Щоб переконатися, що організації дотримуються законодавчих і нормативних вимог, деякі органи - OCC, FDIC і CFPB - розробили системи, які ми тепер знаємо як системи управління відповідністю. Ці системи складаються з інтегрованих документів та інструментів, які допомагають організаціям відповідати їхнім вимогам. Ми детально обговоримо їх у цій главі.
Що таке системи управління відповідністю?
Системи управління відповідністю (CMS), які спрощують для організацій дотримання правових і нормативних вимог, складаються з інтегрованої системи документів, процесів, інструментів, засобів внутрішнього контролю та функцій. Оскільки вона сприяє дотриманню законодавства, CMS також зменшує шкоду споживачам.
Крім того, CMS допомагає організаціям краще керувати ризиками, гарантуючи, що політики та процедури відповідають відповідним законам і нормативним вимогам. Це також спрощує керування навчанням співробітників, спілкуванням і моніторингом.
Організація може визначати, розуміти та виконувати свої зобов’язання щодо відповідності за допомогою CMS. Зокрема, CMS допомагає переконатися, що співробітники знають про свої зобов’язання та що бізнес-процедури враховують вимоги відповідності.
Крім того, організація може використовувати CMS, щоб оцінити, як вона працює. Системи управління відповідністю включають:
- MyeasyISO
- шафка відповідності
- Обчислювальний
- Donesafe
- парадигма 3
- Сховище Блумберга
Що таке управління відповідністю?
Термін «управління відповідністю» стосується бізнес-систем, які централізують, консолідують, автоматизують і оптимізують процеси, файли та комунікації, пов’язані з дотриманням організацією державних і професійних стандартів, а також законів і нормативних актів, необхідних у її секторі.
Крім того, необхідно запровадити комплаєнс-менеджмент, щоб ваша компанія не сплачувала дорогі штрафи.
Система управління відповідністю FDIC
Використовуючи систему управління FDIC, банк може переконатися, що працівники усвідомлюють свою роль у дотриманні прав споживачів. Це означає, що ці ролі інтегровані в процеси та впроваджені, а за необхідності вживаються коригувальні дії.
Що таке FDIC і чим вони займаються?
Федеральна корпорація страхування вкладів (FDIC) і Національна адміністрація кредитних спілок регулюють системи управління відповідністю в організаціях. Але вони також контролюють і страхують кредитні спілки, які надають страхування депозитів вкладникам в американських депозитних установах.
Однак FDIC передбачає, що керівництво банку та рада директорів використовуватимуть систему управління відповідністю (CMS), налаштовану відповідно до його бізнес-стратегії для управління ризиком відповідності. Тому він повинен відповідати масштабам і складності ринків, товарів і послуг компанії. FDIC також оцінює ризик системи управління відповідністю.
Ризик відповідності є можливість порушення будь-яких правил і законів, що регулюють діяльність кредитної спілки. Вони також включають ті, що стосуються федеральних законів FDIC про фінансовий захист споживачів і системи управління відповідністю. Він намагається оцінити, наскільки добре банк керує ризиком порушення комплаєнсу відповідно до різних законів, таких як Закон про банківську таємницю та Закон SAFE.
Основа рейтингової системи контролю відповідності споживачів FFIEC служить основою для стратегії CMS, яку використовує FDIC. Таким чином, система управління відповідністю FDIC складається з двох компонентів:
- Нагляд ради та керівництва
- Програма дотримання прав споживачів
Нагляд ради та керівництва
Згідно з FDIC, рішення правління та керівництва визначають, чи буде система управління відповідністю успішною чи невдалою. Керівництво та правління повинні:
#1. Найміть спеціаліста з комплаєнсу
FDIC рекомендує, щоб рада директорів призначила відповідального за комплаєнс як свою першу дію під час створення програми системи управління відповідністю. Ця особа може працювати повний або неповний робочий день, бути спільною з іншою організацією або передаватись на аутсорсинг.
