Найкраще програмне забезпечення для управління знаннями 2023 року: 21 найкращий вибір

Ми часто використовуємо фразу «знання – сила» у нашому повсякденному житті. Усвідомлюємо ми це чи ні, але ця приказка з роками стає все більш важливою для компаній, які прагнуть зберегти та розвивати свою споживчу базу. Однак визнати це знання — лише половина справи. Після того, як інформація була зібрана, її необхідно впорядкувати, поділитися та проаналізувати у зручному для використання форматі. Хороша новина полягає в тому, що зараз доступні різноманітні інструменти управління знаннями, які допоможуть вам на цих етапах. У цьому блозі буде розглянуто, що таке програмне забезпечення для управління знаннями, що воно може робити, а також як може допомогти програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом. Крім того, ми дивимося на огляд найкращого програмного забезпечення для управління у 2023 році.
Почнемо.

З чого складається програмне забезпечення для управління знаннями?

Програмне забезпечення для управління знаннями організовує інформацію так, щоб співробітники та споживачі мали доступ до неї та швидко її поширювали. Ця технологія об’єднує дані в єдиний загальний ресурс, запобігаючи розрізненню даних і роблячи інформацію більш доступною. Зацікавлені сторони знають, куди звертатися, коли у них є запити про вашу компанію, оскільки всі знання в одному місці.

Управління знаннями Програмне забезпечення також пропонує функції розробки контенту, такі як база знань, до якої можуть отримати доступ як клієнти, так і співробітники. Ці інструменти самообслуговування для клієнтів покращують досвід роботи з клієнтами, дозволяючи споживачам знаходити швидкі та прості рішення, не звертаючись до служби підтримки.

Переваги програмного забезпечення для управління знаннями

Оскільки програмне забезпечення для управління знаннями пропонує численні переваги, ось кілька ключових факторів, які слід пам’ятати.

№1. Взаємодія з індивідуальним обслуговуванням клієнтів

Коли дані клієнта легко доступні, обслуговуючий персонал може використовувати їх, щоб адаптувати клієнтський досвід.

Наприклад, якщо ваша команда використовує CRM, ви можете зберегти інформацію про попередні зустрічі з клієнтами. Тоді наступного разу, коли клієнт зв’яжеться з вашою компанією, ви зможете згадати цю інформацію. Це сприяє довгостроковим відносинам з вашими споживачами, що покращує якість обслуговування, а також зменшує відтік.

№2. Покращене обслуговування клієнтів

Метою програмного забезпечення для управління знаннями є централізація даних. Коли це станеться, як співробітники, так і споживачі зможуть швидше вирішувати проблеми.

Співробітники знають про важливі ресурси, а клієнти можуть використовувати рішення самообслуговування, щоб обійти часті камені спотикання. Крім того, якщо ваш персонал виробляє більш швидкі рішення, ви можете очікувати більшого рівня задоволеності клієнтів.

№3. Обсяг послуг скорочується

Включення бази знань на вашому веб-сайті є величезною перевагою для вашого персоналу з обслуговування клієнтів. Прості проблеми споживача більше не вимагають втручання агента.

Замість того, щоб брати трубку чи надсилати електронний лист, клієнти можуть знайти власні відповіді. Коли ви видалите ці прості випадки зі своєї черги підтримки, ваша команда служби підтримки зможе приділяти більше часу складним і невідкладним питанням.

Далі ми обговоримо, що таке програмне забезпечення для управління знаннями з відкритим кодом, чим відрізняється ця форма бази знань і чому ви хочете її використовувати.

Програмне забезпечення для управління знаннями з відкритим вихідним кодом

База знань з відкритим кодом заснована на програмному забезпеченні з відкритим кодом, що означає, що її вихідний код є унікальним, відкрито доступним і редагованим. Оскільки вам доведеться створити її самостійно, базу знань з відкритим вихідним кодом можна дуже налаштувати.

Якщо ви не хочете використовувати базу знань з відкритим кодом, замість неї можна використовувати базу знань SaaS. База знань SaaS готова до використання, як тільки ви її придбаєте, але ви не зможете змінити її так сильно, як з відкритим кодом.

Далі, давайте розглянемо ще кілька причин, чому вам потрібно програмне забезпечення для управління знаннями з відкритим кодом.

Навіщо потрібне програмне забезпечення для управління знаннями з відкритим вихідним кодом?

Ви можете отримати базу знань з відкритим вихідним кодом з різних причин. Щоб продемонструвати, що я маю на увазі, давайте розглянемо деякі переваги та популярні варіанти використання, які ви отримаєте, використовуючи цей підхід.

