Системи управління витратами допомагають компанії керувати витратами, пов’язаними з ручним звітуванням про витрати. Системи управління витратами на відрядження, наприклад, допомагають організації відстежувати та управляти витратами на відрядження своїх співробітників. Те саме стосується систем управління витратами на зв’язок. Хоча ці системи можуть не генерувати гроші, вони допомагають заощадити гроші, зменшивши витрати, пов’язані з ручним звітуванням. Тим не менш, давайте розглянемо переваги та приклади систем управління витратами, трохи заглянувши в хмарні системи.
Що таке системи управління витратами?
Системи управління витратами – це програмне забезпечення, яке автоматизує більшу частину процесу відшкодування витрат співробітників. Програмне забезпечення усуває потребу в папері, скорочує час, витрачений на управління витратами, і зменшує кількість помилок.
Що шукають програми управління витратами?
Системи управління витратами автоматизують реєстрацію, відстеження, затвердження та оплату витрат працівників, що підлягають відшкодуванню. Вони працюють у парі зі стратегією управління витратами компанії, щоб гарантувати, що дозволені (або незатверджені) витрати не перевитрачені.
Система управління витратами також надає аналітичні можливості, які допомагають компанії робити кращі судження щодо майбутніх витрат і інформувати про будь-які необхідні зміни політики. Нарешті, точно звітуючи про всі витрати, система допомагає компаніям підтримувати відповідність і відповідальність.
Особливості систем управління витратами
Нижче наведено деякі з найважливіших функцій і можливостей систем управління витратами:
- Слідкуйте за всіма квитанціями співробітників.
- Дозвольте персоналу знімати квитанції за допомогою своїх смартфонів.
- Розмістіть квитанції на центральній інформаційній панелі.
- Встановіть обмеження витрат і політику компанії.
- Дозвольте підприємствам змінювати ці обмеження та правила за потреби.
- Підключення до корпоративних кредитних карток (якщо є)
- Надішліть квитанції відповідним затверджувачам.
- Керуйте цими погодженнями або виділіть ті, які потребують додаткової уваги.
- Перевірка на наявність порушень політики.
- Плануйте чеки відшкодування для оплати.
Чому варто використовувати систему управління витратами?
Обробка звітів про витрати вручну є дорогою та неефективною. За оцінками Глобальної асоціації ділових подорожей, для цього в середньому потрібно:
- 20 хвилин на заповнення одного звіту про витрати
- 18 хвилин для виправлення звіту про витрати.
- 58 доларів США для обробки одного звіту про витрати
- 52 долари, щоб виправити один звіт про витрати
Компанії, які автоматизують свої процеси управління витратами, можуть значно скоротити час і гроші, витрачені на цю важливу операцію. У той же час компанії отримують більш глибоке уявлення про витрати окремих співробітників, що полегшує визначення надзвичайно великих витрат і врегулювання їх.
Як вибрати систему управління витратами
Сьогодні існує безліч доступних систем управління витратами, і не всі вони однакові. Як і у випадку з будь-якою іншою технологією, ви захочете переконатися, що рішення надає належну кількість функціональних можливостей, відповідає конкретним потребам вашої компанії та містить високий рівень післяпродажної підтримки.
Загальні функції для перевірки та порівняння між постачальниками включають:
- Журнали аудиту, створені за допомогою керування документами.
- Прості, адаптовані процеси затвердження.
- Політика витрат, що налаштовується, із перевірками відповідності працівників вимогам у реальному часі.
- Мобільна доступність на багатьох пристроях.
- Звітність та аналітика
- Інтеграція з іншими програмними додатками.
Після того, як ви визначите вимоги вашої компанії, розгляньте свої можливості та вимагайте демонстрації. Поговоріть з іншими підприємствами (ідеально у вашій галузі), які ефективно використовують систему управління витратами, і обов’язково зважте численні можливості, перш ніж зробити свій остаточний вибір.
Хмарні системи управління витратами
Хмарні системи керування витратами можуть допомогти розширити вашу організацію, незалежно від того, наскільки вона велика чи мала. Вони не тільки економічно ефективні, але й зменшують простір для помилок і пропонують розширену аналітику для більш глибокого розуміння фінансового стану вашої організації.
Що таке хмарні системи управління витратами?
Хмарні обчислення змінили роботу організацій. Він повністю змінив процеси збору, зберігання та обробки даних. Характеристики хмарних обчислень революціонізували багато частин бізнесу, від зв’язків з клієнтами до управління витратами та захисту даних.
