Управління витратами: визначення та 13 найкращих програм для управління витратами

У цифровому світі, в якому ми живемо, транспортна система, створена завдяки технологіям, полегшила подорожі, особливо для компаній. Цей посібник приведе нас до програмного забезпечення для керування витратами, системи, рішень і залучених компаній.

Управління витратами

Управління витратами — це система, яку компанія використовує для обробки, оплати та перегляду витрат, ініційованих працівниками. Ці витрати можуть також включати, але не обмежуватися ними, витрати на подорожі та розваги.

Крім того, у сучасному цифровому світі зростає кількість ділових подорожей завдяки зручності транспорту, яку забезпечують сучасні технології. Водночас управління витратами потрібне для обробки всіх витрат, понесених у результаті корпоративних поїздок.

Однак, коли ділові мандрівники їдуть від імені своєї компанії з комерційних причин. Вони можуть нести додаткові витрати, такі як житло, транспорт, харчування тощо, які зазвичай несе роботодавець.

Важливість управління витратами

Як правило, щоб зберегти бізнес, всі підприємства повинні мати можливість вчасно оплачувати свої рахунки, і одним із цих рахунків є витрати на працівників. Однак управління витратами завжди буде критичним для будь-якої компанії, співробітники якої ведуть бізнес поза офісом. Це може бути щось таке просте, як оплата зовнішнього торгового директора за обід клієнта, яка має бути документально підтверджена, прийнята та відшкодована.

Таким чином, компанії, які мають ефективні системи управління витратами, можуть виплачувати такі відшкодування швидко й точно. Співробітники не люблять чекати місяців після того, як понесли витрати, щоб отримати відшкодування.

Що таке програмне забезпечення для управління витратами?

Програмне забезпечення для керування витратами оптимізує та організовує записи про витрати компанії, усуває паперові сліди та зменшує адміністративні зусилля. По-друге, програмне забезпечення для керування витратами також надає адміністраторам повну видимість і відстеження використання співробітниками фінансових ресурсів компанії. Крім того, програмне забезпечення для керування витратами перевіряє загальні витрати, знаходить варіанти скорочення витрат і обмежує надмірні витрати. Крім того, програмне забезпечення для відстеження часу, програмне забезпечення для управління подорожами, програмне забезпечення для бухгалтерського обліку та програмне забезпечення для управління робочою силою регулярно поєднується з програмним забезпеченням для керування витратами.

Найкраще програмне забезпечення для управління витратами

Нижче наведено програмне забезпечення для керування витратами, яке варто розглянути. Читайте далі, тому що це точно допоможе вам і вашому бізнесу.

#1. Програмне забезпечення для управління витратами SAP Concur

SAP Concur є провідним світовим постачальником рішень для управління подорожами, витратами та виставленням рахунків. Крім того, це програмне забезпечення супроводжує працівників у кожній поїздці. Платежі легко вводяться у звіти про витрати, а дозволи на рахунки-фактури автоматизовані. Крім того, компанії можуть точно знати, скільки вони витрачають, інтегруючи дані в реальному часі та використовуючи штучний інтелект для перевірки 100 відсотків транзакцій. Однак рішення Concur скорочують трудомісткі процедури з минулого, полегшують сьогоднішню роботу та допомагають підприємствам стабільно працювати на піку.

#2. Програмне забезпечення для управління витратами Expensify

По суті, Expensify дозволяє легко контролювати витрати, оплачувати рахунки, надсилати рахунки та планувати подорожі. Крім того, за допомогою необмеженого сканування квитанцій ви можете сфотографувати будь-яку квитанцію, а технологія Expensify SmartScan збере інформацію. Ще краще, ви можете придбати картку Expensify і назавжди попрощатися з квитанціями.

Програмне забезпечення для управління витратами також позначає та завантажує бізнес-витрати для простого затвердження, відшкодування на наступний день та автоматичної синхронізації. Крім того, Expensify витягує інформацію з рахунків постачальників, автоматично затверджує та оплачує їх. Потім створюйте та надсилайте рахунки-фактури під час збору платежів та автоматичної синхронізації з вашим бухгалтерським програмним забезпеченням. Нарешті, експерти організують ваші рейси, готелі та автомобілі в одному чаті.

#3.Програмне забезпечення управління витратами TripActions

Це програмне забезпечення є найкращою хмарною платформою T&E. Плюс поєднання передових технологій із найкращими у своєму класі послугами туристичних агентств. Згодом це швидко стає стандартом для корпоративних поїздок і управління витратами. TripActions, якому довіряють туристичні менеджери та фінансові відділи, у понад 4,000 фірмах у всьому світі. він використовує інформацію в реальному часі, щоб контролювати безпеку працівників, які подорожують, обмежувати витрати та економити час.