Переваги та поширені застосування програмного забезпечення для управління знаннями з відкритим вихідним кодом

Ось деякі переваги та поширені випадки використання, чому і коли слід використовувати програмне забезпечення для управління знаннями з відкритим кодом.

1. Оскільки він створений власними силами, ви можете зробити його власним (або розробником, якого ви найняли).
2. Витрачайте менше грошей, оскільки оригінальний, модифікований код для баз знань із відкритим кодом доступний безкоштовно.
3. Використовуючи та розширюючи свою базу знань, покладайтеся на допомогу внутрішніх експертів та розробників (замість того, щоб платити за доступ до SaaS команда підтримки бази знань).
4. Підключіть свою базу знань до іншого програмного забезпечення, яке ви вже використовуєте (як правило, це просто, оскільки розробник буде створювати його).
5. Самостійно розміщуйте свою базу знань, а не використовуйте сервер іншого продукту.

Не дозволяйте попередньо створеній базі знань SaaS обмежувати вашу масштабованість або можливість розширення.

Нарешті, у списку нижче ви можете знайти приклади програмного забезпечення для управління знаннями з відкритим кодом, наприклад Bitrix24 та OpenKM.

21 найкраще програмне забезпечення для управління знаннями

• Гуру
• Helpjuice
• База знань ProProfs
• 24 години Бітрікс
• Мудрий
• Шлях
• ServiceNow
• Bloomfire
• Теттра
• Інтелектбанк
• Відкритий
• Програмне забезпечення бази знань HubSpot
• Документ360
• Доцебо
• Злиття
• HelpCrunch
• Довідковий сайт
• Згода
• KnowAll на WordPress
• Zendesk

#1. Гуру

Guru – це програмне забезпечення, яке об’єднує всі дані вашої компанії. Це працює штучний інтелект пропонувати інформацію своїм представникам у режимі реального часу, усуваючи потребу вашої команди шукати інформацію під час взаємодії з сервісом.

Крім того, чим більше ви використовуєте Guru, тим краще стає програмне забезпечення. Завдяки машинному навчанню продуктивність Guru покращиться, оскільки він навчається та адаптується до щоденного робочого процесу вашої команди.

№2. Helpjuice

Helpjuice надає унікальні параметри налаштування, які дозволяють персоналізувати кожну область вашої бази знань. Це включає параметри форматування, які роблять макети більш зручними для ваших читачів.

Перед публікацією автори можуть співпрацювати над новими публікаціями та ділитися попереднім переглядом сторінок. Якщо вони роблять помилку, кожна редакція зберігається, щоб ви могли повернутися до попередніх версій вашої публікації, коли це необхідно.

№3. База знань ProProfs

ProProfs Knowledge Base — це проста, але ефективна платформа, яка дає змогу надавати негайну підтримку своїм клієнтам і персоналу. Цю програму, яка підходить для невеликих організацій і компаній, також можна використовувати для створення статей бази знань із самого початку, імпорту наявних документів Word або PDF-файлів та публікації одним клацанням миші. Щоб швидко розпочати роботу, інструмент пропонує ряд професійно розроблених шаблонів. Крім того, його вбудована система звітності дає уявлення про те, які запитання шукають люди, а які відповіді вони не знаходять. Ви можете використовувати цю інформацію, щоб регулярно створювати та оновлювати свою базу знань.

№ 4. Бітрікс24

Бітрікс 24 — це безкоштовна база знань з відкритим вихідним кодом, яка полегшує організацію та обмін інформацією. Програмне забезпечення підходить для всіх типів бізнесу, включаючи SMBS та підприємства.

Код Бітрікс24 повністю налаштовується, що дозволяє повністю персоналізувати свою базу знань. Ви також можете розширити можливості своєї бази знань, інтегруючи кілька програм.

№ 5. Сабіо

Sabio оголошує себе як «сервісне рішення», яке має на меті максимізувати цінність даних вашої компанії. Це система, яка постійно оновлюється, а нові переваги та функції додаються на регулярній основі.

Функція «Дерево», яка дозволяє користувачам швидко досліджувати пов’язані елементи у вашій базі знань, є однією з найважливіших її функцій. Це покращує UX, активно рекомендуючи інформацію, пов’язану з цілями користувача.

№6. Жарт

Quip містить надійний інструмент для створення документів, який дозволяє створювати та завантажувати нові статті бази знань. Ви можете зберігати всі дані своєї компанії в одному місці, завантажуючи електронні таблиці, слайд-шоу, розмови з клієнтами та різноманітні інші типи файлів.

