Вам потрібні пропозиції щодо організації заходу? Ви прибули в потрібне місце. Протягом багатьох років ми відвідували заходи, які проводили численні групи. У нас також є маса найкращих практик, якими ви можете скористатися, хоча ми не можемо перерахувати всі деталі, які вам потрібно враховувати (це часто залежить від типу події!). Крім того, ми створили цей безкоштовний, простий у використанні контрольний список для вашої підготовки до події, щоб нічого не проскочило між щілинами. Ми можемо допомогти, якщо ви плануєте віртуальну подію. Це все, що вам потрібно знати про планування заходів, послуги, компанії, які пропонують найкраще, і контрольний список для планування без зайвих слів.
Котимося далі!!!
Планування заходів
Захоплююча майстерність хореографії людей і заходів для створення вистави, яка залишає у людей спогади на все життя, відома як планування заходів. Це подібно до режисури живого сценічного виступу, щоб спланувати та організувати подію, будь то конференція, корпоративний захід, збір коштів, торгова виставка чи будь-який інший тип події. Для тих, хто любить подорожувати, він також пропонує фантастичну можливість відвідати розкішні готелі та інтригуючі нові місця, а також поспілкуватися з доповідачами та учасниками з усього світу. І ви можете робити все це, маючи багато свободи та незалежності!
Хто такий організатор заходів?
Організатор подій, якого часто називають організатором зустрічей та/або конференцій, — це особа, яка організовує всі аспекти ділових зустрічей і подій, не слід плутати з організатором весіль. Вони часто вирішують, де проводити зустрічі, планують транспорт і організовують багато інших деталей.
Що робить планувальник подій?
Координатори заходу організовують усі аспекти заходу від початку до кінця. Наприклад, організатори зустрічей зустрічатимуться з клієнтами перед зустріччю, щоб оцінити присутність і визначити мету зустрічі. Вони піклуються про деталі зустрічі, включаючи реєстрацію відвідувачів і аудіо/візуальне налаштування доповідачів протягом усієї зустрічі. Після конференції учасники опитуються, щоб визначити їхні головні інтереси.
Крім того, організатори заходів шукають місця для проведення зустрічей, наприклад готелі та конференц-центри. Вони враховують здатність об’єктів запропонувати житло та послуги, наскільки просто відвідувачам буде туди потрапити, а також місцеві пам’ятки. Планувальники тепер також беруть до уваги, чи може онлайн-зустріч досягти тих самих цілей, що й особиста зустріч.
Які деякі основи планування заходів?
Мистецтво (і іноді наука) концептуалізації подій, планування, організації та проведення відоме як планування подій. Саме час звернутися до координатора заходів або агентства з планування, коли важлива, масштабна подія має пройти добре. Основними постачальниками послуг, які можуть гарантувати безперебійне виробництво та проведення заходів, є організатори заходів. Вони виконують ці завдання для торговельних виставок, заходів для літніх людей, благодійних свят та багатьох інших заходів.
Чому люди наймають послуги з планування заходів?
Два основні фактори спонукають людей використовувати послуги з планування заходів:
- Щоб присутні та почесні гості могли весело провести час, не звертаючи уваги на захід.
- Щоб захід пройшов без сучка і сучка.
Розглянемо як приклад звичайне весілля. З метою координації, організації та проведення весільних заходів багато заручених пар звертаються до організаторів заходів або послуг з планування заходів. Таким чином, молодятам не доведеться турбуватися про такі речі, як кейтеринг, паркування чи вигнання буйних гостей, а натомість зможуть насолоджуватися своїми особливими днями та зосередитися на весіллі. Натомість такими деталями займається весільний організатор.
Крім того, деякі події настільки складні, особливо ті, що беруть участь сотні або більше людей, що майже неможливо правильно спланувати та організувати їх самостійно. Досвідчені та обізнані організатори заходів знають, як керувати натовпом, скільки їжі подавати та інші елементи, які можуть зробити чи зруйнувати важливу подію.
Послуги з планування заходів
Можливо, вам цікаво, що саме включають послуги з планування заходів? Оскільки кожна подія настільки особлива, послуги, що надаються, відрізнятимуться для кожної з них. Відкрийте для себе п’ять найкращих послуг із планування заходів у наступних абзацах, а також переваги найму спеціаліста.
