Задоволення очікувань ваших клієнтів має вирішальне значення в онлайн-економіці, де домінують величезні роздрібні торговці, такі як Amazon. Величезною складовою цього є те, скільки часу потрібно для доставки продуктів.
Отже, як ви можете перевершити очікування клієнтів, зрозуміти ефективність аж до рівня елемента та запобігти втраті часу, який можна витратити на розвиток вашого бізнесу?
Впровадивши належне відстеження запасів. У цій статті ми розглянемо деякі найкращі методи відстеження запасів. Ми почнемо з визначення відстеження запасів, а потім перейдемо до основних переваг і перешкод. Після цього ми розглянемо, як відстежувати запаси, і порівняємо систему відстеження запасів з системою керування ланцюгом поставок.
Що таке відстеження запасів?
Відстеження запасів — це системи та процедури, які компанія використовує для моніторингу того, як сировина або готові товари переміщуються через ланцюжок поставок. Вирішальною для отримання прибутку є наявність необхідної кількості запасів, яка б відповідала споживчому попиту.
Що таке інвентар?
Запаси — це поточний актив у балансі, який представляє запаси або предмети, які перетворюються на дохід через транзакцію продажу. Існують різні техніки управління запасами. Запаси розглядаються як обмеження в техніках ланцюга постачання, які намагаються підтримувати запаси на низькому рівні, мізерні або поки попит не стимулює пропозицію.
Що таке система управління запасами?
Системи відстеження запасів відстежують запаси по всьому ланцюгу постачання, від замовлення до транспортування, отримання, зберігання та виконання замовлень, а також процеси повернення, обміну та гарантії, якщо це необхідно.
Компанії використовують надійні дані відстеження запасів у режимі реального часу, щоб скоротити витрати, оцінити схеми поставок і збільшити дохід. Ці елементи відстеження часто включаються в системи управління запасами.
Що відстежується в Inventory Tracking?
Системи відстеження запасів часто можуть контролювати такі дані:
#1. Оновлені рівні запасів
Це значення вказує, якою часткою кожного елемента ви зараз володієте. Дуже важливо підтримувати ці дані в актуальному стані, щоб ви знали, чи достатньо у вас запасів для процедур вашої компанії, таких як створення нових елементів або виконання запитів клієнтів. Крім того, ваші запаси служать основою для інших даних, які відстежуються.
#2. Місця інвентаризації
У найкращому випадку ваш інвентар не повинен залишатися в одному місці надто довго. (Якщо так, це означає, що він або став повільним або мертвим запасом.) Після того, як товар надходить на ваш склад, він переміщується, спочатку сортується та класифікується, потім зберігається, а потім, зрештою, збирається та відправляється на наступний етап вашого постачання. ланцюг. Оскільки ваші запаси не зберігаються у фіксованому місці, дуже важливо стежити за їхнім місцезнаходженням, щоб ви знали, де їх знайти в разі потреби.
#3. Точність інвентаризації
Це ключовий показник ефективності (KPI), який відноситься до співвідношення запасів, які відстежуються, до запасів, які фізично присутні у вашому розпорядженні. В ідеалі ці цифри мають бути однаковими, але можуть бути відмінності через такі фактори, як крадіжка, пошкодження, прорахунки та брак постачальників. Точність інвентаризації покаже величину будь-яких відмінностей. Точність інвентаризації, як і рівень запасів, має вирішальне значення для ефективної роботи ваших бізнес-процесів.
#4. Носові витрати
Це загальна сума грошей, яку ви витрачаєте на зберігання, зберігання та володіння інвентарем. Це покриває суму, яку ви витрачаєте на оренду, оплату праці, зберігання та відповідні витрати, а також охорону. Витрати на зберігання можуть визначити, як довго ваша компанія може продовжувати зберігати ці запаси, перш ніж втратити гроші. Повільно оборотні запаси та мертві запаси є двома основними причинами високих витрат на зберігання, тому, якщо ви прагнете зменшити ці витрати, вам доведеться знайти спосіб вивезти або продати речі.
#5. Оборотність товарних запасів
Швидкість, з якою ваш інвентар продається, називається оборотом запасів. Більше значення означає більші продажі, тоді як нижче значення означає нижчі продажі. Оборотність запасів може інформувати вас про те, наскільки добре працює ваша компанія та чи потрібно змінити стратегію продажів. Щоб розрахувати свій, скористайтеся нашим безкоштовним калькулятором оборотності запасів.
#6. Переставити рівні
Точка повторного замовлення або рівень — це кількість запасу, що залишилася для певного товару, який потрібно замінити або поповнити. Точки повторного замовлення мають вирішальне значення для уникнення дефіциту (ситуацій, коли у продавця закінчуються запаси).
