роботи співробітника і є корисним ресурсом під час щорічної оцінки роботи.
№2. Щомісячний звіт проекту
Ця форма звіту не вимагає такої кількості конкретики, як щотижневий звіт про проект, але вона надає вичерпне уявлення про розвиток проекту. Зацікавлені сторони, як правило, зацікавлені у відстеженні бюджету, витрат, якості результатів проекту, а також ризиків, проблем і проблем, що впливають на проект.
№3. Щомісячний звіт про хід виконання
Підрядники, з іншого боку, створюють щомісячний звіт про хід виконання, щоб дати клієнту уявлення про поточний стан проекту. Через їх розташування клієнт і підрядник можуть не бачитися регулярно. У клієнта може не вистачати часу, щоб стежити за ходом проекту. Щомісячний звіт про стан проекту виступає в якості критичного каналу зв’язку між підрядником і клієнтом, тому звіт має бути максимально повним.
Як я повинен представити звіт?
Резюме або вступ завжди є першою частиною звіту, яку ви починаєте писати. Це має зайняти лише одну-дві сторінки, щоб дати читачеві швидкий огляд ваших знахідок або результатів.
Як створити короткий звіт?
Коротка доповідь містить важливі відомості про певну тему, які мають на меті ознайомити читача. Доповідь може бути подана в усній або письмовій формі у вигляді доповідної записки або листа. Він часто містить огляд звіту, деяку довідкову інформацію, чітку мету та висновок.
Для чого служать звіти?
Результати дослідження викладаються та обговорюються у доповідях. Читачеві надається обґрунтування дослідження, опис методології дослідження, висновки, результати, логічне обговорення та висновки/рекомендації.
Чи потрібен вступ для звіту?
І вступ є вирішальним для будь-якої доповіді. Читач повинен бути переконаний, що звіт містить інформацію, яку варто прочитати в цьому розділі, який часто є найбільш читаним.
Підсумки
Важливо пам’ятати, що у звіті не повинно бути будь-яких граматичних чи типографічних проблем і що те, як звіт був представлений, відображає особистість і професіоналізм його автора.
Поширені запитання щодо щомісячного звіту
З чого складається хороший щомісячний звіт?
Хороший звіт містить всю інформацію, яка потрібна вашій управлінській команді для прийняття рішень. Включіть огляд високого рівня системи показників вашої організації або відділу, щоб зробити це легше для них. Зміст цієї системи показників має бути структурований у тому порядку, в якому він буде читатися.
Що таке місячний управлінський звіт?
Щомісячні управлінські звіти – це документи, які щомісячно переглядають та оцінюють фінансові та операційні результати вашої компанії. Ці звіти дозволяють вашій управлінській команді відстежувати минулі та поточні результати діяльності вашої компанії та приймати обґрунтовані бізнес-рішення.
Що таке щомісячний звіт про прогрес?
Термін «Щомісячний звіт про хід виконання» або «Звіт про хід виконання робіт» відноситься до звіту про хід виконання робіт, який відповідає стандартам за вказівками Власника/Керівника проекту.
- ФІНАНСОВА ЗВІТНІСТЬ: все, що вам потрібно знати з прикладами (+ швидкі прості інструменти)
- Звіт про заробітну плату: докладний посібник із звіту про заробітну плату (відкривається в новій вкладці веб-переглядача)
- Андеррайтер іпотечного кредитування: процес, зарплата, вакансії та як стати гідом MU.
- КРЕДИТИ ОНЛАЙН: НАЙКРАЩИЙ ВАРИАНТ, НА ЯКИЙ ЗВЕРНУТИСЯ (+ ІНСТРУКЦІЯ, ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ)
- Найкращий конструктор шаблонів електронної пошти. Як вибрати?
