Зберігати облікові записи співробітників безпечним і точним способом непросте завдання. Коли ви призначаєте своїм співробітникам ідентифікатори, робота стає менш трудомісткою.
У цій короткій статті ми розглянемо, що таке ідентифікатор працівника та ідентифікаційний номер, чому вони корисні тощо.
Давайте розпочнемо.
Що таке ідентифікатор працівника?
Ідентифікатор працівника – це код, який використовується для ідентифікації співробітників, які працюють у компанії. Впровадження системи ідентифікаційних кодів співробітників у вашій компанії може призвести до покращення баз даних і записів співробітників, покращення безпеки ідентифікаційної інформації та загального підвищення ефективності. Дізнайтеся більше про ідентифікаційні номери працівників і про те, як вони можуть допомогти вам покращити управління працівниками у вашій фірмі.
Як має бути відформатований ідентифікатор працівника?
Для ідентифікаторів співробітників не існує загальноприйнятого формату. Роботодавці можуть розробляти ідентифікаційні номери працівників.
Ось кілька прикладів поширених форматів ідентифікаційних номерів співробітників:
- Номери в порядку того, коли працівник був прийнятий на роботу. Наприклад, 00009 означає раннє наймання, а 00743 — значно пізніше.
- Комбінація цифр і літер, де літера позначає відділ співробітника. Наприклад, ACC1234 може бути ідентифікатором працівника бухгалтерії.
- Тимчасовий персонал, наприклад стажери або підрядники, мають власні коди. Наприклад, TEMP007.
Дуже важливо дотримуватися вибраного формату ідентифікатора працівника, оскільки його часта зміна може заплутати працівників і звести нанівець призначення ідентифікаторів.
Якщо ви хочете, щоб ідентифікатори співробітників вашої компанії були узгодженими, усі вони мають походити з одного відділу. Наприклад, ви можете делегувати ці ідентифікатори співробітників своєму відділу кадрів, щоб переконатися, що немає дублікатів і все в порядку.
Що таке ідентифікаційний номер працівника?
Роботодавці присвоюють кожному працівнику унікальний ідентифікаційний номер працівника. Цей ідентифікаційний код іноді називають номером працівника, кодом працівника, ідентифікатором працівника або будь-якою іншою назвою, яка звучить подібно.
Оскільки ідентифікатори співробітників представляють унікальну особу, вони також відображають їхню особисту інформацію та іншу важливу інформацію про компанію. Це може включати їх адресу, номер соціального страхування, інформацію про заробітну плату та іншу інформацію.
Хоча видача посвідчень працівника не є обов’язковою, переваги стають усе більш очевидними, оскільки компанія росте та наймає більше людей. Ідентифікаційні картки співробітників не потрібні для цілей оподаткування, але вони можуть допомогти компанії краще вести облік.
Яка різниця між ідентифікаційним номером працівника та номером платіжної відомості?
Ідентифікатор працівника відрізняється від номера платіжної відомості одним важливим моментом.
Ідентифікатор працівника часто призначається роботодавцем, щоб допомогти ідентифікувати факти про конкретного працівника.
З іншого боку, платіжний номер служить ідентифікатором посади, а не працівника, який займає цю посаду.
Припустімо, Джейн працює автором контенту для ABC. Ідентифікатор працівника Джейн залишатиметься незмінним незалежно від її посади в організації, оскільки цей номер пов’язаний з нею як особою.
Якби її підвищили з автора контенту до менеджера з контент-маркетингу, її ідентифікатор зарплати змінився б. Її новий ідентифікаційний номер відповідатиме її поточній посаді.
Ідентифікатори платіжної відомості в основному використовуються для нарахування заробітної плати та оподаткування, гарантуючи, що працівники отримують належну плату.
HMRC також відстежує ідентифікаційні відомості про заробітну плату працівників, які працюють у компаніях, які використовують систему нарахування заробітної плати Pay As You Earn (PAYE).
Ідентифікатор працівника проти номера соціального страхування
Ідентифікаційні номери працівників (ID) відрізняються від номерів соціального страхування (SSN). Хоча номери соціального страхування є життєздатним методом ідентифікації осіб, вони містять конфіденційну особисту інформацію, яка, якщо її використовувати як ідентифікатор працівника, може наражати людей на крадіжку особистих даних. Викрадачі ідентифікаційних даних можуть використовувати номери SSN для створення фальшивих документів і завдати значної шкоди ідентифікаційним документам особи та безпеці бізнесу. Як наслідок, ідентифікатори працівників слід використовувати для повсякденної та внутрішньої ідентифікації, тоді як номери соціального страхування слід використовувати лише за крайньої необхідності.
Також важливо розрізняти ідентифікатор працівника та ідентифікатор платіжної відомості. Хоча ідентифікатор працівника є унікальним для цієї особи, ідентифікатор платіжної відомості зазвичай призначається певній ролі або посаді, а не особі. Тобто, якщо інший працівник займає цю посаду, він успадковує ідентифікатор платіжної відомості та пов’язану з ним інформацію, але зберігає свій власний ідентифікатор працівника.
