Ні для кого не секрет, що організації використовують різні інструменти управління, щоб добре організовувати свої документи, і одним із інструментів, який використовується в компаніях для документів, є системи керування файлами. Більшість систем керування файлами мають багато переваг, які будуть корисні як для великого, так і для малого бізнесу. Це важливий інструмент, який може допомогти керувати загальними функціями компанії. Це також допоможе унікально організувати та впорядкувати дані та файли. У цій статті ми розповімо про вікна системи керування файлами, керування файлами документів і про те, що передбачає система керування файлами.
Система керування файлами надає користувачам доступ, наприклад дозволи на файли та можливість установлювати обмеження на файли. Система керування файлами необхідна для всіх типів бізнес-організацій, але що таке система керування файлами? У цій статті ми розповімо про те, що таке система керування файлами, її визначення, типи, приклади тощо.
Що таке система керування файлами
Систему керування файлами (FMS) також можна назвати файловим менеджером. Це пристрій, який допомагає зберігати, упорядковувати та називати файли в системі. Цей процес забезпечить користувачам легкий доступ до документів, спрощуючи їх пошук. Система керування файлами є перевагою для всіх. Це просто полегшує використання. На відміну від фізичного керування файлами, система керування файлами може працювати з будь-якого місця. Це також забезпечує глибшу та кращу безпеку даних та їх інформації.
Система керування файлами є унікальною для впорядкування документів у цифровому вигляді. Хоча цифрове зберігання файлів значно полегшить їх пошук. За допомогою пошуку за ключовими словами ви знайдете потрібні файли, а також зможете внести в них зміни або обмежити доступ до них для інших.
Системи керування файлами не можна порівняти з керуванням фізичними файлами, оскільки за допомогою систем керування файлами ви та ваші співробітники матимете доступ до даних незалежно від вашого місцезнаходження та часу. Вони не мають більшого ризику бути знищеними або зниклими. Натомість ви можете зашифрувати свої файли та зробити їх доступними для кількох людей. Системи керування файлами допомагають організаціям упорядковувати документи та дані та полегшують доступ до них у будь-який час.
Він функціонує як пристрій обслуговування файлів для комп’ютерних систем (Windows). Він допомагає керувати файлами для організацій, а також підходить для особистого використання. Більшість організацій зберігають свої дані в добре деталізованій ієрархічній системі за допомогою створених каталогів (вторинних папок) і підкаталогів (підпапок).
Файли зазвичай керуються за допомогою цих каталогів/папок. Під створеними каталогами ви можете мати різні підкаталоги, і це дозволить їх добре впорядкувати.
Які є типи керування файлами?
Існує в основному три типи керування файлами. Кожен із цих типів керування файлами має різні способи керування файлами для будь-якої мети, яку ви бажаєте виконати.
Ось типи керування файлами:
#1. Керування реляційними файлами:
Це тип керування файлами, який упорядковує та керує документами/даними на основі існуючого зв’язку між даними, збереженими в кожному файлі. Це простіший спосіб організації даних.
Багато організацій використовують реляційне керування файлами для керування, отримання, відновлення та пошуку файлів, збережених у комп’ютерній системі.
#2. Керування мережевими файлами:
Це тип керування файлами, який працює як клієнт для протоколу віддаленого доступу до файлів. За допомогою мережевого керування файлами ви матимете доступ до файлів на сервері. Це також найкраще для впорядкування файлів на основі їх розташування в комп’ютерній системі.
#3. Ієрархічне керування файлами:
Ієрархічне керування файлами ідеально підходить для керування та організації файлів, хоча його можна використовувати на комп’ютерах Macintosh. Цей тип керування файлами впорядковує файли за допомогою створених каталогів та їхніх підкаталогів. Створення однієї основної папки та наявність різноманітних підкаталогів допоможе впорядкувати файли так, щоб їх було легше шукати.
Яка найкраща система керування файлами?
Пошук найкращої системи керування файлами може зайняти багато часу, оскільки більшість із цього програмного забезпечення надає найкращі послуги, такі як гнучка ціна, простий інтерфейс, безпека та багато іншого. Однак у цьому огляді ми обговоримо для вас деякі з найкращих систем керування файлами.