#4. Програмне забезпечення для керування витратами Emburse Certify

Emburse об’єднує деякі з передових і надійних систем автоматизації фінансових процесів у світі. Як частина пропозиції продуктів. Emburse Certify обіцяє персоніфікувати роботу, забезпечуючи управління витратами, кредиторську заборгованість і ділові поїздки для організацій, що розвиваються. Тим часом Certify Expense — це програмне забезпечення для керування подорожами та витратами в Інтернеті. Підприємства, які хочуть швидко автоматизувати процедури вручну, а також отримувати чудову організаційну та остаточну підтримку безкоштовно. Крім того, Certify надає широкий спектр інтеграцій, бронювання подорожей і живу допомогу для всіх користувачів.

#5. Програмне забезпечення для керування Pleo

Pleo — це програма для ділових інвестицій, на яку заслуговує ваша команда. Плюс смарт-візитки та програмне забезпечення, які допомагають відстежувати й оплачувати витрати, рахунки-фактури тощо.

#6. Програмне забезпечення для керування Zoho

Zoho Expense — це веб-рішення. що дозволяє компаніям успішно керувати діловими поїздками та витратами. Однак Zoho Expense зосереджується на автоматизації обліку витрат від надходження до балансу, заощаджуючи організаціям значну кількість часу та зусиль. Zoho Expense також полегшує поїздки компанії та бронювання, по-друге, забезпечує багаторівневе оформлення та, нарешті, керує авансовими платежами. Таким чином, непрямі витрати зі звітами про витрати вручну значно зменшуються завдяки здатності Zoho Expense оптимізувати затвердження та інші процеси. нарешті, ефективні правила й обмеження витрат, а також аналітика допомагають тримати контроль над витратами.

#7. Програмне забезпечення для управління витратами Brex

Ви хочете витрачати кошти та контролювати? Корпоративні картки Brex забезпечують і те, і інше. Відкрийте нижчі вимоги, ідеальні винагороди та інтегрований контроль витрат. В основному, 94 відсотки клієнтів вважають, що Brex дбає про успіх свого бізнесу. І 95 відсотків клієнтів кажуть, що перейти на Brex просто. Крім того, 98 відсотків наших клієнтів, які спілкувалися з нашою командою підтримки в реальному часі, вважали їх привітними та приємними. 

#8. Програмне забезпечення для керування витратами Emburse Abacus

Публікуйте та контролюйте витрати на співробітників у реальному часі. Більше ніяких звітів про витрати чи накопичення квитанцій. Emburse abacus Фіксуйте витрати по мірі їх виникнення для повної видимості витрат. Він також створює власні правила маршрутизації затвердження для кожного видатку та автоматизує вашу політику витрат, щоб зменшити помилки та підвищити ефективність. Отже, мінімалістичний, елегантний інтерфейс усуває безлад і лише підказує працівникам те, що потрібно, одночасно організовуючи та сортуючи витрати у звітах, коли вони надходять.

#9. Програмне забезпечення для керування Paylocity

Наша універсальна програмна платформа дозволяє HR-фахівцям легко керувати щоденними завданнями щодо нарахування заробітної плати, пільг, талантів та управління робочою силою. Але нас відрізняє те, що наша технологія підтримує культуру, яка справді піклується про успіх наших клієнтів. Провайдери просто продадуть вам товар. Партнер, з іншого боку, щиро піклується про вас і ваш бізнес. Партнер витрачає час, щоб познайомитися з вами і зрозуміти ваші потреби. Ми співпрацюємо з вами, щоб знайти найкращі рішення, які принесуть користь вашому бізнесу сьогодні, прокладаючи шлях до кращого завтра. А завтра все про вашу команду. Все для того, щоб допомогти вам досягти ваших цілей.

#10. Програмне забезпечення для керування веб-витратами

Як світовий лідер у наданні програмного забезпечення для Інтернет-подорожей та управління витратами компаніям будь-якого розміру в більш ніж 70 країнах. Webexpenses виконують наведені нижче ручні процеси, покращують видимість витрат, уникають помилок і, як було показано, зосереджені на економії часу та грошей бізнесу. Наше рішення з управління витратами на відзнаку є основою нашого пакету, і, як було показано, воно зменшує витрати на T&E до 30%.

#11. Програмне забезпечення для керування витратами Fyle

Ситуація змінилася за останні три десятиліття, як і управління витратами часу. Fyle створив новий, простий спосіб звітування про витрати в режимі реального часу. Таким чином, працівники подають витрати на ходу, використовуючи програми, якими вони користуються щодня, як-от Gmail, Outlook, Slack, WhatsApp і телефонну галерею. Однак усі витрати подаються лише після перевірки на наявність порушень політики. Це означає, що співробітники отримують сповіщення прямо в цих програмах, якщо вони порушують будь-яку політику компанії.

