Може бути важко зрозуміти, з чого почати пошук інформації на тему, що складається з такої кількості різних частин, як управління змінами. Це дуже вірно, коли справа доходить до інструментів і методів управління змінами. З чого почати пошук деяких із цих безкоштовних інструментів для керування змінами? Що ж, ця стаття може вам у цьому допомогти. Він розповідає вам усе, що вам потрібно знати про інструменти та методи управління змінами, які можуть допомогти вашій організації здійснити перехід. Насолоджуйтесь!!
Що таке інструменти управління змінами?
Інструменти керування змінами – це програми, які компанії використовують, щоб зробити організаційні зміни максимально плавними та легкими для працівників, керівників і клієнтів. Звичайно, так само як існує безліч організаційних змін і моделей управління змінами, існує безліч дорогих і безкоштовних інструментів управління змінами.
Відповідні інструменти керування змінами залежатимуть від типу змін, які ви здійснюєте, і етапу керування змінами, на якому ви перебуваєте. Наприклад, якщо ви нещодавно розділили величезний відділ на багато менших відділів, ви можете скористатися зворотним зв’язком інструмент для опитування ваших команд і визначення способів підвищення ефективності кожного відділу.
7R управління змінами
Це контрольний список важливих факторів, які слід враховувати перед поданням запиту на зміну. Цей підготовлений список 7R допомагає зменшити відхилення змін під час реєстрації змін. Контрольний список складається із семи простих запитань:
#1. Хто вніс зміни?
З такою кількістю точок доступу, джерел і зацікавлених сторін, які запитували зміни, отримати відповідь на це запитання стало важко. Найкращим способом вирішення проблеми авторизації змін є розробка системи, яка записує всі зміни. Ця система ведення записів допоможе вам під час перевірок.
#2. Мотивація зміни
Відповідь на це запитання може запобігти змінам із високим ризиком і низькою прибутковістю. Незалежно від причини зміни, усі суттєві модифікації повинні піддаватися узгодженому критерію аналізу портфеля. Це забезпечить пріоритетність оновлень.
#3. Прогнозована віддача від змін
Перш ніж здійснювати будь-які зміни, дуже важливо оцінити віддачу від інвестицій, щоб визначити пріоритет.
#4. Ризики, пов’язані зі зміною
Всі зміни ризиковані. Деяких ризиків можна уникнути, а інших ні. Під час схвалення або відхилення запиту на зміну врахуйте небезпеку невнесення змін. Ніхто не може передбачити точний рівень ризику, пов’язаного зі змінами, але вони можуть оцінити ступінь обдумування, необхідний перед внесенням змін.
#5. Ресурси, необхідні для впровадження змін
Ви повинні враховувати наявність і потребу в інфраструктурних активах і людських ресурсах для здійснення трансформації. Крім того, враховуйте наслідки змін для інших проектів, коли ви їх приймаєте. Зміни не повинні стосуватися інших проектів.
#6. Хто відповідає за розробку, тестування та впровадження цих змін?
Відповідальність за проект має бути в змозі відповісти на це питання. Відповідальність за управління змінами та випусками має бути доступною для відстеження, діяльністю та виконанням.
#7. Зв’язок між запропонованою зміною та іншими змінами
У складному ІТ-середовищі, де багато змін відбуваються одночасно, може бути важко реагувати. Необхідно визначити зв'язок між змінами через функціональні межі. Невиконання цього може призвести до затримки розкладу зустрічі.
Отримання відповідей на ці проблеми перед внесенням будь-яких змін має багато переваг. Ці запитання, крім кількісного визначення ризику, пов’язаного зі змінами, є чудовим підходом до визначення ефективності вашої стратегії управління змінами.
Інструменти та методи управління змінами
Нижче наведено список деяких інструментів і методів, які використовуються для управління змінами
№1. Whatfix
Whatfix — це один із інтерактивних інструментів керування змінами в цифровому адаптації, який пропонує допомогу в адаптації співробітників. Інструмент також пропонує безперервне навчання, щоб вирішити значну прогалину в управлінні цифровими змінами. Інтерактивні покрокові інструкції (робочі процеси) Whatfix допомагають підприємствам у переході на нові технології.
