Як компанія або організація, для вас, щоб встановити надійне управління дебіторською заборгованістю. Ви повинні знати інструменти, політику, рахунки та те, що часто є найважливішою частиною управління дебіторською заборгованістю з мотивами.
Управління дебіторською заборгованістю
Управління рахунками дебіторська заборгованість є критичною для будь-якої фірми, оскільки повсякденна діяльність значною мірою залежить від неї. Більше того, саме тут ви повинні брати гроші, щоб оплатити свій персонал, фінансувати щоденні витрати вашої компанії та будувати фірму, отже, платежі мають надходити за графіком.
Організації зобов'язані використовувати кошти у своєму резерві, призначені для інших цілей, оскільки вони не мають очікуваних коштів.
Крім того, підприємства, які заявляють про банкрутство, зазвичай мають проблеми, пов’язані з неефективною системою стягнення. Оскільки вони не змогли отримати те, що їх клієнти не сплатили.
Таким чином, згідно з опитуваннями, кожен четвертий малого бізнесу має труднощі з управлінням дебіторською заборгованістю. Через різних клієнтів, які або недоплачують їм, платять понад передбачені терміни або просто не в змозі заплатити через фінансові невдачі, викликані економічним спадом.
Ці проблеми можна подолати, дотримуючись кількох простих кроків для покращення управління вашою дебіторською заборгованістю
№1. Перевірте свою фінансову та кредитну історію
Виконайте перевірку фінансової та кредитної історії будь-якої компанії, перш ніж вести з нею бізнес. Якщо потрібно, зверніться за відгуками до інших організацій, з якими вони раніше мали справу.
Деякі фірми вже мають великий список прострочених кредитів. що є кращою ознакою того, що вони мають фінансові труднощі. Тому бажано не укладати з ними довгострокові угоди, поки вони повністю не вирішать свої фінансові питання.
Подумайте про те, щоб запропонувати умови, які є для них розумними. залишаючись вигідними для вашої організації при роботі з компаніями, які мають історію прострочення платежів.
№2. Встановіть конкретні умови оплати
Встановіть чіткі умови оплати між вашим клієнтом і вашою організацією.
Дайте клієнту оцінку витрат, які він понесе. А також торгуватися комфортним розташуванням для них, чого немає наражати на небезпеку прибуток вашої компанії.
№3. Використовуйте електронні рахунки-фактури
Равликова пошта більше не є єдиним варіантом доставки рахунків до порога клієнтів. Більше того, компанії тепер можуть надсилати рахунки-фактури електронною поштою за допомогою додатків, які доступні в Інтернеті завдяки прогресу технологій.
Вам також не доведеться чекати місячних рахунків за цикл. тому що ви можете надсилати рахунки-фактури, як тільки завдання будуть завершені. Крім того, надсилання рахунків вчасно може допомогти клієнтам підготуватися до терміну платежу.
Чудово те, що багато з цих програм для рахунків-фактур мають вбудовані індикації, які показують, коли клієнти бачили електронний лист. Таким чином, їм важче виправдовувати несвоєчасні платежі. Ми розглянемо інструменти управління дебіторською заборгованістю.
Інструменти в управлінні дебіторською заборгованістю
Коли ваша система стягнення нестача, існує кілька інструментів управління дебіторською заборгованістю, які завжди корисно використовувати. Ми перерахували їх усіх нижче.
Оновлено політику щодо кредитів та інкасації
Чи є у вас кредитна політика та політика інкасації, яка визначає правила та процедури, яких повинні дотримуватися продавці та колектори? Це може бути корисним інструментом для забезпечення того, щоб продавці та колекціонери. Дотримуватися найкращих практик і процедур, спрямованих на підвищення продажів, а також убезпечити вашу фірму від безнадійних боргів.
Попередні дослідження показали, що лише близько 20% кредитних відділів мають визначену політику (Credit Research Foundation). І більше 50 відсотків тих, хто має такий, не оновлюють його на достатньо регулярній основі, щоб він був ефективним (Credit Today).
Програмне забезпечення для автоматизації
Просто мати кредитну політику та політику стягнення недостатньо. Більше того, це не гарантує, що це буде реалізовано вашою командою, особливо коли йдеться про збір рахунків. Між тим, ми не маємо на увазі, що фірми-колектори навмисно пропускають процеси. Але вони можуть забути один або не мати часу для виконання кожного кроку з кожним рахунком.