#1. Місце проведення
Знайти місце набагато складніше, ніж здається. Є багато речей, про які слід подумати, як-от потужність, доступність і бюджет. У деяких місцях є список бажаних постачальників, а в інших дозволяється приносити їжу ззовні. Використовуйте офіціантів і барменів, наданих закладом, оскільки вони можуть не дозволити вам залучати сторонніх працівників.
Чи легко дістатися до цього місця? Чи є поблизу готелі для осіб, які приїжджають з-за меж міста? Вам доведеться надати власну білизну, стільці та столи для заходу? Відповіді на вищезазначені запитання можуть бути надзвичайно складними. Tigris Events задовольнить цю потребу. Ми усвідомлюємо, що дослідження різноманітних налаштувань, щоб визначити, чи вони підходять, може зайняти деякий час. Наші координатори подій нададуть вам короткий список доступних, ідеальних місць, які відповідають вашому бюджету та вашій концепції. З вибором можна визначитися всього за кілька секунд, переглянувши їх презентацію!
#2. Мистецтво та розваги
Зовнішній вигляд і атмосферу закладу можна кардинально змінити за допомогою декору. Він містить квіти, настільні прикраси, логотипи, задники та інше. Декор буде вирішальним фактором, який ви прагнете до інтимної чи великої привабливості. Щоб допомогти вам візуалізувати ваше ідеальне свято, організатор подій запропонує декор, запропонує ідеї та планування підлоги. Вони порекомендували постачальників, які володіють ноу-хау, щоб змінити хід вашої події.
Живий оркестр, ді-джей чи навіть акробати — можливі альтернативи розваг! Ви також можете включити інтерактивні розваги, такі як фокусник, станції для скручування сигар або ігри в казино, якщо ви справді хочете справити враження на відвідувачів. Ми також часто пропонуємо талісмани для сезонних заходів! Процес відбору талантів спрощений за допомогою комплексної процедури, яку послуги з планування подій пропонують кожному постачальнику.
#3. Кейтеринг
Вам подобається вечеря шведський стіл або закуски мимохідь? Чи буде включений спеціальний напій? Ви повинні підтвердити не лише кількість їжі, але й сорт їжі. Чи є обмеження в харчуванні або харчова алергія? Домовляючись про кейтеринг для вашого заходу, ці питання повинні бути належним чином враховані. Альтернативи громадського харчування, які пропонують різні компанії, і стилі подачі їжі є частиною послуг з планування заходів. Залучивши організатора заходів, ви можете переконатися, що для вашого зібрання буде надано правильну кількість і вид їжі. Ви надсилаєте гостям запрошення в паперовому вигляді чи в електронному вигляді? Яким чином ви керуєте RSVP? Чи буде реєстрація на місці? Чи існують ручні чи комп’ютерні варіанти?
Знання приблизної кількості підтверджених відвідувачів може допомогти вам ефективно спланувати захід. Спростіть увесь процес, найнявши організатора подій, який розповсюджуватиме запрошення, керуватиме відповідями та реєструватиме гостей.
#4. Персонал заходів
Крім того, персонал для проведення заходів пропонується компанією з повного спектру послуг з планування заходів. Ці люди можуть допомогти з барменом, привітанням і реєстрацією. Вони можуть допомогти надсилати важливі повідомлення, роздавати пакети з подарунками та заохочувати до участі, якщо на вашій події є активація. Для реєстрації та перевірки одягу завжди слід залучати персонал, який проводить заходи. Це надає події витонченості!
Компанії з організації заходів
Щороку ці відомі компанії з організації заходів піднімають планку. Крім того, їхні спритні сценічні виступи залишають слід на глядачах. Нижче наведено пропозиції щодо найкращих у світі компаній з планування подій, якими ви можете скористатися для майбутньої події.
#1. Bassett Events, Inc.
Вони розташовані в Торонто, Канада, і надають широкий спектр послуг, включаючи повне виробництво та дизайн подій, переговори про контракти з постачальниками, персонал, спонсорство та медіа-менеджмент, виробництво відео тощо. Не йдіть далі, ніж Bassett Events, незалежно від того, організовуєте ви гучні приватні вечірки, благодійні заходи чи екстравагантне весілля. Невелика група під керівництвом Дженніфер Бассет чудово вміє додавати почуття несподіванки навіть у найпрекрасніші події.