Обов’язки хмарних систем управління витратами включають:
- Пошук можливостей скорочення витрат
- Перевірка загальних витрат
- Управління надмірними витратами
Відносини значно спрощуються, коли вони базуються на хмарі, залишаючи менше місця для помилок або компромісів. Це також ефективна стратегія економії грошей. Крім того, незалежно від того, де вони знаходяться в будь-який момент часу, працівники та власники бізнесу знаходяться на одній сторінці.
Часто хмара витрат також дозволяє інтегрувати інші функції програмного забезпечення, наприклад:
- Програмне забезпечення для планування подорожей
- Програмне забезпечення для управління часом
- Програмне забезпечення для управління персоналом
- Програмне забезпечення для бухгалтерії
Які переваги використання хмарних систем управління витратами?
#1. Це швидко і недорого.
Коли мова заходить про обробку витрат, стара приказка «час — гроші» не може бути більш вірною. Управління витратами не створює доходу, але це те, що кожна компанія повинна робити, щоб залишатися на правильному шляху.
Хмарна система управління витратами є точною, простою та легкою у використанні. Важку роботу вже виконано на задньому плані. Користувачам залишається лише ввести необхідні дані та цифри.
Використання хмарних автоматизованих систем керування витратами забезпечує контроль витрат, оскільки залишає мінімальний простір для помилок людини. Це може значно скоротити витрати на ІТ і вартість обробки кожного звіту шляхом переходу від ручного підходу до автоматизованого.
#2. Це забезпечує безперебійну співпрацю.
Що стосується витрат співробітників, більшість покупок робляться під час подорожі. Але часи, коли ви зберігали купу квитанцій, а потім повертаючись додому, вводили витрати, давно минули.
Фінансові команди та інші співробітники можуть взаємодіяти з багатьох місць за допомогою програмного забезпечення для звітності про поточні витрати. Функція керування квитанціями дозволяє підприємствам переглядати дані про витрати з централізованого місця зберігання (хмара).
#3. Це усуває можливість помилок.
Чим довше співробітники зберігають квитанції або чекають повернення в офіс, щоб внести претензії та витрати, тим більше шансів на помилку.
Система управління витратами усуває помилки при введенні та обробці. Насамперед це пов'язано з тим, що інформація може поширюватися з будь-якого місця і в будь-який час.
Хмарна система також забезпечує більшу прозорість. Крім того, програмне забезпечення для онлайн-звітування про витрати швидко виявляє дублікати рахунків-фактур, дозволяючи їх оцінити та видалити, перш ніж вони вплинуть на звітні цифри.
#4. Це безпечніше
Більшість порушень даних спричинені людськими помилками. Ось кілька прикладів того, як дії співробітників можуть призвести до порушення безпеки:
- Витік певної інформації випадково.
- Електронні листи надіслано неправильним одержувачам
- Документацію було втрачено або викрадено.
- Крадіжка обладнання
- Неадекватно викинуті документи
Вибираючи хмарні системи управління витратами, ви отримаєте найвищу вигоду від кібербезпеки. Крім того, оскільки співробітники можуть вводити дані звідки завгодно, існує менша ймовірність втрати документів і надсилання конфіденційної інформації електронною поштою, серед іншого.
Просто не забудьте навчити своїх співробітників таким речам, як відкриття неправильних електронних листів, натискання шкідливих посилань або використання незахищених мереж, створивши онлайн-курс або спеціальні навчальні матеріали. Чим більше вони обізнані, тим більше ви отримаєте переваги від своєї захищеної хмари витрат.
#5. Він забезпечує покращену аналітику та прозорість.
Хмарне програмне забезпечення для керування витратами доступне та складне. Це дає компаніям і користувачам видимість областей, які потребують уваги. Хмарне програмне забезпечення для керування витратами не тільки доступне, але й розумне. Він надає компаніям і користувачам можливість побачити сфери, які потрібно вдосконалити, наприклад управління витратами та оптимізацію бізнес-процесів.
Менеджери можуть домовитися про більш рентабельні організації поїздок, коли вони мають послідовний і прозорий доступ до даних. Крім того, вони можуть швидко виявляти несправності або навмисне шахрайство ще до того, як це станеться.
Найкращі системи управління витратами
#1. Zoho Expense
Zoho Expense ідеально підходить для всіх, від фрілансерів до великих корпорацій. Платформа полегшує управління витратами. Від подачі заявки до відшкодування – все швидко та легко.
#2. Дівви
Divvy — це простота використання. Ця безкоштовна програма управління витратами підключить вас до стільки кредитних карток, скільки вам потрібно для відстеження ваших витрат. Це прискорює процес запису та класифікації всіх транзакцій. Вам більше ніколи не доведеться шукати квитанції про відшкодування!
#3. Витрати Rydoo
Rydoo Expense ідеально підходить для швидкозростаючих середніх і великих організацій. Платформа витрат дозволяє вам керувати своїми витратами будь-де в будь-який час. Ви отримуєте простий у використанні та контрольований менеджер витрат, який допоможе вам бути в курсі фінансових витрат.