#7. Інвентаризаційна оцінка
Коли компанія складає свою фінансову звітність, ця практика використовується для розрахунку вартості непроданих запасів. Оцінка запасів призначає фінансову вартість вашим залишковим запасам, які необхідно додати до вашого балансу. Це також може допомогти розрахувати оборот ваших запасів.
Чому потрібне відстеження запасів?
#1. Покращена видимість запасів
Завдяки відстеженню запасів ви можете бачити кожен свій продукт з моменту надходження на ваш склад чи зону зберігання до виходу. Це означає, що ви зможете бачити поточне місцезнаходження кожного продукту, наявні запаси, відповідні замовлення на покупку та продаж тощо.
#2. Уникнення дефіциту
Завдяки точному опису того, що у вас є, ви також можете визначити, чого у вас немає, і своєчасно замінити запаси. Це запобіжить вичерпанню речей і втраті ключових продажів. Згідно з опитуванням Peoplevox, 34% компаній повідомили, що доставляють замовлення із запізненням, тому що вони не мали продуктів у магазині, але не знали про це, коли замовлення було розміщено.
#3. Покращене прогнозування запасів
Отримання точного підрахунку ваших запасів у різні періоди року може допомогти вам визначити або спрогнозувати, скільки запасів вам знадобиться для задоволення майбутнього попиту. Це може допомогти вам зробити обґрунтований вибір при покупці та уникнути надлишкових чи недостатніх запасів.
Згідно з аналізом McKinsey & Company, організації можуть скоротити свої витрати на запаси на 10%, просто уникаючи надлишкових і нестач запасів.
#4. Відстеження кількох місць
Компанії, які зберігають продукти в різних складських приміщеннях або на складах, можуть мати складніші часи для відстеження всіх своїх запасів. Більше складів означає довші рядки інформації про місцезнаходження, більше місць, де можна втрачати товари, більше місць для підрахунку полиць, більше місць для організації доставки тощо. У результаті певні системи відстеження запасів забезпечують відстеження багатьох місць на одній платформі. Доступ до ваших даних в одному місці, безумовно, може допомогти зменшити складність цих даних.
#5. Виявлення помилок тепер відбувається швидше.
Регулярне відстеження рівня ваших запасів також може допомогти вам виявити порушення на ранній стадії, незалежно від того, чи свідчать вони про помилки, падіння або стрибки продажів або непередбачені витрати. Якщо ви помітили ці проблеми на ранній стадії, ви зможете їх усунути, перш ніж вони завдадуть великої шкоди.
Методи відстеження запасів
Методи відстеження запасів відрізняються залежно від вашого сектору, типу товарів, які ви продаєте, і обсягу запасів. Розглянемо наступні принципи, технології та методи управління ланцюгом поставок.
#1. Ручне відстеження запасів
Особи, які не готові інвестувати в систему відстеження запасів, часто відстежують свої запаси за допомогою ручки та паперу. Ця стратегія вимагає від вас оновлювати таблицю основних даних, яка класифікує всі запаси в регулярні періоди або щоразу, коли відбувається транзакція.
#2. Карткова система
Канбан, часто відомий як метод візуальних знаків або карток, — це система «точно вчасно» (JIT) для обмеження надлишкових запасів. Замість того, щоб намагатися спрогнозувати попит, Kanban — це система вилучення, у якій картки використовуються для відстеження запасів, виробництва та запасів і сигналізації, коли потрібно більше. Система була створена японськими автовиробниками, а назва Kanban походить від японського слова, що означає знак.
№ 3. Електронні таблиці
Електронні таблиці використовуються для організації та класифікації величезних обсягів даних. Тим не менш, ручне введення та керування даними схильне до помилок і не є ані ефективним, ані масштабованим.
#4. Системи бухгалтерського обліку
Поєднуючи системи бухгалтерського обліку та управління запасами, ви можете створити потужний інструмент відстеження запасів. Він відображає не лише детальний огляд ваших запасів і продуктів, але й те, як певні рішення щодо запасів впливають на прибутковість вашої компанії.
Системи управління запасами відстежують запаси та запаси, оцінюють попит і надають звіти. Вони також забезпечують обслуговування клієнтів і навчання. Вони найбільш ефективні в поєднанні з обліком і обробкою платежів.
#5. Програмне забезпечення з відкритим кодом
Для управління запасами деякі малі підприємства використовують програмне забезпечення з відкритим кодом. Ці платформи часто мають інтерфейси, базові інформаційні панелі та можливості відстеження. Тим не менш, їм часто бракує багатьох складних функцій, таких як взаємодія з рештою ваших систем, що призводить до накопичення даних. Іншим недоліком є відсутність обслуговування та навчання клієнтів.