Ідентифікація працівника проти роботодавця
Ідентифікатор працівника часто плутають з ідентифікатором роботодавця (EIN). Податкове управління присвоїло вам дев’ятизначний номер EIN. EIN компанії, як і її SSN, є її унікальним федеральним ідентифікаційним номером і використовується для цілей оподаткування, звітності та регулювання.
Хто відповідає за призначення ідентифікаторів співробітників і керування ними?
Відповідальність за розподіл ідентифікаторів працівників і керування ними часто належить до компетенції відділу кадрів (HR) організації, бухгалтерів або клерків із заробітної плати, залежно від розміру організації. Після прийняття на роботу вони зазвичай надають співробітникам їхні унікальні ідентифікатори як частину процесу адаптації.
Чи існують вказівки щодо ідентифікаційних номерів працівників?
Оскільки ідентифікаційні номери працівників часто доступні для громадськості, вам слід уникати використання конфіденційної інформації для їх створення, наприклад останніх чотирьох цифр номера соціального страхування працівника. Немає жодних жорстких обмежень, крім цього, якщо цифри мають сенс у вашій організації. Щоб отримати додаткову інформацію про ідентифікаційний номер, ви можете використовувати комбінацію літер і цифр.
Ось кілька порад щодо максимізації схеми нумерації ідентифікаційних номерів працівників:
- Щоб позначити відділ чи відділ співробітника, почніть ідентифікаційний номер із дволітерного коду.
- Ніколи більше не використовуйте ідентифікаційний номер звільненого працівника. Для нових співробітників завжди створюйте унікальний номер, який раніше не використовувався.
- Додайте «-[n]» у кінці ідентифікаційного номера працівника, де [n] — це кількість додаткових ідентифікаційних бейджів, які потрібно надрукувати для цього працівника. (Наприклад, ідентифікаційний номер працівника «7659-0» вказує на те, що працівник з ідентифікаційним номером «7659» отримав лише один ідентифікаційний номер працівника.) Це дуже корисно при використанні бейджів для контролю доступу.
- Деякі фірми надають новим працівникам ідентифікаційний номер тимчасового працівника, який позначається літерою «T» перед або після номера, щоб використовувати його, поки їм не буде видано постійний номер.
- Додайте контрольну цифру в кінці ідентифікаційного номера, щоб запобігти підробці.
- Ми рекомендуємо, щоб ідентифікаційні номери працівників мали довжину від 4 до 8 цифр, щоб вони не були ані надто короткими, ані надто довгими.
- Заздалегідь призначте серію номерів ідентифікаційним значкам відвідувачів. Ви все ще можете відстежувати, куди ходять відвідувачі, не друкуючи новий бейдж відвідувача щоразу, коли хтось заходить.
Як використовувати ідентифікаційні номери працівників з ідентифікаційними картками
Бейджі з номером працівника не тільки роблять ваші ідентифікаційні документи більш професійними, але вони також можуть допомогти вашій програмі ідентифікаційних значків. Наприклад, може знадобитися реєструвати участь у професійному навчанні, що було б легше завдяки наявності унікального ідентифікаційного номера працівника. Коли працівник відвідує інші сайти чи місця, цей номер може знадобитися для входу в журнал відвідувачів. Крім того, надрукований номер на бейджі може відповідати номеру, закодованому на магнітній смузі картки, штрих-коді або QR-коді, забезпечуючи інший тип автоматичної ідентифікації.
Як знайти свій ідентифікаційний номер працівника?
Вам не доведеться мати справу з цим (занадто поширеним) запитом, якщо ідентифікаційний номер кожного працівника буде надруковано на його бейджі. У нашому напруженому повсякденному житті ми вже маємо занадто багато чисел, які потрібно запам’ятати; це ще більше спрощує роботу для членів вашої команди.
Контроль доступу за допомогою ідентифікаційних карток працівників
Використання ідентифікаційних карток працівників для регулювання доступу – це чудова концепція. Ви можете налаштувати систему на реєстрацію відповідного ідентифікатора працівника під час кожного використання, щоб не було плутанини щодо того, хто входить у певну кімнату чи зону. Насправді більшість систем контролю доступу просять надати ідентифікаційний номер працівника, якому видано бейдж RFID. Це встановлює зв’язок у базі даних контролю доступу між кодом RFID, ідентифікатором працівника та ім’ям власника картки.
Відвідування та облік робочого часу з ідентифікаційним номером працівника
Ідентифікаційні значки співробітників із вбудованими ідентифікаційними номерами співробітників можна легко налаштувати для роботи з годинником. TapTrack, наприклад, можна налаштувати на отримання номера через NFC (зв’язок ближнього поля). Ідентифікатор працівника використовується для унікальної ідентифікації в більшості систем обліку робочого часу, таких як Kronos. Ви можете використовувати свої ідентифікатори для відстеження робочого часу на віддалених сайтах за допомогою відповідних годинників або навіть телефонів NFC.