№4. FreshBooks
FreshBooks — це глобальне програмне забезпечення для керування бухгалтерським обліком, створене переважно для малого бізнесу. Він може похвалитися одним із найвищих рівнів задоволеності клієнтів. 24 мільйони передплатників Freshbooks демонструють, що це один із найкращих продуктів для управління витратами на ринку.
#5. Здорожчати
Expensify — це програма управління витратами, якою може користуватися кожен. Він може впоратися з будь-якими потребами, від особистої фінансової звітності до управління великими витратами компанії. За допомогою простих процесів, керованих даними та звітами, програмне забезпечення контролює витрати, транзакції та гроші в режимі реального часу.
QuickBooks керує витратами?
Хоча це не зазначено тут, QuickBooks є одним із ефективних інструментів управління витратами, які можна використовувати для вашої організації.
Системи управління подорожами та витратами
Управління відрядженнями займає багато часу, але системи управління витратами забезпечують чітке уявлення про всі витрати на відрядження.
Ділові поїздки стає набагато легше організувати, змінити та керувати ними за допомогою правильних систем і програмного забезпечення. Це також може допомогти заощадити гроші та уникнути переплати, що критично важливо для малих фірм з обмеженими фінансами.
Що таке системи управління подорожами та витратами?
Системи управління подорожами та витратами — це комплексні рішення для управління та відстеження корпоративних витрат на поїздки. Системи управління T&E мають важливе значення для компаній, які відправляють співробітників у корпоративні поїздки, чи то для планування поїздок, моніторингу поїздок співробітників або підготовки звітів про витрати.
Корпоративні системи керування подорожами та витратами можуть допомогти підприємствам будь-якого розміру. Дуже важливо мати повне уявлення про витрати на корпоративні поїздки, а також професійне обслуговування клієнтів, якщо у вас виникнуть проблеми. Це також допомагає планувати подорожі відповідно до політики вашої компанії щодо подорожей і спрощує процес виставлення рахунків.
Найефективніші системи управління подорожами та витратами
#1. TravelPerk
TravelPerk — це платформа для управління діловими подорожами, яка спрощує для клієнтів планування та керування корпоративними поїздками. Система взаємодіє з різними продуктами, включаючи Rydoo та Circula, дві основні платформи управління витратами. Це гарантує, що у вас є все необхідне на єдиній простій платформі.
TravelPerk також пропонує гнучке рішення для подорожей, FlexiPerk, щоб допомогти організаціям зменшити марнотратні витрати на поїздки. Компанії, які скасовують бронювання за дві години заздалегідь, можуть отримати принаймні 80% своїх грошей за допомогою FlexiPerk.
#2. Файл
Fyle — це програмне забезпечення для керування витратами, яке допомагає компаніям і людям ефективніше керувати витратами та відшкодуваннями. Він взаємодіє з TravelPerk, щоб забезпечити безперебійне звітування про витрати на подорожі на додаток до інтеграції даних бухгалтерського обліку та персоналу. Він також забезпечує повний контроль і видимість процедур T&E для фінансових менеджерів.
Fyle не може допомогти з плануванням корпоративних поїздок, але його поєднання з TravelPerk надає менеджерам з подорожей єдине місце для виконання всіх ділових операцій. Будь-які екскурсії, заброньовані за допомогою Travelperk, будуть створені як витрати у Fyle з долученими рахунками-фактурами. Ці два рішення працюють у тандемі, щоб надати вам повну картину ваших витрат на поїздку.
#3. SAP Concur
SAP Concur — це універсальне програмне забезпечення для керування подорожами та витратами. Це допомагає автоматизувати ваші робочі операції для більш простого керування подорожами. Це доступно в готелях, авіаквитках і таксі.
#4. TravelBank
TravelBank — ще одне програмне забезпечення, яке поєднує в собі управління витратами та подорожами. Він пропонує різноманітні продукти, які допоможуть вам спростити подорожі та управління витратами.
Загалом споживачі кажуть, що TravelPerk легше налаштувати, використовувати та керувати ним, ніж TravelBank. TravelPerk задовольняє вимоги рецензентів краще, ніж TravelBank, а високоякісна допомога, яку надає команда обслуговування клієнтів TravelPerk, є неперевершеною.
#5. Emburse Certify
Emburse Certify — це програма управління витратами, яка дозволяє бронювати подорожі безпосередньо з платформи або шляхом інтеграції з іншою системою управління подорожами.
Це програмне забезпечення дозволяє надавати звіти про витрати, обробляти кредиторську заборгованість і керувати рахунками-фактурами з єдиної платформи.