За допомогою індивідуальних програм адаптації та навчання це рішення для управління змінами проводить людей через кожну процедуру в новій технології.
#2. Управління змінами BMC Remedy 9
Remedy Change Management 9 від BMC Software — це інноваційна платформа управління ІТ-послугами (ITSM). Це програмне забезпечення для керування змінами підходить для ІТ-відділів, яким потрібно документувати та координувати різні запити процесу керування змінами.
Менеджери змін можуть використовувати цей інструмент для оцінки запитів, складання планів змін і відстеження прогресу впровадження. Рішення також містить інструменти для допомоги в управлінні новими випусками, такі як відстеження розгортання та автоматичні сповіщення для зацікавлених сторін.
Цей інструмент є одним із інструментів керування змінами, який може знизити ймовірність невдалої зміни на 40%. Крім того, запити на зміни, відстеження та керування випусками можна виконувати з комп’ютера чи мобільного телефону, що спрощує моніторинг випусків з будь-якого місця.
#3. StarTeam від MicroFocus
Інструмент керування змінами від StarTeam призначений для допомоги командам розробників у покращенні процесу доставки програмного забезпечення. Інструмент об’єднує розрізнені та глобально розсіяні команди, пропонуючи єдине джерело правди протягом усього процесу трансформації.
Щоб забезпечити контрольоване розповсюдження, менеджери з розробки можуть використовувати середовище спільної роботи для відстеження змін у вихідному коді, помилках, функціях та інших ресурсах. StarTeam також пропонує налаштовані робочі процеси, які відкривають шлях для гнучкого, інтегрованого механізму робочого процесу, який допомагає у встановленні процесу та правил випуску програмного забезпечення.
#4. Змінити компас
Change Compass, як випливає з назви, є хмарною програмою візуалізації даних і планування, яка може служити компасом у вашому процесі змін. Це дозволяє вам побачити процес змін в одному місці та через одну лінзу.
#5. Ракета Алдон
Rocket Aldon стверджує, що це єдине мультиплатформене програмне забезпечення для наскрізної конфігурації та керування змінами на ринку. Він був розроблений, щоб допомогти командам розробників через процедури змін.
Однією з головних переваг цієї програми є те, що вона може бути доступна кільком людям одночасно. Це дозволяє менеджерам переглядати зміни на основі додатків і завдань або інших розпізнаваних структур у режимі реального часу, а не збережену структуру файлів розробки.
Rocket Aldon також пропонує корпоративне рішення для керування життєвим циклом додатків (ALM), яке допомагає автоматизувати повний процес доставки програмного забезпечення та керування змінами.
#6. Менеджер Giva eChange
eChange Manager, компонент Giva Service Management Suite, є простим ITIL-сумісним хмарним додатком. Це один із інструментів керування змінами, здатний створити надійну систему звітності, яка допомагає належним чином відслідковувати та вимірювати аналітику та KPI.
Ще одна перевага цього інструменту полягає в тому, що налаштування та налаштування за допомогою «вказівки та клацання» позбавляють програмістів/консультантів необхідності налаштовувати програму.
№ 7. Wrike
Wrike – це те, що вони називають програмним забезпеченням професійних послуг. Наскільки ми можемо судити, це інструмент управління проектами. Він має надійну колекцію функцій.
Wrike допомагає компаніям узгоджувати та об’єднувати цілі між командами, створювати ефективні процеси завдяки потужності автоматизації та підвищувати відкритість роботи та видимість.
Які 5 ключових елементів управління змінами?
Деякі ключові елементи, на які слід звернути увагу в системі управління змінами, включають:
#1. Процеси схвалення без зусиль
Проблеми зі статусом затвердження є життєво важливими для безперебійного внесення змін. Оскільки запити на зміни передаються між етапами робочого процесу, ви повинні мати відповідні перевірки схвалення. Гідне рішення для керування змінами матиме глобальні перевірки статусу схвалення, щоб переконатися, що запити надсилаються логічно, але воно також дозволить вам створити спеціальний сценарій схвалення для автоматизації авторизації.
