Потреба в програмному забезпеченні для управління контрактами зростає через складність і невизначеність сучасного корпоративного середовища. Експерти з права та інші професіонали можуть розробляти, вести переговори, поновлювати та збирати дані про поточні бізнес-контракти за допомогою систем управління контрактами. У цьому матеріалі ми визначили управління контрактами та склали список найкращих систем керування корпоративними контрактами для вашого малого бізнесу.
Приєднуйтесь до нас, коли ми починаємо!
Управління контрактами
Управління контрактами – це процес управління контрактами шляхом формування, адміністрування та аналізу для максимізації операційної та фінансової ефективності організації при мінімізації фінансових ризиків. Організації перебувають під підвищеним тиском щодо економії витрат і підвищення продуктивності компанії. Управління контрактами є трудомістким аспектом компанії, що підкреслює вимогу до ефективної та автоматизованої системи управління контрактами.
Що таке системи управління контрактами?
Система керування контрактами – це вдосконалений спосіб стежити за всіма вашими контрактами. Ця система використовує програмне забезпечення, дані та інструкції, щоб полегшити та пришвидшити керування юридичними угодами та підвищити ефективність процедури закупівлі.
Використовуючи програмне забезпечення для керування контрактами, компанії можуть скласти свій контракт, узгодити його, підписати, продовжити, і поки це триває, збираються дані, які необхідно виконати. Це допомагає юристам та іншим контрактникам замінити ручне керування фізичними контрактами на фірми, щоб швидко обробляти великі обсяги контрактів, не залучаючи додаткового персоналу.
Чому управління контрактами таке важливе?
80% продажів B2B регулюються контрактами, тому погано керовані контрактними процесами можуть поставити компанії під серйозну юридичну небезпеку. IACCM виявив, що 92% часу, витраченого на контракти, витрачається на процес, що подібно до того, як неефективне ручне укладення контрактів витрачає багато часу.
Здатність компанії укладати угоди може страждати від нестачі швидкості, а погане адміністрування контрактів сприяє розбіжностям між командами. Погане управління життєвим циклом може призвести до пропуску термінів і великих зборів за оновлення. Однією з головних цілей управління контрактами є створення системи обліку для зниження цього ризику.
Хто користується програмним забезпеченням для керування контрактами?
Юридичні відділи, відділи продажів, кадрів, закупівель і фінансів є основними споживачами рішень для управління контрактами, хоча кожна фірма матиме свої власні потреби.
#1. Юридичні фірми
Юридичний відділ часто «володіє» контрактним процесом у корпорації. Внутрішні юридичні групи використовують програмне забезпечення для керування контрактами, щоб регулярно оновлювати свої шаблони та створювати документи. Це дозволяє їхнім колегам у всій організації робити те саме.
#2. HR групи
Відділи кадрів великих фірм зазвичай укладають багато контрактів, оскільки вони часто наймають нових співробітників. HR зазвичай використовує технологію керування контрактами для розробки трудових контрактів, які були перевірені юристами, незважаючи на те, що вони не юристи. Деякі продукти взаємодіють із популярними програмними системами HR Workday і Greenhouse.
#3. Команди продажів
Оскільки вони ненавидять усе, що заважає укладенню угод, відділи продажів зазвичай використовують інструмент керування контрактами, щоб швидко укласти контракти, замість того, щоб наймати для цього адвоката. Користувачі програмного забезпечення для продажів часто вибирають варіанти, які працюють із програмним забезпеченням для щоденного використання, як-от Salesforce.
#4. Фінансові групи
Фінансові команди зазвичай хочуть отримати доступ до контрактів з різних причин. Вони повинні оцінювати контракти та рахунки-фактури та надавати точні прогнози доходів для свого бізнесу. Така прозорість стає можливою за допомогою програмного забезпечення для управління контрактами.
Найкращі системи управління контрактами
Щоб визначити найкращі рішення для управління контрактами, включаючи налаштування та автоматизацію, ми оцінили понад тридцять постачальників за набором критеріїв.
#1. DocuSign
DocuSign починався як бізнес електронного підпису в 2003 році, і підприємства часто використовують його, оскільки він зручний для всіх сторін. Хоча наскрізні рішення доступні для робочих процесів, які передбачають багато контрактів, згідно з нашим дослідженням плани електронного підпису DocuSign є оптимальними для невеликих організацій. Ви можете використовувати цю програму на основі браузера в Інтернеті або мобільну програму DocuSign для Android та iOS, щоб брати свої контракти з собою всюди. Багаторазові шаблони, нагадування одержувачам, збір платежів, сповіщення про коментарі в реальному часі та сховища вмісту – це лише деякі з можливостей, які пропонують програми електронного підпису та CLM.