#1. Microsoft SharePoint:
візит microsoftsharepoint
Microsoft SharePoint залишається найкращою системою керування файлами. Він має унікальні функції, які виділяють його як додаток. Він поставляється з інструментами для спільної роботи, які дозволяють двом або більше користувачам одночасно працювати над документом.
Більшість організацій використовують Microsoft SharePoint для створення спеціальних полів метаданих для всіх файлів, збережених у системі. Щоб скористатися всіма його функціями, вам може знадобитися пройти певне навчання. Однак він має простий інтерфейс.
#2. Rubex від eFileCabinet:
візит efilecabinet
eFileCabinet — одна з найкращих систем керування файлами, яка підходить для всіх користувачів. Він недорогий і пропонує деякі з найкращих функцій, які допоможуть вам упорядкувати документи без будь-яких проблем.
eFileCabinet має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який полегшує роботу для нових користувачів. Це хмарне програмне забезпечення, до якого можна отримати віддалений доступ.
Це добре, оскільки ви можете легко керувати своїми документами з будь-якого місця.
#3. M-файли:
M-file пропонує одні з найкращих функцій для керування файлами. m-file не тільки захистить ваші файли, але й забезпечить захист ваших документів. Він надійний і допомагає оцифрувати численні фізичні документи.
M-files має інтуїтивно зрозумілий і простий у використанні інтерфейс, завдяки якому документи добре впорядковані. За допомогою цієї платформи ви можете легко керувати своїми документами. Він також має такі функції, як процес отримання, контроль версій, опис метаданих і автоматизовані робочі процеси.
У чому полягає 3 важливість керування файлами?
Незалежно від того, малі чи великі, керування файлами є важливим для будь-якої організації. Керування файлами значно полегшує офісну роботу.
Ось важливість керування файлами:
#1. Добре структуровані файли:
Керування файлами здебільшого полягає в організації файлів у спосіб, до якого можна легко отримати доступ. Одним із найважливіших завдань керування файлами є створення добре структурованих файлів. Керування файлами систематично вдосконалюється та робить документ добре організованим.
За допомогою систем керування файлами ви можете легко оцифрувати свої документи без особливих труднощів. А також швидше знаходити їх за допомогою пошуку за ключовими словами.
Крім того, ви можете створювати файли, видаляти, отримувати, зберігати або редагувати за допомогою інструментів керування файлами.
№2. Безпека:
Багато компаній стурбовані безпекою своїх важливих документів. Однак за допомогою системи керування файловою системою ви можете захистити свої електронні файли.
Ви можете легко обмежити несанкціонований доступ до своїх файлів або зашифрувати документи. Це захистить ваші документи від пошкодження або видалення.
#3. Підвищення продуктивності:
Керування файлами не тільки підвищить продуктивність в організації, але й збільшить ресурси та скоротить витрати. Системи керування файлами полегшують роботу та допомагають розподіляти час. З керуванням файлами керування цифровими файлами стає легшим і швидшим.
Серед важливих переваг керування файлами є можливість підвищити нашу продуктивність.
Які 5 основних кроків подання документів?
Важливо дотримуватися етапів подання. Однак ось 5 основних кроків подання:
- Картотека за тематикою або категорією
- Заповнення в алфавітному порядку
- Подання в нумераційному порядку
- Заповнення за місцем/географічним порядком
- Заповнення за датами/хрон
Які основні компоненти керування файлами?
Керування файлами допоможе підвищити продуктивність організації. Однак для досягнення добре організованих файлів надзвичайно важливо розуміти компонент керування файлами. Ось основні компоненти керування файлами:
#1. Правильні назви файлів і папок:
Для вражаючого керування файлами вам потрібно вводити правильні файли та їхні імена папок у добре організований спосіб. Надання точних назв значно полегшить і пришвидшить їх пошук. Імена файлів і папок мають вирішальне значення, коли йдеться про керування файлами.
#2. Каталоги/папки:
Каталоги є важливим компонентом керування файлами. Хоча може бути важливим правильно ввести назви папок, також важливо, щоб ви чітко уявляли загальну кількість папок, які знадобляться вашій організації.
Ви також можете організувати файли та каталоги в ієрархічному форматі.
Крім того, ви повинні мати більше папок, які можуть охоплювати всі ваші файли в створених каталогах (вторинна папка) і підкаталогах (підпапки). Це, безумовно, полегшить їх пошук.
