Неналежне керування електронною поштою може призвести до втрачених можливостей і непорозумінь і зниження продуктивності співробітників. Прийняття ефективних стратегій керування електронною поштою та розвиток навичок керування електронною поштою є важливими для ефективного керування електронною поштою.
Використання електронної пошти для спілкування як в особистому, так і в професійному контексті стає все більш важливим. Однак робота з ними може бути складною та трудомісткою через щоденне збільшення кількості електронних листів.
Давайте обговоримо, що таке гарне керування електронною поштою, програмне забезпечення для керування електронною поштою, навички та стратегії підвищення продуктивності електронної пошти.
Що таке керування електронною поштою?
Управління електронною поштою – це систематичний підхід до підвищення ефективності роботи з електронною поштою та мінімізації несприятливих наслідків роботи з електронною поштою для продуктивності та задоволеності роботою людини.
Співробітники повинні розвинути хороші навички керування електронною поштою, щоб підтримувати продуктивність і успішно спілкуватися на робочому місці. Вони можуть відточити свої навички та вдосконалити свої загальні стратегії керування електронною поштою, пройшовши курс керування електронною поштою.
Успішну стратегію керування електронною поштою, таку як керування вхідними, пріоритезація та оперативна відповідь, можна навчитися, пройшовши курс менеджменту.
За допомогою курсу керування електронною поштою люди можуть навчитися керувати своїми вхідними та успішно спілкуватися з колегами та клієнтами. Крім того, люди можуть підвищити свою компетентність у спілкуванні електронною поштою, що призведе до більшого професійного успіху.
Як здійснюється керування електронною поштою?
П’ять найкращих способів керувати електронною поштою
- Використовуйте програмне забезпечення для керування електронною поштою, щоб заощадити кошти та керувати сховищем
- Класифікуйте свої електронні листи за папками та мітками
- Автоматизуйте свої дії з електронною поштою
- Надсилайте якомога менше електронних листів.
- Використовуйте шаблони електронних листів.
Що таке 4 D управління електронною поштою?
Корисна стратегія керування електронною поштовою скринькою — чотири D керування електронною поштою. Вони є:
- видаляти– Це стосується позбавлення від електронних листів, які більше не потрібні, як-от спам або старі повідомлення.
- Делегат– Ви можете призначити електронний лист комусь іншому для завершення, якщо він потребує дії, але це може зробити хтось інший
- Do– Розставляйте пріоритети та якомога швидше відповідайте на електронні листи, на які потрібно відповісти та які ви можете впоратися.
- Відкласти– Електронний лист може бути відкладено або відкладено, якщо воно вимагає дії, яку неможливо виконати негайно. Це може спричинити за собою додавання нагадування або позначення електронної пошти для наступних дій.
Програмне забезпечення для управління електронною поштою
Що таке програмне забезпечення для керування електронною поштою? Програма під назвою програмне забезпечення для керування електронною поштою спрощує масове надсилання, відповідь, відстеження та впорядкування електронних листів. Це програмне забезпечення складається з кількох сервісів для команд, компаній і окремих осіб.
За допомогою програмного забезпечення для керування електронною поштою ви можете обробляти великі обсяги електронних листів, контролювати їх виконання та розподіляти навантаження між іншими членами команди.
Перехід від однієї платформи електронної пошти до іншої може бути проблемою, особливо коли мова йде про підтримку організації та продуктивності. Наприклад, якщо ви плануєте перейти з Gmail на Office 365, ви захочете забезпечити безперебійний процес, який збереже існуючу структуру керування електронною поштою. для більше інформації щодо перенесення Gmail на Office 365 ви можете ознайомитися з різними ресурсами, які пропонують покрокові вказівки щодо того, як здійснити перехід, зберігаючи ваші електронні листи впорядкованими та доступними. Таким чином, ви зможете продовжувати використовувати переваги програмного забезпечення для керування електронною поштою на своїй новій платформі без будь-яких збоїв.
П'ять переваг програмного забезпечення для керування електронною поштою
- Записуйте історію розмов, включаючи обмін з кожним колегою, клієнтом, потенційним клієнтом або діловим партнером.
- Це корисно для моніторингу подій, оскільки всі електронні листи про конкретну подію чи користувача автоматично відстежуються та можуть розглядатися як одне листування.
- Програмне забезпечення для керування електронною поштою допомагає розчистити вашу поштову скриньку. Ви можете за потреби отримати важливі електронні листи, підтримуючи впорядковану скриньку вхідних повідомлень.
- Перевантажена електронна пошта не тільки забирає багато часу, але й ставить під загрозу ваш бізнес, оскільки ви можете не отримувати електронні листи, які можуть мати вирішальне значення, якщо ви зберігаєте забагато електронних листів.
