Щоб зберегти законність вашої компанії та безпеку ваших співробітників, важливо забезпечити дотримання кадрових вимог. Щоб зменшити юридичний ризик компанії, спеціальна група відділу кадрів або призначена особа з кадрів відповідає за узгодження різних федеральних і державних правил і норм. HR допомагає запобігти потенційним зобов’язанням, штрафам і протиріччям, які таким чином можуть завдати шкоди репутації компанії. У цій публікації ми розповімо про те, що означає відповідність кадровим вимогам, її роботу, навчання, програмне забезпечення та її важливість.
Котимося далі!!!
Відповідність HR
Розробка політики та процедур, які гарантують, що ваша фірма дотримується чинного законодавства про працю та працевлаштування, відома як відповідність кадровим вимогам. Відділ кадрів не лише перевіряє, чи робочі правила відповідають державному та місцевому законодавству, але й забезпечує дотримання правил, щоб гарантувати їх дотримання всіма працівниками.
Оскільки всі роботодавці зобов’язані дотримуватися своїх юридичних зобов’язань, дотримання кадрового законодавства має важливе значення для вашої компанії. Недотримання вимог може призвести до штрафів, штрафів або навіть судових позовів, які можуть бути шкідливими для бізнесу. Іншими словами, для того, щоб захистити свою компанію, керівники відділу кадрів повинні надавати пріоритет дотриманню кадрових вимог.
У HR існують численні варіанти спостереження. Ми почнемо з чотирьох:
- Дотримання законодавчих норм: дотримання законодавчих норм передбачає застосування на практиці та дотримання встановлених урядом правил щодо зайнятості та робочого місця.
- Відповідність нормативним вимогам: ця тема іноді збігається з відповідністю законодавчим вимогам, але є різниця в тому, що ваш бізнес повинен дотримуватися нормативних актів певного регуляторного органу.
- Дотримання договірних зобов’язань: як і повинно бути, дотримання договірних зобов’язань означає дотримання вашою організацією правил і умов, яким вона підпорядковується.
- Відповідність профспілковому законодавству: певні підприємства можуть співпрацювати з профспілковими працівниками. Гільдія кіноакторів, наприклад, представляє майже 100,000 XNUMX акторів і техніків.
Вакансія відділу кадрів
Нижче наведено кілька вакансій, на яких ви можете працювати як посада відділу кадрової відповідності:
#1. Посада менеджера з відділу кадрової відповідності, аудиту та політики
Оскільки Workday є основою міжпідрозділового відділу глобальних операцій з персоналом, Flutter зараз здійснює захоплюючий перехід у відділ кадрів. Бренди та підрозділи Flutter отримають високоякісні послуги та гнучкі, масштабовані HR-рішення від цього центру передового досвіду для людей. Для стимулювання та підтримки ініціатив у таких сферах, як винагорода; талант, залучення, навчання; аудиту, політики та відповідності, нова функція підтримки спеціалізованих служб співпрацюватиме з експертними групами кадрів.
#2. Вакансія Радник з кадрового забезпечення
Ця посада, яка підпорядковується менеджеру відділу спільних послуг з персоналу, відповідає за виконання всіх необхідних адміністративних завдань з управління персоналом, включаючи наймання, звільнення та проведення всіх необхідних нормативних перевірок. Обрана особа матиме строковий контракт на 12 місяців і матиме можливість працювати як в офісі, так і вдома.
#3. Стажер відділу кадрової відповідності – 12 місяців роботи
Стажер із відповідності кадровим питанням допомагатиме з багатьма ініціативами із відповідності кадровим вимогам у Великій Британії та Західній Європі, працюючи разом із менеджером з відповідності кадровим питанням у Західній Європі та аналітиком відповідності з кадрових питань Великобританії. Виконуватимуться різноманітні завдання, як-от перегляд політики, відповіді на спеціальні запитання співробітників і допомога з реєстраційною документацією. Крім того, знадобиться допомога з віддаленими аудитами місць для перевірки дотримання національних законів і кадрових політик і процедур SLB. Це буде практична посада, тому ідеальний кандидат повинен бути дуже зацікавлений у дотриманні законодавства та трудовому законодавстві в цілому.
