Основним обов’язком будь-якого власника роздрібної торгівлі, великого чи маленького, є переконатися, що належні запаси доступні в потрібній кількості. Щоб виконати цей обов’язок, ваша система управління запасами повинна мати точне відстеження запасів. У цій статті пояснюється, що таке система відстеження запасів зі штрих-кодом. Це також дає вам корисну інформацію про систему відстеження запасів для малих підприємств і роздрібних систем відстеження запасів.
Система відстеження запасів
Практика компанії, яка регулярно відстежує кожен товарний запас, яким вона володіє, називається відстеженням запасів. Хоча термін «запаси» має багато значень, найбільш типовими з них є «сировина», «незавершена продукція» та «готові до продажу» товари. Ви отримуєте доступ до таких даних, як ваші точні рівні запасів, місцезнаходження кожного товару чи артикула, актуальні статуси доставки та іншої інформації, пов’язаної з запасами, за допомогою відстеження запасів. Кожне місце компанії, яке взаємодіє з інвентарем, має відстеження запасів, включаючи виробничі та виробничі фірми, склади, торгові точки тощо.
Ще ніколи не було так важливо переконатися, що клієнти можуть придбати те, що вони хочуть, з найменшою кількістю праці, особливо з гігантами роздрібної торгівлі в Інтернеті, що ставить під великий тиск малі фірми в секторі електронної комерції. Якщо клієнти не можуть знайти те, що вони шукають, вони, безсумнівно, знайдуть це досить легко на замовлення конкурента, який вам буде важко повернути.
Тому вкрай важливо ефективне управління запасами. Щоб належним чином контролювати рівень запасів і враховувати зміни споживчого попиту, ваша система управління запасами також має відповідати цьому завданню. Однак для того, щоб максимізувати життєву цінність клієнта та задовольнити зростаючі очікування споживачів, це важливо.
Система відстеження запасів штрих-кодів
Ефективним способом відстеження запасів для компаній є використання системи відстеження запасів за штрих-кодом. Коли продукт містить штрих-код, він сканується та негайно синхронізується з програмним забезпеченням для керування запасами за допомогою портативного мобільного пристрою.
Хоча керування запасами вручну або за допомогою електронних таблиць є варіантом, це трудомістко і може призвести до людських помилок. З цієї причини багато компаній використовують штрих-кодування, щоб ефективніше керувати своїми запасами. Існує два типи системи відстеження запасів штрих-кодів:
#1. 1D штрих-коди
Споживчі товари часто мають одновимірні штрих-коди, які є найпоширенішим типом штрих-кодів. Етикетки для одновимірних штрих-кодів мають характерний дизайн із вертикальних чорних ліній на білому тлі. Міжрядковий інтервал дозволяє сканеру штрих-кодів розпізнавати інформацію про продукт.
# 2. Штрих-коди 2D
Для кодування даних у двовимірних штрих-кодах використовуються візерунки з точок, квадратів та інших форм. Ці штрих-коди можуть містити більше даних, ніж одновимірні штрих-коди, як-от інформація про веб-сайт, фотографії та аудіо, завдяки своїм складним макетам. Люди можуть сканувати QR-коди своїми смартфонами, щоб отримати доступ до веб-сайтів, що робить їх одним із найпоширеніших типів 1D штрих-кодів.
Як працює відстеження запасів штрих-кодів?
Придатність системи інвентаризації штрих-кодів для вашої компанії має бути встановлена перед впровадженням. Ця система, ймовірно, буде корисною, якщо ви наглядаєте за будь-якою фізичною інвентаризацією.
- Ви зберігаєте запаси на складі: працювати з сотнями чи навіть тисячами продуктів без механізму їх відстеження може бути складно.
- Штрих-коди необхідні для продуктів, які купують у вас ваші постачальники або продавці, навіть якщо ви можете працювати без системи управління запасами, яка використовує штрих-коди.
Чому використовується відстеження запасів штрих-кодів?
Коли фірма стає все більш складною, деякі завдання повинні бути автоматизовані, щоб не відставати від попиту. З двох причин контроль запасів підходить до цієї категорії:
- Підрахунок запасів вручну втомлює та споживає ресурси, які можна використати для більш продуктивних зусиль.
- Підтримка рівня запасів вручну збільшує ймовірність людських помилок, що може призвести до дорогих помилок, упущень і втрати матеріалу.