#2. Конкорд
Concord було засновано в 2014 році, і його простий макет допомагає компаніям відстежувати модифікації та відповідність протягом усього терміну служби. Його можна швидко налаштувати, і всі плани включають повну допомогу з адаптації. Завдяки персоналізованій процедурі затвердження, звітам, аналітиці та групам користувачів вони також пропонують масу гнучкості. Він підключений до Salesforce, DocuSign і Dropbox. Підприємство використовує безпечні центри обробки даних і шифрування, що відповідає стандартам банківської галузі. Крім того, ви отримуєте перевагу від суворих інструкцій щодо керування версіями, які створюють новий журнал кожного разу, коли додається або змінюється поле, і дає вам надійний контрольний слід. Редагування в реальному часі, Redline, коментування, чат, зберігання шаблонів і автоматичне заповнення розумних полів є одними з найпопулярніших функцій CLM.
№ 3. PandaDoc
Завдяки зручному програмному забезпеченню PandaDoc, заснованому в 2011 році, дозволяє вам керувати всім терміном дії ваших контрактів. Це пропонує спеціальні теми з простим редактором перетягування для мультимедіа. Крім того, ви можете створювати унікальні робочі процеси, процедури та правила. Клієнти цінують 15 конекторів для управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), включно з HubSpot, Pipedrive і Microsoft Dynamics.
Для програмного забезпечення PandaDoc CLM доступні місячні або річні плани, і ви можете заощадити до 34%, сплачуючи щороку. PandaDoc надає спеціалізовані рішення, якщо вам потрібна програма, яка відповідає Закону про перенесення та підзвітність медичного страхування (HIPAA). Його потужні інструменти, як-от бібліотека вмісту та контрактів, копіювання контрактів, електронний підпис, сповіщення в реальному часі, а також обробка платежів, значною мірою допомагають підприємствам.
#4. Підрядні роботи
З 2012 року ContractWorks надає програмне забезпечення, яке швидко встановлюється та просте у використанні. Завдяки автоматичному інтелектуальному додаванню тегів до документів на базі штучного інтелекту ContractWorks є ідеальним варіантом для ваших вимог автоматизації. Користувачі цінують його легкість у використанні, особливо функцію завантаження за допомогою перетягування та текстову пошукову систему OCR, яка нагадує Google. Включено багато популярних функцій, таких як автоматичні схеми смарт-контрактів, сховище контрактів, сповіщення про етапи, автоматичне ведення записів тощо.
ContractWorks пропонує різноманітні параметри налаштування, включно з брендингом і звітами, які дозволяють вибрати, яку точку даних переглядати. Планувати, ділитися, експортувати та зберігати звіти дуже просто. Професійні та корпоративні плани програми забезпечують підключення Salesforce.
№5. Agiloft
Найстаріший постачальник у списку, Agiloft, був заснований у 1991 році. Однак він продовжував часто оновлюватися, надаючи доступ до індивідуальних рішень для компаній будь-якого розміру. Ви можете створювати унікальні робочі процеси, процедури маршрутизації, звіти та навіть спеціальну інформаційну панель для моніторингу ключових показників продуктивності (KPI) і сповіщень завдяки налаштуванням без коду. Agiloft співпрацює з Google і Microsoft, щоб забезпечити просте завантаження документів за допомогою бізнес-програм, які ви вже використовуєте. Кожна компанія виграє від безкоштовного онлайн-навчання, можливості укладати контракти, бібліотеки пунктів і готових до друку контрактів
Системи управління контрактами підприємства
Щоб забезпечити просте та ретельне адміністрування, керування корпоративними контактами об’єднує обов’язки компанії в єдину систему CLM. Керування корпоративними контактами спрощує процес, замінюючи автоматизовані системи неефективними методами керування контрактами з людьми. Збірку контрактів, умов і шаблонів можна організувати для стандартизації та зручного пошуку, якщо у вас є комп’ютеризована система адміністрування контрактів. Нижче наведено приклади систем керування корпоративними контрактами;
№ 1. PandaDoc
Першою в нашому списку систем управління корпоративними контрактами є PandaDoc. Через усунення трудомістких компонентів документообігу PandaDoc допоміг більш ніж 30,000 XNUMX компаній, що розвиваються, досягти успіху. За допомогою PandaDoc, комплексної платформи для автоматизації документообігу, команди з високими темпами росту можуть створювати, керувати та підписувати багато типів цифрових документів, включаючи пропозиції, контракти тощо.
#2. LinkSquares
Ще одним чудовим інструментом, який є частиною наших корпоративних систем управління контрактами, є LinkSquares. LinkSquares надає справжню наскрізну CLM із надзвичайно інтуїтивно зрозумілими рішеннями для попереднього підпису, електронного підпису та післяпідпису, створених для сучасних юридичних команд і на основі штучного інтелекту. Функції, пропоновані LinkSquares, включають вбудований інструмент електронного підпису, власний OCR, повнотекстовий пошук, створення шаблонів контрактів і самообслуговування, налаштовані звіти та сповіщення, контроль версій, надійну інтеграцію та автоматичне вилучення понад 100 важливих контрактів дати, положення та умови.
