Ведення точного обліку інформації про співробітників має вирішальне значення для успіху людських ресурсів. Якщо ви менеджер з персоналу, керівник або спеціаліст, розуміння різних типів записів, необхідних для відповідної документації, може бути корисним. Ведення актуальних і відповідних законодавству записів про співробітників може допомогти вам уникнути можливих судових позовів, сприяти узгодженості у вашому відділі кадрів і передавати важливу інформацію новим працівникам. У цій публікації ми розповідаємо про важливість для роботодавців вести всі облікові записи працівників і розглядаємо п’ять різних типів облікових записів працівників, які потрібно зберігати, як довго їх зберігати та оновлення у відділі кадрів.
Що таке облікові записи працівників?
Записи працівників — це сукупність усієї інформації, що стосується працівника, від дати найму до дати звільнення. Ця інформація може включати ім’я працівника, номер соціального страхування, адресу, дату народження, посаду, зарплату та пільги. Облік працівників часто ведеться у формі особової справи.
Ці записи можуть містити основну інформацію, зібрану під час інтерв’ю, наприклад:
- ІМ'Я
- Контактна інформація
- Досвід роботи
- Освітня справа
- Посвідчення та сертифікати
- Нотатки інтерв'ю
- посилання
Трудові записи також можуть включати інформацію, зібрану під час процесу найму, деякі з яких компанії зобов’язані перевіряти та зберігати згідно з державним і федеральним законодавством про зайнятість, наприклад:
- Статус громадянства
- Номер соціального страхування
- Звільнення від податку на заробітну плату
- Статус утримання податку (W-4)
- Звільнений чи не звільнений статус
- Ідентифікація за фотографією
- Дата початку роботи
- Професійне звання
- Шкала оплати праці
- Підтвердження професійних допусків і сертифікатів
Записи, створені з часом, також можуть бути включені в особову справу або трудову книжку працівника, наприклад:
- Годинники часу
- Оцінки ефективності
- Документування дисциплінарного провадження
- Платіжні відомості
- Інформація про переваги
- Офіційне фото
Навіщо потрібні записи про співробітників?
Записи працівників мають вирішальне значення, оскільки вони надають офіційну документацію про трудову історію працівника в корпорації. Вони містять таку інформацію, як посада працівника, дата початку роботи, розмір заробітної плати та будь-яка інша інформація, пов’язана з роботою. Записи працівників використовуються для прийняття рішень щодо таких питань, як підвищення, підвищення та звільнення. Вони також використовуються наприкінці року для створення таких записів, як W-2 та 1099.
Чому так важливо вести всі типи документів про працівників?
Ведення всіх видів облікових записів співробітників суттєво допоможе успіху та ефективності вашого відділу кадрів. Зберігання повних облікових записів працівників має кілька суттєвих переваг, зокрема:
#1. Дотримання вимог законодавства
Кілька нормативних актів зобов’язують роботодавців зберігати певні записи. Ці статути стали можливими завдяки таким актам:
- Комісія з рівних можливостей працевлаштування (EEOC): Згідно з EEOC, ви повинні зберігати всі записи про співробітників принаймні один рік. Ви повинні зберігати записи про звільненого працівника протягом одного року після дати його звільнення, якщо його звільнили за власним бажанням.
- Закон про дискримінацію за віком у працевлаштуванні (ADEA): вимагає, щоб ви вели облік заробітної плати щонайменше три роки. Ви також повинні вести облік схем виплат, таких як страхові та пенсійні програми, принаймні протягом одного року після звільнення працівника.
- Закон про рівну оплату праці (EPA) і Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA): Згідно з FLSA та EPA, важливо вести записи щодо обґрунтування різниці в зарплаті між працівниками різної статі. Ви повинні зберігати ці записи щонайменше два роки.
#2. Уникнення судових процесів
Ведення актуальних, правильних записів є ключовою стратегією для підприємств, щоб уникнути потенційних судових процесів з боку колишніх працівників. Наприклад, якщо колишній працівник подає позов проти організації, стверджуючи, що їхні роботодавці не платили йому прожиткового мінімуму, докази із заробітної плати можуть допомогти спростувати ці звинувачення. Належне ведення документації також дозволяє уникнути будь-яких юридичних проблем із державними установами, які контролюють дотримання трудового законодавства.
#3. Поширення інформації
Коли до вашої фірми приходять нові менеджери, незалежно від того, чи є вони у відділі кадрів, бухгалтерії чи загальному керівництві, може бути корисним мати записи поточних і попередніх співробітників. Ці знання можуть бути корисними під час залучення нових співробітників, розробки нових політик і ознайомлення з процедурами ведення документації. Розуміння історії роботи кожного співробітника може допомогти новим менеджерам ефективніше адаптуватися до своїх посад.