- Коли ваше програмне забезпечення для взаємодії з електронною поштою об’єднує всі ваші канали, воно створює автоматизовану та інтегровану взаємодію з клієнтами з автоматичними відповідями та детальними профілями клієнтів, що полегшує взаємодію з клієнтами.
Найкраще програмне забезпечення для керування електронною поштою
Як правило, програмне забезпечення для керування електронною поштою концентрується на різних областях, тому найкраще програмне забезпечення для вас буде відрізнятися залежно від ваших потреб. Ось вісім програм для керування електронною поштою та їх застосування:
- Gmail – найкраще для тих, хто віддає перевагу екосистемі Google.
- Спереду – для спільного керування командою та особистою електронною поштою.
- Microsoft Outlook – найкраще для тих, хто віддає перевагу екосистемі Microsoft.
- Missive – безкоштовне програмне забезпечення для командної співпраці.
- Moosend – маркетинг електронною поштою.
- Omnisend – маркетингові кампанії електронної комерції.
- Help Scout – для малих і середніх організацій.
- SaneBox – найкраще програмне забезпечення для керування електронною поштою.
Стратегії управління електронною поштою
#1. Максимально автоматизуйте
Ви можете оптимізувати вхідні повідомлення, встановивши правила автоматичного сортування через своїх постачальників електронної пошти. Ви можете автоматично пересилати, сортувати та видаляти вхідні електронні листи на основі таких критеріїв, як ім’я відправника, ключові слова електронної пошти та інша інформація.
#2. Упорядкуйте вхідні по папках
Розміщення електронної пошти в різних папках упорядкує вашу електронну пошту. Ви можете згрупувати свої електронні листи в папки, наприклад ті, які потребують подальшої роботи, які потребують додаткових дій перед відповіддю, або ті, які були вирішені.
#3. Налаштувати попередній перегляд електронних листів
Увімкніть попередній перегляд для свого облікового запису електронної пошти, щоб бачити перші кілька слів або речень кожного електронного листа, переглядаючи всю папку "Вхідні". Переглядаючи електронний лист перед його відкриттям, ви можете визначити, які електронні листи потребують негайної уваги, а які слід сортувати для майбутньої відповіді.
#4. Встановіть обмеження на час електронної пошти
Встановіть часові обмеження щодо того, коли та як довго ви відповідаєте на електронні листи, щоб з більшою ймовірністю уникнути втрати відстеження вашої системи та ефективних процедур керування під час написання відповідей.
#5. Використовуйте шаблони відповідей
Створення унікальної відповіді для кожного електронного листа може зайняти багато часу. Якщо ви часто надсилаєте той самий електронний лист, корисно зберегти зразки відповідей у ваших чернетках, щоб ви могли швидко змінити їх призначення.
#6. Слідкуйте за електронним листом, який потребує подальшої роботи, за допомогою календаря
На деякі листи має бути більше, ніж проста відповідь. Щоразу, коли ви отримуєте електронний лист, який потребує подальших дій, перемістіть його до визначеної вкладеної папки та заплануйте нагадування у своєму календарі з адресою папки та датою.
#7. Перенаправлення комунікацій
Однією з найефективніших стратегій керування електронною поштою для запобігання захаращеній скриньці «Вхідні» є обмеження кількості вхідних повідомлень, які ви отримуєте щодня. Включіть додаткову контактну інформацію в профіль свого облікового запису електронної пошти, щоб співробітники могли телефонувати або надсилати вам повідомлення, а не надсилати вам короткі відповіді.
#8. Позначте свої електронні листи категоріями
Мітки електронної пошти – це інструменти, за допомогою яких можна класифікувати свої електронні листи, додаючи певну мітку. Подумайте про категорії, які б ви використовували найчастіше, а потім постійно використовуйте їх, щоб забезпечити більше контексту для своїх електронних листів. Ви можете знайти корисні матеріали в розділах і швидко відповісти, комбінуючи папки та мітки електронної пошти.
#9. Об’єднайте ланцюжки електронної пошти
Стежити за розмовою можна легко за допомогою ланцюжків електронних листів. Усі потоки електронних листів у довгому ланцюжку електронних листів слід об’єднати в один основний під час відповіді на нього. Ви можете процитувати інші електронні листи у своїй відповіді, щоб зберегти хронологічний запис розмови в одному місці.
#10. Встановіть ліміт папки "Вхідні".
Встановіть обмеження на загальну кількість електронних листів у вашій папці "Вхідні". Вам не потрібно читати та відповідати на кожну електронну пошту, що надходить, лише тому, що ви встановили ліміт папки "Вхідні". Натомість це передбачає класифікацію непрочитаних повідомлень у папки на основі їх пріоритету та стадії, щоб ви могли правильно керувати ними пакетами.