Обидві ці проблеми можна вирішити за допомогою системи штрих-кодування. Ви можете швидко оновити свої інвентаризаційні записи, відсканувавши штрих-код, а не вручну вводити артикули в електронну таблицю. За час, який знадобиться для ручного введення кількох символів, ви можете відстежувати десятки елементів.
Як почати використовувати систему відстеження запасів штрих-кодів для малого бізнесу
Ось як використовувати систему відстеження запасів зі штрих-кодом для малого бізнесу:
#1. Створіть свої SKU
Настав час створити базу даних ваших складських одиниць (SKU) або універсальних кодів продуктів (UPC), щоб спростити управління запасами. Кожен предмет в інвентарі повинен мати один або кілька таких дескрипторів:
- Розміри товару
- Вартість покупки
- Мінімум, який вам потрібен для вашого інвентарю
- Фізичний опис предмета
#2. Виберіть систему відстеження запасів за штрих-кодом
Без програмної системи для управління запасами штрих-коди марні. Щоб зменшити кількість помилок і ще більше автоматизувати процеси вашої компанії, QuickBooks Enterprise містить можливості сканування штрих-кодів.
#3. Виберіть типи штрих-кодів, які ви хочете використовувати
Вибір штрих-коду залежить від того, скільки даних потрібно закодувати в них. 1D штрих-коди повинні бути достатніми, якщо вам потрібно лише відстежувати невелику кількість даних і мати невелику кількість інвентарю.
#4. Зробіть штрих-коди зараз
Щоб створити штрих-коди, які підходять до вашого інвентарю, скористайтеся системою програмного забезпечення для інвентаризації. Генератор штрих-кодів у QuickBooks Enterprise генерує спеціальний код для кожного товару.
#5. Додайте штрих-коди на свій інвентар
Цей крок є найпростішим і найважливішим у процедурі. Використовуйте принтер штрих-кодів, щоб надрукувати етикетки, а потім приклеїти їх до кожного товару. Переконайтеся, що тег видно, щоб його можна було швидко відсканувати.
Система відстеження запасів для малого бізнесу
Оскільки ми знаємо важливість системи відстеження запасів для малого бізнесу, чому б не придбати її для свого малого бізнесу вже сьогодні? Плутаєтеся щодо того, який вибрати? Ось система відстеження запасів для малого бізнесу, яку ви можете використовувати:
#1. Періодичне управління запасами
Якщо ви шукаєте альтернативу щоденному управлінню запасами, подумайте про перехід на систему періодичної інвентаризації. Це може відбуватися кожного тижня, кожного місяця, кожного кварталу або кожного року. Вам не потрібне програмне забезпечення для управління запасами для системи. Натомість кожен товар в інвентарі підраховується вручну та записується в записи в журналі.
Перевага впровадження періодичної системи управління запасами полягає в тому, що її легко налаштувати та підтримувати. Тому він ідеально підходить для малих підприємств, які не мають значних запасів.
#2. Постійне управління запасами
Системи управління запасами постійно ведуть облік запасів. Це означає, що коли речі купуються або надходять нові запаси, зміни рівнів запасів виконуються автоматично, а покупки та повернення негайно реєструються у ваших облікових записах запасів. Підприємствам потрібне програмне забезпечення, як правило, POS-система або програмне забезпечення для керування запасами, щоб використовувати постійну систему.
Основні переваги постійної системи управління запасами полягають у відсутності необхідності створювати записи про закриття та завжди перегляді найновішої інформації про рівні запасів, що допомагає організаціям замовляти лише правильну кількість товарів.
#3. Система відстеження запасів штрих-кодів
Кожен проданий продукт ідентифікується номером за допомогою систем інвентаризації штрих-кодів. Виробник і постачальник товарів, їх місцезнаходження, вага, кількість кожного товару на складі та інші деталі можуть бути представлені номерами штрих-коду.
Використання систем інвентаризації штрих-кодів пов’язане з поточною інвентаризацією. Програму інвентаризації можна використовувати для сканування унікального штрих-коду кожного продукту під час його купівлі, продажу чи транспортування. Це миттєво змінює рівень запасів та інші дані.
#4. Системи радіочастотної ідентифікації (RFID).
Радіохвилі передаються від пристрою зчитування до мітки (маленького мікрочіпа) за технологією RFID. Дані бирки, які часто включають інвентарний ідентифікаційний номер або дані про продукт, як-от номери запасів і партій, а також дати виробництва, зчитуються зчитувачем.