Формат номерів для ідентифікаторів співробітників
Ідентифікаційні номери працівників не мають встановленого шаблону чи формату. Організації можуть використовувати будь-який формат для індивідуальних кодів, але більшість використовує загальний шаблон для створення та призначення нових ідентифікаторів. Це може бути випадкова комбінація цифр і букв або шаблон, який відповідає інформації про працівника, наприклад посаді чи даті початку роботи. Розглянемо такі приклади ідентифікації працівників:
- M028
- S067
Перші літери в цих зразках позначають відділи, а цифри показують послідовність, у якій вони були найняті компанією. У прикладі A йдеться про працівника відділу маркетингу, а в прикладі B — про працівника, найнятого пізніше у відділ продажів.
Жодна особиста або конфіденційна інформація не повинна включатися в ідентифікаційні номери співробітників, незалежно від їх формату. Не включайте номер соціального страхування особи чи іншу конфіденційну інформацію в ідентифікатор працівника.
Переваги ідентифікаційних номерів працівників
#1. Використовуйте для різних цілей
Ідентифікатори працівників мають різноманітне застосування залежно від бізнесу. У роздрібному бізнесі, наприклад, ідентифікаційний номер працівника може знадобитися для доступу до систем каси або інвентаризації. Вони також можуть бути змушені використовувати їх для надання привілеїв працівникам, наприклад, придбання продуктів зі знижкою для працівників. Співробітники в офісі можуть мати різні рівні дозволу, які дозволяють їм входити в певні бази даних за допомогою своїх ідентифікаторів. Це також може надати цифрову історію ідентифікаторів співробітників на випадок, якщо вам, вашому відділу кадрів або бухгалтерії знадобиться перевірити дані.
#2. Контролювати доступ до інформації та її безпеку
Керування доступом до конкретної інформації, програм і навіть кімнат може бути корисним для вашої компанії. Ви можете визначити індивідуальні ступені доступу або безпеки за допомогою ідентифікаторів співробітників. Продавець, наприклад, може мати доступ до бази даних CRM, але йому заборонено доступ до програм або інформації, не пов’язаної з його роллю. Ви також можете тимчасово призначити ідентифікатори відвідувачам, яким потрібен доступ до певних частин будівлі, наприклад підрядникам або клієнтам.
#3. Організуйте великі набори даних компанії
Система ідентифікації співробітників може допомогти в організації та веденні документів і баз даних. Легко шукати, переглядати та впорядковувати інформацію за допомогою єдиного ідентифікатора, пов’язаного з усією інформацією про співробітника.
#4. Підтримуйте точність ідентифікації
Якщо ваша компанія невелика, вам, ймовірно, не доведеться турбуватися про те, що імена можуть плутати в облікових записах співробітників. Однак, якщо компанія зростає, деякі працівники можуть мати однакові імена, що спричиняє проблеми з веденням документації. Це може поставити під загрозу конфіденційність або спричинити проблеми із заробітною платою. Ви можете уникнути цих проблем, прийнявши ідентифікаційну систему співробітників, яка гарантує, що кожен працівник є унікальним у записах вашої компанії.
Читайте також: Digital Employee Experience DEX: The Ultimate Guide
#5. Покращте безпеку об’єкта ID
Ви можете уникнути використання іншої особистої інформації, використовуючи унікальні ідентифікатори співробітників. Ідентифікаційний код працівника — це унікальний внутрішній код, який служить для шифрування ідентифікації працівника. Ідентифікатори співробітників мають бути унікальними та не містити жодної особистої інформації, як-от номерів соціального страхування, яка могла б скомпрометувати особу працівника.
Ви можете уникнути використання іншої особистої інформації, використовуючи унікальні ідентифікатори співробітників. Ідентифікаційний код працівника — це унікальний внутрішній код, який служить для шифрування ідентифікації працівника. Дуже важливо, щоб ідентифікатори співробітників були унікальними та не включали жодного співробітника.
Підсумки
Ніколи не рано почати видавати ідентифікаційні номери працівників, якщо ви є власником малого бізнесу. Якщо у вас лише троє співробітників, це може здатися безглуздим, але коли у вас 100 і більше, ви будете раді, що у вас є система. Щоб забезпечити зростання та розвиток, ми завжди пропонуємо малим підприємствам інтегрувати системи великих компаній, де це можливо.
- НОМЕР СПІВРОБІТНИКА: значення, як його знайти, державний, федеральний і генератор
- ЯК РОЗПОЧИТИ НАЗНАЧЕННЯ ЗАРОБІТНЯ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: найкращий простий посібник 2023 року
- ЩО ТАКЕ Ідентифікаційний податковий номер: визначення, види, як і де його отримати
посилання