#3. DocuSign CLM
Незважаючи на те, що електронний підпис змінив спосіб обробки контрактів у багатьох компаніях, ручні процеси, електронні таблиці та електронні листи часто використовуються для керування життєвим циклом до та після підпису, що сповільнює корпоративні операції, підвищує ризик і дратує клієнтів і співробітників.
Підприємства можуть скоротити тривалість життєвого циклу угоди за допомогою DocuSign CLM (Керування життєвим циклом контракту), який перетворює аналогові ручні операції в цифрові автоматизовані робочі процеси. Результатом є швидший темп бізнесу, більша відповідність і більш продуктивні співробітники.
#4. DealHub.io
Відома платформа Revenue від DealHub пропонує найповніший та інтегрований процес отримання доходів для вашої компанії. Завдяки платформі з нульовим кодом відділи продажів можуть закривати нові підприємства та компанії, які підписалися, і переміщати потенційних клієнтів через воронку продажів з будь-якого місця.
№ 5. Accelo
По всьому світу авторитетні постачальники послуг використовують і захоплюються Accelo за ефективну роботу з клієнтами. Від потенційного клієнта до оплати, наскрізна хмарна платформа контролює всі аспекти роботи з клієнтами, включаючи продажі, проекти, квитки, утримання, табелі, ресурси тощо, де б ви не були.
Accelo підвищує продуктивність, спрощуючи робочі процеси та покращуючи видимість у всій організації та командах. В результаті керівники можуть краще керувати компанією, а експерти можуть зосередитися на найважливіших обов'язках. Використовуючи надійну автоматизацію, менеджери можуть просто завершувати проекти вчасно та в рамках виділеного бюджету. Керівники мають впевненість, необхідну для прийняття обґрунтованих рішень, завдяки безпечній та сучасній аналітиці Accelo, що забезпечує зростання та успіх бізнесу.
#6. Підрядні роботи
Останньою в нашому списку корпоративних систем управління контрактами є ContractWorks. ContractWorks спрощує виконання, зберігання та відстеження корпоративних угод. Завдяки швидкому впровадженню, простому інтерфейсу користувача та низькій ціні від 600 доларів США на місяць для необмеженої кількості користувачів ContractWorks робить програмне забезпечення для керування контрактами доступним для компаній і команд будь-якого розміру. Ви отримаєте команду спеціалізованих спеціалістів із підтримки, які допоможуть вашому бізнесу максимально використати ваш портфель контрактів, а також інструменти, необхідні для керування вашими контрактами.
Що таке система управління контрактами?
Створення та моніторинг контрактів, угод про рівень обслуговування (SLA) і генеральних контрактів на закупівлю — все це обробляється системою керування контрактами або CMS, також відомою як керування життєвим циклом.
Які існують типи управління контрактами?
Існує три основні типи контрактів: Контракт із фіксованою ціною (FP), Контракт на час і матеріали (T&M), Контракт із відшкодуванням витрат (CR)
Які переваги системи управління контрактами?
Нижче наведено основні переваги систем управління контрактами;
- Прискорення розгляду та виконання договорів.
- Зменшення бізнес-ризику та підвищення відповідності
- Єдине джерело правди, що розширює видимість контракту.
- Кращі поновлення можна обговорити за менший час.
- Документообіг з цінністю.
- Найкращі методи конфіденційності та захисту контрактів.
Що таке чотири компоненти управління контрактами?
Нижче наведено чотири компоненти, які складають управління контрактами;
- Створення команди для управління контрактами.
- Планування, налаштування та виконання контрактів.
- Адміністрування відносин.
- Управління продуктивністю.
Які етапи управління контрактами?
Нижче наведено сім кроків до ефективного управління контрактами.
- Етап планування
- Передконтрактний етап.
- Фаза передачі
- Етап контрактації.
- Фаза попереднього оновлення.
- Післяконтрактний період.
Які існують типи управління контрактами?
- Контракт з фіксованою ціною (FP)
- Контракт на час і матеріали (T&M)
- Контракт з відшкодуванням вартості (CR)
Які переваги управління контрактами
- Підвищення продуктивності праці
- Співпраця
- Економія часу
- Підвищує видимість контрактів.
- Скорочує витрати.
- Знижує ділові та регуляторні ризики
Висновок
Замість того, щоб витрачати час на те, щоб зробити щось самостійно за допомогою традиційних методів, ви можете автоматизувати процес і виконувати завдання в рекордно короткі терміни. Оскільки за допомогою систем управління контрактами легше розробити, продовжити або домовитися про контракт, це набагато кращий варіант, ніж намагатися зробити щось самостійно.
- ДОГОВОРНИЙ АДВОКАТ: що вам потрібно знати про контрактного юриста
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ДОГОВОРАМИ: що це таке, безкоштовні інструменти та програма
- Основні переваги використання керування життєвим циклом контрактів для малого бізнесу
- Найкращі інструменти стимулювання продажів у 2023 році: (15+ кращих виборів)
Посилання