#4. Робота спеціаліста з комплаєнсу та кадрів
Посада вимагає поєднання аналітичних здібностей, знання вимог бізнесу, високої комерційної обізнаності, гострих адміністративних здібностей і гострого ока на деталі. Поряд із життєрадісним ставленням до справи, попередній досвід роботи з ISO 13485 або 9001 буде великою перевагою.
#5. Вакансія HR Onboarding & Compliance Officer
Ви можете спілкуватися з медсестрами, лікарями та іншими медичними працівниками під час роботи з їхніми заявами на імміграцію, заявами на право на роботу, перевірками DBS, довідками та допусками з професійної гігієни в рамках вашої швидкоплинної командної роботи. Щоб гарантувати, що всі перевірки перед працевлаштуванням завершено до запланованої дати початку, ви складатимете трудові договори та працюватимете під тиском. Ви, як початкова особа для контакту з новими працівниками, відповідатимете за встановлення стосунків із ними та їхнім новим керівником.
#6. Координатор кадрів / HR адміністратор Вакансія
Роль координатора відділу кадрів полягає в тому, щоб керувати процесом і готувати документацію для пропозицій про роботу, нових наймів, співробітників, що звільняються, випробувальних термінів і просування по службі, а також забезпечувати координацію та адміністративну допомогу для відділу кадрів. допомога у виконанні завдань, пов’язаних із співробітниками, для бізнес-партнерів відділу кадрів та керівників бізнес-підрозділів.
Навчання відповідності персоналу
Таким чином, навчання відповідності персоналу – це процес інформування працівників про правила та норми, які впливають на їхні повсякденні робочі обов’язки. Це допомагає запобігти проблемам на робочому місці, наприклад організаціям, які порушують закон. Щоб регулювати діяльність і робочі місця, були введені жорсткі федеральні та державні правила, закони та правила. Ці критерії відповідності зазнають щорічних змін у певних областях. Необхідно проводити регулярне навчання, щоб переконатися, що роботодавці та працівники завжди інформовані про ці правила.
Чому таке важливе навчання відповідності HR?
Люди часто піддаються своїм упередженням і діють так, що призводять до дезорганізованих ситуацій. Пропонуючи тренінги щодо відповідності кадровим вимогам, кожен працівник має точку реєстрації. Щоб запобігти образливій, шкідливій та руйнівній поведінці, як-от переслідування та дискримінація, навчання комплаєнсу у вашій фірмі має лише одну функцію — відповісти на запитання.
Нешанобливу та неналежну поведінку людей по відношенню до конкретних працівників можна стримати, якщо їм спеціально повідомити, що така поведінка заборонена, що дозволить їм залишатися зосередженими на своїх робочих обов’язках. Навчання з питань відповідності кадровим вимогам також гарантує однаковість у тому, як у вашій компанії помічаються, повідомляються, перевіряються та документуються факти переслідування та дискримінації.
Таким чином, першим і найважливішим кроком у створенні приємного, продуктивного робочого середовища та культури чесності, довіри та комплаєнсу є навчання дотримання кадрового законодавства. Регулярне навчання комплаєнсу також може допомогти вам захистити свій бізнес від будь-яких судових позовів, які можуть подати потенційні працівники.
Які теми мають бути висвітлені на курсі з відповідності кадровим вимогам?
Вашою першочерговою метою має бути роз’яснення кожному працівнику того, що таке переслідування, дискримінація та насильство на робочому місці. Ваші люди повинні дізнатися, яка поведінка є неприйнятною під час навчання. Необхідно підкреслити, що про неналежну поведінку необхідно повідомляти, і пояснити наслідки такої діяльності. Процес повідомлення про переслідування, напади та дискримінацію має бути дуже конкретним.
Ваші керівники з підбору персоналу повинні отримати вказівки не згадувати ці риси безпосередньо під час співбесіди та процесу відбору або брати їх до уваги під час прийняття будь-яких кадрових рішень.
Як часто працівники повинні проходити навчання з дотримання норм?
Для нинішніх співробітників зазвичай обов’язково принаймні раз на рік проводяться тренінги щодо відповідності кадровим вимогам. Однак нові наймані працівники завжди повинні проходити індивідуальне навчання дотримання вимог. Вважайте, що ви вже проходили тренінги щодо відповідності персоналу; у такому випадку ви, швидше за все, матимете всю необхідну інформацію, наприклад файли PDF або довгі відеолекції. Їх можна використовувати для регулярного підвищення кваліфікації вашого персоналу, щоб вони могли постійно пам’ятати про відповідність вимогам.