#2. MKG
Пропонуємо такі послуги, як аналітичні дослідження, стратегія досвіду, розробка креативних кампаній, дизайн експонатів і середовища, організація подій тощо в Нью-Йорку та Лос-Анджелесі. Коли провідні бренди хочуть створювати дивовижні дебюти продуктів, налаштування, гідні Instagram, і незабутні «досвід бренду», вони звертаються до MKG. Ця організація не створює типових заходів. На їх веб-сайті ви можете знайти художні інсталяції в натуральну величину, ями для м’ячів дорослого розміру та гойдалки для хот-догів.
#3. Давид Тутера
Розташована в Лос-Анджелесі та пропонує такі послуги, як управління постачальниками, планування, виробництво, а також концепція та дизайн подій. Таким чином, Девід Тутера добре розбирається в плануванні пишного весілля і як телеведучий, і як дизайнер весільних суконь. Команда прагне надати досвід, який пробудить вашу найяскравішу уяву та втілить ваші найвищі прагнення.
#4. Ідеальна подія
Вони можуть бути розташовані в Чикаго та надавати послуги з організації подій, квітів, канцтоварів, стилю, сувенірів тощо. Дебі Ліллі має довгу кар’єру в організації заходів, і використовує своє планування заходів, щоб допомогти клієнтам уникнути реальності. Окрім розробки та організації заходів, бізнес також керує невеликим майданчиком для проведення заходів під назвою DL Lounge. Обслуговування відомих клієнтів – це те, чим Debi відома. Найвідомішою подією стало святкування дня народження Опри в прямому ефірі.
#5. Країна чудес
Компанія має офіси в Лондоні, Нью-Йорку та Маямі та займається розвитком бренду, дизайном і організацією заходів, маркетингом досвіду, соціальними мережами тощо. Порівняно з іншими визнаними фірмами, Events by Wonderland випромінює більш позитивне, сучасне та молодіжне ставлення. Wonderland має понад 15 років досвіду роботи з розкішшю, подорожами, роздрібною торгівлею, технологіями та іншими вертикальними брендами через «креативні експериментальні» заходи.
Контрольний список планування подій
Контрольний список для планування подій не слід використовувати замість показу чи бюджету заходу, оскільки він не обов’язково є планом заходу сам по собі. Розглядайте це більше як довідник, у якому перераховано всі аспекти події в хронологічному порядку та кінцеві терміни для координації. Ви можете не пропустити щось важливе на маршруті, використовуючи контрольний список для планування подій. Простіше кажучи, він тримає вас на шляху та організовує, щоб ви могли провести успішну подію. Універсального шаблону для всіх не існує, тому дуже важливо адаптувати його до своїх потреб і цілей. Давайте розглянемо все, що вам може знадобитися в контрольному списку планування заходів, щоб почати.
#1. Створіть шаблон для контрольного списку планування заходів.
Під час створення контрольного списку додайте кожен елемент у шаблон. Ви можете створити свій власний у Google Docs або Microsoft Excel, або ви можете знайти шаблон в Інтернеті. Ви також можете співпрацювати зі своїми працівниками, які організовують заходи, використовуючи систему управління проектами, як-от Asana або Podio.
#2. Визначте необхідні речі для заходу.
Далі в контрольному списку планування виберіть кілька основних компонентів для вашої події:
- Час і дата
- Місце розташування
- тип нагоди
- Мета заходу
- Цілі заходів
- Аудиторія
Переконайтеся, що ви не пропустите ці кроки, додавши кожен із них як пункт справ у свій контрольний список.
#3. Складіть бюджет заходу.
Скласти бюджет події може бути складно, якщо врахувати всі пов’язані з цим витрати. Це легко зробити за допомогою електронної таблиці Microsoft Excel. Спочатку почніть із більших площ, таких як оренда, кейтеринг і декор. Нарешті, дозвольте програмі Excel виконати роботу за вас, розділивши всі витрати на кожну категорію.
#4. Створіть макет події.