Телекомунікаційні системи управління витратами
Метою систем керування телекомунікаційними витратами (TEM) був контроль щомісячних витрат на фіксовану телефонну лінію. З тих пір вона розширилася й охопила керування послугами бездротового зв’язку, голосу та даних з метою зниження ризиків і витрат. Відділи фінансів, інформаційних технологій та закупівель виграють від використання цих послуг завдяки спрощенню управління витратами на корпоративні комунікації та запаси.
Системи керування телекомунікаційними витратами тепер автоматизовані, щоб полегшити тягар виставлення рахунків і моніторингу витрат на щоденній основі, щоб гарантувати виконання цілей. Повний контроль над вашими системами зв’язку, мобільними пристроями та схемами забезпечує бізнес миттєвим знімком витрат, що допомагає підвищити ефективність. Прийняттю стратегічних рішень на рівні C також допомагають програмні продукти TEM.
Функції програмного забезпечення TEM можна порівняти з функціями керування мобільними пристроями (MDM), які надають широкий спектр можливостей безпеки та, отже, придатні для комерційного використання. Товари ТЕМ, навпаки, більше орієнтовані на такі напрямки:
- Контроль запасів і управління змінами
- Про
- Закупівля та виконання
- Адміністрування рахунків-фактур
- Контроль витрат (включаючи перевірку та оптимізацію)
- Повернення платежів і керування використанням
- Оплата рахунків
- Управління корпоративною мобільністю (EMM)
Системи керування телекомунікаційними витратами (TEM) включають:
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) і One Source – це лише деякі компанії, які пропонують управління витратами на телекомунікації.
Як ви керуєте звітами про витрати?
- Майте чітко визначену політику витрат.
- Спростіть звітування та відстеження витрат.
- Зробіть доступними корпоративні кредитні картки.
- Створіть плановий аудит.
Як Microsoft Excel може допомогти вам керувати витратами?
Шаблони відстеження витрат доступні в Excel. Популярним варіантом є шаблон звіту про витрати, який містить підзаголовки для кількох типів бізнес-витрат. Дані представлені у вигляді стовпців, у кожному з яких можна змінити або видалити власну мітку чи заголовок, якщо вони не відповідають потребам користувача.
Як ви керуєте щомісячними витратами?
Ви можете уникнути надмірних витрат на несерйозні речі і все одно мати трохи грошей, розподіляючи 50% свого заробітку на предмети першої необхідності та 30% на предмети розкоші. Орендна плата/іпотека, комунальні послуги, їжа, одяг та інші інші витрати є прикладами першої необхідності.
Яка різниця між витратами та витратами?
Хоча терміни «вартість» і «витрати» іноді використовуються як синоніми, існують важливі відмінності між ними, які компанії повинні враховувати. Витрати — це періодичні витрати, такі як зарплата персоналу або оренда вітрини, тоді як витрати — це початкові витрати, необхідні для придбання активу.
Коли потрібно фіксувати витрати?
Доходи та витрати компанії підраховуються якомога швидше після того, як вони зароблені та понесені, відповідно, відповідно до методу нарахування. Всупереч касовій основі бухгалтерського обліку, яка вимагає, щоб операції реєструвалися лише тоді, коли готівка фактично переходить з рук в руки, ця дія відображається в книгах лише пізніше.
Узагальнити
Системи управління витратами можуть допомогти підприємствам в організації та управлінні корпоративними подорожами, телекомунікаційними та пов’язаними з ними витратами. Підприємства можуть допомогти заощадити витрати та клопоти, використовуючи правильні системи управління витратами. Повна система управління подорожами та витратами допомагає як менеджеру з подорожей, так і фінансовому менеджеру створювати більш економічно ефективні програми подорожей.
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Що таке система відшкодування витрат?
Система відшкодування витрат — це спосіб, у який підприємства відплачують своїм працівникам, які витратили власні гроші на витрати, пов’язані з бізнесом.
Чи вважається відшкодування витрат доходом?
Відшкодування витрат оподатковується як частина валового доходу працівників.
Що таке платформа керування витратами?
Платформи керування витратами – це програмне забезпечення, яке відстежує та керує бізнес-витратами, не пов’язаними із заробітною платою.
Статті по темі
- Як отримати конкурентну перевагу
- КАТЕГОРІЇ БІЗНЕС-ВИТРАТ: найкращі категорії витрат на бізнес у 2023 році, які слід враховувати
- КОЕФІЦІЄНТ ВИТРАТ НА ЖИТЛО: що це і як його розрахувати
- Управління витратами: визначення та 13 найкращих програм для управління витратами
- КІНЦЕВІ ВИТРАТКИ: Страхове покриття та страхові компанії
посилання
