Щомісячні звіти про управління, які є добре організованими, а також послідовними, допомагають підтримувати стратегію вашої організації на правильному шляху. І хоча для подолання звичайних проблем зі звітами керівництва та вдосконалення процесу може знадобитися час і терпіння, це вартує зусиль.
Що таке звіти управління?
Ці звіти надають тип даних, необхідних менеджерам компанії для успішного ведення бізнесу. Вони представляють комунікації керівництва результатів діяльності, ризиків, а також викликів керівництву, керівникам або органам управління.
Звіти керівництва мають вирішальне значення для одного організаційного плану, і, як правило, кожен ефективний керівник розуміє це. Вони допомагають їм отримати контроль і керівництво над їхнім бізнесом, а також зробити більш обґрунтовані судження.
Дані про знач ключових показників ефективності зібрані з багатьох підрозділів організації та представлені в стислому, легкому для розуміння форматі.
Звіти керівництва також розкривають оперативну та фінансову інформацію, що дозволяє менеджерам оцінити вартість своєї компанії з часом. Вони надають важливу інформацію для осіб, які приймають рішення, щоб продовжити правильний шлях і підвищити ефективність операцій, розповідаючи, як працює організація.
Таким чином, метою цієї форми звітності є:
- Переконайтеся, що певний ключ показники ефективності (KPI) та показники ефективності відстежуються та вимірюються.
- Зрозуміти стан і здоров’я однієї компанії та дати рекомендації для майбутніх етапів;
- Встановити контрольні показники;
- Керувати майбутніми ходами менеджера компанії;
- Покращити комунікацію між керівниками, колегами та зацікавленими сторонами.
- Допомога в розробці планів дій;
- Регулярно відстежуйте ефективність роботи;
- Заохочуйте постійне розширення бізнесу.
Історія та тенденції Management Reporting
У минулому для підготовки звітів для керівництва використовували застарілі системи — і в багатьох ситуаціях вони використовуються досі. Ці системи набагато цінніші за фінансові звіти, але вони не позбавлені обмежень. Застарілі системи часто надзвичайно технічні у своїй роботі та інтерфейсі, що ускладнює належну роботу більшості, які не працюють із ІТ. Це створює «час затримки» між членом керівництва, який запитує звіт, і його отриманням.
У наш час ці проблеми лише погіршилися, оскільки широта, а також глибина доступних даних зростали з вражаючою швидкістю. «Багато (фінансових директорів) обмежені застарілими технологіями, які не дозволяють командам звітності отримувати прогнозну інформацію з величезних наборів даних, які швидко змінюються», — сказав Пітер Воллмерт, глобальний лідер EY, у коментарі до статті фінансового директора.
Крім того, згідно зі статтею, опитування, проведене EY фінансовий облік та консультаційні служби (FAAS) виявили, що 23% фінансових директорів у всьому світі вважають, що «збільшення обсягу та швидкості даних впливає на їхню здатність надавати правлінням відповідну інформацію». Сучасні інформаційні панелі компанії, безсумнівно, можуть багато чого запропонувати з точки зору такого типу звітності. Давайте розглянемо найкращі методи їх підготовки та доставки.
Чому необхідно створювати управлінський звіт?
Звіти більш ніж корисні для будь-якої функції та в будь-якому бізнесі; вони мають вирішальне значення для добробуту компанії.
Звітність особливо важлива в управлінні, оскільки ставки вищі, а рішення складніші та міждисциплінарні. Звіти важливі для керівництва з ряду причин, зокрема з наступних: вони вимірюють стратегічні показники для оцінки та моніторингу ефективності, вони встановлюють контрольні показники для зазначеної ефективності, вони дозволяють бізнесу вчитися на основі його діяльності, залишаючи послужний список, і вони покращують спілкування. Ось перелік деяких переваг управлінської звітності:
№1. Вимірювання стратегічних показників для аналізу та моніторингу ефективності
На даний момент ми зрозуміли, що якщо організації хочуть розширюватися, їм потрібно буде впровадити систему вимірювання своєї ефективності не лише щодо конкурентів, а й щодо них самих.
Варіанти типу a збалансована система показників є чудовим варіантом для відстеження та підвищення ефективності в компанії, оскільки вони дозволяють відстежувати цілі та перспективи, щоб ви могли побачити, наскільки добре ви виконуєте свою загальну стратегію.
№2. Допоможіть зрозуміти свою позицію
Звіт у стилі керівництва може допомогти вам зрозуміти вашу позицію, надаючи вам необхідні дані, щоб отримати уявлення про здоров’я та розвиток вашої організації. Крім того, ви можете використовувати його, щоб зосередитися або змінити свій підхід, порівнявши його з конкурентами.
№3. Встановлення чітких контрольних показників продуктивності
Завдяки вашому послужному списку ви маєте постійний контрольний показник того, як ви працюєте як у оперативній, так і у фінансовій сфері.