Ця особа повинна розуміти всі відповідні закони та правила про захист прав споживачів, а також знати, як працює банк. Він/вона відповідає за
- Створення політик і процедур відповідності,
- Ознайомлення керівництва та персоналу із законами та правилами захисту прав споживачів
- Перегляд політик і процедур на відповідність.
- Виявлення нових проблем або потенційних зобов'язань
- координація розгляду скарг споживачів
- Інформування правління про заходи з комплаєнсу та результати аудиту/перевірки
- Забезпечуючи оперативне вжиття коригувальних дій і запобігання повторенню результатів.
Однак він повинен отримати необхідну підготовку, час і ресурси для виконання своєї роботи. Правління та керівництво все ще несуть обов’язки щодо відповідності навіть за присутності відповідального працівника. Крім того, правління та керівництво все ще відповідають за забезпечення відповідності, навіть якщо відповідальний працівник має на це повноваження.
#2. Показати лідерство.
Правління та керівництво повинні обговорити дотримання вимог на своїх засіданнях і чітко пояснити працівникам і зовнішнім постачальникам послуг (постачальникам), що дотримання вимог є головним пріоритетом і невід’ємною частиною повсякденної діяльності. Іншими словами, культура відповідності є важливою.
#3. Реалізація політичних заяв.
Вони окреслюють філософію банку та є керівними принципами для різних етапів процесу.
#4. Інвестуйте ресурси в забезпечення відповідності
Складність операцій у банку повинна відповідати їм.
#5. Слідкуйте за аутсайдерами.
тому що відповідність зовнішніх партнерів і постачальників є відповідальністю правління та керівництва. Оцінка ризиків, належна обачність, структурування та перегляд контрактів, а також відповідний нагляд за діяльністю третіх сторін – усе це має бути частиною процесу управління ризиками відповідності.
Система управління відповідністю CFPB
Коли ви досліджуєте свою систему управління відповідністю для CFPB, вам потрібно переконатися, що доступні інструменти відповідають стандартам, поточним і майбутнім, і допомогти вашій команді контролювати та керувати фактичними практиками.
Що таке CFPB і чим вони займаються?
Бюро захисту прав споживачів (CFPB) є однією з головних державних організацій, які випускають системи управління відповідністю в організації. Крім того, його створення є ексклюзивним для захисту споживачів. Це агентство уряду Сполучених Штатів, яке відповідає за захист споживачів у фінансовому секторі.
Відповідно до CFPB, установа повинна мати систему управління відповідністю, яка інтегрована в її структуру. Однак, щоб і надалі залишатися сумісною, система повинна відповідати певним вимогам.
Система CMS, яку ви виберете, повинна не лише оптимізувати процес підтримки відповідності поточним стандартам або просто федеральним нормам. Але це також повинно дати вам спокій, оскільки він здатний вирішити майбутні сценарії та може синтезувати безліч федеральних, державних і місцевих нормативних актів у набір правил, який гарантує ваше дотримання.
CFPB шукає наступне у вашій системі управління відповідністю:
#1. Політика, процедури та практика
Існують вимоги, які повинні бути виконані для підтримки системи управління відповідністю. Крім того, ви повинні підтвердити, що ваша політика відповідає правилам CFPB. Внутрішньо ви повинні знати про ці показники. Однак ви також повинні перевірити у свого постачальника CMS, щоб переконатися, що вони регулярно оновлюють його для всіх аспектів вашого сектору, на додаток до того, щоб переконатися, що відповідність наразі розглядається.
Ваша політика має відповідати методам, які ви використовуєте. Щоб швидко виявити будь-які помилки чи проблеми та вирішити їх, створені вами процедури мають бути обов’язковими та зафіксовані. Нарешті, реалізація вашого підходу до відповідності гарантує, що ваші фактичні дії відповідають встановленим політикам і процедурам.
Наприклад, реалізація процесу вручну, який перевіряє лише певний відсоток пристроїв, або покладатися на випадковий пароль безпеки є неповноцінними підходами. Якщо ви не перевірите кожну машину окремо, ваша організація не зможе гарантувати, що цифри витримають аудит.
