Контроль в управлінні означає процес моніторингу та регулювання організаційної діяльності для забезпечення її відповідності запланованим цілям. Контроль допомагає менеджерам вимірювати досягнення цілей і вживати коригувальні дії, коли це необхідно. Можуть використовуватися різні види механізмів контролю, такі як бюджетний контроль, контроль якості, контроль запасів та інші. Впровадження цих механізмів працює в різних сферах організації, таких як операції, фінанси, маркетинг і людські ресурси. Менеджеру необхідно збалансувати потребу в контролі з потребою в гнучкості та адаптивності в динамічному бізнес-середовищі. Ця стаття дасть вам чітке розуміння того, як ви можете досягти цього.
Що таке Контроль в менеджменті?
Контроль в менеджменті відноситься до процесу контролю та регулювання організаційної діяльності. Вони повинні гарантувати, що вони узгоджуються із заздалегідь визначеними цілями та завданнями. Він передбачає вимірювання продуктивності, порівняння її з установленими стандартами, виявлення відхилень і вжиття коригувальних дій, коли це необхідно. Контроль можна застосовувати на різних рівнях всередині організації, включаючи стратегічний, тактичний і оперативний рівні. Стратегічний контроль зосереджується на моніторингу та узгодженні загального організаційного напрямку та цілей. Тактичний контроль передбачає моніторинг і управління продуктивністю конкретних департаментів, підрозділів або проектів. Оперативний контроль стосується повсякденної діяльності та забезпечує ефективне виконання рутинних завдань.
Види контролю
- Контроль прямого зв'язку: Цей тип контролю спрямований на запобігання проблемам до їх виникнення.
- Контроль зворотного зв'язку: Контроль зі зворотним зв'язком відбувається після завершення діяльності.
- Бюджетний контроль: Бюджети служать механізмами фінансового контролю для моніторингу та регулювання витрат, доходів і фінансової діяльності.
- Статистичний контроль процесу: Ця методика використовує статистичні методи для моніторингу та контролю якості виробничих процесів.
- Інформаційні панелі продуктивності та системи показників: Ці інструменти забезпечують візуальне представлення ключових показників ефективності (KPI) і показників.
- Інформаційні системи управління (MIS): MIS передбачає використання інформаційних технологій для збору, зберігання, аналізу та представлення даних, що стосуються діяльності організації.
- Аудити: Аудити – це систематичні перевірки та оцінки організаційних процесів, систем і діяльності.
Які принципи управлінського контролю?
Принципи управлінського контролю — це основні керівні принципи, якими користуються менеджери, щоб переконатися, що організаційна діяльність відповідає поставленим цілям. Ці принципи служать основою для створення ефективних механізмів контролю та практик в організації.
Деякі з загальних принципів управлінського контролю включають:
- Принцип придатності
- Забезпечення об'єктивності
- Ефективність засобів контролю
- Контрольна відповідальність
- Відображення планів
- Своєчасний зворотній зв'язок
Які чотири рівні контролю в менеджменті?
Чотири рівні контролю в менеджменті — це стратегічний контроль, тактичний контроль, оперативний контроль і фінансовий контроль.
Ці рівні є ієрархічними і охоплюють різні аспекти організаційної діяльності.
- Стратегічний контроль: Стратегічний контроль зосереджується на довгостроковому напрямку та загальних стратегіях організації. Він передбачає оцінку та коригування місії, бачення та стратегічних цілей організації.
- Тактичний контроль: Тактичний контроль діє на середньому рівні управління і стосується виконання конкретних стратегій і планів. Він передбачає моніторинг та оцінку виконання тактичних рішень та ініціатив.
- Оперативний контроль: Оперативний контроль здійснюється на нижчому рівні та стосується повсякденної діяльності та процесів організації. Він зосереджується на ефективності та результативності операцій, щоб забезпечити відповідне виконання завдань і заходів.