Quip також включає функцію внутрішнього чату, що дозволяє вашій команді співпрацювати над створенням контенту. Ваша команда уникатиме непорозумінь, які часто призводять до неправильного або заплутаного вмісту, співпрацюючи в режимі реального часу.

№ 7. ServiceNow

ServiceNow надає як внутрішні, так і зовнішні рішення для управління знаннями. Внутрішні параметри допомагають ІТ-командам керувати та документувати вхідні запити на послуги, зберігаючи взаємодію сервісів у централізованій базі даних. Це дає змогу ІТ, командам, створювати статті бази знань на основі типових проблем співробітників.

№ 8. Bloomfire

Bloomfire — це хмарне програмне забезпечення для управління знаннями, яке підтримує самодостатність як співробітників, так і клієнтів. Він класифікує інформацію за допомогою тегів, створених штучним інтелектом, що робить ваші дані, до яких ви часто звертаєтеся, доступнішими.

Він також дозволяє підключати такі інструменти, як Slack, Dropbox і Google Drive, до вашої центральної бази даних. Ви можете завантажити наявні документи в Bloomfire, а потім перетворити їх у статті бази знань самообслуговування таким чином.

№ 9. Теттра

Tettra — це рішення для внутрішнього управління знаннями команди. Він простий у використанні та навігації з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Найпримітнішою його особливістю є інтеграція Slack, яка дозволяє користувачам задавати питання безпосередньо з програми Slack. Співробітники можуть шукати та обмінюватися відповідями в базі знань, не залишаючи свого внутрішнього інструмента обміну повідомленнями.

№ 10. IntelligenceBank

IntelligenceBank — це єдиний центр, який допомагає вашій команді обслуговування узгоджувати ваші зусилля з продажу та маркетингу. Наприклад, крім сервісних функцій, він включає sales enablement функції, які забезпечують вашій команді продажів доступ до найновіших даних клієнтів. Ці параметри дозволяють торговим представникам персоналізувати пропозиції та повідомляти менеджерів, коли з’являються нові товари.

№ 11. OpenKM

OpenKM — це база знань і контент система управління що є безкоштовним і відкритим вихідним кодом. Це допомагає організувати, поділитися та оцінити матеріал, який ви хочете включити до своєї бази знань.
За допомогою OpenKM ви можете створити кілька бібліотек матеріалів і надати доступ відвідувачам вашого веб-сайту, а також всій організації (наприклад, ви створюєте внутрішній каталог).

№ 12. Програмне забезпечення бази знань HubSpot – найпотужніша програма бази знань для команд усіх розмірів

Це програмне забезпечення бази знань дозволяє вам розробляти власний матеріал бази знань, який включає теми та теми, які клієнти регулярно шукають. Немає необхідності працювати з шаблонами, щоб навчитися їх використовувати. Чудова в цій програмі те, що вона включає функції SEO, які допоможуть вам легко знайти свою бібліотеку.

Крім того, він зв’язується з іншими каналами зв’язку, наприклад електронною поштою або чатом, щоб покращити контакт із клієнтами та допомогти кожному знайти потрібний вміст. Крім того, користувальницький інтерфейс надзвичайно зручний, дозволяючи користувачам просто переміщатися по вмісту та інформації. Інструмент гарантує, що майбутній вміст буде легко шукати, дивитися, читати або використовувати.

№ 13. KnowAll на WordPress – повнофункціональне програмне забезпечення для керування знаннями WordPress

KnowAll — добре відоме та одне з найкращих програм керування знаннями WordPress. Він володіє всіма можливостями, необхідними для створення добре структурованої бази знань. Ви також можете додати плагіни на свій веб-сайт, щоб додати нові функції та функції, а також поєднати його з деякими з ваших улюблених програм сторонніх розробників.

№ 14. HelpCrunch – найкраще програмне забезпечення для управління знаннями для самообслуговування клієнтів

HelpCrunch — це єдине програмне забезпечення для бази знань, яке включає в себе безліч складних функцій, таких як продаж квитків, чат, маркетинг електронною поштою, база знань, спливаючі вікна та багато іншого. По суті, це все-в-одному рішення служби підтримки клієнтів із надзвичайно гладким дизайном, щоб зробити його максимально зручним для користувачів.

Однією з особливостей, яка відрізняє цей інструмент від інших, є можливість безпосередньо редагувати дані SEO, що означає, що ви можете визначати такі речі, як мета-опис, мета-заголовок та ключові слова. Він також має нову функцію контролю доступу, яка дозволяє встановлювати обмеження на певні статті за допомогою пароля.