Чи потрібно здійснювати моніторинг та документування навчання комплаєнсу HR?
Можна продемонструвати відповідність галузевим або державним стандартам, ведучи суворі записи, які демонструють, що ваш бізнес пройшов навчання відповідності персоналу. Отже, ви повинні задокументувати, коли було завершено кожне навчання з комплаєнсу для вашого персоналу. Найпростішим рішенням є використання системи керування навчанням для відстеження та керування записами про відповідність і навчання. Як альтернативу, ви можете записати аркуш для входу з класу, який ви надаєте викладачу.
Як навчання відповідності персоналу може надихнути працівників на участь?
З огляду на те, наскільки важливо для працівників підтримувати комплаєнс, навчанням комплаєнсу слід приділяти однакову увагу. Участь у керівній команді вашої компанії – це найшвидший спосіб забезпечити повне залучення робочої сили. Наприклад, коли генеральний директор час від часу бере участь у навчанні, співробітники відразу визнають його важливість. Крім того, ступінь участі та загальна відвідуваність тренінгу може бути пов’язана з оцінками співробітників. Незважаючи на те, що цей захід може здатися надмірно суворим, він спрацює. Правда полягає в тому, що успіх вашої організації залежить від впровадження комплексного навчання відповідності.
Програмне забезпечення відповідності персоналу
Кожне з рішень керування відповідністю в цьому списку працює дещо по-різному. Той, який підходить саме вам, залежатиме від вимог вашої компанії. Нижче наведено стислий огляд кожного програмного забезпечення для керування відповідністю. Ось деякі з видатних функцій кожної програми, а також знімки екрана, на яких показано інтерфейс користувача.
#1. Програмне забезпечення відповідності персоналу: Deel
Deel — це найсучасніший інструмент подання кадрів, який допомагає підприємствам переконатися, що їхній персонал працевлаштований і оплачується відповідно до регіональних законів і правил. Усі основні сфери відповідності, включаючи безпеку, трудове законодавство, нарахування заробітної плати, пільги та імміграцію, охоплюються можливостями програмного забезпечення, які включають затвердження робочих процесів, керування документами та звітність.
Deel пропонує різноманітні функції, які полегшують користувачам керування відповідністю для підприємств. Інтеграція з популярними програмними рішеннями для управління персоналом є одними з останніх нових можливостей, які спрощують імпорт і експорт даних відповідності. Популярні програми, зокрема Ashby, SCIM, Hibob, Expensify, Greenhouse, Netsuite, Okta, OneLogin, Quickbooks, Xero, Workday, BambooHR і Workable, мають інтеграцію. Deel також включає відкритий API для полегшення індивідуальної інтеграції.
#2. Програмне забезпечення відповідності персоналу: iSpring Learn
За допомогою iSpring Learn ви можете здійснити адаптацію максимально ефективно та підвищити рівень навчання своїх співробітників. Усі необхідні документи можна сканувати, PPT-презентації конвертувати в онлайн-версію, завантажувати на сайт і роздавати новим працівникам. Крім того, розробіть онлайн-навчальні курси та організуйте їх у навчальні маршрути. Ви можете отримувати найретельніші та вичерпні звіти про прогрес учнів від iSpring Learn для конкретної особи, підрозділу чи всієї команди. Ви можете визначити сильні сторони працівника та області для вдосконалення, його готовність освоювати нові навички та інші важливі деталі, які допоможуть вам визначити, чи варто їм залишатися в компанії після періоду випробування, і як найкраще розвивати їх, щоб досягти своїх повний потенціал.
Ваша система кадрів, система ERP, корпоративний портал та інші системи повністю інтегровані з iSpring Learn. Ця платформа пропонує інтеграцію з ADP, zoom, BambooHR, Salesforce і Workday. Ви можете створювати унікальні інтеграції з іншими продуктами, якими ви, можливо, користуєтеся завдяки REST/SOAP API.
#3. Програмне забезпечення відповідності HR: Homebase
Використовуючи автоматичні оновлення та інші можливості моніторингу відповідності, Homebase — це комплексне програмне забезпечення для роботи з персоналом, яке дозволяє невеликим компаніям бути в курсі правил відповідності та праці. Homebase допомагає підприємствам дотримуватися місцевого, державного та федерального законодавства про працю, зберігаючи необхідні дані картки робочого часу, відстежуючи перерви та понаднормову роботу, щоб переконатися, що вона не перевищує дозволених лімітів.