Різні типи документів про працівників
Розуміння різних типів записів співробітників може допомогти вам переконатися, що ваш відділ кадрів належним чином документує важливі організаційні функції. Є п’ять типів облікових записів працівників, які важливо вести:
#1. Облік відвідуваності
У табелях обліку відвідування зазначаються відомості про час, проведений кожним працівником на роботі. Записи про присутність можуть містити таку інформацію:
- Платна відпустка
- Відгул без збереження заробітної плати
- Канікули Свята
- Лікарняний
- Робочий час на тиждень
- Запізнення/прогули
Ведення точного обліку цієї інформації має вирішальне значення для демонстрації того, що ваша фірма виплачувала працівникам належну суму винагороди залежно від тривалості часу, який вони провели на роботі. На додаток до тем, перерахованих вище, Закон про сімейні та медичні відпустки (FMLA) вимагає від роботодавців вести облік усіх оплачуваних і неоплачуваних відпусток, а також випадків компенсації працівникам.
#2. Записи про пільги
Відповідно до Закону про забезпечення пенсійного доходу працівників від 1974 року (ERISA) роботодавці зобов’язані вести облік усіх заяв працівників страхових агентств, участі працівників та інформацію про окремих бенефіціарів протягом щонайменше шести років.
Страхові компанії, доступні плани, дати реєстрації та список усіх працівників, які наразі зареєстровані в бізнес-пільгах, часто включаються в записи про пільги. Оновлення цих записів після кожного періоду реєстрації може бути ефективним способом гарантувати, що ваші записи є актуальними та сумісними з ERISA.
#3. Записи про навчання
З різних причин також важливо вести достовірні записи про навчання. Для початку записи про навчання можуть слугувати інструктивними посібниками для майбутніх ініціатив щодо адаптації. По-друге, інформація, отримана під час навчання, може служити доказом того, що персонал готовий до просування по службі або кар'єрного розвитку.
Існують також певні національні критерії для деяких підприємств щодо того, як і як часто відбувається навчання. Відстеження навчальних програм і відвідувачів може допомогти вашій фірмі дотримуватися федеральних правил.
#4. Сплатити утримання
Відстеження утримань із заробітної плати працівників є важливим кроком у процесі подання податкової декларації. Підприємства мають дві основні переваги відстеження утримань із заробітної плати:
Податкове управління США вимагає від компаній вести облік усіх утримань із заробітної плати працівників протягом принаймні трьох років після дати повернення або дати подання, залежно від того, що настане пізніше.
Точні записи можуть допомогти спростувати звинувачення в тому, що колишня компанія утримала з працівника занадто багато державних або федеральних податків.
#5. Записи по безробіттю
Після звільнення або звільнення працівник може претендувати на допомогу по безробіттю та отримувати її. Важливо документувати кожен етап процедури по безробіттю та зберігати ці записи протягом усього часу, поки працівник отримує допомогу з безробіття. Необхідно включити такі деталі:
- ім'я працівника
- Ім'я працівника Адреса працівника Номер соціального страхування працівника
- Дати найму, звільнення або повторного найму
- Дати виплати готівкової та беззаробітної плати
- Відпрацьовані дати
- Робочі години
Якщо хтось із ваших співробітників отримує допомогу з безробіття, ретельний облік цієї інформації має вирішальне значення для підтвердження їхніх щотижневих файлів допомоги. Якщо між вашими записами та інформацією, наданою працівником, є розбіжності, працівник може втратити доступ до своїх пільг. Точні записи про безробіття можуть допомогти гарантувати, що ваші звільнені чи звільнені працівники отримають виплати, на які вони мають право.
Які переваги ведення документації працівників?
Записи співробітників мають численні переваги як для компанії, так і для працівника. Записи співробітників можуть допомогти роботодавцям відслідковувати продуктивність співробітників протягом тривалого часу, визначати сфери, де працівники потребують вдосконалення, і документувати дисциплінарні заходи. Ці записи також можуть допомогти фірмам у дотриманні нормативних вимог. Записи співробітників можуть містити дані про кар’єру та досвід, а також навчання та освіту працівника. Записи працівників також можуть допомогти в кваліфікації працівників для просування по службі або інших можливостей роботи.
Найкращі методи ведення документації співробітників
Незважаючи на те, що деякі найкращі методи є універсальними для добре керованих фірм, спосіб, яким компанія створює та веде трудові записи, не є стандартизованим для різних галузей. На самому базовому рівні корпорація зобов’язана вести облікові записи персоналу, які містять достатньо інформації для забезпечення відповідності державним і федеральним правилам зайнятості, що застосовуються до цієї галузі. Деякі федеральні закони та закони штату про зайнятість також збільшують обов’язки компанії щодо ведення документації пропорційно кількості працівників, які в ній працюють.
Окрім дотримання фундаментального законодавства, рекомендовані практики для розробки системи документації співробітників, яка охоплює всі основи, часто включають:
#1. Визначення того, що є записом.
Не кожен клаптик паперу вважається трудовою книжкою. Визначення того, які документи слід зберігати у файлі для виконання юридичних обов’язків і захисту організації від відповідальності, має бути зроблено з самого початку.
#2. Створення плану утримання.
Важко вести безстроково трудові книжки на кожного колишнього та нинішнього працівника. Федеральні закони визначають, як довго фірма повинна зберігати певні трудові книжки після того, як працівник залишить організацію. Виходячи з цих юридичних зобов’язань, корпорація повинна створити графік зберігання документів, який усуває застарілу інформацію, зберігаючи весь відповідний вміст.