#12. Програмне забезпечення для управління витратами Ramp

Як фінансова послуга, яка покликана заощадити ваші гроші та зусилля. Між тим, Ramp — це програмне рішення 5-в-1, яке поєднує корпоративні картки, управління витратами, оплату рахунків, бухгалтерський облік та звітність в єдине просте рішення. що ще? Більше того, Ramp швидко стає найбільш швидкозростаючою візитною карткою Америки та програмним забезпеченням №1 завдяки своєму унікальному підходу до фінансових послуг.

#13. Програмне забезпечення для управління Divvy

Divvy об'єднав програмне забезпечення плавного управління витратами з карткою. Тож користувачам не доведеться обробляти інший звіт про витрати. Завдяки Divvy ви можете використовувати швидше розкриття інформації про витрати, бюджети та єдину платформу, щоб забезпечити реальну видимість у межах усіх витрат. Крім того, підготуйтеся до більшого контролю й оптимізації управління витратами. 

Типи існуючого програмного забезпечення для управління витратами

Деякі бухгалтерські програми та системи ERP мають рудиментарнийy функції управління витратами. які часто є недостатніми для підприємств із великою кількістю мобільного персоналу. Однак ці системи корисні для консолідації даних управління витратами, але вони не підходять для затвердження витрат, відстеження чи моніторингу.

#1. Автономне програмне забезпечення для керування

Окремо від інших систем існує окреме програмне забезпечення для управління витратами. Більше того, цей вид програмного забезпечення зосереджено виключно на управлінні витратами і має незначні можливості для керування поїздками. Крім того, інтеграція з програмним забезпеченням для керування подорожами, системами ERP та програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку зазвичай надається постачальниками.

#2. Проїзд і витрати

Програмне забезпечення для управління витратами може бути включене в рішення щодо подорожей та витрат. Отже, це може бути як окремий пакет, який можна придбати та використовувати лише як єдину систему. Тим не менш, компанії, які пропонують різні продукти для управління подорожами та витратами, як правило, об’єднують їх у пакети для компаній, які потребують обох можливостей.

Система управління витратами

Система управління витратами — це програмне забезпечення, яке організовує більшість процесів відшкодування витрат працівників. Крім того, програмне забезпечення усуває потребу в папері, зменшує кількість часу, що витрачається на управління витратами, і зменшує кількість помилок.

Що робить система управління витратами

• По-перше, ця система може здійснювати облік, відстеження, авторизацію та оплату компенсованих витрат співробітників. Програмне забезпечення для керування витратами працює рука об руку з системою управління компанії, щоб гарантувати, що затверджені (або незатверджені) витрати не перевитрачені.

• По-друге, система управління витратами також пропонує аналітичні інструменти, які допомагають компанії. Щоб приймати кращі рішення щодо майбутніх витрат та інформувати про будь-які необхідні зміни в політиці. Нарешті, просто звітуючи про всі витрати, система допомагає організаціям підтримувати відповідність та підзвітність.

• По-третє, поєднання програмного забезпечення для управління витратами з ERP або система обліку має значні переваги. По-перше, це усуває потребу бухгалтерії вручну вводити або завантажувати дані звіту про витрати. тим самим заощаджуючи час і знижуючи ризик помилок. Крім того, Витрати миттєво плануються для оплати після прийняття, що призводить до швидкого відшкодування працівникам.

• Нарешті, об’єднання звіту про витрати та даних ERP також призводить до більш комплексного аналізу всіх категорій витрат. У тому числі за регіоном, брендом чи іншим бізнес-сегментом. Інтеграція, наприклад, дозволяє постачальникам послуг легше відносити витрати до окремих проектів. Зменшення питань щодо того, як розподіляти витрати або якому клієнту їх слід виплачувати.

Переваги для рішень системи управління витратами 

Якщо ви хочете підвищити ефективність роботи, встановивши нові рішення, які краще інтегруються з вашою поточною ERP (планування ресурсів підприємства). Є значні переваги автоматизації звіту про витрати вашої компанії як рішення для системи управління витратами

• Доступ до всіх телекомунікаційних витрат є одним із рішень для управління витратами.
• Регулярно відстежуючи виставлення рахунків, ви можете усунути помилки або неправильні платежі.
• Покращуйте бізнес-операції, краще використавши час персоналу.
• Підвищте точність моніторингу витрат, звітності та бюджету.
• Уникайте несвоєчасних платежів і штрафів за несплачені рахунки.
• Проаналізуйте використання, щоб переконатися, що він може впоратися з обсягом, тримаючи витрати під контролем.