№ 15. HelpSite – Найпростіше програмне забезпечення для управління знаннями для малого бізнесу

У порівнянні з іншими варіантами управління знаннями, цей, швидше за все, найпростіший і найдешевший. Він надає користувачам базовий текстовий редактор, який має всі необхідні функції редагування, але жодної з розширених. Коли справа доходить до налаштування, альтернатив мало.

Ви також можете включити контактну форму до своєї бази знань, яка автоматично пропонуватиме статті, які стосуються користувачів, які намагаються зв’язатися з вами. Це допоможе вам різко скоротити кількість запитів на підтримку, з якими зазвичай має працювати ваша команда підтримки, надаючи їм більше часу, щоб зосередитися на справді важливих речах.

№ 16. Concord — найпростіший інструмент управління знаннями для управління контрактами

Concord — це рішення для управління знаннями, яке зосереджено на зберіганні договірної документації. Він пропонує підприємствам єдине в своєму роді рішення для навігації в договірному процесі – від моменту написання договору до моменту реалізації концепції контракту.

Це програмне забезпечення внутрішньої бази знань дозволяє створювати договори, використовуючи готові шаблони та попередньо створені документи, а також переглядати контракти з третіми сторонами як онлайн, так і офлайн. Ця програма також дозволяє затверджувати та підписувати угоди, а також зберігати та керувати ними та іншими типами паперів.

№ 17. Document360 — це унікальне програмне забезпечення для управління знаннями для бізнесу, що розвивається.

Якщо ви шукаєте рішення для управління знаннями для великих команд, Document360 — це те, що вам потрібно. Він надає ріг достатку найкращих інструментів для спільної роботи, а також текстовий редактор з усіма необхідними можливостями стилізації та редагування. Він також дозволяє включати відео, фотографії, таблиці, зразки коду та заклики.

Ви можете використовувати це найкраще програмне забезпечення для управління знаннями для розробки внутрішніх і зовнішніх баз знань, а також численних сайтів баз знань для різних проектів, над якими працюєте ви та ваша команда. Це програмне забезпечення також дозволяє створювати членів команди та призначати їм різні завдання. Після цього члени вашої команди можуть негайно коментувати статті та називати своїх колег.

Document360 надає два типи звітів: пошуки та огляди ефективності. Це дає змогу побачити, наскільки ефективні ваші статті та скільки людей їх читає.

№ 18. Confluence – чудове програмне забезпечення бази знань для покращення робочого простору вашої команди

Confluence — це ще один варіант, який слід враховувати під час пошуку найкращого програмного забезпечення для управління знаннями. Atlassian винайшов цю технологію, яка значно покращує співпрацю, полегшуючи командам обмін знаннями та спільну роботу над кількома проектами. Крім того, він пов’язаний з різними програмами Atlassian, які запропонують вам усі необхідні функції.

Він також містить понад 15 шаблонів, які допоможуть вам швидко та ефективно розпочати роботу з інструментом. Ви також можете додавати GIF-файли, фільми та фотографії на веб-сайти, щоб зробити їх більш привабливими для користувачів. Ви також можете упорядкувати пов’язані сторінки разом, щоб полегшити користувачам пошук потрібної інформації чи матеріалу.

№ 19. Docebo – найкраще програмне забезпечення для управління знаннями для найкращого досвіду навчання

Однією з найкращих переваг рішень для управління знаннями є те, що вони дозволяють вам впорядкувати дані так, як ви хочете, а також швидко вчитися в дорозі. Docebo — це одна з таких систем баз знань, що дозволяє розробляти, зберігати та надавати велику кількість курсів, мультимедійних класів та інших видів навчальних матеріалів в одному місці.

Docebo надає готові віджети, а також простий і зручний інтерфейс користувача та процес адаптації, що спрощує весь процес навчання та робить увесь навчальний контент більш привабливим та інтерактивним. Він має велику бібліотеку матеріалів і покращує навчання завдяки функціям Discover, Coach і Share.

№ 20. Zendesk – інтелектуальне програмне забезпечення для управління знаннями для покращення самообслуговування

Найкраще в Zendesk полягає в тому, що, крім програмного забезпечення бази знань, це також одне з найвідоміших і найстаріших рішень підтримки клієнтів на ринку. Він включає форуми спільноти та довідковий центр. Це також дозволяє писати статті за допомогою потужного текстового редактора та використовувати власні теми для персоналізації довідкового центру.

Крім того, ви можете скористатися чудовими готовими можливостями, такими як відновлення, історія вмісту, контроль доступу та дозволи на публікацію. Клієнти також можуть отримати доступ до вашої бази знань багатьма мовами та скористатися інструментами чату та продажу квитків. Загалом, якщо ви велика організація, яка шукає рішення для регулярного керування сотнями клієнтів, Zendesk Support Suite — хороший вибір.