Крім того, автоматизація управління рахунками дебіторської заборгованості дозволяє вам включити ваші правила та процедури в систему. Це позбавляє колекціонерів відкликати кроки та заощаджує значну кількість часу. Коли ви використовуєте рахунки для автоматизації управління дебіторською заборгованістю, система або автоматично виконує кроки процесу, який ви встановили, або доручає колектору це зробити.
Додавання додаткових співробітників
Багато компаній, які вважають, що їхні рахунки керують дебіторською заборгованістю, погано вірять, що це пов’язано з браком персоналу. Як правило, першим спонуканням є найняти іншу людину, щоб допомогти з величезним тягарем. Автоматизуючи процес, ви часто можете усунути потребу в додатковому персоналі та супутніх витратах. За інших обставин може бути вкрай необхідний працівник на неповний робочий день або інший штатний працівник.
Доставка та оплата електронних рахунків
Якщо ви все ще використовуєте папір для керування процесом виставлення рахунків та збору, настав час припинити його використання у 2016 році. Тим часом, надсилання рахунків Snail поштою та очікування клієнтів, щоб отримати, обробити та повернути чеки, можуть додати кілька днів до рахунку-фактури. - касовий процес. Крім того, це наражає вашого клієнта на ризик шахрайства. Ви можете подавати рахунки-фактури та отримувати платежі від споживачів онлайн за допомогою електронних систем пред’явлення рахунків-фактур та платежів (EIPP). Крім того, ця технологія робить збір платежів клієнтів значно швидшим, простішим і менш витратним, ніж традиційні паперові операції.
Варіанти самообслуговування для клієнтів
Більше 70% клієнтів, особливо малого та середнього бізнесу. Віддавайте перевагу рішенням самообслуговування, таким як онлайн-портал, до допомоги телефону чи електронної пошти. Ви не можете їх звинувачувати. Усі зайняті, і ніхто не хоче витрачати час у робочий час, граючи в тег телефону або чекаючи відповідей електронною поштою. Однак ви можете надати їм цю силу, надавши онлайн-портал, де вони можуть отримати доступ 24 години на добу, сім днів на тиждень, щоб отримувати рахунки, оплачувати рахунки, запитувати, а також переглядати заяви, спілкуватися з людьми підтримки тощо. Ви можете значно покращити своєчасні платежі та задоволеність клієнтів, забезпечивши споживачам контроль і комфорт, яких вони бажають. Це справді безпрограшна ситуація.
Озброївшись цими чотирма інструментами або навіть одним із них, ви будете вражені тим, як швидко ви можете звести до мінімуму кількість видатних A/R у ваших книгах, що призведе до здорового грошового потоку та щасливіших клієнтів.
Політика управління дебіторською заборгованістю
Знання інструментів управління дебіторською заборгованістю. Нижче наведено правила керування ним.
Політика управління дебіторською заборгованістю: негайно надсилайте рахунки-фактури
Для початку переконайтеся, що ваша компанія вчасно надсилає рахунки-фактури та виписки з рахунку. щоб ваші клієнти знали, що платіж необхідно здійснити. Автоматизована електронна пошта має вирішальне значення в цій ситуації. Крім того, запровадження програмного забезпечення, яке автоматично надсилає вашим клієнтам електронні листи задовго до терміну платежу, допоможе забезпечити швидку оплату. (Це також заощадить вашій команді дорогоцінні години.) Тим часом D&B Finance Analytics Receivables Intelligence Management автоматизує цю процедуру за допомогою шаблонних електронних листів, які містять пов’язані виписки з облікового запису та рахунки-фактури.
Політика управління дебіторською заборгованістю: спростіть платежі
Якщо ви автоматично надсилаєте електронний лист із повідомленням клієнта про те, що його оплата має бути завтра. Тоді переконайтеся, що у них є механізм негайної оплати в Інтернеті. Крім того, очікування чеків на пошту сприяє зменшенню грошових потоків. У той час як багато компаній B2B все ще надсилають паперові чеки, тенденція до цифрових платежів.
Слідкуйте за простроченими рахунками.
Незважаючи на всі ваші зусилля, деякі рахунки платять із запізненням або взагалі не платять. Тому стежте за клієнтами, які не платять вчасно. Вони могли оскаржити рахунок-фактуру; по-перше, ви повинні вирішити будь-які внутрішні проблеми, такі як помилки розрахунків, розбіжності в цінах та відрахування. Це ще одна причина використання A/R програмне забезпечення для управління є більш ефективним і рентабельним, ніж ручний процес. З іншого боку, клієнтам, які повільно платять, може знадобитися більше практичних заходів, таких як телефонні дзвінки, письмові листи та спілкування з вашим торговим представником. Більше того, бажано спробувати самостійно стягнути платіж, перш ніж передавати його сторонньому колекторському агентству або списувати його як безнадійний борг.