Компанії з управління витратами

Нижче наведено компанії з управління витратами на телекомунікації 

• Асентинель
• Авотус
• Рішення контрольної точки
• Insight Invoice
• MBG управління витратами для компаній
• ProfitLine
• Програмні рішення Quickcomm
• річкова шахта
• Рішення Symphony для управління витратами для витратних компаній

Як я можу краще керувати своїми витратами?

Нижче наведено способи кращого управління своїми витратами:

• Складіть особистий бюджет
• Відстежуйте свої витрати
• Заощадити на пенсію
• Збережіть для надзвичайних ситуацій
• Плануйте погасити борг
• Створіть хороші кредитні звички
• Покращуйте своє мислення про гроші

Що таке інструмент керування витратами?

Прикладом програми, яка спрощує процес від отримання до відшкодування, є програмне забезпечення для керування витратами. За допомогою цього програмного забезпечення компанії можуть керувати бронюванням поїздок, автоматизувати подання звітів про витрати, пришвидшувати затвердження, прискорювати відшкодування та контролювати вимоги про витрати в режимі реального часу.

Як працює управління витратами?

Компанії будь-якого розміру використовують систему управління витратами для відстеження витрат, обробки платежів і обліку витрат співробітників. Це включає внутрішні процеси, інструкції та звітність про витрати, які визначають, як організація оплачуватиме витрати своїх працівників.

Чому управління витратами важливо?

Програмне забезпечення для керування витратами підвищує точність, що має додаткову перевагу у прискоренні відшкодування працівникам. Співробітники можуть, наприклад, неправильно вводити дані під час обробки витрат вручну. Дані можна отримати з банківських рахунків і транзакцій кредитних карток за допомогою програмного забезпечення для керування витратами.

Яка різниця між вартістю та витратами?

Вартість і витрати — це різні терміни, оскільки вартість означає витрати, тоді як витрати пов’язані з використанням придбаних товарів. Оскільки ці терміни часто використовуються як синоніми, людям, які навчаються на бухгалтерів, може бути складно розрізнити їх.

Чи є амортизація витратою?

Майже всі підприємства включають амортизацію у звіт про прибутки та збитки. Оскільки це вказано як витрати, його слід враховувати щоразу, коли об’єкт обчислюється для цілей оподаткування на кінець року або щоб визначити, чи об’єкт дійсний для ліквідації.

Що таке загальні витрати?

Річний бюджет використовується для визначення суми спільних витрат. Витрати на ремонт, страхові внески, депозити в резервний фонд, витрати на бухгалтерський облік та юридичні послуги, витрати на управління майном, витрати на прибирання снігу, витрати на озеленення, витрати на обслуговування ліфтів та витрати на технічне обслуговування, а також витрати на вивезення сміття зазвичай включаються в бюджети.

Поширені запитання щодо управління витратами

{
"@context": "https://schema.org",
“@type”: “Сторінка поширених запитань”,
“mainEntity”: [
{
“@type”: “Питання”,
“name”: “Як працює управління витратами?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Управління витратами відстежує поведінку співробітників у витратах і визначає, як організація буде відшкодовувати їм понесені витрати. При традиційному управлінні витратами компанії використовують паперову та електронну систему обробки, оплати та аудиту витрат своїх співробітників.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Чому управління витратами є важливим?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Управління витратами є однією з ключових сфер, де підприємства повинні пройти тонку межу між скороченням витрат і ефективними витратами. … Вони відповідають за покращення процесу управління витратами, контроль витрат та зменшення помилок, які можуть дорого коштувати

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Що таке програма керування витратами?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Програмне забезпечення для управління витратами — це програма, яка допомагає співробітникам керувати своїми бізнес-витратами та звітувати про них. Крім того, він використовується фінансовими командами для керування відшкодуваннями, звітами про витрати та запитами на відрядження

"
}
}
]}

Висновок

Управління витратами – це просто використання системи для управління витратами працівників або управління витратами компанії

Статті по темі

1. Управління грошима: 10+ простих порад, як стати професіоналом
2. Програмне забезпечення для бізнесу: 27+ найкращих програм і програм для вашого малого бізнесу
3. ФІНАНСОВА ЗВІТНІСТЬ КОМПАНІЇ: найкращі зразки та шаблони 2021 року для навчання
4. Сертифіковані фонди: огляд, як вони працюють, приклади, переваги нерухомості
5. Банківська справа та фінанси: чому це найкращий вибір професії? (+ детальний посібник)
6. 7 практичних порад щодо складання бюджету, щоб заощадити гроші
7. КАТЕГОРІЇ БІЗНЕС-ВИТРАТ: найкращі категорії витрат на бізнес у 2022 році, які слід враховувати