#3. Обмеження доступу.
Доступ до трудових книжок мають мати лише уповноважені особи. Встановлення протоколів доступу захищає як організацію, так і співробітника від зловживання інформацією.
#4. Вибір формату та його збереження.
Записи про зайнятість можна зберігати в традиційному паперовому форматі в системі картотеки, у цифровому форматі шляхом сканування оригіналів документів у комп’ютерну систему або в комбінації обох.
Визначення місця зберігання трудових книжок і способу доступу до них є важливим кроком у розробці функціональної системи. Багато комп’ютеризованих бухгалтерських рішень, наприклад, можуть приймати інформацію про працівників для нарахування заробітної плати, що відповідає багатьом стандартам федерального законодавства та законодавства штату.
#5. Збереження безпеки та конфіденційності.
Підтримка безпеки та конфіденційності даних є ключовою частиною збору інформації. Незалежно від того, тримає це кімнату трудових книжок на замку чи використовує новітнє шифрування, щоб запобігти доступу хакерів до системи, організація повинна докласти зусиль, щоб гарантувати, що лише авторизовані люди мають доступ до інформації про співробітника.
Які трудові книжки потрібно вести окремо?
Деякі записи вимагають особливих гарантій конфіденційності, передбачених федеральним законом. Щоб захистити роботодавців від відповідальності, ці трудові книжки слід зберігати окремо від основної персональної справи працівника та мати вищий рівень захисту з дуже обмеженим доступом. Серед цих записів:
#1. Медичні записи
Закон про американців з обмеженими можливостями зобов’язує роботодавців зберігати медичні документи окремо від загальної документації, щоб зберегти конфіденційність медичної інформації працівника. Сюди входять результати тестування на наркотики та алкоголь, претензії працівників щодо компенсації, медичне страхування, фізичні проблеми чи вади, а також придатність до роботи.
#2. Кредитна інформація
Відповідно до Закону про чесну кредитну звітність роботодавці зобов’язані зберігати конфіденційність кредитної інформації, пов’язаної зі споживачами, кредитних звітів і особистих фінансових даних. Якщо роботодавець отримує кредитний звіт, щоб визначити придатність потенційного найму або гарантувати постійну фінансову відповідальність працівника, записи повинні зберігатися окремо від основної справи працівника та залишатися конфіденційними.
#3. Позови та скарги.
Документи, що стосуються будь-якої скарги працівника, поданої згідно з внутрішньою корпоративною політикою, через державну установу, таку як Комісія з рівних можливостей працевлаштування Сполучених Штатів, або через судовий процес, повинні бути зібрані та зберігатися, доки претензію чи позов не буде повністю вирішено.
Як ви обробляєте документи працівників?
Щоб вести облікові записи співробітників, компанія повинна спочатку створити систему для запису інформації про співробітників. Ця інформація повинна містити ім’я працівника, номер соціального страхування, дату народження, адресу та номер телефону, серед іншого. Крім того, система повинна фіксувати посаду працівника, відділ, зарплату та винагороди.
Після того, як система запущена, компанія повинна створити політику для обробки записів співробітників. У політиці має бути зазначено, хто несе відповідальність за відстеження та зберігання інформації про співробітників, як довго її слід зберігати та як її слід утилізувати, коли вона більше не потрібна.
Фірма також повинна навчати працівників тому, наскільки важливо зберігати актуальну та конфіденційну інформацію. Співробітників слід попередити, щоб вони не повідомляли свій номер соціального страхування або будь-яку іншу конфіденційну інформацію нікому, крім свого роботодавця.
У компанії також має бути встановлений спосіб сповіщення працівників про зміни в їхніх особистих даних, наприклад про зміну адреси чи номера телефону. Метод оновлення інформації про співробітників у базі даних організації також має бути включений у цю систему.
Компанії якого типу вимагають облікові записи працівників?
Створення записів про співробітників є необхідним для багатьох видів бізнесу. Компанії з великою кількістю працівників зазвичай повинні відстежувати інформацію про працівників, щоб керувати нарахуванням заробітної плати та виплатами.
Компанії, які розвиваються, також повинні відстежувати інформацію про співробітників, щоб забезпечити належну інтеграцію нових співробітників в організацію. Крім того, компаніям, які наймають велику кількість працівників одночасно, може знадобитися відстежувати інформацію про працівників, щоб забезпечити дотримання всіх застосовних трудових законів.
Статті по темі
- УПРАВЛІННЯ ЗАПИСАМИ: визначення, життєвий цикл і програмні рішення
- КНИГА КОРПОРАТИВНИХ ЗАПИСІВ: значення, важливість і як її отримати
- HR-ПОСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: функції та приклади HR-служб
- СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ЗАПИСАМИ: 15 найкращих варіантів програмного забезпечення у 2023 році
- ЯК ОТРИМАТИ ВИПИСКУ З ВАШОГО БАНКУ
посилання
