Системи керування справами — це програмні додатки, які дозволяють відстежувати всі дані клієнта, необхідні для надання ефективних програм і послуг. Деякі фірми не впроваджують або не мають кейс-менеджменту на своїх фірмах. Його впровадження сприятиме розвитку вашого бізнесу. Є також програмне забезпечення для імміграційного бізнесу але ця стаття присвячена системам управління справами юридичного програмного забезпечення для юридичних фірм.
Що таке системи управління справами?
Програмне забезпечення для керування справами – це цифрова система, яка дозволяє компаніям відстежувати та зберігати інформацію в централізованому місці, а також звітувати про неї. Інформація про справи доступна широкому колу користувачів, що дозволяє зацікавленим сторонам співпрацювати над справами та обмінюватися інформацією в безпечному середовищі.
Систему керування справами можна встановити в локальній мережі або отримати до неї доступ через Інтернет. Програмне забезпечення для керування справами через Інтернет є найпопулярнішим, оскільки воно доступне 24 години на добу, сім днів на тиждень, і до нього можна отримати доступ з будь-якого місця, де є підключення до Інтернету. Вони дозволяють збирати величезні обсяги інформації, до якої можна легко та швидко отримати доступ (більше, ніж паперові системи файлів або Excel). Вони також можуть автоматизувати деякі завдання аналізу даних, заощаджуючи ваш час і зменшуючи помилки.
Програмне забезпечення системи керування справами – це цифровий інструмент, який дозволяє компаніям керувати справами. Управління справами передбачає ведення детальних записів про конкретний інцидент і спрямування всіх цих записів у певний шлях. Різні системи управління справами забезпечують різні функції. Вони також відрізняються залежно від галузі, яку вони призначені підтримувати.
Системи управління судовими справами
Системи управління судовими справами (LCMS) — це цифрові інструменти, які використовуються юридичними фірмами для управління та організації своїх судових справ і клієнтів. Це забезпечує більш спрощений робочий процес і більш ефективні процеси виставлення рахунків, відстеження часу та керування документами, дозволяючи вам зосередитися на оплачуваній роботі.
Його програмне забезпечення також дає вам огляд справ вашої юридичної фірми та пов’язаних з ними деталей, таких як терміни, документи, примітки, рахунки тощо. Програмне забезпечення систем управління судовими справами поділяється на три типи. Вони роблять;
#1. Програмне забезпечення для локального керування справами
Локальні рішення встановлюються та розміщуються на серверах або комп’ютерах у вашому офісі; це означає, що кожному кінцевому користувачеві потрібна ліцензія, і ви, як власник юридичної фірми, відповідаєте за всі аспекти обслуговування платформи, безпеки даних і доступності.
#2. Загальне програмне забезпечення для керування справами
Деякі проблеми з сервером і обслуговуванням, які виникають через локальне юридичне програмне забезпечення, вирішуються за допомогою хмарного аспекту загального програмного забезпечення для керування справами. Однак не кожне хмарне рішення адаптовано до конкретних вимог вашої фірми, що займається травмами.
Ці програмні рішення систем управління судовими справами можуть допомогти вам у деяких аспектах управління справами про тілесні ушкодження, але вони не забезпечать конкретного та адаптованого керування справами, яке вам потрібно.
#3. Програмне забезпечення для управління справами, орієнтоване на практику
Ці системи керування судовими справами є хмарними та орієнтованими на практику, що дає вам найкраще з обох світів. Тілесні ушкодження є дуже специфічною та спеціалізованою сферою практики, де аспекти справ пов’язані саме з позовами про відшкодування шкоди; Програмне забезпечення для управління справами для юридичних фірм у справах про тілесні ушкодження повинно відображати це. Це передбачає врахування конкретних робочих процесів, шаблонів і домовленостей про оплату непередбачених обставин.
Системи управління справами для юридичних фірм
Юридичні фірми іноді можуть бути нескінченно хаотичними. Юристи, помічники юристів і допоміжний персонал повинні організовувати, аналізувати та керувати всіма аспектами кількох справ.
Юридичним компаніям доступні численні варіанти систем управління справами (CMS). Ви повинні вибрати програмне забезпечення, яке відповідає вашим конкретним вимогам. Кожна юридична фірма відрізняється, і переваги юристів можуть відрізнятися. На щастя, нижче є варіанти, які дозволяють адаптувати системи управління справами для ваших юридичних фірм відповідно до ваших конкретних вимог.