№ 4. Навчання та тиражування
Контрольні показники – це посібник, який розповідає, що працює, а що ні, коли мова йде про навчання та тиражування – чи ні. Він навчає вас найкращим і найгіршим методам, яких слід застосовувати або уникати.
№ 5. Поліпшення комунікації
Вони покращують спілкування з партнерами, інвесторами, споживачами, а також колегами. Звіти управлінського типу підвищують видимість різних дій між відділами та сприяють внутрішній співпраці.
№6. Покращення співпраці
Звіти вищого рівня покращують міжвідомчу співпрацю як прямий результат покращення внутрішньої комунікації. Відділи можуть використовувати дані, отримані у звітах про управління, для співпраці над конкретними проектами чи ініціативами, стимулюючи досягнення в ряді важливих областей, коли люди працюють разом для досягнення спільної мети.
№ 7. Підвищення зацікавленості та мотивації
Добре складений звіт на рівні менеджера робить життєво важливі дані компанії доступними для всіх, покращуючи індивідуальну продуктивність. Люди стають більш заангажованими, натхненними та мотивованими, коли функціонують на піку своєї діяльності та отримують визнання за їхні зусилля. Це, у свою чергу, підвищить продуктивність у всій організації.
№ 8. Сприяння постійному зростанню бізнесу
Якісна управлінська звітність підвищує ефективність, а також покращує прийняття рішень, що сприяє послідовності та постійному зростанню бізнесу. Якщо ви постійно розширюєтеся з часом, ви забезпечите довгостроковий успіх – це найпотужніша перевага управлінської звітності.
Яку інформацію мають містити управлінські звіти?
Нижче наведено кілька речей, на які слід подумати під час розробки надійного управлінського звіту:
- Стратегічні цілі та завдання
Почніть писати звіт, маючи на увазі кінцеву мету. Отже, подумайте, навіщо вам це потрібно, основні драйвери вашої компанії, ваше визначення успіху та інші питання аналізу даних.
Отримавши відповіді, ви зрозумієте, як встановити показники ефективності для моніторингу різних елементів ефективності.
- Належні KPI
Ключові показники ефективності, які слід включати у ваші звіти, ґрунтуються на вашій аудиторії. Тож розглянемо питання, що керуються даними, на які читачі звіту хотіли б отримати відповідь.
- Відгуки клієнтів
Враховуйте це під час підготовки звіту, оскільки це допоможе вам побачити, що ви робите правильно чи неправильно.
Звіти про результати опитування споживачів допомагають розробити більш точну, керовану даними стратегію.
- Розповідь історії
Однією з найкращих стратегій управління є розповідь, яка представляє необроблений вміст у вигляді історії у вашому звіті. Це також полегшує розуміння людьми жорстких даних і чисел за допомогою контексту, змісту та значення.
- Звіт, який візуально привабливий
Запропонуйте найважливіші місця у своєму звіті для критичних ключових показників ефективності, а також другорядні чи третинні позиції для інших показників. Це полегшить людям обробку вашого звіту, не будучи перевантаженими.
- Зробіть його чітким, доступним для сканування та розширюваності
Включіть велику кількість пробілів, контрастні кольори, діапазон даних, представлений поруч із даними, загальні показники, які всі розуміють, тощо.
- Візуально збалансований формат звіту
Покажіть найголовніші KPI коротко, щоб особи, які приймають рішення, могли засвоїти інформацію, не заплутавшись.
- Статистика в режимі реального часу
Статистика в режимі реального часу має відповідати вашим цілям.
- Продовжуйте вдосконалюватися
Регулярно оцінюйте свої звіти та вносьте всі необхідні зміни, щоб переконатися, що немає марнотратних або зайвих даних.
Щомісячні звіти про управління
Як правило, щомісячні звіти про управління, які організовані й узгоджені, можуть гарантувати, що стратегія вашої компанії залишається правильною. Ось перелік речей, які повинні містити щомісячні звіти про управління:
- Фірмова титульна сторінка – щоб ваш звіт виглядав більш професійним, включаючи логотип або печатку вашої організації.
- Місія, бачення та цінності — ці твердження пояснюють та підкріплюють підхід вашої компанії.
- Зміст: Додайте зміст на початку, щоб кожному було легше знайти те, що він шукає.
- Організаційні системи показників– містить детальний огляд системи показників вашого відділу або організації, відсортований у порядку, в якому вони будуть читатися.
- Докладні сторінки — Кожна з ваших стратегічних цілей або завдань повинна мати принаймні одну детальну сторінку у вашому щомісячному звіті про управління.
- Чарти — використовуйте їх для представлення даних про KPI та обговорення ваших показників. Переконайтеся, що вони зрозумілі, мають чіткі цілі та є послідовними протягом усього звіту.
- Огляд проекту — Замість того, щоб переглядати всі проекти, ваш щомісячний звіт повинен просто включати проекти, які керують вашою стратегією.
- Онлайн версія — для ваших щомісячних звітів про управління використовуйте хмарне програмне рішення.
