Ми всі використовуємо ту саму систему відстеження документів, щоб відстежувати наші файли. Незалежно від того, юрист ви, лікар чи навіть бухгалтер, важливо знати, які види послуг доступні у вашому регіоні. Найкращий спосіб дізнатися про них – відвідати місцеву бібліотеку або запитати когось, хто працює в цій галузі. Однак я надав усе, що вам потрібно знати, і отримав просте відстеження документів за допомогою систем, програмного забезпечення та порталу Davao City Portal Tracking 2. Читайте далі.
Що таке відстеження документів?
Відстеження документів — це процес відстеження документів і файлів, до яких надають доступ іншим користувачам. Це можна зробити за допомогою системи відстеження документів або інструменту відстеження файлів.
Основна перевага відстеження документів полягає в тому, щоб відстежувати всі документи, якими поділилися інші користувачі, щоб ви знали, що є їхнім, а що вашим.
Послуги відстеження документів
Відстеження документів – це послуга, яка дає змогу відстежувати хід роботи з документами в системі. Ви можете досягти цього з будь-якими типами документів, такими як електронні листи, файли та повідомлення.
Відстеження документів відрізняється від керування файлами тим, що воно надає більше інформації про кожен оригінальний документ, ніж просто контрольний номер. У деяких випадках це включає метадані, додані до кожного файлу, як-от дату створення або розмір під час завантаження, щоб ви знали, скільки часу знадобилося для проходження робочого циклу, перш ніж його заархівовано чи видалено іншим членом команди.
Відстеження документів є важливим для компаній, яким потрібно обробляти та відстежувати велику кількість документів. Це можуть бути медичні установи, державні установи, юридичні фірми тощо. Відстеження документів дозволяє всім членам команди бачити, де знаходиться кожен документ у робочому процесі, щоб вони знали, коли він буде готовий для перегляду чи доступу.
Як працює система відстеження документів?
Програмне забезпечення, система відстеження документів, корисна для відстеження слідів паперу. Установи та корпорації можуть використовувати це для зберігання та розповсюдження документів, файлів та інших даних.
Ви можете запитати себе, навіщо вам потрібна система відстеження документів. Відповідь проста: якщо ви хочете, щоб співробітники або клієнти вашої компанії мали доступ до свого робочого продукту на будь-якому пристрої в будь-якій точці світу в будь-який час; тоді цей тип технології підходить для ваших потреб.
Системи відстеження документів
Для відстеження документів використовуються системи відстеження документів. Їх можна використовувати для відстеження документів, якими поділилися інші користувачі, а також для відстеження змін, внесених у документ.
Ця система також дозволяє стежити за тим, де востаннє зберігався файл або база даних, хто вносив зміни, коли ці зміни було внесено та яку версію документа востаннє зберігали чи відкривали.
Що таке інструменти відстеження файлів?
Ділитися файлами з іншими людьми? Використовуйте інструмент моніторингу файлів, щоб стежити за тим, що інші роблять з ними. Це чудовий спосіб відстежувати файли, якими ви ділитеся з іншими користувачами. Ви можете використовувати його для відстеження файлу, яким ви ділитеся з іншими користувачами.
Програмне забезпечення для відстеження документів
Програмне забезпечення для відстеження документів – це програма, яка допомагає відстежувати документи, якими я надаю доступ іншим користувачам. Він використовується для відстеження документів в офісі, а також у бізнес-організаціях.
Програмне забезпечення для відстеження документів можна використовувати для різних цілей, наприклад:
- Відстеження документів під час їх використання різними людьми або відділами в організації. Наприклад, якщо ви використовуєте шаблон Word XYZ і вам потрібно змінити певний текст у ньому, ви можете легко відстежити цю зміну за допомогою програмного забезпечення для відстеження документів, оскільки воно автоматично покаже всі зміни, внесені у цей файл, після його повторного збереження. Таким чином щоразу, коли хтось вносить будь-які зміни у ваш(і) документ(и), він/вона також знатиме про ці зміни, не маючи до них доступу!
Яке рішення допомагає відстежувати документ, яким я надаю доступ іншим користувачам?
Існують різні рішення для відстеження документа, яким ви ділитеся з іншими.
Система відстеження документів (DTS) — це тип програмного забезпечення, яке допомагає відстежувати ваші документи та зберігати їх у базі даних. Кілька користувачів можуть отримати доступ до системи одночасно, не побоюючись втрати даних. Компанії часто обирають цей варіант, оскільки він простий у використанні та невеликий.