#2. Автоматизація процесів
Здатність передавати процеси від одного користувача до іншого без затримок, збоїв або плутанини є важливою для успіху змін. Це може бути складно, якщо ви покладаєтеся на свій ІТ-персонал або службу підтримки, щоб задокументувати те, що було виконано, і передати процедуру наступному користувачеві. Ці процеси можна автоматизувати для забезпечення безперебійної роботи та максимального підвищення продуктивності.
# 3. Інструменти управління
Ефективне рішення для управління змінами включатиме вбудовані системи стримувань і противаг, щоб допомогти користувачам зрозуміти не тільки те, що вони повинні робити, але й як і коли вони повинні це робити. Менеджери, наприклад, можуть встановлювати нагадування щодо нормативних стандартів, коли впроваджуються певні процеси змін. Ці прості інструменти керування змінами програмного забезпечення можуть відігравати важливу роль у забезпеченні безперебійної та безпомилкової роботи процесів.
# 4. Доступність даних
Коли користувачі, які здійснюють зміни, мають доступ до належних даних, вони можуть працювати ефективніше. Ефективні засоби візуалізації даних мають вирішальне значення для того, щоб допомогти користувачам розумно й ефективно керувати операціями зі змінами.
# 5. Можливості CAB
Інструменти, які допомагають у формуванні та впровадженні консультативної ради щодо змін, допомагають інтегрувати бізнес і технологічні цілі в операції зі змін. CAB об’єднує IT-користувачів і бізнес-користувачів для створення довгострокових планів змін, швидкого реагування на непередбачені запити на зміни та визначення пріоритетів роботи для оптимізації вартості.
Які 4 ключові речі для зміни менеджменту?
Чотири основні елементи ефективного управління змінами включають:
№1 Визнання змін
Щоб ефективно повідомити про переваги змін, ви повинні спочатку їх зрозуміти. Отже, подумайте, чому вам потрібно змінитися. Також розгляньте такі запитання:
- Які ваші основні цілі щодо змін?
- Які переваги змін для організації?
- Який позитивний вплив матиме зміна на людей?
- Як зміни матимуть вплив на роботу людей?
- Що повинні зробити люди, щоб зміни були успішними?
Також може бути корисним розглянути негативні наслідки відмови від коригування. Відповідно до рівняння змін Бекхарда і Харріса, для того, щоб відбулися зміни, має бути достатньо незадоволення старим способом ведення справ. Люди також повинні вірити, що новий метод буде кращим і що є чіткий шлях, щоб досягти цього.
#2 Зміна плану
Ефективні зміни не відбуваються випадково, і будь-який план, який ви розробите, має відповідати вашій організації. Спосіб управління проектами змін відрізняється від організації до організації. Деякі мають дуже жорсткі процедури змін, тоді як інші більш відкриті та гнучкі.
#3 Впровадити зміни
Як ми бачили, існує багато інструментів і методів управління змінами, які допоможуть вам здійснити трансформацію. Наприклад, 8-етапна модель змін Коттера показує, як додати відчуття невідкладності у свої дії, щоб отримати імпульс і надихнути всіх підтримати ваші зміни.
Тим часом крива змін заохочує вас пам’ятати про почуття інших людей, реалізуючи свою стратегію. Він описує етапи, через які ми всі проходимо протягом організаційних змін, від шоку та заперечення до повної відданості новій стратегії.
#4 Повідомте про зміни
Комунікація може змінити гру в управлінні змінами. Зміни, які ви хочете зробити, мають бути очевидними та доречними, щоб інші могли зрозуміти, чого ви хочете від них і чому вони повинні це зробити. Однак ви також повинні встановити відповідний тон, щоб викликати бажану емоційну реакцію.
Особливості управління змінами
#1. Оцінки готовності
Оцінка готовності – це інструменти, які аналізують очікуваний рівень стійкості вашої компанії до змін. На цьому етапі слід враховувати різні фактори вашої організації. Ці фактори включають:
- Вся організація
- Культура та історія організації
- Ваші працівники
- Ваші прихильники
- Обсяг зміни.