- Персоналізований нижній колонтитул із міткою часу — ви можете помістити назву звіту, заяви про конфіденційність та інформацію про авторські права в нижньому колонтитулі.
- Розділ для додавання завдань — це місце, де ви фіксуєте ключові рішення зі зборів.
Фінансова звітність проти управлінської звітності
Перш ніж порівняти ці два важливих звіти, які потрібні кожній компанії, давайте розберемося, що таке кожен із них. Як правило, фінансова звітність складається з усіх фінансових звітів, які отримує підприємство про свою фінансову діяльність. Це включає звіт про прибутки та збитки, рух грошових коштів, рахунок до отримання, баланс і кредиторську заборгованість. Залежно від розміру бізнесу фінансова звітність може бути представлена щотижня, щомісяця, кварталу або навіть року. Це також показує фінансовий стан бізнесу. У той час як фінансова звітність — це тип даних, необхідний менеджерам компанії для успішного ведення бізнесу. Вони представляють інформацію керівництву про результати бізнесу, ризики, а також виклики виконавчому керівництву, менеджерам або органам управління.
Фінансова звітність проти управлінської звітності: ключова різниця
Нижче наведено ключову відмінність між фінансовою та управлінською звітністю.
| TERMS | ФІНАНСОВА ЗВІТНІСТЬ | УПРАВЛІННЯ ЗВІТНІСТЬ |
| Хто ним користується? | Фінансова звітність корисна для зовнішніх зацікавлених сторін, таких як інвестори, банки тощо. | Управлінська звітність корисна для внутрішніх зацікавлених сторін бізнесу. Це включає керівника, керівників підрозділів, генерального директора бізнесу тощо. |
| Регулювання | При складанні фінансової звітності підприємства існують певні правила, яких необхідно належним чином дотримуватися. До них належать IRS, банки та інші фінансові правила. | Немає конкретних правил, які регулюють звіт про управління бізнесом. Однак вони є корисними інструментами для прийняття рішень. |
| Сфокусувати | Це показує загальну ефективність ваших фінансів | Дозволяє сегментувати кожен аспект вашого бізнесу |
| Запис | Показує фінансове здоров’я бізнесу протягом багатьох років. | В основному, використовувати для прогнозування результатів майбутнього бізнесу. |
Підсумки
Протягом усієї подорожі ми розмірковували над питанням: «Що таке звітність керівництва?» Окреслили визначення управлінської звітності, переглянули зразки управлінських звітів, обговорили найкращі практики, а також розглянули переваги динамічних цифрових інформаційних панелей для покращення бізнесу.
Крім того, очевидно, що, застосовуючи та успішно застосовуючи велику кількість цифрових даних, доступних для вашого бізнесу, ви приймаєте такі управлінські рішення, які будуть посилювати вашу організацію вперед, прискорюючи ваш успіх.
«Коли використовується як заміна проникливості та знання, точка зору може стати небезпечною розкішшю». –
Маршалл Маклюен, відомий канадський професор комунікацій
Підсумовуючи, ви повинні наслідувати приклади управлінської звітності, вибравши вручну невелику кількість релевантних KPI для представлення, а також використовувати свої дані, щоб передати чітку історію. Важливо також співпрацювати, щоб побудувати здорову екосистему інновацій, керованих даними, що дозволить кожному в організації скористатися неперевершеним потенціалом звітності в управлінському стилі. Знання — це, безумовно, сила, і якщо ви побудуєте свій бізнес, ви отримаєте величезні переваги як зараз, так і в майбутньому.
Поширені запитання про звіти керівництва
Як писати управлінський звіт?
Виконайте кроки щодо підготовки управлінського звіту
- Плануйте, перш ніж почати. …
- Інвестуйте в автоматизовані інструменти. …
- Використовуйте чітку та об’єктивну мову. …
- Розкажіть історію, щоб залучити читачів. …
- Визначте метрики та KPI, які будуть використовуватися. …
- Встановіть точку порівняння.
Які цілі управлінської звітності?
Основним об'єктом управлінської звітності є регулярно отримувати необхідну інформацію про результати діяльності організації з метою їх подальшого планування та контролю.
Що входить до управлінських звітів?
Як правило, управлінські звіти містять фінансові та оперативні звіти на невеликому сегменті бізнесу. Звіти про управління також можуть містити складні та пов’язані з ними звіти, як-от документ про прибутки та збитки, старість дебіторської заборгованості або операційний бюджет. Управлінська звітність є формою бізнес-аналітики.
Що таке управлінський звіт у бухгалтерському обліку?
В основному формуються управлінські рахунки фінансовий звіт, який використовується власниками бізнесу та керівництвом для повсякденного та стратегічного прийняття рішень. Вони виготовляються, як правило, щомісяця або щоквартально, і дають уявлення про поточний фінансовий стан бізнесу шляхом відстеження різних ключових показників ефективності.28 жовтня 2019 р.