Закон про справедливі трудові стандарти вимагає, щоб роботодавці в організаціях, що базуються в США, розміщували плакати з трудовим правом на своїх робочих місцях. Homebase надасть вам оновлений плакат, щоб спростити процедуру та переконатися, що ви завжди дотримуєтеся вимог, коли змінюється трудове законодавство, а також надсилатиме вам автоматичні попередження про відповідність. Щоб ваші записи про навчання відповідали вимогам, він також автоматично сповіщає користувачів, коли закінчується термін дії сертифікатів співробітників. Низка відомих HR-платформ, у тому числі Gusto, Quickbooks, ADP, Rippling, Square Payroll, Paychex і SurePayroll, а також низка постачальників торгових точок мають можливості інтеграції.
#4. Програмне забезпечення відповідності персоналу: Diligent ESG
Diligent — це програма для управління якістю та управління, ризиків і відповідності (GRC) із функціями, створеними для різноманітних галузей, зокрема охорони здоров’я та банківської справи. Функції комплаєнсу заохочують правову поведінку серед працівників і надають HR корисну інформацію. Старанно протидіяти ціноутворенню та просуванню. Однак через веб-сайт ви можете запитати більше деталей. Управляти відповідністю та ризиками просто. Програмне забезпечення допомагає відділу кадрів стежити за діяльністю, щоб завчасно виявити невідповідність. Наприклад, він негайно приверне вашу увагу до потенційних конфліктів інтересів, щоб ви могли діяти до того, як вони стануть проблемою. Крім того, ви можете розробити відповідні правила та впровадити їх для всього персоналу вашої організації.
#5. Програмне забезпечення відповідності HR: Cornerstone OnDemand
Cornerstone — це надійна програмна система управління кадровими кадрами, орієнтована на дотримання вимог. Вони допомагають зменшити ризики для всієї вашої фірми. Продукт чудово допомагає працівникам у навчанні відповідності. Щоб переконатися, що кожен виконує уроки, що стосуються його професій, ви можете автоматизувати навчальні маршрути на основі ролей.
Співробітники можуть легко отримати доступ до навчання за допомогою інформаційної панелі співробітників на ПК або мобільному пристрої. Після завершення необхідних програм вони можуть отримати доступ до додаткових курсів для продовження навчання. Тим часом відділ кадрів може відстежувати статистику, як-от завершення курсу, за допомогою інформаційної панелі. Інструмент стежить за діями, які ви виконуєте для підтримки відповідності. Щоб переконатися, що ви готові до розслідувань, скористайтеся цим журналом аудиту. Ви можете повідомити цю інформацію керівникам за допомогою настроюваних звітів.
Важливість відповідності HR
Тепер ми побачили, що таке кадрова відповідність, давайте розглянемо її важливість:
#1. Важливість дотримання кадрового законодавства: уникнення штрафних санкцій і юридичних проблем
Зовнішній аудит вашого бізнесу може відбутися в будь-який час. Мета зовнішнього аудиту відповідності полягає в тому, щоб перевірити, наскільки ваша компанія виконує вимоги законодавства під час проведення аудиту. Ви можете запобігти юридичним проблемам і заощадити гроші для своєї компанії, дотримуючись різних законів і правил, які стосуються вашої галузі.
#2. Важливість відповідності кадровим вимогам: підтримка репутації компанії
Випадки невідповідності, такі як неправильна класифікація працівників або відсутність безпеки на робочому місці, часто обговорюються в засобах масової інформації та можуть зашкодити вашій репутації як компанії та як роботодавця. Це додатково вплине на ваші стратегії найму, утримання та довіри клієнтів.
#3. Важливість відповідності кадровим вимогам: створення фантастичного робочого місця
Створення атмосфери, де ваші працівники почуватимуться в безпеці та зможуть довіряти вам як роботодавцю, потребує дотримання кадрових вимог.
Як можна забезпечити відповідність кадровим вимогам?
Ваша фірма буде краще підготовлена до довгострокового успіху, якщо ви будете дотримуватись найкращих практик дотримання кадрових вимог.