Завдяки тому факту, що він охоплює елементи події, які мають найбільший вплив на відвідувачів, це ядро планування події. Подумайте про те, які саме речі вам потрібно додати до контрольного списку планування подій, вивчаючи їх.
- програма
- макет
- тема
#5. Підготуйте декор.
Декор не тільки привабливий; це важливо для успішного заходу. Може бути важко переконатися, що ви охоплюєте всі свої бази, оскільки це варіюється від оренди та букетів до скатертин і акцентних речей. Запитайте себе, що побачать відвідувачі, оскільки вони відчують подію за допомогою своїх п’яти органів чуття. звук, запах, дотик і смак
#6. Будьте винахідливими у стравах і напоях.
Їжа та напої можуть бути центром зібрання, тому що спільна трапеза є справжнім виявом товариства. Їжа є символом виховання, тому господар має можливість проявити уважну гостинність. Ваш контрольний список допомагає орієнтуватися в цих тонкощах, щоб ви могли вибрати ідеального кейтерингу, підтримувати своє меню в актуальному стані, захистити навколишнє середовище та, що найважливіше, переконатися, що ваші відвідувачі залишатимуть себе задоволеними та коханими.
#7. Створіть маркетингову стратегію.
Маркетинг подій викликає хвилювання, підвищує очікування та забезпечує здорову явку. Маркетинговий план до та після події можна відобразити на всіх цих каналах за допомогою контрольного списку подій. На цьому етапі вам і вашій команді стане в нагоді онлайн-інструмент управління проектами.
#8. Будьте готові до несподіваних і незначних деталей.
Найменші деталі можуть мати значний вплив. Тому вам слід відстежувати кожну дрібницю, яка може вплинути на досвід відвідувачів. Це невеликі, але важливі речі, які повинні бути включені в планувальник зустрічей.
#9. Складіть схему логістики дня події.
Похвилинний розклад усього, починаючи від прибуття постачальника та налаштування до проходження та демонтажу після події, має бути включений у графік логістики події, який ви повинні планувати створити. У день заходу рухомих елементів дуже багато, тому непередбачені обставини обов'язково виникнуть. Ви ризикуєте пропустити будь-що, що згодом стане суттєвою проблемою, якщо у вас немає точної інформації про день події. Ви можете використати контрольний список, щоб скласти докладний розклад на день події, тому немає потреби в цьому додатковому хвилюванні.
Які 7 елементів планування події?
Інфраструктура події, аудиторія, відвідуваність, організатори, місце проведення та засоби масової інформації є сімома основними компонентами управління подією. Усіма цими компонентами має керувати ваше програмне забезпечення.
Що таке процес планування події?
Складання бюджету, створення розкладу, вибір і резервування місць для проведення заходів, отримання дозволів, організація харчування, організація транспорту, придумування теми, планування заходів, вибір доповідачів і ключових доповідей, організація обладнання та приміщень, а також управління ризиками – усе це частина планування події.
Що робить планувальник подій?
Планувальник заходів відповідає за організацію всіх рухомих елементів, необхідних для забезпечення належного проведення заходів, включаючи вибір місця проведення, кейтеринг і наймання виконавця. Перед заходом вони організовують усі деталі та контролюють денну логістику.
Які п’ять етапів процесу планування події?
Етап 1 – дослідження та постановка цілей.
2 – Спроектуйте подію.
3 – Бренд події.
4 – Координація та денне планування
5 – Оцініть подію
Що таке шість основних принципів планування заходів?
Ці сім P маркетингу послуг відомі як Product, Pricing, Place, Promotion, Physical Proof, People і Process, якщо ви їх не пам’ятаєте.
схожі повідомлення
- СКІЛЬКИ ЗАРОБЛЯЮТЬ ОРГАНІЗАТОРИ ПОДІЙ: дохід за роботу
- МАРКЕТИНГ ПОДІЙ: остаточний посібник із маркетингу подій
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ПОДІЯМИ: значення, типи та як ними користуватися
- Фінансовий планувальник: як стати сертифікованим фінансовим планувальником
- ЯК СТАТИ МІСЬКИМ ПЛАНІСТОМ: практика кар’єри (кроки та вимоги)
посилання