#1. CASEPeer
Потужні вбудовані інструменти CASEpeer дозволяють вам постійно оцінювати робочий процес вашої організації, визначати можливості для розвитку співробітників, ефективніше спілкуватися з клієнтами та максимізувати продуктивність і результати. Він призначений виключно для юридичних фірм у справах про тілесні ушкодження. Ця хмарна система включає такі функції, як економія часу та організаційні функції:
- Інструменти для відстеження попитів, пропозицій, застав, комісій і витрат на врегулювання
- Спеціальне відстеження запитів на відкриття та відповідей
- Інтегрований календар
- Позовна давність та автоматичне сповіщення
#2. FileVine
Його можна настроювати й зберігати всі ваші нотатки, документи, повідомлення клієнтів і календарі в одному місці. Інші функції включають:
- Можливе використання кількох користувачів.
- Можливість клієнтів надсилати текстові повідомлення та електронну пошту
- Управління завданнями та термінами
- Він сумісний з більш ніж 2,000 програмами.
- Хороший варіант для документообігу.
#3. Літифікувати
Це комплексне рішення для середніх і великих юридичних фірм. Однак він також побудований на популярній платформі Salesforce, яка використовується багатьма компаніями для автоматизації та аналітики. Це включає:
- Міцна безпека
- Автоматизація завдань
- Інформаційну панель можна налаштувати для відстеження ключових показників ефективності.
№ 4. MyCase
Mycase — це програмне рішення для керування справами, яке включає керування документами, відлік часу, виставлення рахунків, збір платежів і календар. Він надає безкоштовну 10-денну пробну версію, щоб ви могли перевірити програмне забезпечення та визначити, чи підходить воно для вашої практики. Ось деякі з його ключових особливостей:
- Простий і зрозумілий інтерфейс користувача.
- Замість того, щоб додавати опції, проста структура ціноутворення включає всі функції.
- Електронні підписи необмежені.
#5. Clio Management
Серед доступних функцій – виставлення рахунків, керування контактами, керування документами, календар, бухгалтерський облік, керування завданнями, онлайн-платежі та відстеження часу. Він адаптований і пропонує індивідуальні рішення для малого та великого бізнесу. Основні моменти Clio включають наступне:
- Клієнтський портал для безпечного обміну документами.
- Графіки розгляду справ показують, хто вніс зміни та коли їх було внесено.
- Існує окремий модуль для прийому клієнтів/управління взаємовідносинами з клієнтами.
#6. Пробні роботи
Trialworks — це хмарне рішення, розроблене юристами судового процесу, яке включає такі функції, як мобільний прийом справ, керування документами, календар і керування судовими процесами. Ось деякі відмінні характеристики:
- Інструменти, орієнтовані на судові процеси
- Заснований на відомій платформі Microsoft Office
- Доступний як програмне забезпечення для використання в локальній мережі або як хмарний сервіс.
- Доступні послуги конвертації баз даних (як окрема послуга)
Law Ruler тепер використовує системи керування справами для юридичних фірм, які доступні в Office 365 для полегшення робочого процесу. Його детальна аналітика на інформаційній панелі дає змогу відстежувати статус справи, потенційних клієнтів і ефективність маркетингу. Інші характеристики включають:
- Вбудовані калькулятори розрахунків.
- Автоматизовані текстові та електронні нагадування
- Інтегрований номеронабирач на основі штучного інтелекту
Ефективне ведення справ покращує як обслуговування клієнтів, так і юридичні послуги. Коли вам не потрібно турбуватися про повсякденну логістику управління справами, у вас є більше часу, щоб присвятити своїм клієнтам і працювати над їхніми справами.
Програмне забезпечення систем управління справами
Прийом, відстеження справ і звітність оптимізовані програмними системами керування справами. Він централізує всю інформацію про справи, щоб забезпечити єдине джерело актуальної інформації про активні справи. Найсучасніше програмне забезпечення для керування справами також містить інструмент звітності для всіх накопичених даних для управління ризиками та запобігання.
Системи програмного забезпечення для керування справами дозволяють вашій організації зберігати та відстежувати всі клієнтські дані в одному місці. Включено контактну інформацію, нотатки про справи, розклад зустрічей, історію, повідомлення з клієнтами та виставлення рахунків.
Вимоги до програмного забезпечення систем керування справами
Окрім простого керування справами, найкраще програмне забезпечення для підтримки клієнтів виходить за межі. Це, очевидно, важливий момент при виборі хмарної платформи, але це має бути мінімум, а не основна функція. Ось деякі речі, на які варто звернути увагу, вибираючи хмарну платформу обслуговування клієнтів.