Читайте також: Комплаєнс-офіцер: чи гарна робота комплаєнс-офіцера (+докладний посібник)
#2. Нагляд ради та керівництва
Що стосується нагляду керівництва, головною проблемою є створення та управління системою відповідності CFPB. Це включає створення функціональних можливостей комплаєнсу, затвердження політики комплаєнсу, відбір відповідальних за комплаєнс і регулярний огляд статусу комплаєнсу в компанії.
#3. Програма відповідності
Програма відповідності має бути формальною письмовою програмою. Це включає детальні письмові правила та процедури. Процедури мають бути організовані у вигляді гнучкої структури, щоб за потреби можна було вносити зміни. Це також дозволяє компаніям оновлювати та переглядати свою політику в міру розвитку ризиків або виявлення нових даних, які сигналізують про ризики.
№ 4. Навчання
Навчання включає регулярне, спеціальне та вичерпне навчання для всіх посадових осіб та директорів. Навчальні ініціативи мають стосуватися всіх аспектів законів про фінансовий захист.
#5. Відповідь на скарги споживачів
Потрібна процедура розгляду скарг клієнтів. Наприклад, спосіб повідомлення про скарги, як вони обробляються та як інформація, отримана зі скарг, включається в програму перегляду відповідності та нагляду, все це має регулюватися цією процедурою.
#6. Аудит відповідності
Внутрішній контроль вашої системи має бути добре організованим і зосередженим на ризиках. Ці запобіжні заходи мають дозволити безперервне внутрішнє спостереження, неупереджене тестування та аудит відповідності. Щоб переконатися, що проблеми відповідності розпізнаються всередині компанії та швидко вирішуються, ви також повинні мати нагляд, запис усіх результатів і можливість ділитися цими звітами з керівництвом і радою.
Аудит відповідності — це інструмент, який допомагає завчасно створювати кращі процеси, коли дані виявляють сферу, яка потребує вдосконалення, а також допомагає вам вести належні записи, що є великою частиною всього цього.
#7. Облік та огляд
Складний реєстраційний компонент процесу. Точні записи мають вирішальне значення для відповідності, оскільки вони демонструють відданість організації дотриманню правил і вжиття всіх необхідних заходів для оцінки та зміцнення своїх зобов’язань перед клієнтами.
Документація слугуватиме вашим доказом процедур відповідності, якщо ви підлягатимете аудиту. Окрім надання письмових записів усіх політик для демонстрації відповідності, це демонструє зусилля, які ваша компанія докладає для підтримки та моніторингу розроблених вами політик.
Що відбувається, якщо ви не виконуєте вимоги?
Що стосується процесу накладення штрафів, CFPB має велику свободу дій, тому підприємствам може бути складно передбачити, на які штрафи чи санкції вони можуть зіткнутися. CFPB може накласти штраф за кожен день, коли ви не дотримуєтесь вимог. Однак витрати можуть швидко зрости, а самі штрафи можуть бути астрономічними.
Система управління відповідністю OCC
Офіс валютного контролера (ОКС) є незалежним бюро Міністерства фінансів США.
Відповідно до Управління валютного контролера (OCC), система управління комплаєнс (CMS) — це «підхід, за допомогою якого банк керує ризиком комплаєнсу для споживачів, підтримує дотримання законів і норм, пов’язаних із захистом споживачів, і запобігає шкоді споживачам .”
Управління ризиком відповідності є лише однією з функцій CMS. Згідно з OCC, система управління комплаєнс також розглядає ризик репутації, стратегічний ризик і операційний ризик. Оскільки ризики взаємопов’язані, це також вказує на те, що цей список не є вичерпним. Дізнайтеся більше про програмне забезпечення OCC.
Що потрібно OCC у системі управління відповідністю?
OCC зобов’язує кожен банк, який він контролює, «розробити та підтримувати ефективну систему управління відповідністю, яка відповідає розміру, складності та профілю ризику його операцій».