- Фінансовий контроль: Фінансовий контроль передбачає моніторинг та управління фінансовими аспектами організації. Він включає такі дії, як складання бюджету, контроль витрат, фінансова звітність і фінансовий аналіз.
Ключові елементи контролю в менеджменті
#1. Встановлення стандартів ефективності
Контроль вимагає встановлення чітких і вимірюваних стандартів продуктивності або контрольних показників, з якими можна порівняти фактичну продуктивність. Ці стандарти можуть бути фінансовими, операційними або поведінковими.
#2. Вимірювання фактичної ефективності
Контроль передбачає збір і аналіз даних для оцінки фактичної продуктивності окремих осіб, команд або організації в цілому. Це можна зробити за допомогою різних методів, таких як перегляд звітів, проведення оцінки ефективності або використання показників ефективності.
#3. Порівняння продуктивності зі стандартами
Коли фактичну продуктивність можна виміряти, важливо порівняти її із заздалегідь визначеними стандартами, щоб виявити будь-які розбіжності чи відхилення. Цей крок допомагає визначити, чи йде організація на правильному шляху, чи потрібні коригування.
#4. Виявлення відхилень і аналіз причин
Контроль вимагає від менеджерів виявлення будь-яких суттєвих відхилень від встановлених стандартів і аналізу основних причин, що стоять за ними. Цей аналіз допомагає діагностувати та зрозуміти причини зниження продуктивності.
#5. Вжиття коригувальних дій
Коли виявлені відхилення, менеджери повинні вжити відповідних коригувальних заходів, щоб повернути продуктивність до бажаного рівня. Це може передбачати внесення змін до процесів, надання додаткового навчання, перерозподіл ресурсів або перегляд планів.
#6. Зворотній зв'язок і спілкування
Контроль ґрунтується на ефективній комунікації та механізмах зворотного зв’язку, щоб інформувати працівників про їхню роботу та підтримувати їхню зацікавленість і мотивацію. Звичайні канали зв’язку можуть включати огляди ефективності, командні зустрічі та індивідуальні обговорення.
№7. Постійне покращення
Контроль має безперервний характер, оскільки передбачає постійний контроль, оцінку та коригування діяльності. Менеджери повинні використовувати зворотний зв’язок із процесами контролю, щоб з часом покращувати та підвищувати продуктивність організації.
Контроль в процесі управління
Процес контролю в управлінні включає кілька взаємопов'язаних кроків, яких організації дотримуються для встановлення та підтримки ефективного контролю над своєю діяльністю.
Контроль у процесі управління включає серію кроків, які менеджери використовують для забезпечення відповідності організаційної діяльності встановленим цілям і завданням. Контроль у процесі управління є важливим інструментом для забезпечення відповідності організаційної діяльності встановленим цілям і завданням.
Мета контролю в процесі управління
#1. Встановлення стандартів
Процес контролю починається з встановлення чітких і конкретних стандартів або критеріїв, за якими можна буде виміряти продуктивність. Стандарти можуть бути кількісними, як-от фінансові цілі чи показники якості, або якісними, як-от рівень ураження під вартою.
#2. Вимірювання ефективності
Після визначення стандартів наступним кроком буде збір даних та інформації для вимірювання фактичної продуктивності. Це передбачає збір відповідних даних із різних джерел, таких як фінансові звіти, відгуки працівників, опитування клієнтів або виробничі записи.
#3. Порівняння продуктивності зі стандартами
На цьому етапі вимірювана продуктивність порівнюється зі встановленими стандартами. Це порівняння допомагає виявити будь-які відхилення або варіації між бажаними та фактичними результатами.
#4. Аналізуючи відхилення
Коли виявлені відхилення від стандартів, наступним кроком є аналіз причин і наслідків цих відхилень. Цей аналіз має на меті зрозуміти причини прогалин і оцінити їхній вплив на загальну продуктивність.