#3. Зберігання файлів:
Зберігання файлів є важливою складовою керування файлами. Ви можете легко організувати свої файли в декілька папок і зберегти їх у системі зберігання або за допомогою систем керування файлами. Ви також можете відновити втрачені файли з системи зберігання файлів.
Приклади систем керування файлами
Ось приклади систем керування файлами:
- Apple, ICloud
- Dropbox
- eFileCabinet
- Керування файлами за допомогою Canto
- Google Drive
- M-файли
- Microsoft OneDrive
- Microsoft SharePoint
- ВІДЕНЬ Advantage Community
Система керування файлами документів
Система керування файлами документів — це хмарна система зберігання. Це автоматизоване програмне рішення, придатне для оцифрування, відновлення, затвердження, позначення тегами, завершення, захисту та організації проектів за допомогою файлової системи.
Система керування файлами документів працює швидше, і вони можуть забезпечити повне охоплення ваших документів. Більшість програмного забезпечення DMS допоможе вам заощадити ресурси, час, кошти та робочу силу, а також допоможе організувати ваші документи в добре організований спосіб.
Система керування файлами документів пропонує різні способи індексації файлів. Він не тільки ідеально підходить для визначення різних форматів файлів, але й полегшує пошук, обмін та редагування документів. Його можна використовувати для автоматизації документів і файлів.
Існує так багато переваг, пов’язаних із використанням системи керування файлами документів, яка включає захищені дані, такі як передові стандарти шифрування, першокласний захист документів, велике резервне сховище для документів, безпечне зберігання даних тощо.
Система керування файлами Windows
Системи керування файлами Windows — це служби, вбудовані в операційну систему, які полегшують керування комп’ютерними файлами.
Програмне забезпечення системи керування файлами або Windows допомагає впорядковувати, знаходити документи, упорядковувати, переглядати та надавати додаткову інформацію про файли. Вони також працюють з великими групами файлів і допомагають операційній системі кількома способами підтримувати їх добре впорядковані.
Window Systems — це пристрій керування файлами за умовчанням, який завжди є в системі. Система керування файлами — це файловий менеджер у Windows. Цей файловий менеджер за замовчуванням має обмежену кількість файлів, тому він часто підтримується інструментами системи керування документами. Інші інструменти віконного файлового менеджера — це Double Commander, SharePoint, Excel, Google Desktop, каталоги та інші. Однак у системах Mac ви знайдете такий пристрій, як «шукач».
Тим не менш, розширені інструменти системи керування документами можуть допомогти впорядкувати ваші важливі файли добре структурованими способами, що зробить доступ до них швидшим і легшим для вас і ваших співробітників. Оскільки DMS має більшу ємність, ніж файловий менеджер за замовчуванням, а також надає розширені параметри, як-от збереження та впорядкування файлів у каталогах.
Висновок
Системи керування файлами є необхідними наборами інструментів для безпроблемної організації файлів. Він не обмежується лише власниками бізнесу, оскільки він може бути призначений для особистого користування.
Пошук найкращої системи керування файлами допоможе вам упорядкувати та впорядкувати файли таким чином, щоб мати доступ до них будь-хто, кому ви надаєте доступ. Вони також економічні та прості у використанні. Ми сподіваємося, що цей огляд допоможе вам у пошуку.
Поширені запитання щодо систем керування файлами
Чи можуть малі компанії використовувати систему керування файлами?
Так, невеликі компанії можуть використовувати системи керування файлами для своїх файлів.
Чи потрібні системи керування файлами з файловим менеджером за замовчуванням?
Так, вони допоможуть вам організувати себе в доступний спосіб і нададуть більш розширені функції.
{
"@context": "https://schema.org",
“@type”: “Сторінка поширених запитань”,
“mainEntity”: [
{
“@type”: “Питання”,
«name»: «Чи можуть малі компанії використовувати систему керування файлами?»,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «
Так, невеликі компанії можуть використовувати системи керування файлами для своїх файлів.
"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
«name»: «Чи потрібні системи керування файлами з файловим менеджером за замовчуванням?»,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «
Так, вони допоможуть вам організувати себе в доступний спосіб і нададуть більш розширені функції.
"
}
}
]}