#1. Керування життєвим циклом справи, яке можна налаштувати
Кожен бізнес має свої вимоги. Систему управління справами можна адаптувати до потреб будь-якого бізнесу. Логічні правила в масиві функцій повинні бути встановлені для адаптації до конкретних потреб організації. Настроювані шаблони форм є значними для створення, зберігання та адміністрування справ у реальному часі.
№2. Інтеграція
Рішення повинно мати можливість спілкуватися із зовнішніми системами через гнучкі API, дозволяючи користувачам встановлювати двонаправлений зв’язок у реальному часі між платформою та відповідними програмами та мережами.
#3. Аналітичний прогрес
Рішення має забезпечувати комплексну звітність та аналіз. На відміну від традиційних одновимірних звітів, прогностична аналітика дає змогу швидше вживати заходів. Завдяки надійній системі аналітики ви зможете підключати й надсилати запити до кількох джерел даних, що дає вам нові способи візуалізації даних і KPI. Усе це означає, що ви можете передбачити потреби та внести відповідні корективи.
#4. Індивідуальне обслуговування клієнтів
Більшість систем керування кейсами дають змогу працівникам інформаційних технологій взаємодіяти з клієнтами через обраний ними канал. Електронна пошта, телефон, програми для обміну повідомленнями та програмне забезпечення для чату в режимі реального часу – це всі варіанти.
Також можна негайно отримати доступ до профілів клієнтів разом із усією необхідною інформацією та попередніми взаємодіями. Клієнти можуть відчувати себе цінними, коли представники служби підтримки мають усю цю інформацію під рукою.
#5. Платформа з кількома каналами
Глобальна система управління справами працює з різними пристроями. Записи безпечні для даних, а інформація доступна на телефонах, планшетах і комп’ютерах Android, iOS і Windows. Незалежно від носія, усі дані миттєво синхронізуються з центральною базою даних.
#6. Допоміжні засоби продуктивності
Платформа обслуговування клієнтів також має підвищити продуктивність шляхом автоматизації, категоризації та дозволу вам масово оновлювати та закривати кілька випадків одночасно.
#7. Портали для самообслуговування
Клієнти можуть отримати доступ до порталів самообслуговування, оскільки вони можуть вирішити проблеми самостійно. Однак ці портали зазвичай містять інформативні статті, сторінку поширених запитань, сторінку спільноти або форум. Ці портали також є важливими компонентами обслуговування клієнтів.
Які переваги впровадження системи управління справами?
Вони включають;
- Покращене та персоналізоване обслуговування клієнтів.
- Ефективне вирішення справ завдяки ефективній співпраці
- Оновлення в режимі реального часу та швидкий доступ до інформації
- Віддалений доступ забезпечується централізованим керуванням даними.
- Документообіг скорочується завдяки цифровому обліку.
- Покращена прозорість і журнали аудиту
Які п’ять основних ролей ведення справи?
Кейс-менеджер виконує основні функції оцінки, планування, фасилітації, адвокації, моніторингу та оцінки у співпраці з клієнтом та іншими медичними працівниками, залученими до догляду за клієнтом.
Яку проблему вирішує кейс-менеджмент?
Управління випадками — це спільний процес, який оцінює, планує, реалізує, координує, контролює та оцінює варіанти та послуги для задоволення потреб людей у сфері охорони здоров’я за допомогою комунікації та наявних ресурсів з метою сприяння якісним та економічно ефективним результатам.
За допомогою адвокації, оцінки, планування, комунікації, навчання, управління ресурсами та сприяння наданню послуг кейс-менеджмент допомагає клієнтам досягти благополуччя та самостійності.
Які є 4 типи ведення справ?
Згідно з цим визначенням, успішний кейс-менеджмент складається з чотирьох ключових компонентів: прийом, оцінка потреб, планування послуг, моніторинг і оцінка. Щоб забезпечити успіх клієнтів, організації, що надають послуги з обслуговування людей, будь-якого розміру, повинні правильно впровадити ці чотири компоненти.
Які приклади ведення справ?
Вони є;
- Орієнтація на співробітників
- Опрацювання претензій
- Погодження та запити
- Відстеження помилок і повідомлення про помилки
- Заявки на послуги
Що таке програмне забезпечення для керування судовими справами?