#5. Вжиття коригувальних дій
Вжито відповідних коригувальних заходів, щоб усунути прогалини та повернути продуктивність у відповідність зі стандартами. Коригувальні дії можуть передбачати вдосконалення процесу, перерозподіл ресурсів, навчальні програми та коригування політики.
#6. Моніторинг і подальші дії
Після впровадження коригувальних дій безперервний моніторинг продуктивності має важливе значення для забезпечення досягнення результатів. Процеси регулярного контролю та перегляду допомагають відстежувати прогрес і за необхідності вносити корективи.
#7. Зворотний зв'язок і навчання
Протягом усього процесу контролю окремим особам і командам надається зворотний зв’язок щодо їх виконання стандартів. Зворотній зв’язок служить інструментом навчання, допомагаючи співробітникам зрозуміти свої сильні сторони та сфери, які потребують вдосконалення. Він також надає цінну інформацію для менеджерів, щоб удосконалити механізми контролю та покращити ефективність у майбутньому.
#8. Адаптація та постійне вдосконалення
Процеси контролю повинні бути динамічними та адаптуватися до мінливих обставин і потреб організації. Регулярне оцінювання та оцінювання допомагають визначити сфери, які потребують удосконалення, а також забезпечують постійне навчання та вдосконалення систем контролю.
Контроль у функції управління
Функція контролю в управлінні стосується процесу моніторингу та регулювання організаційної діяльності для забезпечення її відповідності запланованим цілям. Це важлива цільова функція управління, яка допомагає вимірювати досягнення цілей і вживати коригувальні дії, коли це необхідно. Контроль часто розглядається як одна з чотирьох основних функцій управління поряд з плануванням, організацією та керівництвом. Функція контролю має вирішальне значення для забезпечення успіху організації, оскільки вона допомагає звести до мінімуму помилки та відхилення від стандартів, максимізувати ефективність і покращити продуктивність.
Особливості контролю в менеджменті
#1. Планування та встановлення цілей
Контроль починається з встановлення чітких цілей і стандартів виконання. Це дозволяє менеджерам мати основу для оцінки та порівняння фактичної продуктивності.
#2. Моніторинг і вимірювання продуктивності
Контроль передбачає безперервний моніторинг і вимірювання фактичної продуктивності за попередньо встановленими стандартами. Це можна зробити за допомогою різних засобів, таких як регулярне звітування, аналіз даних або оцінювання ефективності.
#3. Порівняння продуктивності зі стандартами
Наступним кроком у функції контролю є порівняння фактичних показників із заздалегідь визначеними стандартами. Це допомагає виявити будь-які відхилення або відхилення, які потребують уваги.
#4. Виявлення відхилень і вжиття коригувальних дій
Якщо є суттєві відхилення від стандартів, керівникам необхідно визначити причини, що їх викликали. Цей аналіз допомагає зрозуміти причини відхилень і дозволяє менеджерам вжити відповідних коригувальних заходів.
#5. Зворотній зв'язок і спілкування
Контроль спирається на надання працівникам зворотного зв’язку щодо їхньої роботи. Цей зворотній зв’язок допомагає людям зрозуміти, як їх робота узгоджується з цілями організації, і мотивує їх вдосконалюватися.
#6. Налаштування та вдосконалення
Контроль – це не одноразова діяльність, а постійний процес. Менеджери постійно коригують і вдосконалюють організаційну діяльність на основі зворотного зв'язку, отриманого за допомогою заходів контролю. Це гарантує, що організація залишається чуйною та адаптованою до змін.
#7. Забезпечення ефективності та результативності
За допомогою контролю менеджери забезпечують ефективне та ефективне використання організаційних зусиль. Це допомагає оптимізувати ресурси, мінімізувати відходи та підвищити продуктивність.
Контроль запасів в менеджменті
Контроль запасів в управлінні відноситься до процесу моніторингу, управління та оптимізації рівня запасів і діяльності, пов’язаної з запасами в організації. Це передбачає балансування витрат і вигод, пов’язаних із утриманням запасів. Вона полягає в тому, щоб забезпечити доступність потрібної кількості запасів у потрібний час для задоволення попиту клієнтів. поки. Ефективний контроль запасів допомагає організаціям підтримувати достатній рівень запасів, покращувати операційну ефективність, зменшувати витрати та підвищувати задоволеність клієнтів.