Що таке типи електронної пошти?
В даний час електронна пошта є стандартним способом спілкування між організаціями. Він використовується багатьма підприємствами і став надзвичайно важливим для роботи цих підприємств.
Електронна пошта повинна бути включена в організаційні стандарти обробки інформації та записів і дотримуватися їх, як і будь-який інший тип ділової інформації та записів.
Існує п’ять найпоширеніших типів електронних листів:
- Електронна розсилка
- Електронні листи для виховання лідерів
- Рекламні електронні листи
- Елементи електронної пошти
- Електронні листи з опитуваннями
Читайте також: ЩО ТАКЕ СПАМ-ЛИСТ? Як зупинити їх і повідомити про них
З яких 5 частин хорошого електронного листа?
Електронні листи можна розділити на п’ять основних категорій. Ці компоненти складають 99% електронних листів і пропонують ідеальний формат для зв’язку з клієнтами та максимізації конверсій.
#1. Відправник (Від)
Електронну адресу відправника можна побачити в тезі «від». Оскільки зазвичай це перше, що люди бачать, коли переглядають свою скриньку вхідних повідомлень електронної пошти, кожен помічає цю частину електронного листа. Переконайтеся, що воно відповідає назві вашої компанії, оскільки тег «від» займає важливе місце в папці «Вхідні» одержувача.
#2. Сюжетна лінія
Найважливішим компонентом електронного листа є тема. Зазвичай це відіграє важливу роль у визначенні того, чи прочитано ваше повідомлення. Ваша тема має точно та інформативно підсумовувати зміст вашого електронного листа та викликати інтерес читача.
#3. Попередній заголовок
Попередній заголовок – це ще один елемент електронної пошти, який додається поряд із темою. Це перший рядок вмісту електронної пошти, який доповнює тему. У деяких постачальників послуг електронної пошти попередній заголовок зазвичай додається після рядка теми, щоб читачі могли дізнатися більше, перш ніж прочитати текст електронного листа.
Попередні заголовки можуть бути чудовою стратегією привернути увагу читачів, якщо їх використовувати належним чином. Він ідеально підходить для написання чогось, що розкриває тему та інформує одержувача про наміри електронного листа.
#4. Вітання
Відкриття вашого електронного листа задає тон усьому повідомленню. На основі перших кількох абзаців читач створює враження про вас і про те, що ви від нього вимагаєте. Це також визначатиме, чи продовжуватимуть вони читати чи ні.
Припустімо, що ви дуже офіційні або безособові. Однак ви також не хочете виглядати непрофесіоналом, оскільки це також може відштовхнути людей.
#5. Текст електронної пошти
Тіло вашої електронної пошти – це місце, де ви надаєте цінність своїм читачам. Повідомте їм про свою компанію, запропонуйте знижку або інформуйте їх про нові продукти та послуги. Незалежно від мети вашого електронного листа, ви повинні переконатися, що електронний лист є коротким, точним і актуальним для вашої аудиторії.
Крім того, нехай ваші електронні листи будуть різноманітними; Ви можете чергувати між інформаційним бюлетенем компанії, рекомендаціями продукту та оновленнями бренду.
- Заклик до дії
Мета кожного електронного листа – спонукати читачів до певних дій. Незалежно від того, чи хочете ви, щоб читач здійснив покупку чи пройшов онлайн-опитування, переконливий заклик до дії допоможе йому легко виконувати ваші вказівки.
Подумайте, що ви хочете від читачів, перш ніж почати писати електронний лист, і додайте CTA.
Читайте також: УПРАВЛІННЯ ВРАЖЕННЯМИ (IM): теорія, методи та приклади
Які 4 характеристики хорошої електронної пошти?
- Тема, що привертає увагу
- Хороший заголовок
- Простий текст електронного листа та заклик до дії
- Чітке закриття
Як ви впорядковуєте електронні листи?
Існує кілька способів організації електронної пошти. Вони включають:
- Класифікуйте свою електронну пошту за папками та мітками
- Скористайтеся функцією автосортування
- Скасувати підписку на небажані листи
- Створіть окремі облікові записи для роботи та особистого життя
- Використовуйте функцію списку завдань
- Позначайте важливі листи зірочкою
- Видалити небажані листи
- Створіть фільтри для вхідної пошти
- Архівуйте електронну пошту на потім
- Регулярно очищайте сховище
- НАЙКРАЩА СИСТЕМА КЕРУВАННЯ ЕЛЕКТРОННОЮ ПОШТОЮ ТА ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ У 2023 РОЦІ
- Поради щодо маркетингу в соціальних мережах: 29+ кращих порад для малого бізнесу
посилання