Системи штрих-кодів вдосконалені системами інвентаризації RFID. Їм не потрібне сканування в зоні прямої видимості, і вони можуть зчитувати мітки на відстані 40 футів. Через це системи RFID є підходящим варіантом для компаній, які мають великі склади, багаторівневі склади або об’єкти розподілу.
Система відстеження роздрібних запасів
За допомогою системи відстеження запасів роздрібної торгівлі ви можете належним чином і ефективно керувати своїми товарами. Системи управління запасами використовуються роздрібними продавцями для оптимізації та автоматизації процесу інвентаризації для щоденних операцій магазину.
Управління замовленнями на закупівлю, попередження про низькі запаси, замовлення на передачу, групування, інвентаризація в кількох місцях, багатоканальна синхронізація запасів, розподіл витрат на посадку, аналіз запасів і можливості звітування про запаси є загальними функціями програмного забезпечення. Ви можете відстежувати свій інвентар, синхронізувати продажі та рівень запасів, а також визначати, що і коли поповнювати. Ваш ланцюжок постачання стане ефективнішим, а ефективність продажів підвищиться завдяки компетентній системі управління роздрібними запасами. Ось система відстеження роздрібних запасів, яку вам потрібно знати
#1. Magestore
Надійна система управління запасами включена в систему точки продажу (POS), відому як Magestore. Він є рідним для Magento та добре працює для багатоканальних магазинів для синхронізації всіх каналів розподілу та продажу. Завдяки простому доступу з будь-якого пристрою та веб-переглядача ви можете централізувати всі дії та дані в одному сервері. Це надає вашому роздрібному магазину гнучкості та безпеки.
№ 2. Shopify
Незалежно від місця розташування платформа електронної комерції Shopify дозволяє власникам бізнесу продавати більше своїх товарів онлайн. Він надає віртуальну вітрину магазину з професійними темами та веб-конструктор веб-сайтів, де ви можете керувати списками продуктів і розвивати свій бренд.
Він має репутацію постачальника простих варіантів оплати, безперебійних інтерфейсів та ефективного операційного керування, включаючи моніторинг продукту, управління магазином і статистику ефективності. Основні функції контролю запасів для роздрібних торговців забезпечує система управління запасами Shopify, яка входить до складу пакету.
#3. Lightspeed Retail
Для невеликих роздрібних магазинів Lightspeed поєднує програмне забезпечення для управління запасами та торгових точок. Завдяки зв’язку між замовленнями, розміщеними особисто та в Інтернеті, Lightspeed, платформа, розроблена виключно для звичайних та онлайн-магазинів, допомагає компаніям відстежувати їхні запаси та продажі. Це повне мобільне хмарне рішення, яке покращує керування вашими магазинами та обслуговування клієнтів, одночасно оптимізуючи ваш ланцюг поставок.
Lightspeed Retail надає чудове програмне забезпечення для управління запасами на додаток до своєї основної пропозиції, якою є точка продажу. Разом із кількома з’єднувачами він може керувати замовленнями на купівлю, підтримувати запаси та виконувати замовлення клієнтів. За допомогою ноутбука, iPad або мобільного телефону ви можете керувати запасами, клієнтами, персоналом і продажами.
#4. Площа для Роздріб
Хмарна торговельна система для роздрібних торговців під назвою Square for Retail має функціональні можливості, подібні до програмного забезпечення роздрібної торгівлі. Square надає власникам магазинів відповідну статистику та дані, швидко обробляє транзакції та спрощує керування запасами. Ця система управління запасами є найбільш широко використовуваною та рекомендованою для нових власників бізнесу. Для організацій роздрібної торгівлі Square пропонує повну службу реєстрації, низку потужних функцій і простий у використанні інтерфейс.
Контроль запасів, обробка платежів, управління відносинами з клієнтами, звітність і управління персоналом є важливими функціями. Будь-яке обладнання Square можна інтегрувати з вбудованою функцією обробки платежів Square.
#5. Vend POS
Vend — це програмне забезпечення для POS та роздрібної торгівлі, яке працює в хмарі та може масштабуватися для будь-якого бізнесу в секторі роздрібної торгівлі. Це може допомогти вам керувати своїм бізнесом у магазині, в Інтернеті та в дорозі, незалежно від того, керуєте ви малим, середнім чи великим роздрібним закладом. У програмному забезпеченні доступна велика різноманітність можливостей для керування продажами, запасами, інформацією про клієнтів і взаємодією з клієнтами. Він має спеціальну програму для пристроїв iOS і сумісний з різними гаджетами, включаючи ПК, Mac і iPad.