Особливості управління запасами
№1. Прогнозування попиту
Точне прогнозування попиту має важливе значення для ефективного контролю запасів.
#2. Встановлення точок повторного замовлення та кількості замовлень
Точка повторного замовлення – це рівень запасів, на якому розміщується нове замовлення, тоді як кількість замовлення стосується замовленої суми. Ці параметри визначаються на основі таких факторів, як час виконання замовлення, мінливість попиту та бажаний рівень обслуговування.
#3. АВС аналіз
Аналіз ABC класифікує товарно-матеріальні цінності на основі їх вартості та важливості. Він класифікує елементи за трьома категоріями: предмети А (предмети високої вартості, які потребують жорсткого контролю), предмети В (предмети середньої цінності з помірним контролем) і елементи С (предмети низької вартості з мінімальним контролем).
#4. Інвентаризація точно вчасно (JIT).
Контроль запасів JIT має на меті мінімізувати витрати на зберігання запасів, надаючи запаси вчасно для виробництва або попиту клієнтів.
#5. Управління страховим запасом
Страховий запас — це додатковий інвентар, який зберігається для захисту від неочікуваних коливань попиту, збоїв у постачанні або мінливості термінів виконання.
#6. Відстеження запасів і системи
Ці системи полегшують точний контроль запасів, спрощують процеси управління запасами та зменшують помилки.
#7. Оборот запасів і витрати на зберігання
Коефіцієнт оборотності запасів вимірює, наскільки швидко запаси продаються або витрачаються. Витрати на зберігання включають такі витрати, як зберігання, страхування, старіння та капітал, пов’язаний із запасами.
№8. Постійне покращення
Організації повинні регулярно переглядати та вдосконалювати свої стратегії, політику та процедури контролю запасів, щоб адаптуватися до мінливих умов бізнесу. Вони також можуть змінюватися, щоб адаптуватися до динаміки ринку та потреб клієнтів.
Висновок
Ефективний контроль вимагає чітких цілей, точних систем вимірювання, своєчасного зворотного зв’язку та відповідних коригувальних дій. Контроль допомагає організаціям досягати своїх цілей, покращувати продуктивність і підтримувати успіх протягом тривалого часу. Контроль може застосовуватися на різних рівнях всередині організації, включаючи стратегічний, тактичний і оперативний рівні. Стратегічний контроль зосереджується на моніторингу та узгодженні загального організаційного напрямку та цілей. Тактичний контроль передбачає моніторинг і управління продуктивністю конкретних департаментів, підрозділів або проектів. Оперативний контроль стосується повсякденної діяльності та забезпечує ефективне виконання рутинних завдань.
Ефективні системи контролю розроблені таким чином, щоб бути гнучкими, збалансованими та відповідати цілям організації. Вони повинні знайти баланс між забезпеченням достатнього нагляду для забезпечення підзвітності та мінімізацією надмірної бюрократії, яка може перешкоджати креативності та спритності. Механізми контролю повинні адаптуватися до мінливих обставин і зовнішніх факторів, які можуть вплинути на ефективність організації.
Статті по темі
- УПРАВЛІННЯ ТА СИСТЕМА КОНТРОЛЮ ЗАПАСІВ: найкращі практики
- СИСТЕМА КОНТРОЛЮ ЗАПАСІВ: що це таке, як її покращити та найкраще програмне забезпечення
- КОНТРОЛЬНА ГРУПА: визначення, приклади, призначення та типи
- КОНТРОЛЬ ЗМІН В УПРАВЛІННІ ПРОЕКТАМИ: Посібник до процесів
- ВНУТРІШНІЙ КОНТРОЛЬ: значення та приклади
посилання