Безкоштовна онлайнова система відстеження документів
Відстеження документів — це процес відстеження документів під час їх переміщення в організації чи компанії. Він передбачає збір, зберігання та керування відповідними даними, пов’язаними з документами, такими як дата їх створення, відомості про власника, відомості про автора тощо. Це програмне забезпечення для відстеження також допомагає легко відстежувати ваші файли, щоб ви могли контролювати їх у будь-який час. час.
Сьогодні на ринку доступні різні типи систем відстеження документів:
#1. Deluxe Edition:
Ця версія має такі додаткові функції, як необмежена кількість сповіщень електронною поштою, коли нові документи додаються або змінюються в системі; легкий доступ з будь-якого місця через веб-браузер (не потребує додатків); автоматичне резервне копіювання щогодини; а також можливість синхронізації між пристроями за допомогою хмарного сховища (Dropbox/Google Drive).
#2. Стандартна версія:
Включає в себе всі базові функції, згадані вище, а також підтримку для кількох користувачів із дозволами на спільну папку, щоб кожен мав спільний доступ на різних пристроях, не турбуючись про те, хто що коли отримає!
#3. Розширена версія:
Ця версія має вбудований календар, аналітику користувачів тощо. Загалом, програмне забезпечення для відстеження документів є чудовим інструментом, коли вам потрібно відстежувати такі важливі файли, як контракти, замовлення на купівлю чи рахунки-фактури.
Відстеження документів на міському порталі Давао 2
Щоб стежити за паперовими слідами, скористайтеся «Відстеженням документів міського порталу Davao 2». Він надає повну інформацію про всіх користувачів, які мали доступ до документа.
Багато компаній і організацій використовують системи відстеження документів для своїх бізнес-цілей, наприклад відстеження замовлень, рахунків-фактур тощо, щоб вони могли отримати уявлення про те, скільки часу вони витратили на виконання своїх завдань або скільки разів хтось переглядав їх або навіть відвідали його зі своєї локальної IP-адреси (протокол Інтернету).
Чому відстеження корисне?
Відстеження корисне, оскільки воно допомагає вам знати, хто має файл, де він знаходиться та коли його востаннє змінено. Якщо ваш комп’ютер виходить з ладу або його вкрадуть, і вам потрібно відновити дані, відстеження допоможе вам знайти його за лічені секунди.
Якщо ваш співробітник використовує стару версію програми на своєму комп’ютері, але поки що (або ніколи) не хоче оновлювати її, він також може скористатися цією функцією. Таким чином, він не втратить доступ під час процесу оновлення, але все одно матиме всі свої файли в одному місці замість того, щоб зберігати їх окремо з різних місць на своєму ПК чи ноутбуці.
Як відстежити файл?
Ви можете відстежувати файл, завантаживши його на портал і надіславши одержувачу безпосередньо або електронною поштою.
#1. Завантаження файлу:
Завантажте свої файли у свій обліковий запис, і вони будуть видимі в розділі «Історія файлів».
#2. Пряме надсилання:
Ця опція дозволяє надсилати вкладення з вікна створення Gmail (або інших програм). Будь-яка програма, крім Gmail, яка відкриває це посилання, надішле вкладення відправнику.
№3. Електронна пошта:
Якщо у вас є обліковий запис електронної пошти, пов’язаний із вашим обліковим записом Google, використовуйте цей метод для надсилання вкладень.
№ 4. WhatsApp:
Якщо хтось поділився з вами своїм номером WhatsApp у рамках своїх стосунків із нами (і, отже, також має доступ), тоді ми рекомендуємо використовувати WhatsApp для надсилання вкладень, оскільки їм більше не потрібно бачити наші електронні листи.
Підсумки
У цій статті ми детально розглянули відстеження документів. Це служба, яка дозволяє людям обмінюватися файлами або документами з іншими користувачами. Найкраща частина полягає в тому, що це допомагає вести облік усіх файлів і документів у вашій системі, щоб ви могли легко знайти їх знову, коли це буде потрібно.
Поширені запитання щодо відстеження документів
Що повинна робити система відстеження документів?
Автоматизує процес доступу, пошуку та редагування документів і дає змогу контролювати, хто переглядає чи редагує документ.
Як ви визначаєте управління документами?
Система або процес, який використовується для захоплення, відстеження та зберігання електронних документів, таких як PDF-файли, файли обробки текстів і цифрові зображення паперового вмісту.
посилання