#1. Зверніть увагу на вимоги відповідності, які вас турбують.
Закони та вказівки, яких ви повинні дотримуватися, залежать від ряду змінних, зокрема вашого регіону, галузі, у якій ви працюєте, і розміру вашої компанії. Ви можете використовувати програмне забезпечення відповідності для моніторингу нормативних вимог, щоб допомогти вам у цьому.
#2. Призначайте різні ролі у відділі кадрів для відповідності
Співробітники вашого відділу кадрів повинні добре усвідомлювати свої обов’язки щодо забезпечення відповідності кадровим вимогам. Плануючи свій час, подумайте про такі запити: Чи багато членів команди виконують це завдання, чи ви призначаєте одну особу, яка буде відповідати за відповідність? Якщо так, чи володіє ця особа необхідним досвідом і знаннями? Як би вони розвивалися, якби ні?
Виходячи з ваших вимог, ви навіть можете вибрати співпрацю з консалтинговим агентством або найняти спеціалізованого спеціаліста/менеджера/команди відділу кадрів у великій компанії. Крім того, вам може знадобитися юридична допомога. У зв’язку з цим може знадобитися створення міжфункціональної команди для допомоги у дотриманні вимог у вашій компанії.
#3. Слідкуйте за змінами законодавства
Слідкуйте за змінами законів і правил, які стосуються вашої компанії. Зміни часто відбуваються на початку року.
#4. Періодично переглядайте свою кадрову політику
Регулярно проводите кадрові аудити, щоб перевірити дотримання вашої кадрової політики, такої як політика відпусток, політика недискримінації та політика щодо заробітної плати. Подумайте про перегляд своєї політики. Крім того, ви можете провести тренінги щодо відповідності кадровим вимогам для своїх співробітників. Навчання щодо плану позитивних дій, навчання дотриманню співбесід для кадрових агентств і нових інтерв’юерів, а також навчання Закону про справедливі трудові стандарти (FLSA) – це кілька прикладів.
#5. Будьте послідовними у тому, як ви реалізуєте свою політику.
Ви повинні бути послідовними під час проведення кадрових аудитів, використання політики щодо дисциплінарних процедур, використання FMLA та виконання інших процедур. Крім того, це може створити простір для невідповідності та юридичних проблем.
#6. Використовуйте кадрові технології
Спочатку перевірте відповідність вашої кадрової технології відповідному законодавству, наприклад GDPR, якщо ви працюєте в Європі, або законам про конфіденційність. Крім того, багато продуктів HR пропонують елементи спостереження, які спрощують забезпечення дотримання.
#7. Створіть контрольний список відповідності HR.
Використання контрольного списку для спостереження за персоналом може допомогти вам запам’ятати все. На додаток до більш загального контрольного списку для корпоративного спостереження, ви можете скласти контрольний список дотримання для найму нових співробітників.
Що таке функції та обов’язки відділу відповідності кадровим вимогам?
Дотримання кадрового законодавства передбачає створення політики та процедур для дотримання законодавства про працю та зайнятість.
Що таке контрольний список відповідності HR?
Фахівці з людських ресурсів використовують контрольний список відповідності кадровим вимогам, щоб підготуватися до аудиту.
Які компоненти кадрової відповідності?
Це включає в себе дотримання конкретних і ретельних вимог трудового законодавства щодо повідомлень працівників, трудового законодавства та захисту безпеки.
Які 3 основні принципи комплаєнсу?
Трьома фундаментальними стовпами ефективного управління відповідністю є люди, процеси та технології.
Які приклади комплаєнсу з кадрів?
- Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA)
- Закон про доступну медичну допомогу (ACA)
- Закон про рівну оплату праці (EPA)
- Закон про американців з інвалідністю.
- Закон про сімейні та медичні відпустки.
- Закон про охорону праці (Закон про охорону праці)
- Розділ VII Закону про громадянські права.
Статті по темі
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ВІДПОВІДНІСТЮ: визначення та важливість
- ЩО ТАКЕ КОМПЛАЄНС-ОФІЦЕР? Обов'язки, кваліфікація та зарплата
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОЛІТИКАМИ: 2023 ОГЛЯДИ
- HR-ПОСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: функції та приклади HR-служб
- Розрахунок заробітної плати малого бізнесу: найкраще програмне забезпечення для нарахування заробітної плати у Великобританії
посилання