Мотиви управління дебіторською заборгованістю
Кожен бізнес хоче купувати дешево і продавати дорого за добро ринкова ціна. Однак вони ризикують втратити все, якщо дебіторська заборгованість не буде належним чином управлятися на останньому етапі процесу продажу (оплати). Більше того, неякісне управління дебіторською заборгованістю є причиною більш ніж половини всіх банкрутств, що демонструє його значимість. Між тим, належні мотиви для управління дебіторською заборгованістю передбачають набагато більше, ніж просто нагадування споживачам платити. Також необхідно визначити мотиви несплати. Чи можливо, що товар або послуга не була доставлена? Або рахунок-фактура був забруднений адміністративною помилкою? Хороші мотиви для управління дебіторською заборгованістю є багатогранним процесом, який включає:
- завчасне визначення кредитного рейтингу клієнта є хорошим мотивом для управління дебіторською заборгованістю.
- Регулярне сканування та моніторинг кредитних ризиків клієнтів
- Ідти в ногу з клієнтами
- Своєчасне виявлення несвоєчасних платежів
- Своєчасне виявлення проблем
- зниження загального несплаченого залишку (DSO)
- Попередження виникнення безнадійної дебіторської заборгованості
Чому важливо управляти дебіторською заборгованістю?
Безнадійна заборгованість зменшується завдяки ефективному управлінню дебіторською заборгованістю, що, у свою чергу, збільшує прибуток. Кращий грошовий потік і більша ліквідність для інвестицій і придбань вашої компанії є двома перевагами.
Що означає управління дебіторською заборгованістю?
Платежі вашій компанії за вже надані товари чи послуги називаються дебіторською заборгованістю (AR). Процес забезпечення того, щоб ці платежі здійснювалися за графіком, послідовно та надійно, відомий як належне управління AR.
Яку функцію виконує менеджер з дебіторської заборгованості?
Менеджер з дебіторської заборгованості займає посаду середнього рівня. Це посада, відповідальна за управління дебіторською заборгованістю та персоналом організації, а також за збір усіх платежів від імені компанії. Крім того, це передбачає дотримання корпоративної політики та дотримання термінів платежу.
Яку іншу посаду мав би менеджер з дебіторської заборгованості?
Менеджери з кредиторської/дебіторської заборгованості — інша назва менеджерів з дебіторської заборгованості. Менеджери з дебіторської заборгованості також відповідають за загальну фінансову стабільність своєї компанії.
Висновок
Управління дебіторською заборгованістю допоможе вам заощадити багато стресу за допомогою відповідних інструментів.
Поширені запитання щодо управління дебіторською заборгованістю
Як здійснюється управління дебіторською заборгованістю?
Процес управління дебіторською заборгованістю включає наступне: Кредитний рейтинг, тобто платіжна здатність клієнтів, повинна бути переглянута, перш ніж погодитися з будь-якими умовами. Постійний моніторинг будь-якого ризику несплати або затримки в отриманні платежів.
Які існують інструменти в управлінні дебіторською заборгованістю?
- ОНОВЛЕНА ПОЛІТИКА КРЕДИТУ ТА КОЛЕКЦІЇ. Чи є у вас кредитна політика та політика стягнення, яка окреслює правила та процеси, яких слід дотримуватися для продажів і колекторів? …
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ. …
- БІЛЬШЕ ПРАЦІВНИКІВ? …
- ЕЛЕКТРОННА ДОСТАВКА ТА ОПЛАТА РАХУНКУ. …
- ВАРИАНТИ САМООБСЛУГОВУВАННЯ КЛІЄНЦІВ.
Чому важливо управляти дебіторською заборгованістю?
Правильне управління дебіторською заборгованістю безпосередньо сприятиме прибутку вашого бізнесу завдяки його здатності зменшувати безнадійну заборгованість. Переваги включають кращий грошовий потік і більшу доступність ліквідності для інвестицій і придбань вашого бізнесу.
- Управління дебіторською заборгованістю: політика щодо дебіторської заборгованості та стягнення
- Програмне забезпечення для бізнесу: 27+ найкращих програм і програм для вашого малого бізнесу
- Управління часом проекту: процеси, інструменти та програмне забезпечення для ефективного управління
- Детальне порівняння кредиторської та дебіторської заборгованості)
- Дебіторська заборгованість: приклади, процес, формула та безкоштовні поради