Як програмне забезпечення для керування знаннями підтримує безперервне навчання та професійний розвиток?

Програмне забезпечення для керування знаннями сприяє професійному розвитку та постійному навчанню. Він централізує інформацію про співробітників, знання та доступ. Співробітники можуть легко знаходити інформацію, необхідну для навчання та зростання, маючи доступ до великої кількості знань і ресурсів. Гейміфікація, аналітика та зворотний зв’язок підтримують постійне навчання в програмному забезпеченні для управління знаннями.

Чи може програмне забезпечення для керування знаннями допомогти з відповідністю та нормативними вимогами?

Програмне забезпечення для керування знаннями допомагає компаніям дотримуватися нормативних актів. Програмне забезпечення для керування знаннями організовує та робить критично важливу інформацію та документи доступними, надаючи безпечне централізоване сховище. Це зменшує невідповідність і підвищує ефективність і точність. Контроль версій, журнали аудиту та дозволи користувача допомагають забезпечити відповідність і безпеку в деяких програмах для керування знаннями.

Як програмне забезпечення для керування знаннями підтримує співпрацю та командну роботу?

Програмне забезпечення для керування знаннями спрощує для співробітників обмін інформацією та співпрацю. Команди можуть співпрацювати, ділитися знаннями та знаходити інформацію на центральній платформі. Програмне забезпечення для керування знаннями часто включає інструменти спілкування в режимі реального часу, як-от чати, дискусійні форуми та інструменти для співпраці. Програмне забезпечення для керування знаннями може підвищити продуктивність команди шляхом покращення потоку інформації та знань.

Як я можу забезпечити безпеку даних моєї компанії, що зберігаються в програмному забезпеченні?

Захист інформації, що зберігається в програмному забезпеченні вашої компанії, має вирішальне значення. Вибираючи програмне забезпечення для керування знаннями, слід враховувати шифрування даних, автентифікацію та авторизацію користувачів, аварійне відновлення та резервне копіювання. Зверніть увагу на фізичну та мережеву безпеку постачальника, щоб захистити свої дані. Щоб захистити та керувати конфіденційною інформацією, важливо знати, хто має доступ, і встановити правила.

Як я можу переконатися, що моя команда засвоїть і ефективно використовує програмне забезпечення для керування знаннями?

Спілкування, навчання та підтримка необхідні, щоб допомогти вашій команді використовувати програмне забезпечення для керування знаннями. Почніть із пояснення того, як програмне забезпечення допоможе їм працювати. Запропонуйте навчання та постійну підтримку, щоб допомогти їм наздогнати. Спрощуючи пошук інформації та винагороджуючи співробітників, які роблять внесок у систему управління знаннями, ви можете стимулювати використання.

Як оцінити успішність впровадження мого програмного забезпечення для керування знаннями?

Встановіть цілі та показники для оцінки впровадження програмного забезпечення для керування знаннями. Рівень впровадження, створення та обмін знаннями, пошук і запити інформації, а також підвищення ефективності є загальними показниками. Враховуйте відгуки працівників і задоволеність програмним забезпеченням. Щоб точно виміряти вплив програмного забезпечення на ваш бізнес, регулярно переглядайте та коригуйте свої показники.

Висновок

Ми розуміємо, що прийняття рішень може бути складним і тривалим процесом. Однак ми сподіваємося, що ми надали вам уявлення про всі переваги та недоліки програмного забезпечення для управління знаннями, яке ми описали вище, і що вони допоможуть вам прийняти рішення.

Однак, якщо ваша кінцева мета — оптимізувати управління знаннями та надати всім членам команди доступ до всієї необхідної інформації, ми вважаємо, що Infinity — це інструмент, який вам потрібно додати до свого набору інструментів. Він надає всі функції, необхідні для використання накопичених знань і підвищення продуктивності та ефективності вашої команди в довгостроковій перспективі.

Поширені запитання про програмне забезпечення управління знаннями

Статті по темі

1. Системи управління знаннями: детальний посібник
2. Управління знаннями: процеси, типи, приклади та інструменти
3. УПРАВЛІННЯ МАЛИМ БІЗНЕСОМ: найкраще програмне забезпечення для управління малим бізнесом (+ Короткий посібник і поради)
4. Маркетинг відносин: Посібник AZ (+ безкоштовні поради)
5. Touching Base: огляд, визначення, зразки електронної пошти (+ безкоштовні поради)