Юридичні фірми можуть автоматизувати свої повсякденні робочі процеси за допомогою програмного забезпечення для керування судовими справами, яке може переглядати завдання, відстежувати оплачуваний час і створювати календар. Це допомагає підприємствам підвищити продуктивність і максимізувати дохід, таким чином розширюючи свої підприємства.
Програмне забезпечення для керування справами доступне для придбання фірмами як окреме, «найкраще у своєму класі» або як інтегрований компонент ширшої платформи управління практикою (де функції керування справами будуть об’єднані з іншими, такими як юридичні програми для виставлення рахунків або програми юридичного документообігу). Більшість бізнес-операцій фірми, включно з бухгалтерським обліком, звітністю та навіть маркетингом, як правило, здійснюються за допомогою рішень для практичного управління. Навпаки, системи управління справами зосереджені на внутрішніх вимогах фірми щодо обробки та архівування справ і даних клієнтів. Складність цих систем може бути різною, як ми обговоримо більш детально в розділі нижче.
Клієнти, які купують окреме програмне забезпечення для керування справами, повинні переконатися, що продукт підключається до інших програм, які використовує компанія, наприклад до системи керування документами чи юридичної бухгалтерської платформи.
Що таке кейс-менеджер?
Керуючий справами організовує всі кроки, які має виконати інцидент, подія, запит або розслідування, щоб досягти своєї мети або знайти рішення. Вони відповідають за перевірку, планування, проведення, оцінку та доповідь про конкретну справу від початку до кінця.
В обов’язки кейс-менеджера входить:
- Оцінка ризиків, пов’язаних із конкретним інцидентом, клієнтом або працівником, перш ніж записати це як випадок
- Розробка індивідуальної стратегії в залежності від бажаного результату
- Включаючи додаткову допомогу від інших бізнес-професіоналів і експертів у робочому процесі або зв’язуючи людей із зовнішніми постачальниками послуг
- Відстеження часових рамок справи, етапів і оновлень загального статусу
- Оцінка результату справи та створення звітів для компанії
Які існують випадки використання для керування справами?
Виявилося, що три стилі роботи особливо підходять для стратегії ведення справ. Серед них є, але не обмежуються:
- Ведення слідчих справ
- Управління запитами на послуги
- Управління інцидентами
Чи потрібна моїй компанії система керування справами?
Щоб відповісти на це запитання, подумайте та запитайте себе:
- Які поточні процедури розгляду справ у вашій організації?
- Чи дають вони вашим обізнаним працівникам свободу та гнучкість, необхідні для найкращого обслуговування ваших клієнтів?
- Чи мають ваші співробітники доступ до повного перегляду всіх даних, необхідних для виконання свого завдання, що дозволяє їм вирішувати проблеми?
Якщо відповідь на це питання НІ, у такій ситуації ви можете розглянути можливість використання програмного забезпечення для керування справами.
Висновок
Хороша система управління справами допомагає підприємствам бути успішними в усіх аспектах бізнесу. Без управління справами у вашому бізнесі ви можете мати невдачі, і ваша фірма може не розвиватися. Однак, щоб уникнути цього, потрібно мати хорошу систему управління справами. Ця стаття розповідає про «систему управління справами».
Поширені запитання про системи керування справами
Скільки існує моделей ведення справ?
Для некомерційних організацій існує три головні парасолькові моделі управління справами та сім підмоделей. Будь-якій компанії дуже важливо розглянути їх і визначити, як кожен з них може вплинути на загальний добробут клієнтів.
Які 6 основних завдань ведення справи?
- скринінг.
- Оцінка.
- Оцінка ризику
- Розклад.
- Впровадження.
- Оцінка результату.
Як ви залучаєте клієнтів до ведення справ?
Заохочуйте клієнта ставити перед собою цілі. Розглянемо як короткострокові, так і довгострокові досягнення. Переконайтеся, що ви не нав’язуєте клієнту свої власні цілі чи цілі свого агентства, а радше заохочуєте його чи її досягати своїх власних.
Статті по темі
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОЛІТИКАМИ: 2023 ОГЛЯДИ
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЕКТІВ: огляди 25 найкращих програм для відстеження проектів
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОРТФЕЛЕМ: найкраще програмне забезпечення для інвестицій у 2023 році
- СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ВЗАЄМИНАМИ З КЛІЄНТАМИ: визначення, приклади та найкращі стратегії
- АНАЛІТИК БІЗНЕС-СИСТЕМ: зарплата, посадова інструкція, навички, ступінь
- 15 найкращих маркетингових програм для малого бізнесу у 2023 році
посилання