Це включає 3 ключові компоненти:
- Нагляд ради та керівництва
- Програма відповідності
- Порушення законодавства та шкода споживачам
Нагляд ради та керівництва
Правління та керівництво повинні розуміти важливість дотримання нормативних вимог і потенційні наслідки недотримання нормативних вимог. Чотири ключові сфери, на які потрібно звернути увагу, включають:
# 1. Контроль і зобов'язання щодо CMS банку.
OCC бажає отримати достатнє фінансування для відповідності (включаючи контроль над зовнішніми постачальниками), а також компетентний персонал, який відповідатиме за систему управління відповідністю.
Відповідальність правління полягає у сприянні дотриманню вимог, моніторингу використання CMS керівництвом і притягненні керівництва до відповідальності. Протоколи засідань Правління також повинні показувати, що дані, пов’язані з відповідністю, були перевірені.
Усі вони є частиною щоденних обов’язків керівництва щодо системи управління відповідністю відповідно до OCC: наприклад,
- Моніторинг управління ризиками третіх сторін
- управління змінами
- управління ризиками відповідності,
- виявлення та усунення недоліків.
Він має чітко визначити ролі комплаєнсу та призначити комітети для нагляду за дотриманням. Крім того, це може включати призначення відповідального за комплаєнс, який володіє навичками, повноваженнями, ресурсами та незалежністю, необхідними для ефективного управління комплаєнсом.
Важливо надати спеціалісту з комплаєнсу та банківському персоналу можливість навчання. З іншого боку, OCC приділяє особливу увагу управлінню ризиками третіх сторін і підкреслює, що банки відповідають за дотримання підрядниками, які діють від їх імені, усіх відповідних законів, правил і політик. Згідно з агентством, він повинен містити наступне, посилаючись на вказівки OCC з управління ризиками третьої сторони:
- пильність і моніторинг відповідності
- моніторинг внутрішнього контролю,
- політики, пов'язані з відповідністю,
- навчання
#2. Ефективні процеси управління змінами
Банки повинні мати процедури для виявлення, оцінки та введення в дію нових законів про захист прав споживачів. При впровадженні нових товарів чи послуг або зміні існуючих слід враховувати відповідність. Наприклад:
Розуміння, ідентифікація та управління ризиками, пов’язаними з діяльністю, товарами чи послугами банку.
Ризик необхідно постійно ідентифікувати, вимірювати, спостерігати та керувати ним.
оцінка потенційних ризиків.
Щоб зменшити поточні та майбутні ризики, банки повинні проводити оцінку ризиків, використовуючи як кількісні, так і якісні дані. Він має охоплювати всі сфери бізнесу, товари та послуги. Хоча більш складні установи можуть поєднувати результати кількох оцінок для перегляду на рівні підприємства, менш складні установи можуть проводити лише одну звичайну оцінку ризиків.
Однак керівництво має самостійно виявляти проблеми та вживати швидких заходів для їх вирішення.
#3. Виявлення проблем.
Керівництво має розпізнавати проблеми та вживати швидких заходів. Повинні існувати процедури відстеження, ескалації та вирішення проблем. Важливо точно визначити основні причини проблем, у тому числі те, чи є вони системними чи одноразовими, і чи пов’язані вони з конкретним продуктом, послугою чи сферою діяльності.
У разі виникнення проблем рада повинна бути в курсі та нести відповідальність за будь-які необхідні виправлення чи системні проблеми. Правління також має бути поінформовано про важливі проблеми та плани вирішення, і воно має притягувати керівництво до відповідальності за вирішення проблем і перевірку коригувальних дій.
Чому система управління відповідністю важлива?
Оскільки світ стає все більш залежним від технологій, галузеві стандарти та законодавчі вимоги стають жорсткішими. Оскільки невідповідність може призвести до штрафів, провалів у безпеці та завдати шкоди репутації вашої компанії, управління відповідністю має вирішальне значення.