Для власників роздрібного бізнесу Vend фактично діє як єдиний магазин. Його ціни є справедливими та досить гнучкими, щоб задовольнити потреби та ресурси різних компаній.
Що саме відстежується?
Як правило, система відстеження запасів може стежити за такими даними:
#1. Поточна кількість запасів
Кількість кожного ресурсу, яким ви володієте, відображається цим числом. Цю інформацію потрібно постійно оновлювати, щоб ви могли визначити, чи достатньо у вас запасів для всіх ваших бізнес-операцій, включаючи виробництво нових продуктів і виконання замовлень клієнтів. Крім того, додаткові дані, які відстежуються, базуються на рівнях ваших запасів.
#2. Розташування для запасів
Ваші запаси не повинні залишатися на одному місці надто довго, навіть у найкращому випадку. (Якщо це так, то він або перетворився на повільно оборотний або мертвий запас.) Щойно інвентар досягає вашого складу, він переміщується, сортується та класифікується, потім зберігається та, нарешті, витягується та передається на наступний крок у вашому ланцюжку поставок. Оскільки ваші запаси не залишаються постійно в одному місці, дуже важливо стежити за їхнім розташуванням, щоб ви могли швидко знайти їх у надзвичайній ситуації.
#3. Точність інвентаризації
Співвідношення між кількістю запасів, які відстежуються, та кількістю запасів, які фізично знаходяться у вашому розпорядженні, називають KPI (ключовим показником ефективності). Хоча ідеально, щоб обидва числа збігалися, можуть виникати відмінності через такі проблеми, як крадіжка, пошкодження, помилки в розрахунках і брак постачальників. Ви можете оцінити розмір цих відмінностей, подивившись на точність інвентаризації. Для ефективної роботи ваших бізнес-процесів точність інвентаризації так само важлива, як і рівень запасів.
#4. Витрати на транспортування
Це загальна сума грошей, витрачена на зберігання, зберігання та володіння вашим товаром. Ви повинні врахувати, скільки ви витрачаєте на безпеку, персонал, зберігання та пов’язані з цим витрати. Ви можете визначити, як довго ваша компанія може зберігати цей інвентар, перш ніж ви почнете втрачати гроші в результаті, подивившись на свої поточні витрати. Двома основними причинами високих транспортних витрат є запаси, що повільно обертаються, і мертві запаси, тому вам потрібно буде знайти спосіб вивезти або продати речі, якщо ви хочете знизити свої транспортні витрати.
#5. Оцінка запасів
Під час підготовки фінансової звітності компанії ця процедура використовується для визначення вартості непроданих запасів. Ваші запаси, що залишилися, отримують фінансову вартість через оцінку запасів, яка має бути включена до вашого балансу. Крім того, це можна використовувати для розрахунку оборотності запасів.
#6. Рух запасів
Швидкість, з якою ваші товари продаються, відома як оборотність запасів. Сильніші продажі позначаються більшим значенням, а гірші продажі позначаються нижчим значенням. Якщо ваша компанія працює добре або якщо ваш підхід до продажів потрібно вдосконалити, оборотність запасів може повідомити вам. Щоб визначити свій, скористайтеся нашим безкоштовним калькулятором оборотності запасів.
#7. Переставити рівні
Точний рівень запасу для певного товару, нижче якого його потрібно поповнити або замінити, відомий як точка повторного замовлення або рівень. Точки повторного замовлення необхідні, щоб уникнути дефіциту товару (ситуацій, коли у продавця закінчується запас).
Навіщо потрібна система відстеження запасів?
Система відстеження запасів необхідна тому, що:
#1. Покращена видимість запасів
За допомогою відстеження запасів ви можете відстежувати кожен із своїх продуктів, коли вони переміщуються вашим складом або сховищем, від моменту їх надходження до моменту відправлення. Таким чином, ви матимете доступ до інформації про поточне місцезнаходження кожного продукту, рівень запасів, відповідні замовлення на купівлю та продаж тощо.
#2. Запобігайте дефіциту
Ви можете визначити, чого у вас немає, і вчасно поповнити свій запас, якщо у вас є точний підрахунок вашого майна. Роблячи це, ви можете запобігти вичерпанню запасів і втраті цінних продажів. В опитуванні Peoplevox 34% компаній сказали, що вони доставляли замовлення із запізненням, оскільки у них не було товарів на складі, навіть якщо вони не знали про це під час розміщення замовлення.