# 6. Software-as-a-Service (SaaS)
Система SaaS із функціями відстеження запасів дозволяє легко відстежувати товари. Це особливо корисно для стартапів, які не готові до повноцінного рішення для управління запасами підприємства.
#7. Хмарне програмне забезпечення
Більшість рішень SaaS є хмарними та зручними для мобільних пристроїв. Вони також сумісні з іншим програмним забезпеченням. Компанії, яким необхідно масштабувати управління запасами для різних людей, які відстежують запаси в кількох місцях, отримують вигоду від гнучкості хмарних рішень і економії коштів.
#8. Внутрішнє рішення
Спеціальні програми для відстеження запасів можуть створювати організації з достатніми внутрішніми ресурсами для планування, проектування, розробки та розгортання власних локальних систем керування запасами. Перевагою є система, адаптована до конкретних бізнес-потреб, зі спеціалізованими функціями та власною технічною підтримкою для допомоги в усуненні несправностей системи.
#9. Сторонні постачальники послуг
Аутсорсинг управління запасами та логістики сторонньому постачальнику послуг логістики (3PL) звільняє простір, час і ресурси для роздрібних торговців і 100% компаній електронної комерції онлайн. Ці сторонні логістичні організації отримують, зберігають, передають і відстежують інвентар для своїх клієнтів. За допомогою цієї техніки ви заощаджуєте витрати на фізичні склади та використовуєте доставку для обробки запасів, але ви також ризикуєте додатковими витратами, втратою контролю, розсинхронізованими системами та проблемами зв’язку.
Проблеми відстеження запасів
Запровадження систем і процесів відстеження запасів створює перешкоди, які часто зустрічаються під час розвитку бізнесу.
#1. Масштабування:
Час, витрачений на ручне відстеження запасів, є марною тратою ресурсів. Процеси ручного відстеження не слід масштабувати відповідно до розширення запасів або попиту клієнтів. Розгляньте можливість оновлення до програмного забезпечення для відстеження або повної платформи керування запасами з автоматичним повторним замовленням і опціями закупівлі.
#2. Логістика в кількох місцях
Компанії з багатьма складами та глобальними ланцюгами постачання потребують системи, яка дозволяє безперервно відстежувати в режимі реального часу матеріали та предмети, які надсилаються, отримуються та зберігаються. Збір і розповсюдження цих даних серед рішень, які не можуть спілкуватися, може бути складним.
#3. Різні системи:
Використання однієї системи для відстеження запасів і іншої для обліку або планування попиту займає багато часу, надлишкове та схильне до помилок. Сучасне програмне забезпечення для управління запасами об’єднує всі системи для підвищення ефективності замовлення та фінансового менеджменту.
Найкращі методи відстеження запасів
Навіть після вибору найкращого методу відстеження все одно потрібно вжити заходів, щоб забезпечити точність підрахунку запасів на кожному етапі. Ось кілька важливих моментів, про які слід пам’ятати під час відстеження запасів:
#1. Маркування має бути пріоритетним.
Під час отримання будь-якого предмета, який буде додано до корпоративного інвентарю, першочерговим завданням має бути маркування його якомога швидше. Маркування може змінюватися залежно від використовуваної форми відстеження запасів, як-от штрих-код або RFID-мітки. Розташування речей за фірмовою системою значно спростить процес розподілу інвентарного простору.
#2. Використовуйте прогнозування попиту.
Планування споживчого попиту може допомогти компанії передбачити, скільки запасів буде потрібно в будь-який конкретний час. Крім того, збереження минулих даних про попит уздовж маршруту має вирішальне значення для планування закупівлі запасів. Використання історичних даних допомагає визначити ринкові закономірності та визначити найкращу стратегію реагування на мінливі ситуації з точки зору майбутніх запасів.
#3. Підтримуйте резервний запас.
Планування попиту є надзвичайно корисним, але не гарантованим. У зв’язку з цим компаніям слід розглянути питання про створення резервних запасів на випадок різкого зростання попиту. Цей запас повинен складатися з нешвидкопсувних продуктів, які можна зберігати на чорний день.
#4. Провести інвентаризацію під час транспортування.
Багато підприємств віддають перевагу підрахунку запасів, оскільки вони знаходяться в основному місці інвентаризації. Імовірність втрати точного підрахунку зростає в міру проходження предметів у процесі інвентаризації. Компанії повинні забезпечити підрахунок запасів на кожному етапі, особливо під час транспортування.
#5. Виконуйте планові перевірки.