Системи комплексного управління відповідністю (CMS) гарантують, що ваша компанія дотримується найновіших нормативних актів і допомагають запобігти збоям у бізнесі.
Що таке 7 елементів відповідності?
- Впровадження письмових політик і процедур
- Призначення відповідальної особи та комітету з відповідності
- Проведення ефективного навчання та навчання
- Розвиток ефективних комунікацій
- Проведення внутрішнього моніторингу та аудиту
- Забезпечення дотримання стандартів через добре розголошені дисциплінарні вказівки
- Швидке реагування на виявлені проблеми та вжиття заходів щодо їх усунення
Як запровадити систему управління відповідністю?
- Створити та прийняти письмові політики, процедури та стандарти поведінки.
- Створіть нагляд за програмою.
- Забезпечити підготовку та освіту щодо відповідності.
- Налагодити двосторонню комунікацію на всіх рівнях.
- Впровадити систему моніторингу та аудиту.
- Забезпечте послідовну дисципліну
Що таке функція управління відповідністю?
Управління відповідністю — це безперервний процес моніторингу та оцінки організаційних систем, щоб переконатися, що вони дотримуються стандартів безпеки, чинного законодавства та інших галузевих стандартів.
Хто відповідає за управління відповідністю?
В організації дотримання законів і правил є, зрештою, обов’язком правління.
Які є приклади контролю відповідності?
- Опубліковані стандарти та політики.
- Задокументовані процедури.
- Навчання.
- Моніторинг.
- Внутрішня ревізія.
Що таке інструменти відповідності?
Інструменти відповідності – це програмні продукти, які автоматизують або спрощують процеси та процедури, які підприємства мають запровадити, щоб відповідати галузевим стандартам, таким як юридичні вимоги, вимоги безпеки та нормативні вимоги.
Які три фази управління відповідністю?
Три етапи цього процесу включають:
- Перерахуйте та визначте ризики для вашої організації.
- Регулярні перевірки відповідності та аудити.
- Методичні рекомендації щодо впровадження СОД.
Висновок
Системи управління відповідністю діють як центр для зберігання, управління та обміну всіма даними між зацікавленими сторонами. Організації мають повноваження контролювати та обмежувати доступ працівників до даних, гарантуючи, що лише уповноважені особи в організації мають доступ до інформації, яка їм призначена.
Питання і відповіді
Що таке оцінка ризиків
Щоб визначити ймовірність втрати активу, позики чи інвестиції, оцінка ризику є загальним терміном, який використовується в багатьох галузях. Пошук найефективнішого процесу (процесів) для зменшення ризику та оцінка вартості конкретної інвестиції залежать від оцінки ризику. Виявлення та аналіз потенційних подій, які можуть негативно вплинути на людей, майно та/або навколишнє середовище; і прийняття рішень об’єднується в оцінку ризику, загалом кажучи.
що таке відповідність вимогам споживачів
Комплаєнс для споживачів пов’язаний насамперед із застосуванням і дотриманням законів і норм щодо захисту прав споживачів. FDIC заохочує дотримання федеральних законів про захист прав споживачів, законів і положень про справедливе кредитування, а також Закону про реінвестування громад через наглядову діяльність і програми охоплення.
що таке аудит відповідності
Оцінка дотримання компанією закону здійснюється за допомогою аудиту відповідності CA. Політики, процедури, процеси, файли та документація організації перевіряються в рамках аудиту відповідності, щоб перевірити, чи відповідають вони правилам, які зараз діють у цій галузі.
посилання
- програмне забезпечення OCC
- Salesforce
- Ucsf
- Techtarget
Статті по темі
- Комплаєнс-офіцер: чи гарна робота комплаєнс-офіцера (+докладний посібник)
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ВІДПОВІДНІСТЮ: визначення та важливість
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОЛІТИКАМИ: 2023 ОГЛЯДИ
- ВНУТРІШНІЙ КОНТРОЛЬ: значення та приклади
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ВМІСТОМ: 17 найкращих інструментів керування вмістом [2023]