#3. Покращені прогнози запасів
Ви можете передбачити, скільки запасів вам знадобиться для задоволення майбутнього попиту, якщо у вас є точний підрахунок ваших запасів у різні моменти протягом року. Це може допомогти вам зробити розумний вибір покупок і запобігти надлишку або недостатньому запасу. Відповідно до аналізу McKinsey & Company, підприємства можуть заощадити свої витрати на запаси на 10%, уникаючи надлишку та недостачі запасів.
#4. Відстеження кількох місць
Підприємствам може бути складно відстежувати свої запаси, якщо вони використовують різні склади чи приміщення для зберігання своїх товарів. Якщо у вас кілька складів, ви матимете довші рядки інформації про місцезнаходження, більше місць, де можна втрачати товари, більше місць для підрахунку полиць, більше сайтів для організації доставки тощо. Ось чому деякі системи дозволяють відстежувати численні магазини з одного інтерфейсу. Складність цих даних можна значно зменшити, якщо мати доступ до всіх даних в одному місці.
#5. Швидше виявлення помилок
Ви можете помітити відхилення на ранній стадії, незалежно від того, чи є вони помилками, падінням чи зростанням продажів або непередбаченими витратами, постійно відстежуючи рівень своїх запасів. Якщо ви можете визначити ці проблеми до того, як вони стануть серйозними, ви зможете їх вирішити.
Незважаючи на те, що моніторинг запасів виглядає досить простою операцією, це може бути досить складно, коли задіяно більше продуктів, як це відбувається у великих фірмах. Ручне відстеження ваших речей більше не є можливістю після певного моменту. У цій ситуації може допомогти метод відстеження запасів. Програмне забезпечення, яке допомагає вам відстежувати рух і місцезнаходження ваших запасів, називається системою відстеження запасів. Навіть якщо деякі автономні системи використовуються лише для відстеження запасів, більшість систем відстеження запасів насправді є компонентом програмного забезпечення для керування запасами.
Яка найкраща програма для відстеження запасів?
Ось найкраща програма для відстеження запасів:
- Найкраще в цілому: Cin7 Orderhive.
- Найкраще для компаній B2B: inFlow.
- Найкраще для роздрібних магазинів: Lightspeed Retail.
- Найкраще для ресторанів: верхнє обслуговування.
- Найкраще для виробництва: Megaventory.
- Найкращий безкоштовний варіант: Zoho Inventory.
Який найпростіший спосіб відстежувати запаси?
Використання надійної, зручної програмної системи керування запасами є найкращим способом відстеження ваших запасів. Ви також можете використовувати штрих-коди та QR-коди для автоматизації трудомістких, схильних до помилок операцій, отримання сповіщень у реальному часі, додавання важливих фотографій до списку інвентарю тощо за допомогою програмного забезпечення для керування запасами.
Як керувати запасами в Excel?
Ось як керувати запасами в Excel:
- Уникайте пасток і помилок з інвентаризацією Excel
- Оновіть негайно
- Використовуйте хмару
- Витратьте час на консолідацію даних
- Перегляньте свої дані
- Аудит та огляд
- Знати, коли оновити
Які 5 кроків до ефективної системи інвентаризації?
Нижче наведено 5 кроків до ефективної системи інвентаризації:
- Створіть систему для отримання точної та доступної інформації про свій інвентар
- Створіть унікальний процес, адаптований до типу вашого бізнесу
- Слідкуйте за сучасними тенденціями в галузі
- Будьте готові до коливань попиту та пропозиції
Останні думки
Навіть за найкращих обставин може бути важко залишити своїх споживачів задоволеними. Ця складність тільки зростає. Правильне програмне забезпечення для керування запасами може надати вам масу переваг, таких як покращена продуктивність, більша ефективність і чіткіша видимість. Тим не менш, справжні переможці будуть несвідомо вашими споживачами через ці переваги.
Статті по темі
- НАЙКРАЩІ ПРОГРАМИ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ЗАПАСАМИ У 2023 РОЦІ
- Найкращі 15+ СИСТЕМ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ у 2023 році (+ безкоштовні опції)
- УПРАВЛІННЯ ТА СИСТЕМА КОНТРОЛЮ ЗАПАСІВ: найкращі практики
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЗАПАСАМИ: Як створити систему управління запасами Excel
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЕКТІВ: огляди 25 найкращих програм для відстеження проектів
посилання