Навіть після вибору відповідної технології відстеження підприємство має розробити систему регулярного підрахунку запасів. Контроль якості гарантує, що весь наявний інвентар придатний до використання. Зберігання інформації про інвентаризацію в максимально актуальному стані спростить процес управління на всіх етапах.
#6. Зробіть систему відстеження більш автоматизованою.
Програмне забезпечення для відстеження запасів стає все більш надійним із розвитком штучного інтелекту. Розгляньте можливість використання цього програмного забезпечення, щоб спростити процес підрахунку та підвищити загальну ефективність управління запасами.
Хто використовує відстеження запасів?
Відстеження запасів має вирішальне значення для організацій усіх типів і розмірів. Це має вирішальне значення для визначення зв’язку між задоволеністю клієнтів і попитом і пропозицією запасів.
У великих організаціях може існувати роль, призначена для цього, наприклад, менеджер з інвентаризації.
Незважаючи на це, запаси відстежуються тими, хто відповідає за управління запасами та надає точні дані про те, які продукти доступні, щоб керівники підприємств могли приймати обґрунтовані рішення щодо управління ланцюгом поставок і продажів.
Що таке список відстеження запасів?
Списки відстеження запасів — це тип контролю запасів, у якому запаси впорядковано за категоріями, описами, кількістю та розташуванням. Ці списки оновлюються та зберігаються вручну або в цифровому вигляді за допомогою програмного забезпечення для відстеження запасів.
Як безкоштовно організувати свій інвентар?
Невеликі фірми з невеликим запасом і невеликою кількістю персоналу можуть заощадити гроші на програмному забезпеченні, відстежуючи запаси вручну за допомогою електронних таблиць. В Інтернеті також є безкоштовне програмне забезпечення для відстеження запасів з відкритим кодом. Проте ці системи схильні до людських помилок, не мають можливостей, які могли б заощадити гроші вашої компанії, не є масштабованими, ізолюють ваші дані та не мають функцій підтримки клієнтів і персоналізації.
Відстеження запасів і управління ланцюгом поставок
Відстеження запасів має вирішальне значення для ефективного управління ланцюгом поставок. Це важливий аспект управління ланцюгом постачання, і існує кілька компонентів відстеження запасів. Це не просто питання відстеження того, скільки речей у вас є в певному місці в певний момент.
Вам також потрібно відстежувати запаси від постачальників, повернення клієнтів (яких неможливо уникнути) і пошкоджені товари (те саме). Якщо ваші системи управління запасами не справляться з будь-якою з цих сфер, ваші споживачі, безумовно, постраждають через затримку поставок і неточні або неповні замовлення.
Щоб гарантувати ефективне управління ланцюгом постачання, ви повинні переконатися, що ви розумієте потреби ваших клієнтів і методології прогнозування актуальні. Іншими словами, передбачення того, що споживачі захочуть і коли вони цього захочуть. У цьому відношенні важливо враховувати сезонність. Ми всі чули про різдвяну ажіотаж, але це не єдина сезонна зміна, про яку варто знати.
Також переконайтеся, що ваші партнери в ланцюжку постачання добре підходять. Підтримка позитивних стосунків у ланцюжку постачання має вирішальне значення для успіху вашої компанії. І, що найголовніше, це покращує загальний досвід споживачів. Перш ніж вибрати партнерів, проведіть ретельне дослідження.
Висновок
Відстеження запасів може покращити або зруйнувати ваш бізнес. Однак за допомогою правильної стратегії та ресурсів ви можете керувати запасами, водночас розвиваючи свій бізнес і забезпечуючи виняткову взаємодію з клієнтами. Точне відстеження запасів дає змогу приймати більш обґрунтовані рішення на основі даних щодо збалансування попиту та пропозиції, оцінки часу виконання продукту та оптимізації ланцюжка поставок.
Вибір найкращої системи відстеження запасів, яка допоможе вам керувати бізнесом електронної комерції, є важливим рішенням. Маючи щодня більше сайтів для покупців онлайн, відстеження запасів може допомогти вашій фірмі легко привернути увагу клієнтів.
Статті по темі
- НАЙКРАЩІ ПРОГРАМИ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ЗАПАСАМИ У 2023 РОЦІ
- УПРАВЛІННЯ ТА СИСТЕМА КОНТРОЛЮ ЗАПАСІВ: найкращі практики
- Найкращі 15+ СИСТЕМ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ у 2023 році (+ безкоштовні опції)
- ТРЕКЕР ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: значення, безкоштовне програмне забезпечення та таблиця
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЕКТІВ: огляди 25 найкращих програм для відстеження проектів
посилання