- Вплив буде на кожну конкретну групу, якщо ви оціните кожну з цих характеристик.
#2. Планування зв'язку
Для ефективних змін потрібне ефективне планування комунікацій. Це один із наріжних каменів плану управління змінами, який необхідно підтримувати на постійній основі.
Просто одного разу пояснити зміни своїм співробітникам недостатньо. Повторення є важливим.
#3. Дорожні карти спонсорства
Згідно з Інститутом управління проектами, найважливішим елементом успіху проекту та ініціативи змін є спонсорство.
№ 4. Навчання
Навчання з управління змінами – це перша форма навчання, яка вам знадобиться. Менеджери повинні знати, що необхідно для здійснення змін у своїх відділах.
Навчання кінцевих користувачів — ще одна форма навчання, яка вам знадобиться. Іншими словами, співробітників слід навчити, як слідувати новим бізнес-процедурам та/або використовувати нові системи ERP. Цей тренінг має бути пристосований до конкретних потреб кожної групи, на яку впливають зміни.
#5. Управління опором
Непрактично очікувати, що кожен працівник повністю впорається з кожною зміною. Майже напевно виникне деяке невдоволення, незгода або відверта опозиція.
Ось чому стратегія управління резистентністю є важливою. Коли спротив долається завчасно, менша ймовірність зірвати ваш проект.
#6. Постійні відгуки працівників
Після внесення змін ви повинні стежити за їх прогресом. Внесок співробітників може допомогти вам визначити, що працює, що бентежить і де є больові точки. Отримавши цю інформацію, ви зможете вжити необхідних заходів для усунення будь-яких труднощів.
Дозвіл на введення даних показує співробітникам, що ви дбаєте про їхній досвід і прагнете надати їм інструменти, необхідні для роботи зі змінами.
Висновок
Зміни є складною справою, але вибір належних інструментів і методів управління змінами необов’язковий.
Сподіваємось, у цій статті ви знайдете свої улюблені інструменти та методи керування змінами програмного забезпечення. Однак ми завжди повинні пам’ятати, що успішні зміни залежать від людей, а не від інструментів. Найкращі побажання!
Поширені запитання щодо інструментів керування змінами
Який найефективніший інструмент управління змінами?
Вибір інструментів керування змінами практично завжди визначається кількома параметрами, такими як розмір і тривалість зміни. Як наслідок, важко визначити «найкраще» рішення для управління змінами; однак такі системи, як Wrike, JIRA та UserGuiding, є одними з найкращих.
Чи можна використовувати JIRA для керування змінами?
JIRA Service Management є чудовим інструментом для планування та керування процесом змін, особливо тим, що включає ІТ.
Що таке стратегія управління змінами?
Стратегія управління змінами - це, по суті, план, який створюється перед впровадженням змін в організації. Це один із найважливіших аспектів управління змінами за багатьох обставин.
Посилання
- whatfix.com – 16 найкращих інструментів управління змінами (2022)
- userguiding.com – ЛИШЕ 6 інструментів керування змінами, які вам знадобляться, щоб зробити зміни легшими
- medium.com – 7 R управління змінами
- serviceaide.com – 5 ключових елементів управління змінами
- mindtools.com – Чотири принципи управління змінами
- panorama-consulting.com – Ключові компоненти стратегії управління змінами
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ГРОШАМИ: що це таке, як ними користуватися та безкоштовні онлайн-інструменти
- Планування проекту: Посібник із методів планування проекту
- АГЕНТИ ЗМІН: Як визначити агентів змін у будь-якій організації
- ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ МАЙНОСТЮ: використання, безкоштовні інструменти; Ціноутворення
- БІЗНЕС-РИЗИК: Як управляти ризиками в бізнесі
- ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ РИЗИКАМИ: методи та все, що вам потрібно знати
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ МЕРЕЖЕЮ: 20 найкращих інструментів керування мережею
- Інструменти керування електронною поштою: все, що вам потрібно знати
